Mẫu báo cáo tiến độ công việc mới nhất và 4 bước cơ bản để xây dựng báo cáo chuẩn form

Báo cáo tiến độ công việc là văn bản có giá trị thể hiện những thành tích mà bạn đạt được cũng như các vấn đề vướng mắc cần được cấp trên ra quyết định giải quyết. Trong một bản báo cáo, hiệu suất và năng lực làm việc của người viết sẽ được thể hiện rõ ràng bởi nó nêu rõ ràng những thành tích mà cá nhân làm được trong một khoảng thời gian cụ thể. 

I. Báo cáo tiến độ công việc là gì?

Báo cáo tiến độ công việc là một bản giải thích chi tiết về mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao của một cá nhân hay một tổ chức. Đây là công cụ quản lý công việc thông qua nhiều hình thức khác nhau, có thể thực hiện thông qua bảng báo cáo hoặc file báo cáo.

Một báo cáo chuẩn là một báo cáo mà người viết phải trả lời được những câu hỏi sau:

• Khối lượng công việc đã hoàn thành
• Phần công việc còn chưa được thực hiện
• Những vấn đề đã xảy ra trong quá trình thực hiện nhiệm vụ
• Tình hình chung của dự án tại thời điểm báo cáo

II. Các loại báo cáo tiến độ công việc phổ biến

Thông thường, mẫu báo cáo sẽ được chia theo các mốc thời gian như tuần/tháng/năm. Và tùy thuộc vào từng đối tượng viết báo cáo, có thể bạn là 1 cá nhân hay là đại diện của 1 phòng ban thì các hạng mục công việc trong báo cáo sẽ khác nhau. Dưới đây là một số mẫu báo cáo tiến độ công việc phổ biến mà bạn có thể tham khảo:

Mục đích sử dụng: Xác định một cách khách quan những khó khăn và các vấn đề mà cá nhân/ tổ chức gặp phải và sẽ tiến hành ghi nhận nó để không lặp lại vấn đề đó trong quá khứ

 Người lập báo cáo: Cá nhân trong một nhóm làm việc, trưởng nhóm cần báo cáo thực trạng công việc lên cấp trên.

 Người duyệt báo cáo: Nhà quản lý, người có thẩm quyền trong doanh nghiệp.

 Hạng mục chính cần có: 

• Tên công ty tổ chức cá nhân đang làm việc.
• Tên nhân viên, phòng ban và chức vụ. 
• Ngày thực hiện báo cáo.
• Nội dung các việc được xử lý.​​​​​​​
• Kết quả thực hiện.    
• Ý kiến, thắc mắc, góp ý.

Lưu ý khi viết: 

Việc sử dụng các tiêu đề phụ còn giúp việc ghi nhớ thông tin dễ dàng hơn.

Thông thường, khi dựng khung câu hỏi, người viết có thể sử dụng phương pháp PPP

Progress ( Tiến độ) : Chúng bao gồm các mốc quan trọng, mục tiêu đã đạt được, nhiệm vụ đã hoàn thành và các hạng mục đã được xác nhận góp phần hoàn thành dự án. 

Plan ( Kế hoạch): Những việc cần làm, các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, và các kế hoạch khác có ảnh hưởng đến việc hoàn thành dự án.

Problems ( Các vấn đề): Đây là các yếu tố cản trở và các vấn đề ảnh hưởng đến việc hoàn thành dự án.

Demo minh họa

1. Mẫu báo cáo tiến độ công việc theo ngày

Là mẫu báo cáo kết quả tiến độ công việc mà một cá nhân đã làm trong 1 ngày. Một báo cáo công việc ngày cần thể hiện được chi tiết nội dung, tiến độ công việc, hình thức của báo cáo chuẩn form, rõ ràng. Dưới đây là mẫu báo cáo công việc hàng ngày bằng excel mới nhất mà bạn có thể tham khảo.

 

2. Mẫu báo cáo tiến độ công việc theo tuần

Thể hiện toàn bộ những vấn đề đã thực hiện được và chưa hoàn thành xong, những vấn đề xảy ra đột xuất. Bản báo cáo này sẽ chứa nhiều thông tin hơn so với  theo ngày. Thông qua đó, giúp nhà lãnh đạo đưa ra tùy chỉnh, sắp xếp để công việc diễn ra tốt hơn.

Xây dựng quy trình quản lý công việc hiệu quả tối ưu chi phí với:

> > Bí quyết xây dựng hệ thống quản lý công việc hiệu quả giúp tăng 200% năng suất

3. Mẫu báo cáo tháng

Khác với 2 kiểu báo cáo công việc trên, báo cáo công việc theo tháng thêm các cột về số lượng công việc rộng hơn, khối lượng công việc hoàn thành, chưa hoàn thành. Nếu bạn đang băn khoăn tìm kiếm một mẫu báo cáo công việc hàng tháng thì bạn có thể tham khảo ở mẫu dưới đây.

Xem thêm: Phần mềm quản lý tiến độ công việc 1Office – Giải pháp phân công và đánh giá công việc tốt nhất

4. Một số mẫu báo cáo tiến độ công việc theo phòng ban, dự án

 

II. 4 bước cơ bản để xây dựng báo cáo công việc 

1. Chuẩn bị viết báo cáo

• Xác định mục đích của bản báo cáo: Mục đích phổ biến nhất là để tóm tắt tiến độ và tình trạng của dự án. Thông thường, nó được viết định kỳ nhưng cũng có thể được viết theo yêu cầu công việc của lãnh đạo (vì lý do đột xuất, bất thường). 
• Thực hiện thu thập các dữ liệu cần báo cáo: Để có thể tiến hành thu thập được dữ liệu cần thiết, bạn phải có kỹ năng giao tiếp trong công việc. Các dữ liệu có thể được thu thập từ nhiều nguồn như: Khảo sát thực tế; số liệu qua báo cáo của các phòng, ban; ý kiến nhận định phản hồi của cán bộ nhân viên cơ quan, những người có liên quan,… 
• Đối chiếu và phân tích các thông tin đã thu nhận được: Cá nhân viết báo cáo sẽ tiến hành dữ liệu hóa theo hướng thủ công hoặc thông qua các công cụ để có thể đưa ra những con số cụ thể hỗ trợ cho việc viết báo cáo. 
•  Dự kiến đánh giá tình hình, rút kinh nghiệm, đề xuất ý kiến

2. Cấu trúc của báo cáo tiến độ công việc

Dựa trên những thông tin, dữ liệu đã thu thập được và bằng việc xác định các vấn đề có liên quan tới chủ đề của báo cáo. Các thông tin được đưa vào trong báo cáo cần tóm tắt và đưa ra những dữ liệu đã được cô đọng. 

Mở đầu: 

• Nêu lên những điểm chính về nhiệm vụ được giao
• Trình bày hoàn cảnh thực hiện nhiệm vụ và những khó khăn gặp phải
• Thuận lợi mà đối tượng viết báo cáo gặp phải. 

Phần nội dung: 

• Đưa ra tổng kết,  tiến hành đánh giá kết quả đạt được so với kế hoạch đề ra ban đầu. 
• Đề ra phương hướng, nhiệm vụ cần phải thực hiện trong thời gian tới.

Phần kết thúc: 

• Sơ lược về lịch trình dự đoán.
• Giải thích về các bước trong tương lai.
• Các lý do cho bất kỳ sự chậm trễ nào.
• Ngày dự đoán hoàn thành công việc

3. Lập danh sách công việc đã hoàn thành theo các mốc thời gian

Danh sách công việc được tạo trên cơ sở đề cương báo cáo được cấp trên phê duyệt và dựa vào các thông tin, tư liệu đã sưu tầm để tiến hành viết báo.

4. Hoàn thiện báo cáo và trình lãnh đạo duyệt

Đối với những báo cáo quan trọng (báo cáo tổng kết năm hoặc 5 năm, 10 năm trở lên), người soạn báo cáo cần dựa vào dàn ý và cấu sửa chữa, bổ sung, biên tập hoàn chỉnh rồi trình lãnh đạo phê duyệt.

V. Mẫu báo cáo kết quả tiến độ công việc trên phần mềm 4.0 

Với việc viết báo cáo tiến độ công việc hằng ngày hay hàng tuần sẽ tốn nhiều thời gian của người lao động. Vì vậy, đã bao giờ bạn tìm kiếm một giải pháp giúp cho quá trình báo cáo công việc của mình trở nên dễ dàng hơn?

1Office là một trong những phần mềm quản lý công việc giúp toàn bộ nhân sự trong doanh nghiệp (các nhà lãnh đạo, cấp quản lý tầm trung, các leader, trưởng bộ phận và nhân viên kinh doanh) được kết nối trong một hệ sinh thái. Giải pháp này được tích hợp toàn bộ các công cụ quản lý, từ quản lý công việc, con người đến từng hoạt động kinh doanh cụ thể như: HRM – CRM – Workplace.