Kỹ năng giao tiếp trong công việc giúp bạn đạt được thành công

Kỹ năng giao tiếp trong công việc là yếu tố để duy trì các mối quan hệ cũng là thước đo để đánh giá một cá nhân. Không chỉ vậy, nó còn là chìa khoá để trợ giúp trong việc “ thu phục lòng người”. Vì vậy, trong bài viết này hãy cùng nhau tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp trong công việc.

I. Tìm hiểu chung về kỹ năng giao tiếp

1. Kỹ năng giao tiếp trong công việc là gì?

Kỹ năng giao tiếp là một tập hợp những hành vi, quy tắc, cách ứng xử giữa các cá nhân với nhau hoặc giữa cá nhân với một tập thể. Một cuộc giao tiếp gọi là thành công khi nó đạt được mục đích nhất định giữa người nói và người nghe. 

Chắc hẳn bạn đã nghe qua “ Nghệ thuật giao tiếp”, tại sao lại gọi giao tiếp là một nghệ thuật? Có thể nói, để có thể giao tiếp giỏi thì ta cần phải đáp ứng được rất nhiều kỹ năng: Kỹ năng quan sát, kỹ năng lắng nghe, kỹ năng thuyết phục, diễn đạt,…

Giao tiếp trong công việc được thể hiện trên nhiều khía cạnh: nó không chỉ là face – to – face ( giao tiếp trực tiếp) mà còn là giao tiếp qua chứng từ, email, văn bản,… Vậy hãy cùng nhau tìm hiểu xem tầm quan trọng của giao tiếp trong công việc. 

2. Vai trò của kỹ năng giao tiếp trong công việc

Bất kì một lĩnh vực hoạt động kinh doanh nào cũng cần phải giao tiếp. Đây là chìa khóa tạo nên sự thành công, là lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ. Vì vậy, ta có thể xác định rõ một số vai trò của kỹ năng giao tiếp trong công việc như:

• Thể hiện trọn vẹn ý kiến của bản thân thông qua việc giao tiếp.
• Tự tạo phong cách riêng cho bản thân từ lời nói, cử chỉ.
• Nâng cao khả năng truyền thông, tăng thiện cảm đối với người đối diện.
• Hạn chế những hiểu lầm có thể gây ra mâu thuẫn.
• Là chìa khóa giúp các cá nhân hiểu nhau hơn, từ đó gia tăng tinh thần đoàn kết, chia sẻ thông tin.

Từ xa xưa ông cha ta có câu “ Học ăn học nói học gói học mở” để nói về tầm quan trọng của việc giao tiếp trong cuộc sống. Bên cạnh đó, đây còn là một trong những kỹ năng mềm quan trọng mà các cá nhân bắt buộc phải có, vì vậy, bên cạnh kỹ năng quản lý nhân sự thì kỹ năng giao tiếp cũng là yếu tố quan trọng để giúp bạn thăng tiến trên con đường phát triển. 

II- Các hình thức trong giao tiếp

Giao tiếp là một khái niệm chung để chỉ sự tương tác, ứng xử giữa các cá nhân với một nhóm đối tượng nào đó. Vậy, trong thực tiễn có các hình thức giao tiếp nào là chủ yếu, hãy cùng tìm hiểu phần tiếp theo.

1. Bằng lời nói : Giao tiếp bằng ngôn ngữ nói

Là một hình thức giao tiếp phổ biến, cách truyền tải thông tin khi sử dụng lời nói sẽ gia tăng hiệu quả trong việc trao đổi và phản hồi.

Không chỉ vậy, mỗi tổ chức còn là một môi trường doanh nghiệp đa văn hóa với các cá nhân đến từ nhiều địa phương khác nhau cho nên vốn từ ngữ cũng sẽ khác vì vậy có kỹ năng giao tiếp  tốt sẽ góp phần gỡ bỏ những rào cản do ngôn ngữ và khác biệt văn hóa tạo nên.

Bên cạnh đó, đối với các nhà quản trị, có khả năng hoạt ngôn cũng là một cách để tạo động lực cho nhân viên bởi “ lời nói không mất tiền mua, lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau”.

2. Phi ngôn ngữ : Giao tiếp bằng ngôn ngữ cơ thể, nét mặt và giọng nói

Giao tiếp phi ngôn ngữ có thể hiểu là cách trao và nhận thông điệp qua biểu hiện bên ngoài như: ánh mắt, nét mặt, cử chỉ, ngôn ngữ cơ thể ( body language),..

Theo như nghiên cứu, yếu tố phi ngôn ngữ chiếm tỉ trọng 55% trong việc tác động đến người khác. Ta có thể kể đến một số loại giao tiếp phi ngôn ngữ:

• Haptics: Việc sử dụng cảm ứng trong giao tiếp để khơi gợi cảm xúc cho người đối diện. Nó có thể khơi gợi sự yêu thương, lòng thông cảm.
• Kinesics: Nghiên cứu về ngôn ngữ cơ thể của một người: cử chỉ, tư thế, nét mặt. Trong tâm lý học, thường nét mặt và cử chỉ sẽ cung cấp thêm thông tin về đối thoại hơn là lời nói. 

Giao tiếp không chỉ để trao đổi thông tin mà còn thể hiện phong thái của bạn. Giao tiếp phi ngôn ngữ là cách để đánh giá sự tinh tế bởi ta có thể xét tới khả năng kiểm soát nét mặt, hành vi của họ. Nhiều nhà quản lý còn trau dồi kinh nghiệm để có thể “đọc vị” một cá nhân thông qua hành vi và cử chi cho nên ta có thể hiểu được tầm quan trọng của Giao tiếp phi ngôn ngữ trong công việc.

3. Viết : Giao tiếp bằng ngôn ngữ viết, ký hiệu và con số

Ngôn ngữ viết là hình thức giao tiếp có chọn lọc, được nghiền ngẫm và cân nhắc kỹ càng trước khi truyền đạt thông tin. Hình thức này còn được sự bổ trợ của hệ thống dấu câu, các kí hiệu và văn tự giúp người viết biểu hiện rõ ràng hơn về nội dung muốn truyền đạt.

Bên cạnh đó, vốn từ vựng được sử dụng là vô hạn, được lựa chọn, có thể thay thế nên thông tin truyền đi có độ chính xác cao và trong những trường hợp đặc biệt nó sẽ khó thay đổi được.

Tuy nhiên, để có kỹ năng giao tiếp trong công việc tốt thì sẽ có một số lưu ý khi sử dụng: Tránh sử dụng các từ mang tính khẩu ngữ, các từ địa phương; câu văn sử dụng phải rõ ràng, mạch lạc, sử dụng các câu dài, mang văn phong lịch sự, sử dụng đúng lối hành văn trong môi trường công sở.

4. Trực quan: Giao tiếp bằng nhiếp ảnh, nghệ thuật, bản vẽ, phác thảo, biểu đồ và đồ thị

Giao tiếp trong công việc không chỉ dừng lại ở giao tiếp bằng lời nói, giao tiếp phi ngôn ngữ, giao tiếp bằng văn bản mà ta có thể giao tiếp thông qua hệ thống biểu đồ, đồ thị,..

Đối với từng ngành nghề cụ thể, sẽ có những loại hình giao tiếp trực quan khác nhau mà khi nhìn vào đó, người lao động sẽ hiểu thông tin mà đối phương muốn truyền đạt.

Ví dụ: Trong môi trường tài chính, các cá nhân sẽ có khả năng đọc hiểu biểu đồ đường thẳng để phân tích kỹ thuật trong chứng khoán, mô hình đảo nến chiều để thể hiện phạm vi cao thấp với giá đóng mở của các mã cổ phiếu,…

III.  10+ kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong công việc

Giao tiếp là một trong những yếu tố quan trọng trong cuộc sống thường ngày nói chung và trong môi trường làm việc nói riêng. Nhưng để giao tiếp sao cho hiệu quả giúp bạn đạt được mục đích của bản thân thì cần phải có rất nhiều các kỹ năng. 

1. Chuẩn bị trước khi giao tiếp

Bí quyết thành công giúp bạn giao tiếp hiệu quả là hãy chuẩn bị thật kỹ càng trước khi tiến hành một cuộc hội thoại nào đó bởi không một sự chuẩn bị nào là thừa thãi. Bạn cần vạch ra những ý chính mà bản thân muốn truyền đạt, nói với ai, nói như thế nào trong vòng bao lâu.

Nếu đã biết rõ mục đích của một cuộc hội thoại, hãy lên một dàn ý chi tiết – điều đó giúp bạn tránh được sự lặp ý, thiếu ý và giảm yếu tố lo lắng khi giao tiếp.

2. Giao tiếp rõ ràng, mạch lạc

Giao tiếp rõ ràng mạch lạc không chỉ tăng khả năng truyền đạt thông tin của mỗi cá nhân mà còn thể hiện sự tự tin của bản thân. Trong giao tiếp, hãy bỏ hẳn những từ ngữ “à”, “ừm”,… nên biết ngắt nghỉ đúng chỗ. Việc nói một câu văn quá dài không chỉ làm người khác khó hiểu ý mà bạn muốn truyền đạt mà còn khiến bạn mất năng lượng nếu thực hiện hành động đó trong một thời gian dài. Giao tiếp mạch lạc là một trong số những kỹ năng quan trọng của nhà quản trị doanh nghiệp.

Xem thêm: 7 kỹ năng quản lý cần thiết của nhà quản trị và 7 cách cải thiện kĩ năng quản lý cho bạn

3. Biết cách lắng nghe, quan sát

Đây là yếu tố thường được đưa vào Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp bởi nó thể hiện sự tinh tế, tôn trọng lẫn nhau giữa các cá nhân trong một tổ chức. Việc một cá nhân “ thao thao bất tuyệt” chỉ quan tâm tới suy nghĩ của bản thân mà không để người khác cùng chia sẻ sẽ dẫn tới việc người khác cảm thấy bị áp đặt.

Bản chất của việc giao tiếp là để trao đổi, chia sẻ thông tin cho nên thể hiện bản thân là một người lắng nghe sẽ giúp người khác tăng thiện cảm đối với bạn, thể hiện bạn là một người tinh tế.

4. Giao tiếp với thái độ thân mật

Việc giao tiếp với thái độ thân mật sẽ giúp đối phương mở lòng hơn trong việc chia sẻ, truyền đạt thông tin. Tùy vào loại hình giao tiếp khác nhau mà sự “thân mật” được nhắc tới cũng sử dụng khác nhau. Đối với loại hình giao tiếp bằng văn bản, “ sự thân mật” được nhắc tới là cách hành văn lịch sự nhưng vẫn mang lại cảm giác tôn trọng, gần gũi, không làm đối phương cảm thấy xa lánh.

5. Linh hoạt trong phong cách giao tiếp

Một cá nhân được gọi là có khả năng giao tiếp giỏi khi họ có thể ứng phó với các trường hợp phát sinh đột ngột khi giao tiếp. Để có thể đạt hiệu quả cao hơn trong việc giao tiếp thì khả năng linh hoạt, thích ứng nhanh với môi trường là vô cùng quan trọng.

Nếu bạn là một nhà quản trị, khả năng linh hoạt trong giao tiếp là vô cùng quan trọng. Tùy thuộc vào từng đối tượng giao tiếp mà bạn sẽ thiết lập phong cách và hình thức giao tiếp sao cho phù hợp. Bên cạnh đó, nó cũng thể hiện kỹ năng nhân sự của nhà quản trị.

6. Sử dụng nhiều phương diện giao tiếp khác nhau

Việc sử dụng nhiều hình thức giao tiếp khác nhau trong một cuộc hội thoại không chỉ giúp bạn truyền đạt thông tin hiệu quả hơn mà còn có thể đạt được thành công trong giao tiếp.

Các phương tiện sẽ bổ trợ cho nhau giúp cá nhân diễn tả suy nghĩ dễ dàng hơn. Việc sử dụng các hình ảnh, biểu đồ sẽ giúp cuộc trò chuyện trở nên sống động hơn và nó sẽ bổ trợ trong việc truyền tải thông tin một cách nhanh gọn.

7. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể

Là một trong những chìa khóa mang lại thành công cho cuộc nói chuyện, sử dụng ngôn ngữ cơ thể là một yếu tố được sử dụng khá phổ biến để cải thiện kỹ năng giao tiếp trong công việc.

Trong một cuộc hội thoại, việc sử dụng ánh mắt, cử chỉ, hay những hành động nhỏ là vô cùng quan trọng. Chắc chắn ta sẽ không thể có cái nhìn thiện cảm với một cá nhân luôn rung chân khi nói chuyện. Vì vậy, đây là một yếu tố khá quan trọng trong danh sách kỹ năng giao tiếp trong môi trường làm việc giúp bạn thể hiện phong thái của bản thân, đạt hiệu quả cao khi làm việc.

8. Phê bình mang tính chất xây dựng

Trong môi trường doanh nghiệp không thể thiếu việc những ý kiến bị đưa ra là sai lầm và phải tiến hành tới việc phê bình. Nhưng, hãy phê bình một cách chân thành, đừng để quá nhiều cảm xúc lấn át bởi nó có thể làm mất thiện cảm của người khác dành cho bạn. 

Không chỉ vậy, việc phê bình này chỉ nên mang tính xây dựng để cá nhân đó trở nên tốt hơn và họ sẽ sửa lại ý kiến của bản thân chứ không phải là sự áp đặt của bạn dành cho đối phương.

9. Điều chỉnh ngữ điệu, tốc độ nói phù hợp

Ngữ điệu là một yếu tố không thể bỏ qua để có kỹ năng giao tiếp trong doanh nghiệp một cách hiệu quả. 

Nếu việc nói quá nhanh sẽ khiến người nghe không thể tiếp thu tất cả những thông tin mà bạn truyền tải thì việc nói quá chậm lại khiến đối phương cảm thấy uể oải, chán nản. Vì vậy, hãy tập luyện tốc độ nói một cách kỹ càng bởi nó có thể cải thiện khả năng giao tiếp của bạn.

10. Yêu cầu phản hồi

Phản hồi là yếu tố quan trọng trong một cuộc nói chuyện, nếu chỉ nói một lèo mà không hề có sự tương tác, phản hồi thì có lẽ đó là một cuộc giao tiếp không hiệu quả. Kỹ năng phản hồi, đặt câu hỏi trong một cuộc trò chuyện sẽ giúp bạn nâng cao khả năng tập trung của người đối diện cũng như là sự cổ vũ dành cho người nói.

Để có thể nâng cao các kỹ năng giao tiếp trong công việc, việc chuẩn bị, trau dồi kĩ các yếu tố đã nêu trên là vô cùng quan trọng. Các yếu tố sẽ hỗ trợ lẫn nhau giúp bạn có khả năng giao tiếp tốt hơn từ đó nâng cao hiệu quả làm việc.

IV. Nâng cao kỹ năng giao tiếp với bộ công cụ Workplace 1Office

Giao tiếp trong doanh nghiệp luôn là một vấn đề đau đầu với các nhà lãnh đạo. Tất cả mọi vấn đề đều có 2 mặt riêng của nó: mặt tốt và mặt xấu. Nếu một doanh nghiệp nhân viên quá thân thiết với nhau sẽ dẫn tới sự xao lãng trong công việc. Nhưng trong một môi trường luôn luôn cạnh tranh, ganh đua thì tinh thần đoàn kết sẽ không có.

Vì vậy, để tối ưu nhất khả năng giao tiếp nội bộ trong một tổ chức, bạn có thể tham khảo bộ tính năng giao tiếp nội bộ Workplace của 1Office.

Workplace – Bộ tính năng giao tiếp nội bộ tốt nhất cho doanh nghiệp

Được thiết kế với cấu trúc như một mạng xã hội thu nhỏ, với nền tảng workplace của 1Office sẽ giúp các nhà lãnh đạo phân công nhiệm vụ trực tuyến, truyền tải thông điệp với nhân viên công ty. Đồng thời, nhân viên có thể theo dõi, cập nhật những thông tin, tin tức liên quan đến doanh nghiệp một cách nhanh chóng mà không cần phải mất quá nhiều thời gian như:

• Được truy cập vào kho tài liệu chung của công ty giúp trau dồi hiểu biết, học hỏi không ngừng.
• Mục công viêc: Theo dõi tiến độ nhiêm vụ của các dự án, phần trăm hoàn thành công việc cụ thể của mỗi cá nhân
• Bảng tin: Hiển thị thông tin nội bộ, các trạng thái cảm xúc của nhân viên công ty 
• Quản lý thông báo: Gửi thông báo đến tài khoản các thành viên trên khi có thông báo mới, ngày sinh nhật của mọi người, 
• Chia sẻ: Trạng thái, ảnh, video, tài liệu, dự án …lên tường của mình, của đồng nghiệp,…
• Tương tác bài viết: Đầy đủ tính năng như trên các trang mạng xã hội lớn. 

Qua các tính năng trên, ta có thể thấy các kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong công việc là một yếu tố quan trọng để khẳng định nên tính cách, phong thái của mỗi cá nhân. Không chỉ vậy, bằng việc rèn luyện, qua khả năng giao tiếp được tích lũy kinh nghiệm trong thời gian dài ta có thể sử dụng nó như một công cụ trợ giúp cho công việc, thu hút lòng người, nâng cao hiệu quả làm việc của mỗi cá nhân.

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

Hotline: 083 483 8888

Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA