TẢI NGAY 8+ mẫu checklist công việc thông dụng + Tips ứng dụng hiệu quả

Checklist công việc là công cụ quản lý công việc phổ biến trong các doanh nghiệp bởi tính ứng dụng cao và mang lại năng suất làm việc hiệu quả gấp đôi so với các phương pháp làm việc truyền thống. Để giúp các nhà quản lý và nhân viên nâng cao chất lượng quản lý công việc, 1Office sẽ cung cấp đến bạn đọc 8+ mẫu checklist công việc Excel thông dụng nhất giúp X3 hiệu suất làm việc.

1. Checklist công việc là gì? Checklist công việc khác gì với to do list?

Mẫu checklist công việc là một danh sách liệt kê các công việc cần phải thực hiện để hoàn thành một nhiệm vụ hoặc một dự án. Đây là một công cụ hữu ích được sử dụng phổ biến trong công tác quản lý công việc, giúp người dùng theo dõi tiến độ công việc, đảm bảo cho các công việc diễn ra đúng quy trình, đúng thời gian, không bị bỏ sót và đạt được mục tiêu đề ra một cách hiệu quả. Bảng Excel checklist công việc có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực, từ công việc cá nhân cho đến các dự án lớn trong doanh nghiệp.

Phân biệt checklist công việc và to do list

Một khái niệm mà nhiều người thường nhầm lẫn với checklist công việc đó là to do list. To do list cũng là một công cụ phổ biến trong quản lý công việc, tuy nhiên về mặt bản chất, checklist và to do list lại hoàn toàn khác nhau. Cụ thể như sau:

	Mẫu checklist công việc	To do list
Mục đích sử dụng	Tập trung vào việc quản lý các công việc và đảm bảo hoàn thành các công việc cần thiết, đặc biệt là trong các dự án lớn.	Tập trung vào việc ghi nhớ và quản lý các công việc cần hoàn thành trong một khoảng thời gian cụ thể, giúp người dùng đưa ra các quyết định ưu tiên cho công việc.
Cách sử dụng	Được sử dụng để xác định các công việc cần phải thực hiện để hoàn thành một nhiệm vụ hoặc một dự án.	Thường được sử dụng để ghi chú các công việc cần làm, theo thứ tự ưu tiên và theo ngày/giờ.
Cấu trúc	Các công việc trong mẫu checklist đều phải hướng tới đạt được một mục tiêu chung cụ thể, thường được sắp xếp theo trình tự rõ ràng để đảm bảo hoàn thành công việc đầy đủ.	Bao gồm một danh sách các hạng mục công việc cần hoàn thành, có thể không liên quan đến nhau và được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên hoặc theo ngày/giờ.

Tóm lại, hiểu một cách đơn giản thì to do list trả lời cho câu hỏi “cần làm gì” (what to do), trong khi đó checklist trả lời câu hỏi “làm như thế nào” (how to do) để hoàn thành một nhiệm vụ, dự án.

2. Những lợi ích “không tưởng” của mẫu checklist công việc

Trên thực tế, lập checklist là một thói quen mà không phải ai cũng duy trì được vì nhiều người còn hiểu lầm checklist chỉ là một phương pháp ghi chép liệt kê các đầu việc. Tuy nhiên, nếu muốn làm chủ thời gian và quy trình quản lý thực hiện công việc một cách tối ưu thì checklist là công cụ không thể thiếu. Bảng checklist công việc có tính ứng dụng rất cao và hiệu quả với mọi ngành nghề, lĩnh vực. Những lợi ích “không ngờ” mà mẫu bảng checklist có thể mang lại bao gồm:

Đối với cấp quản lý

• Có cái nhìn tổng quan và chi tiết về các công việc cần thực hiện trong một dự án để đưa ra các quyết định quản trị
• Phân bổ nhân sự cho các hạng mục công việc rõ ràng, giao “đúng người đúng việc” phù hợp với từng cá nhân, đội nhóm
• Kiểm soát được tiến độ thực hiện công việc của nhân viên, nắm bắt được những đầu việc nào đã hoàn thành, những đầu việc nào chưa được thực hiện
• Đánh giá chính xác năng lực của nhân viên thông qua hiệu suất làm việc, dựa vào kết quả hoàn thành công việc để khen thưởng nhân viên đúng lúc hoặc có phương án đốc thúc kịp thời

Đối với nhân viên

• Chủ động quản lý công việc cá nhân, giảm thiểu tình trạng quên việc, sót việc
• Kiểm soát được khối lượng công việc cần thực hiện, từ đó có kế hoạch triển khai hợp lý.
• Nâng cao hiệu suất làm việc bằng cách cung cấp cho nhân viên một cái nhìn tổng thể về các hạng mục công việc cần thực hiện và tiến độ hoàn thành.
• Tổ chức sắp xếp công việc có hệ thống, giúp nhân viên định hướng và tập trung vào các công việc cần thiết để đạt được kết quả mong muốn.
• Tạo động lực làm việc và thúc đẩy nhân viên bằng cảm giác thỏa mãn mà checklist đem lại khi một hạng mục công việc được đánh dấu hoàn thành.

Xem thêm: Quản lý task công việc là gì? Quy trình từ A-Z quản lý Task Management hiệu quả

3. 8+ Mẫu checklist công việc bằng Excel phổ biến

Mẫu 1: Mẫu checklist công việc hàng ngày

Mẫu Excel checklist công việc hàng ngày là một danh sách liệt kê các nhiệm vụ cần thực hiện trong vòng một ngày. Checklist giúp người sử dụng quản lý công việc hiệu quả, đảm bảo không bỏ sót đầu việc nào trong ngày và hoàn thành đúng tiến độ.

Các công việc được tổ chức theo mức độ ưu tiên và đặt ra thời hạn hoàn thành sẽ giúp người dùng tập trung giải quyết trước các công việc quan trọng. Đồng thời khi tích vào ô checkbox, checklist sẽ tự động gạch bỏ những đầu việc đã hoàn thành để tập trung vào các công việc tiếp theo.

>> Tham khảo: Các Mẫu kế hoạch công việc bằng Excel chuẩn, mới nhất

Mẫu 2: Bảng checklist công việc dự án

Checklist công việc dự án là công cụ giúp nhà quản trị và thành viên trong nhóm dự án nắm bắt được các công việc cần thực hiện của dự án và theo dõi tiến độ công việc.

Vì tính chất phức tạp của dự án nên mẫu checklist công việc bằng Excel sẽ có thêm ngày thực hiện kế hoạch và thực tế. Mục đích của các cột này là để đối chiếu và so sánh tiến độ thực tế với tiến độ kế hoạch ban đầu, giúp nhà quản lý dự án có thể phát hiện các nút thắt trong quá trình thực hiện dự án và đưa ra các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng tiến độ.

Mẫu 3: Mẫu checklist công việc Excel cho sales

Checklist của nhân viên kinh doanh bao gồm những nhiệm vụ mà họ cần tiến hành để tiếp cận khách hàng và đạt mục tiêu doanh số. Việc sử dụng Excel checklist công việc giúp các nhân viên sales đảm bảo rằng họ không bỏ sót bất kỳ công việc nào, tăng tính hiệu quả và giảm thiểu rủi ro trong quá trình bán hàng.

Ngoài ra, mẫu checklist công việc Excel kinh doanh cũng là khung tham chiếu để nhà quản lý theo dõi tiến độ công việc của sales, đánh giá hiệu quả của hoạt động bán hàng, và đưa ra các điều chỉnh cần thiết nhằm thúc đẩy hiệu suất kinh doanh.

>> Xem thêm: Mẫu báo cáo kết quả công việc chuẩn form [Cập nhật mới nhất]

Mẫu 4: Mẫu checklist tuyển dụng nhân sự

Mẫu Excel Checklist tuyển dụng nhân sự sẽ giúp HR đảm bảo quy trình tuyển chọn nhân viên diễn ra tuần tự, đầy đủ và chính xác, đồng thời giảm thiểu rủi ro và sai sót trong quá trình tuyển dụng.

Mẫu 5: Checklist mẫu chuẩn bị cho cuộc họp

Bảng checklist chuẩn bị cho cuộc họp được sử dụng để giúp người tổ chức chuẩn bị đầy đủ và kỹ lưỡng những tài liệu, nội dung cần thiết cho buổi họp, đảm bảo cho cuộc họp diễn ra một cách trôi chảy và hiệu quả và giúp các thành viên tham gia cuộc họp có thể tập trung vào các nội dung chính của cuộc họp.

>> Tham khảo thêm: Cách lập kế hoạch làm việc với phần mềm lập kế hoạch công việc 1Office

Mẫu 6: Mẫu checklist Excel đánh giá 5S

Checklist đánh giá 5S được sử dụng để đánh giá và cải thiện quy trình 5S trong một tổ chức. Quy trình 5S là một phương pháp quản lý sản xuất tập trung vào việc tăng năng suất và hiệu quả làm việc bằng cách tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng và tiện lợi.

Sử dụng mẫu checklist 5S sẽ giúp nhà quản lý theo dõi và đánh giá được tình hình thực hiện 5S của nhân viên và đảm bảo cho các tiêu chuẩn 5S luôn được chấp hành đầy đủ.

Mẫu 7: Mẫu Excel checklist công việc cho chiến dịch Marketing

Checklist được ứng dụng rất rộng rãi trong lĩnh vực Marketing. Checklist trong chiến dịch Marketing có vai trò liệt kê những hạng mục cần thực hiện để đạt được mục tiêu Marketing tổng thể.

Việc sử dụng mẫu check list công việc giúp các nhà quản lý và nhân viên marketing đảm bảo không bỏ sót bất kỳ công việc nào, tăng tính hiệu quả và giảm thiểu rủi ro trong quá trình thực hiện chiến dịch Marketing.

Mẫu 8: Check list công việc đào tạo nhân viên mới

Checklist đào tạo nhân viên mới được sử dụng với mục đích giúp nhà quản lý đảm bảo quy trình đào tạo hội nhập cho nhân sự mới diễn ra hiệu quả, đảm bảo nhân viên được trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng để thực hiện công việc của mình. Đồng thời cung cấp cho nhân viên mới một hướng dẫn và lộ trình rõ ràng trong quá trình đào tạo để họ có thể thích nghi nhanh chóng với văn hóa và môi trường làm việc.

Các nhiệm vụ trong checklist được thiết lập theo các mốc thời gian 1 tuần, 30 ngày, 60 ngày và 90 ngày đầu tiên khi tiếp nhận nhân viên mới nhằm giúp quản lý dễ dàng kiểm soát quá trình onboarding của nhân viên và xây dựng lộ trình đào tạo rõ ràng, bài bản.

TẢI FULL BỘ MẪU CHECKLIST CÔNG VIỆC BẰNG EXCEL CHI TIẾT CHO CÁC PHÒNG BAN

4. Cách ứng dụng checklist công việc hiệu quả X3 năng suất

Checklist là một công cụ hữu hiệu giúp nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc. Tuy nhiên, checklist sẽ không thể phát huy tối đa tác dụng nếu như không được sử dụng đúng cách.  Sau đây là những mẹo hay mà bạn có thể ứng dụng để khai thác triệt để lợi ích mà checklist mang lại:

Xác định công việc quan trọng và ưu tiên

Tổ chức công việc khoa học, có hệ thống là yếu tố tiên quyết để quản lý công việc hiệu quả. Bởi vậy, khi lập checklist, người dùng cần lưu ý sắp xếp và làm nổi bật các đầu việc quan trọng để ưu tiên thực hiện trước. Một phương pháp hiệu quả mà bạn có thể ứng dụng đó là ma trận Eisenhower. Ma trận giúp người sử dụng phân loại các nhiệm vụ thành 4 loại khác nhau, tùy thuộc vào mức độ quan trọng và khẩn cấp của chúng, gồm:

• Công việc quan trọng và khẩn cấp.
• Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp
• Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp
• Công việc không quan trọng và không khẩn cấp

Ứng dụng checklist kết hợp với ma trận Eisenhower sẽ giúp người sử dụng sắp xếp thời gian và phân bổ nguồn lực hợp lý cho các đầu việc, đảm bảo không bỏ sót những công việc quan trọng khẩn cấp.

Tạo deadline cho từng công việc

Trong checklist, bạn nên tạo deadline cụ thể cho mỗi nhiệm vụ. Bằng cách này, bạn có thể đánh giá được mức độ khả thi của kế hoạch công việc của mình, đồng thời theo dõi được tiến độ thực hiện, đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn đề ra.

Sử dụng các công cụ quản lý công việc 

Hiện nay với sự phát triển như vũ bão của công nghệ, sự ra đời của các ứng dụng phần mềm đã giúp cho công tác quản lý công việc trở nên đơn giản và hiệu quả hơn rất nhiều. Các ứng dụng cung cấp bộ công cụ đa dạng hỗ trợ người dùng lập kế hoạch công việc, lên checklist và tổ chức các nhiệm vụ cần làm một cách nhanh chóng.

Trong đó, 1Office là giải pháp quản lý công việc ưu việt hàng đầu thị trường hiện nay. Với hệ sinh thái toàn diện cùng bộ tính năng quản trị mạnh mẽ, 1Office là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc:

• Lập kế hoạch công việc cụ thể và thực tế, rút ngắn thời gian phân bổ và rà soát đầu việc
• Dễ dàng liệt kê và hệ thống hóa các đầu việc cha, con và hiển thị dưới dạng list, kanban, gantt chart
• Checklist công việc tự động cập nhật theo % hoàn thành, giúp quản lý bám sát tiến độ công việc, kịp thời đốc thúc nhân viên
• Cảnh báo nhắc việc thông minh tự động gửi thông báo đến hạn, giúp nhân viên không bị quên việc, sót việc

 Nhận tư vấn miễn phí

Trong bài viết trên đây, 1Office đã cung cấp cho bạn đọc các mẫu checklist công việc hiệu quả dễ ứng dụng nhất, đồng thời mang đến giải pháp công nghệ giúp quản lý công việc tối ưu X3 năng suất. Để được tư vấn và dùng thử phần mềm quản trị công việc hàng đầu thị trường, vui lòng liên hệ theo thông tin bên dưới:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage 1Office: https://www.facebook.com/1officevn
• Kênh Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp