Mẫu báo cáo tiến độ công việc mới nhất và 4 bước cơ bản để xây dựng báo cáo chuẩn form

Báo cáo tiến độ công việc là văn bản có giá trị thể hiện những thành tích mà bạn đạt được cũng như các vấn đề vướng mắc cần được cấp trên ra quyết định giải quyết. Khi tiến độ bị chậm, báo cáo không rõ ràng – mọi quyết định đều trở nên mạo hiểm. Đó là lý do CEO, trưởng phòng, quản lý dự án không thể thiếu một hệ thống báo cáo tiến độ chuẩn xác và minh bạch. Trong bài viết này, 1Office chia sẻ 9 mẫu báo cáo tiến độ công việc thực tiễn nhất – kèm cách lập chuyên nghiệp và giải pháp số hóa toàn bộ quy trình chỉ trong vài phút.

I. Báo cáo tiến độ công việc là gì?

Báo cáo tiến độ công việc là một bản giải thích chi tiết về mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao của một cá nhân hay một tổ chức. Đây là công cụ quản lý công việc thông qua nhiều hình thức khác nhau, có thể thực hiện thông qua bảng báo cáo hoặc file báo cáo.

Một báo cáo chuẩn là một báo cáo mà người viết phải trả lời được những câu hỏi sau:

• Khối lượng công việc đã hoàn thành
• Phần công việc còn chưa được thực hiện
• Những vấn đề đã xảy ra trong quá trình thực hiện nhiệm vụ
• Tình hình chung của dự án tại thời điểm báo cáo

II. Các loại báo cáo tiến độ công việc phổ biến

Thông thường, mẫu báo cáo sẽ được chia theo các mốc thời gian như tuần/tháng/năm. Và tùy thuộc vào từng đối tượng viết báo cáo, có thể bạn là 1 cá nhân hay là đại diện của 1 phòng ban thì các hạng mục công việc trong báo cáo sẽ khác nhau. Dưới đây là một số mẫu báo cáo tiến độ công việc phổ biến mà bạn có thể tham khảo:

• Mục đích sử dụng: Xác định một cách khách quan những khó khăn và các vấn đề mà cá nhân/ tổ chức gặp phải và sẽ tiến hành ghi nhận nó để không lặp lại vấn đề đó trong quá khứ
• Người lập báo cáo: Cá nhân trong một nhóm làm việc, trưởng nhóm cần báo cáo thực trạng công việc lên cấp trên.
• Người duyệt báo cáo: Nhà quản lý, người có thẩm quyền trong doanh nghiệp.

Hạng mục chính cần có: 

• • Tên công ty tổ chức cá nhân đang làm việc.
  • Tên nhân viên, phòng ban và chức vụ. 
  • Ngày thực hiện báo cáo.
  • Nội dung các việc được xử lý.​​​​​​​
  • Kết quả thực hiện.    
  • Ý kiến, thắc mắc, góp ý.

Lưu ý khi viết: 

Việc sử dụng các tiêu đề phụ còn giúp việc ghi nhớ thông tin dễ dàng hơn.

Thông thường, khi dựng khung câu hỏi, người viết có thể sử dụng phương pháp PPP:

• Progress (Tiến độ) : Chúng bao gồm các mốc quan trọng, mục tiêu đã đạt được, nhiệm vụ đã hoàn thành và các hạng mục đã được xác nhận góp phần hoàn thành dự án. 
• Plan (Kế hoạch): Những việc cần làm, các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, và các kế hoạch khác có ảnh hưởng đến việc hoàn thành dự án.
• Problems (Các vấn đề): Đây là các yếu tố cản trở và các vấn đề ảnh hưởng đến việc hoàn thành dự án.

III. Các mẫu báo cáo tiến độ công việc ngày, tuần, tháng cho cá nhân và doanh nghiệp

1. Mẫu báo cáo tiến độ công việc theo ngày

Là mẫu báo cáo kết quả tiến độ công việc mà một cá nhân đã làm trong 1 ngày. Một báo cáo công việc ngày cần thể hiện được chi tiết nội dung, tiến độ công việc, hình thức của báo cáo chuẩn form, rõ ràng. Dưới đây là mẫu báo cáo công việc hàng ngày bằng excel mới nhất mà bạn có thể tham khảo.

 

2. Mẫu báo cáo tiến độ công việc theo tuần

Thể hiện toàn bộ những vấn đề đã thực hiện được và chưa hoàn thành xong, những vấn đề xảy ra đột xuất. Bản báo cáo này sẽ chứa nhiều thông tin hơn so với  theo ngày. Thông qua đó, giúp nhà lãnh đạo đưa ra tùy chỉnh, sắp xếp để công việc diễn ra tốt hơn.

Xây dựng quy trình quản lý công việc hiệu quả tối ưu chi phí với:

> > Bí quyết xây dựng hệ thống quản lý công việc hiệu quả giúp tăng 200% năng suất

3. Mẫu báo cáo tháng

Khác với 2 kiểu báo cáo công việc trên, báo cáo công việc theo tháng thêm các cột về số lượng công việc rộng hơn, khối lượng công việc hoàn thành, chưa hoàn thành. Nếu bạn đang băn khoăn tìm kiếm một mẫu báo cáo công việc hàng tháng thì bạn có thể tham khảo ở mẫu dưới đây.

Xem thêm: Phần mềm quản lý tiến độ công việc 1Office – Giải pháp phân công và đánh giá công việc tốt nhất

4. Một số mẫu báo cáo tiến độ công việc theo phòng ban, dự án

 

IV. 4 bước cơ bản để xây dựng báo cáo tiến độ công việc 

1. Chuẩn bị viết báo cáo

• Xác định mục đích của bản báo cáo: Mục đích phổ biến nhất là để tóm tắt tiến độ và tình trạng của dự án. Thông thường, nó được viết định kỳ nhưng cũng có thể được viết theo yêu cầu công việc của lãnh đạo (vì lý do đột xuất, bất thường). 
• Thực hiện thu thập các dữ liệu cần báo cáo: Để có thể tiến hành thu thập được dữ liệu cần thiết, bạn phải có kỹ năng giao tiếp trong công việc. Các dữ liệu có thể được thu thập từ nhiều nguồn như: Khảo sát thực tế; số liệu qua báo cáo của các phòng, ban; ý kiến nhận định phản hồi của cán bộ nhân viên cơ quan, những người có liên quan,… 
• Đối chiếu và phân tích các thông tin đã thu nhận được: Cá nhân viết báo cáo sẽ tiến hành dữ liệu hóa theo hướng thủ công hoặc thông qua các công cụ để có thể đưa ra những con số cụ thể hỗ trợ cho việc viết báo cáo. 
•  Dự kiến đánh giá tình hình, rút kinh nghiệm, đề xuất ý kiến

2. Cấu trúc của báo cáo tiến độ công việc

Dựa trên những thông tin, dữ liệu đã thu thập được và bằng việc xác định các vấn đề có liên quan tới chủ đề của báo cáo. Các thông tin được đưa vào trong báo cáo cần tóm tắt và đưa ra những dữ liệu đã được cô đọng. 

Mở đầu: 

• Nêu lên những điểm chính về nhiệm vụ được giao
• Trình bày hoàn cảnh thực hiện nhiệm vụ và những khó khăn gặp phải
• Thuận lợi mà đối tượng viết báo cáo gặp phải. 

Phần nội dung: 

• Đưa ra tổng kết,  tiến hành đánh giá kết quả đạt được so với kế hoạch đề ra ban đầu. 
• Đề ra phương hướng, nhiệm vụ cần phải thực hiện trong thời gian tới.

Phần kết thúc: 

• Sơ lược về lịch trình dự đoán.
• Giải thích về các bước trong tương lai.
• Các lý do cho bất kỳ sự chậm trễ nào.
• Ngày dự đoán hoàn thành công việc

3. Lập danh sách công việc đã hoàn thành theo các mốc thời gian

Danh sách công việc được tạo trên cơ sở đề cương báo cáo được cấp trên phê duyệt và dựa vào các thông tin, tư liệu đã sưu tầm để tiến hành viết báo.

4. Hoàn thiện báo cáo và trình lãnh đạo duyệt

Đối với những báo cáo quan trọng (báo cáo tổng kết năm hoặc 5 năm, 10 năm trở lên), người soạn báo cáo cần dựa vào dàn ý và cấu sửa chữa, bổ sung, biên tập hoàn chỉnh rồi trình lãnh đạo phê duyệt.

V. Lợi ích khi xây dựng báo cáo tiến độ công việc cho từng phòng ban

Một bản báo cáo tiến độ không chỉ giúp theo dõi công việc đang làm đến đâu, mà còn mang lại giá trị khác nhau cho từng phòng ban, từng lĩnh vực. Khi được thiết kế đúng đặc thù, báo cáo sẽ trở thành công cụ giúp lãnh đạo đưa ra quyết định chính xác hơn.

1. Phòng Kinh doanh – Tăng tốc doanh số, tránh bỏ lỡ cơ hội

Báo cáo tiến độ giúp phòng Kinh doanh theo dõi tỷ lệ hoàn thành chỉ tiêu, số hợp đồng chốt được, số cơ hội còn dang dở. Nhờ đó:

• Nhà quản lý dễ dàng phát hiện nhân viên nào chậm tiến độ để hỗ trợ kịp thời.

• Đội ngũ sales có động lực theo dõi mục tiêu, không bỏ sót khách hàng tiềm năng.

• Doanh nghiệp kiểm soát tốt pipeline, tránh rủi ro hụt doanh số cuối kỳ.

2. Phòng Marketing – Kiểm soát chiến dịch đa kênh

Với Marketing, tiến độ chiến dịch quyết định trực tiếp đến hiệu quả ra mắt sản phẩm hoặc thương hiệu. Báo cáo tiến độ mang lại lợi ích:

• Theo dõi từng hạng mục (nội dung, thiết kế, chạy ads) để tránh trễ deadline.

• Dễ dàng đánh giá hiệu quả các kênh và tối ưu ngân sách.

• Giúp lãnh đạo có cái nhìn toàn cảnh, nắm rõ mức độ thành công của chiến dịch.

3. Khối Sản xuất / Xây dựng – Đảm bảo an toàn và tiến độ dự án

Trong sản xuất hoặc xây dựng, bất kỳ chậm trễ nào cũng kéo theo chi phí tăng cao. Báo cáo tiến độ đóng vai trò then chốt khi:

• Giúp giám sát hạng mục nào hoàn thành, hạng mục nào đang chậm.

• Theo dõi việc sử dụng nhân công, máy móc và nguyên vật liệu.

• Hạn chế rủi ro phát sinh, đảm bảo dự án bàn giao đúng hạn và an toàn.

4. Phòng Nhân sự / Hành chính – Đảm bảo tuân thủ và trải nghiệm nhân viên

Ngay cả với bộ phận HCNS, báo cáo tiến độ công việc cũng quan trọng không kém. Nó giúp:

• Theo dõi tình trạng hoàn thành các thủ tục nhân sự, hợp đồng, chính sách phúc lợi.

• Kiểm soát deadline trong việc chi trả lương, thưởng, phụ cấp.

• Nâng cao tính minh bạch, củng cố niềm tin của nhân viên với doanh nghiệp.

5. Ngành dịch vụ – công nghệ – Nâng cao hiệu suất dự án

Trong lĩnh vực dịch vụ và công nghệ, tiến độ gắn liền với hiệu suất team và sự hài lòng của khách hàng. Báo cáo tiến độ cho phép:

• Đo lường chính xác % công việc hoàn thành trong từng sprint/dự án.

• Phát hiện bottleneck (điểm nghẽn) để phân bổ lại nguồn lực.

• Đảm bảo chất lượng đầu ra, tránh trễ hẹn với khách hàng.

VI. Tự động hóa báo cáo tiến độ công việc trên 1Office với AI Agent

Với việc viết báo cáo tiến độ công việc hằng ngày hay hàng tuần sẽ tốn nhiều thời gian của người lao động. Vì vậy, đã bao giờ bạn tìm kiếm một giải pháp giúp cho quá trình báo cáo công việc của mình trở nên dễ dàng hơn?

1Office là một trong những phần mềm quản lý công việc giúp toàn bộ nhân sự trong doanh nghiệp (các nhà lãnh đạo, cấp quản lý tầm trung, các leader, trưởng bộ phận và nhân viên kinh doanh) được kết nối trong một hệ sinh thái. Giải pháp này được tích hợp toàn bộ các công cụ quản lý, từ quản lý công việc, con người đến từng hoạt động kinh doanh cụ thể như: HRM – CRM – Workplace.

Việc lập báo cáo tiến độ sẽ không còn là gánh nặng tốn thời gian nếu doanh nghiệp ứng dụng nền tảng 1Office. Không chỉ giúp tổng hợp, trình bày và phân tích tiến độ một cách trực quan, phần mềm còn tích hợp AI Agent thông minh – mang đến khả năng giám sát, đánh giá và cảnh báo trễ tiến độ theo thời gian thực.

• ✅ 1AI Process tự động ghi nhận trạng thái công việc theo từng bước trong quy trình. Mỗi khi một công việc được hoàn thành, cập nhật chậm hoặc sai lệch so với kế hoạch, hệ thống sẽ tự đồng bộ tiến độ vào báo cáo – không cần thao tác thủ công.

• ✅ 1AI Monitor đóng vai trò như một “kiểm soát viên vận hành”, liên tục giám sát toàn bộ hệ thống công việc trong doanh nghiệp. AI sẽ phát hiện bất thường, như tắc nghẽn luồng xử lý hoặc phòng ban có tỷ lệ hoàn thành thấp, từ đó tự động cảnh báo quản lý ngay khi có nguy cơ trễ deadline.

• ✅ 1AI Assistant giúp nhà quản trị truy xuất báo cáo tiến độ ngay trong khung chat, hỏi – đáp linh hoạt như:

  “Tiến độ dự án X đến đâu rồi?”
  “Phòng Marketing đang chậm ở khâu nào?”
  “So sánh tiến độ tháng này với tháng trước giúp tôi!”

Với sự kết hợp giữa tự động hóa quy trình, giám sát thông minh và giao tiếp dữ liệu bằng ngôn ngữ tự nhiên, hệ thống báo cáo tiến độ trên 1Office không chỉ phản ánh đúng thực trạng – mà còn trở thành công cụ hỗ trợ ra quyết định chuẩn xác, kịp thời cho CEO, trưởng phòng và quản lý dự án.