Cách xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp chuyên nghiệp, chi tiết

Mỗi doanh nghiệp có một bản sắc văn hóa riêng dựa trên giá trị và chuẩn mực của mình. Và mỗi thành viên có trách nhiệm chấp hành, lan tỏa văn hóa ứng xử giúp công ty càng ngày càng thành công hơn. Trong quá trình hình thành nên văn hóa của mỗi tổ chức, các nhà lãnh đạo sẽ phải xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp. Vì vậy, trong bài viết này hãy cùng nhau tìm hiểu cách xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp.

I. Tìm hiểu chung về Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp

1. Bộ quy tắc ứng xử là gì?

Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp (Codes of Conduct) là tài liệu được xây dựng nhằm triển khai văn hóa từ đó lập nên một danh sách các quy tắc, nguyên tắc, giá trị để đưa ra những chuẩn mực đạo đức trong ứng xử và là lối dẫn đường cho toàn bộ công nhân viên trong một doanh nghiệp khi thực thi công tác chuyên môn và công tác hằng ngày. 

Không chỉ vậy, bộ quy tắc ứng xử còn góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp, tạo thương hiệu và nâng cao uy tín của công ty. 

2. Vì sao cần có Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp?

Quy tắc ứng xử không chỉ đóng vai trò là tập hợp các hướng dẫn nội bộ để nhân viên tuân theo mà còn là một tuyên bố với bên ngoài về các giá trị của tổ chức:

• Định hướng văn hóa nội bộ:  Không chỉ đưa ra các tiêu chuẩn nó còn cung cấp các quy định từ đó giúp giảm nguy cơ xảy ra vấn đề, giúp giải quyết công việc dễ dàng hơn.
• Nâng cao tinh thần nhân viên: Những nhân viên được đối xử công bằng và tôn trọng sẽ có xu hướng hài lòng với công việc. Không chỉ vậy, bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp còn đặt ra những tiêu chuẩn và thể hiện sự kỳ vọng của nhân viên đối với doanh nghiệp.
• Minh họa giá trị công ty: Một người có thể tìm hiểu về công ty vì nhiều lý do khác nhau: đạo đức, giá trị, mô hình làm việc, sứ mệnh, tầm nhìn,… Vì vậy, hiểu thêm về các yếu tố này giúp cải thiện môi trường làm việc đồng thời thúc đẩy giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. 

Sau khi đã hiểu về tầm quan trọng của bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp, ở phần tiếp theo chúng ta hãy cùng khám phá xem các yếu tố hình thành nên quy tắc ứng xử của doanh nghiệp.

II. 6 bộ quy tắc ứng xử phổ biến trong doanh nghiệp

1. Bộ quy tắc ứng xử với tổ chức

Bộ quy tắc văn hóa ứng xử trong trong doanh nghiệp là tất cả những hoạt động, cách thức thực hiện, vận hành một tổ chức. Bộ quy tắc này thường bao gồm các quy định về:

• Văn hóa nói chuyện, trao đổi
• Quy định về trang phục
• Nghi thức hội họp
• Cách giới thiệu, tự giới thiệu
• Cách sử dụng danh thiếp cá nhân như nào?
• Chính sách về lương thưởng, phạt đối với người lao động

Đọc thêm: Xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ với 6 bước đơn giản

2. Bộ quy tắc ứng xử trong công việc

Đối với công việc, các yếu tố được đưa vào thương liên quan tới trách nhiệm, kỷ luật:

• Quy định về bảo mật thông tin 
• Cách sử dụng và bảo quản tài sản công
• Quy định về sao chép, đạo nhái chất xám
• Ứng xử khi đi công tác
• Quy định trong điều hành, thực hiện và bảo mật công việc

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm về một số kỹ năng quản lý công việc để nhanh chóng, hiệu quả.

3. Bộ quy tắc ứng xử giữa đồng nghiệp

Giao tiếp, ứng xử giữa con người luôn là yếu tố căn bản tạo ra mọi xung đột trong tổ chức. Vì vậy, bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp giữa đồng nghiệp với nhau bao gồm:

• Cư xử đúng mực, biết lắng nghe, đóng góp ý kiến để cùng nhau phát triển
• Làm việc dựa trên tinh thần lịch sự, thoải mái
• Tin tưởng, tôn trọng, chân thành hợp tác, gắn bó

4. Bộ quy tắc ứng xử với lãnh đạo

Lãnh đạo là người đứng đầu, tạo môi trường làm việc thuận lợi cho tổ chức phát triển. Vì vậy, ứng xử với lãnh đạo sao cho đúng mực cũng là điều cần chú ý.

• Phải có thái độ lịch sự, nghiêm túc khi giao tiếp với lãnh đạo
• Hoàn thành nhiệm vụ được giao đúng hạn
• Đóng góp ý kiến trực tiếp, thẳng thắn
• Tôn trọng, có trách nhiệm bảo vệ uy tín và danh dự của doanh nghiệp

5. Bộ quy tắc ứng xử với khách hàng

Trong thời kì hiện nay, chăm sóc khách hàng là một trong những yếu tố quan trọng trong việc giữ chân khách hàng. Vì vậy, khi xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp phải chú ý tới các yếu tố:

• Bán dịch vụ hoàn hảo: Một dịch vụ hoàn hảo là một gói dịch vụ từ lúc bắt đầu tới khi kết thúc có thể tạo sự thoải mái cho khách hàng
• Chăm sóc khách hàng là hoạt động then chốt: Sự xuất hiện của hàng loạt đối thủ cạnh tranh  khiến cho các doanh nghiệp chú ý hơn tới hoạt động chăm sóc khách hàng. Theo như nghiên cứu, nếu hài lòng với một dịch vụ nào đó, một khách hàng sẽ chia sẻ nó với 10 người khác và đây chính là hoạt động quảng cáo tốn ít chi phí nhất cho doanh nghiệp bạn.
• Thấu hiểu tâm lý khách hàng: Hãy hiểu rõ khách hàng đang muốn gì và đang cân nhắc về vấn đề gì từ đó giúp bạn có thể chốt đơn nhanh hơn, tạo sự hài lòng cao hơn khi sử dụng dịch vụ.

6. Bộ quy tắc đối với chính phủ, nền kinh tế, quốc gia

Xét về mặt bằng chung, bộ quy tắc ở khía cạnh này thường bao gồm:

• Trách nhiệm đối với xã hội
• Quy tắc ứng xử đối với nền kinh tế quốc gia nói chung

Tùy thuộc vào ngành nghề doanh nghiệp hoạt động mà các mục trong bộ quy tắc này có thể gồm: 

• Quy tắc ứng xử đối với các ban ngành cụ thể
• Quy tắc ứng xử với cán bộ thuộc các bộ ban ngành nêu trên

Đọc thêm chiến lược: Xây dựng văn hóa doanh nghiệp trong thời kỳ chuyển đổi số

III. Các nguyên tắc cơ bản khi xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong công ty

1. Đảm bảo chứa đầy đủ những nội dung cơ bản

Thông thường, văn hóa ứng xử trong công ty sẽ bao gồm các điều mục sau:

• Một: Căn cứ vào sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi của doanh nghiệp

Qua các yếu tố kể trên giúp doanh nghiệp có thể xác định được lý do tồn tại, mục tiêu tương lai mà doanh nghiệp hướng tới.

• Hai: Phạm vi khuôn khổ pháp lý và tiêu chuẩn ngành mà doanh nghiệp cần tuân thủ.

Nội dung được đề cập tới trong văn hóa ứng xử của doanh nghiệp thường là: Tiêu chuẩn đạo đức nghề nghiệp, chuẩn mực kinh doanh; Các quy định về phòng chống tham nhũng.

• Ba: Các nguyên tắc ứng xử nền tảng của doanh nghiệp

Tùy thuộc vào mục tiêu, định hướng và yếu tố văn hóa của doanh nghiệp mà nhà lãnh đạo có thể đưa ra một số nguyên tắc cơ bản nhưng rất quan trọng với tổ chức.

Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cũng có thể đưa mục tiêu phát triển giá trị cốt lõi vào mục này. Một số giá trị cốt lõi phổ biến như: liên minh hợp tác, trách nhiệm xã hội,…

• Bốn: Các hành vi nên làm và không nên làm

Ở phần này thường đưa ra các quy tắc ứng xử cụ thể với từng đối tượng. Để tránh bị lặp lại thì mục này sẽ nêu lên những nguyên tắc cụ thể, trọng tâm hướng đến từng đối tượng.

• Năm: Các chương trình hành động

Những chương trình mà tổ chức định kỳ tiến hành để đảm bảo việc thực hiện bộ quy tắc ứng xử của cán bộ nhân viên. Một số hoạt động phổ biến: Tập huấn, Hoạt động truyền thông nội bộ,… 

• Sáu: Phát hiện và xử lý hành vi vi phạm

Doanh nghiệp cần thực hiện chức năng giám sát để đảm bảo rằng bộ quy tắc ứng xử được thực hiện đối với mọi cấp nhân viên. 

Tùy vào quy mô doanh nghiệp mà sẽ có quyết định thành lập phòng ban giám sát hay không. Thông thường ở những doanh nghiệp có quy mô tầm trung hoặc to sẽ có ban giám sát được lập ra để đảm bảo người lao động thực hiện đúng các quy tắc.

Mỗi một doanh nghiệp sẽ có những sứ mệnh, tầm nhìn, cách thức hoạt động và mục tiêu giá trị riêng biệt cho nên tất cả các thông tin chỉ mang yếu tố tham khảo để bạn có thể tự xác định yếu tố và xây dựng bộ quy tắc ứng sử trong doanh nghiệp riêng cho mình.

2. Đảm bảo tính dễ hiểu

Là một văn bản mang tính chất phổ cập cho toàn bộ người lao động trong tổ chức nên Bộ quy tắc ứng xử bắt buộc mang yếu tố đơn giản, dễ đọc hiểu. Để làm được điều đó, bạn có thể dựa trên một số nguyên tắc sau khi viết:

• Hướng tới giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.
• Ngôn từ sử dụng phải đơn giản, dễ hiểu, tránh dài dòng.
• Lối hành văn mạch lạc, tích cực vì đây là một tuyên bố.

3. Đảm bảo tính chặt chẽ

Không chỉ tạo ra sự chuẩn mực về hành vi cho nhân viên mà quy tắc ứng xử còn giúp doanh nghiệp cải thiện hình ảnh, nâng cao vị thế của mình trong mắt người tiêu dùng. Vì vậy cho nên bộ quy tắc ứng xử của mỗi doanh nghiệp phải đảm bảo tính chặt chẽ.

4. Quy tắc dựa trên sứ mệnh và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp

Để có thể dựng lên khung quy tắc thì cần phải tìm hiểu kĩ sứ mệnh và giá trị cốt lõi của tổ chức để có thể phân tích ra các yếu tố:

Sứ mệnh: Khi phân tích sứ mệnh của một doanh nghiệp, thông thường sẽ giúp trả lời cho một số câu hỏi:

• Mục tiêu mà doanh nghiệp hướng tới?
• Điểm khác biệt của bạn so với đối thủ cạnh tranh?
• Ứng xử với khách hàng, đối tác như thế nào?

Giá trị cốt lõi: Được xây dựng nhằm đảm bảo mục tiêu phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Khi phân tích mục này, ta cần chú ý tới các yếu tố:

• Nghĩa vụ của các cá nhân về việc đáp ứng mong ước của khách hàng về sản phẩm.
• Quyền và nghĩa vụ của công dân: Đảm bảo sự tuân thủ pháp luật và nghĩa vụ đối với môi trường, xã hội của mỗi cá nhân.
• Sự công bằng, chính trực: Được thể hiện trong mọi khâu vận hành, áp dụng cả với các bên liên quan.
• 5 cấp độ lãnh đạo để đạt được thành công trong quản trị doanh nghiệp.

IV. 5 Bước xây dựng bộ quy tắc ứng xử chi tiết trong doanh nghiệp

1. Xác định đối tượng tham gia vào việc tạo ra quy tắc ứng xử

Thông thường, bộ quy tắc được xây dựng dưới sự tham gia của ban giám đốc, nhân viên lâu năm và các bên liên quan. 

Để xây dựng được cần có sự hiểu biết cụ thể, rõ ràng về văn hóa và sản phẩm cũng như môi trường làm việc của doanh nghiệp. Đa số các quy tắc ứng xử thường được lập ra bởi cán bộ cao cấp sau đó các nhân viên lâu năm sẽ tiến hành xem xét, đánh giá.

2. Xem xét bất kỳ vấn đề đạo đức nào đã xảy ra trong quá khứ

Trước khi tạo nên một bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp, tổ chức hãy nhìn lại quá khứ để xem xét những vấn đề mà công ty đã gặp phải. Sau đó, liệt kê ra thành một danh sách và tạo ra các quy định để giảm thiểu tối đa các vấn đề có thể lặp lại trong tương lai. 

3. Phác họa các định hướng

Việc tạo dàn ý về các quy tắc ứng xử dựa trên thực tiễn hoặc có thể tham khảo các quy tắc của đối thủ cạnh tranh và xác định các thành phần bao gồm trong quy tắc ứng xử của mình.

Các thành phần bao gồm: 

• Môi trường làm việc
• Xung đột, chồng chéo lợi ích
• Tài sản công
• Văn hóa công ty
• Bắt nạt và quấy rối trong môi trường doanh nghiệp
• Chuyên cần, số ngày công tối thiểu của người lao động
• Quy định về trang phục 

4. Thảo luận về dự thảo với các bên liên quan

Sau khi đã có bản thảo, các cá nhân phụ trách xây dựng cấu trúc của bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp sẽ thống nhất, xin ý kiến của lãnh đạo doanh nghiệp để từ đó có thể lên kế hoạch chỉnh sửa cho phù hợp.

5. Thực hiện bộ quy tắc ứng xử chuẩn nhất

Sau khi đã có bản thảo cuối cùng về bộ quy tắc ứng xử, các doanh nghiệp sẽ tiến hành giao trách nhiệm cho cá nhân có khả năng và thẩm quyền; giải quyết khiếu nại; điều tra vi phạm và đưa ra biện pháp kỷ luật cụ thể nếu người lao động không thực hiện đúng như những gì bộ quy tắc yêu cầu. 

Để có thể áp dụng vào thực tiễn là một quá trình cần nhiều thời gian và phải có kỹ năng quản lý công việc hiệu quả để hoàn thành một bộ quy tắc hoàn chỉnh. Ở phần tiếp theo ta hãy cùng nhau tìm hiểu bộ quy tắc ứng xử của một số doanh nghiệp lớn.

V- Ví dụ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp của các tập đoàn lớn

1. PepsiCo

Bộ quy tắc ứng xử của PepsiCo bao gồm các hướng dẫn giúp tập đoàn phát triển để hướng tới mục tiêu chiến lược. Ở đây, họ có The PepsiCo Way ( Đường lối của PepsiCo) được xây dựng dựa trên sự chính trực – chính trực ở tất cả mọi hoạt động và nó được coi là một trong những tài sản giá trị nhất của doanh nghiệp. 

 

Là một tập đoàn toàn cầu nên PepsiCo đảm bảo rằng ngôn từ sử dụng phải dễ hiểu và bày tỏ kỳ vọng của doanh nghiệp đối với nhân viên một cách rõ ràng.

Khi tham khảo bộ quy tắc ứng xử này, ta có thể thấy có rất nhiều hình ảnh minh hoạ, ví dụ trực quan để thu hút người đọc. Hình ảnh các sản phẩm của công ty được chèn vào linh hoạt vừa để quảng bá thương hiệu, vừa tránh hành vi sao chép.

Ban lãnh đạo cũng khuyến khích nhân viên báo cáo hành vi hối lộ, bạo lực lên đường dây nóng bởi nó không chỉ làm ảnh hưởng tới nội bộ mà còn ảnh hưởng tới hình ảnh của thương hiệu.

2. Sony

Trong bộ quy tắc ứng xử của thương hiệu Sony, tham nhũng và hối lộ được nhắc tới khá nhiều, không chỉ vậy, các vấn đề còn được nhắc tới như: tính bảo mật thông tin, hồ sơ kinh doanh, quyền con người, bảo vệ môi trường,..

Mở đầu bộ quy tắc là thông điệp từ ban lãnh đạo của doanh nghiệp qua đó thể hiện niềm tin đối với các quy tắc, khuyến khích nhân viên thực hiện theo những nội dung đã quy định.

Ở phần cuối, Sony khuyến khích nhân viên báo cáo khi có các thắc mắc cần giải đáp bởi nó có thể là những vấn đề tiềm năng có thể xảy ra. Cho nên thay vì giải quyết, tập đoàn này đã lựa chọn phương pháp ngăn chặn không cho nó xảy ra.