Cách viết mail xin nghỉ phép chuyên nghiệp nhất

Thay vì soạn thảo văn bản bằng tay hay gọi điện, nhắn tin cho cấp trên thì việc viết mail xin nghỉ phép vừa thể hiện được tính chuyên nghiệp mà lại bao quát hết được cả mọi vấn đề. Bài viết dưới đây của 1Office sẽ hướng dẫn bạn cách viết email xin nghỉ phép hiệu quả nhất.

I. Những lưu ý khi viết email xin nghỉ phép

Việc viết email là rất dễ dàng, tuy nhiên để viết một email xin nghỉ phép đạt tiêu chuẩn bạn cần phải lưu ý với một số thông tin dưới đây:

1. Nghỉ phép theo đúng quy định của công ty

Ở bất kỳ một công ty hay doanh nghiệp nào cũng đều sẽ có quy định và cơ chế về thời gian nghỉ phép riêng. Vì vậy mỗi cá nhân, nhân viên, hay cả thực tập sinh cũng phải tuân thủ theo quy định của lãnh đạo đề ra. Trong trường hợp những sự cố bất ngờ, bạn nên áp dụng cơ chế nơi làm việc để đưa ra những phương án xin nghỉ hợp lý nhé!

2. Thông tin trong email đầy đủ 

Trong một email xin nghỉ phép sẽ cần đảm bảo yếu tố ngắn gọn, súc tích. Nhưng cũng phải có đầy đủ những thông tin cần thiết như sau:

• Lý do xin nghỉ: Cần thể hiện rõ ràng, đầy đủ nhưng không nên đi sâu và quá chi tiết. Ví dụ: Ốm đi viện vì bệnh gì? Ảnh hưởng của bệnh tới việc đi làm là gì?
• Thời gian nghỉ: Nếu xin nghỉ vì một công việc đột xuất nào đó, bạn nên ghi rõ chính xác số lượng để có thể đảm bảo được hiệu suất làm việc cho công ty. Ngoài ra, việc xác định chính xác thời gian nghỉ còn làm tăng độ uy tín cho bản thân bạn với cấp trên.  Nếu bị bệnh quá nặng, bạn cần hỏi bác sĩ bác sĩ để xác định khoảng ngày rồi báo lại với sếp.
• Địa chỉ liên hệ: Trước khi gửi mail, bạn nên xác nhận lại với sếp của mình rằng có thể trả lời bằng email không. Đồng thời đính kèm số điện thoại để họ có thể liên hệ với bạn trong trường hợp khẩn cấp. Còn nếu như bạn bị bệnh quá nặng hãy nói thật với sếp rằng không thể trả lời các email và trong suốt thời gian vắng mặt không thể liên lạc được.
• Trường hợp: Ngoài ra, bạn cũng cần xác nhận rằng mình có thể làm việc trong thời gian xin nghỉ phép không. Bởi sẽ có một số trường hợp bệnh không quá nặng nhưng có thể lây nhiễm cho người khác.
• Người thay thế: Bên cạnh đó, chúng ta cũng nên tìm người thay thế hoặc đảm nhiệm công việc của mình khi vắng mặt, để có thể đảm bảo được tiến độ của công ty. 
• Lời chào: Một email nghỉ phép nên có lời chào và cảm ơn, hơn nữa  cần phải viết theo lối mạch lạc và chuyên nghiệp đặc biệt là không quá dài dòng. 

3. Gửi email xin phép nhanh chóng

Bạn nghỉ vào ngày hôm trước nhưng hôm sau mới viết đơn hay viết đơn muộn sau vài hôm nghỉ, việc làm như vậy là không chu đáo và thiếu tôn trọng cấp trên. Khi đảm bảo các thông tin trong email đã đầy đủ bạn nên gửi cho  của mình càng sớm càng tốt, để họ có các kế hoạch dự phòng trong công việc.

II. Tầm quan trọng của mail xin nghỉ phép

Trên thực tế vẫn có một số công ty không áp dụng email trong quản lý vận hành, tuy nhiên phần lớn email được sử dụng rất rộng rãi và là phương tiện bắt buộc tại một số doanh nghiệp.

Cuộc sống của chúng ta luôn phát sinh nhiều vấn đề dẫn đến ảnh hưởng tới công việc. Lúc này việc viết email xin nghỉ phép là một điều rất quan trọng.  Đó sẽ là cách mà chúng ta có thể thông báo cho cấp trên và đồng nghiệp của mình về lý do và thời gian nghỉ làm của mình. Trên hình thức đó, cấp lãnh đạo sẽ xem xét và ra quyết định việc có chấp thuận cho bạn nghỉ phép hay không. Khi nắm rõ được thông tin nghỉ phép của bạn, công ty có thể dễ dàng trong việc quản lý nhân sự, đồng thời có những sắp xếp nhân sự mới hoặc người thay thế nhằm tránh việc nghỉ phép của bạn ảnh hưởng đến hiệu quả và tiến độ công việc.

III. Mẫu mail xin nghỉ phép 

Nếu bạn là người chưa viết email xin nghỉ phép bao giờ hay không biết cách viết email. tTì bên dưới đây 1Office xin gửi tới bạn mẫu đơn xin nghỉ phép đạt chuẩn và thông dụng nhất: 

1. Mẫu đơn xin nghỉ phép thông dụng

Tiêu đề:  Đơn xin nghỉ phép ………………………………………………………………………………………………………..

Kính gửi:    – Ban Giám Đốc Công Ty ………………………………………………………………………………………….………….. – Trưởng phòng Hành Chính – Nhân Sự: ……………………………………………………………………….……… – Trưởng bộ phận ………………………………………………………………………………………………………………… Tôi tên là: ………………………………………………………………………………………………………………..…………….     Chức vụ: ………………………………………………………………………………………………………………………………. Phòng ban: ……………………………………………………………………………………………………………………………  Số điện thoại liên lạc: ……………………………………………………………………………………………………………. Tôi làm đơn này xin phép Ban Giám Đốc và phòng Hành Chính – Nhân Sự cho tôi được nghỉ phép đi…. từ ngày…. đến ngày…. Tôi xin cam kết trở về đúng thời hạn xin nghỉ phép, nếu không, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm. Kính mong Ban lãnh đạo công ty và phòng Hành chính – Nhân sự giải quyết cho tôi theo nguyện vọng trên. Xin trân trọng cảm ơn!

Tên & Chữ ký (Thông tin người làm đơn)

2. Mẫu email xin nghỉ  bằng Tiếng Anh

Dù là email bằng Tiếng Việt hay Tiếng anh thì đều phải tuân thủ theo những quy tắc bắt buộc:  

• Tiêu đề mail: Dựa vào hoàn cảnh nghỉ phép, nên viết một tiêu đề email hợp với lý do xin nghỉ phép của mình. Hoặc đơn giản hơn có thể đặt tiêu đề email là: Requesting leave of absence (Yêu cầu nghỉ phép) – [Tên của bạn]
• Lời chào: Đây là điều không thể thiếu trong mỗi email kể cả không phải email xin nghỉ phép. Dù là bạn bè, có quan hệ tốt với sếp thì phải cần phải có lời chào đúng cách trong một email chính thức. Mở đầu bằng: Dear sir , Dear Ms/Mr [Tên sếp] hay điều gì đó tương tự.
• Đoạn mở đầu: Bạn nên viết rõ yêu cầu xin nghỉ cũng như thời gian bạn xin nghỉ (ngày bắt đầu và kết thúc) tại phần mở đầu của email.
• Nội dung:  Quan trọng nhất là lý do vì sao bạn viết đơn xin nghỉ phép, bạn cần giải thích rõ lý do ấy là gì và ảnh hưởng của vấn đề đó tới công việc của bạn như thế nào.
• Đoạn cuối cùng: Giải thích và đảm bảo các công việc, đầu mục được hoàn thành khi bạn vắng mặt và cách lên kế hoạch cho người khác tiếp nhận công việc của mình (tùy từng trường hợp)
• Kết luận:  Không thể bỏ sót lời cảm ơn khi kết thúc một email, bạn nên đưa ra lời cảm ơn tới công ty và sếp của mình để họ có thể sớm duyệt đơn và phản hồi.

Gợi ý mẫu email xin nghỉ để chữa bệnh bằng Tiếng Anh:

Dear Mr. Thang: I would like to request a leave of absence for medical reasons. I will be having hernia surgery on ………………………….. and expect to return to work approximately ………………. weeks later. I can provide written documentation from the surgeon, if necessary. Thank you very much for your consideration. Sincerely,                                                                                                                                       Signature

IV. 12 cách viết email chuyên nghiệp hơn

1. Đặt tiêu đề rõ ràng, dễ hiểu

Dù là email thường hay là email nghỉ phép thì bạn cũng nên đặt tiêu đề một cách rõ ràng, ngắn gọn nhưng lại dễ hiểu nhất. Vì tiêu đề email là cái mà người nhận nhìn thấy đầu tiên, đấy cũng là lý do khiến họ có hành động mở mail hay không. Ví dụ với trường hợp gửi email xin việc, ứng viên cần đọc kỹ thông tin tuyển dụng và chú ý yêu cầu ghi tiêu đề theo cú pháp cụ thể nếu có. Nếu không yêu cầu thì bạn hãy trình bày tiêu đề đầy đủ 3 yếu tố: Họ tên _Vị trí ứng tuyển_Ngày tháng.

2. Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp

Để thể hiện tính chuyên nghiệp của mình, bạn nên hạn chế sử dụng email cá nhân mang tính biệt danh như: duyen_xinh@, beTuan_dep_trai@, hotboy_Hung@, … Mà hãy sử dụng tên email và đuôi có tên một cơ quan hay tổ chức nào đó ví dụ như duyenlt@1office.com. Còn nếu bạn làm việc độc lập (freelancer) thì hãy có một cái tên email cho riêng mình nhưng cũng cần liên quan đến công việc.

3. Cân nhắc khi quyết định trả lời tất cả

Ở một số trường hợp, bạn sẽ nhận được mail gửi cho rất nhiều người cùng một lúc. Khi trả lời email đó, bạn nên thận trọng và lưu ý nút “reply all” (trả lời tất cả) bởi sẽ có những người họ không có nhu cầu nhận mail đó, làm như vậy sẽ tạo cảm giác bị làm phiền cho họ. Tuỳ vào trường hợp, nếu bạn là người truyền đạt thông tin thì việc trả lời tất cả là điều tất yếu giúp bạn tối ưu được quá trình gửi mail thay vì gửi cho từng người.

4. Chữ ký email

Đối với một email có chữ ký cụ thể sẽ giúp người nhận có thể dễ dàng nhận thấy và lưu lại thông tin để thuận tiện liên lạc với bạn khi cần thiết. Bên cạnh đó còn giúp họ có thể định vị bạn dễ hơn biết được “bạn là ai?” và “bạn làm ở công ty nào?”. Bạn có thể tự tuỳ biến cho chữ ký của mình với màu sắc, kích khác nhau hoặc có thể thêm hình ảnh cho người nhận dễ định dạng.

5. Tránh lời chào quá thân mật

Email là một phương tiện liên lạc thể hiện sự nghiêm túc và chuyên nghiệp trong công việc. Nên việc sử dụng các từ ngữ quá thân mật trong một email là điều tối kị kể cả là bạn bè hay anh chị em thân thiết. Đối với trường hợp gửi mail cho một đơn vị, tổ chức nào đó chúng ta nên sử dụng kính ngữ dù đối phương là người ít tuổi hay lớn tuổi để thể hiện sự tôn trọng.

6. Tránh dùng dấu chấm than, thán từ và các ký tự đặc biệt

Việc sử dụng dấu chấm than hay thán từ trong một email sẽ mất đi tính riêng biệt khiến cho thư gửi đi quá cảm xúc và giống như một bài văn. Ngoài ra, việc sử dụng thán từ trong email cũng khiến người đọc dễ hiểu sai ý nghĩa của bạn. Và sử dụng các ký tự đặc biệt trong email là một điều tối kỵ. Việc làm này sẽ khiến email của bạn giống như một bài quảng cáo và rất dễ dính spam và không truyền tải được đến người nhận.

7. Hài hước đúng chỗ

Chúng ta không thể biểu hiện cảm xúc vào những câu văn trong email. Việc sử dụng những từ ngữ mang tính hài hước và cợt nhả sẽ rất dễ gây hiểu nhầm và thể hiện sự thiếu tôn trọng đối với người nhận mail. Vì không phải ai cũng có tinh thần vui vẻ khi nhận email trừ khi bạn quá hiểu về đối phương.

8. Chú ý đến văn hoá

Tuỳ vào mỗi công ty, mỗi doanh nghiệp và các nước trên thế giới sẽ có những phong cách và văn hoá viết email khác nhau. Ngữ cảnh là một điều rất quan trọng nếu như bạn muốn hợp tác với một bên nào đó. Bạn cần thêm đầy đủ và chi tiết thông tin của mình vào email và thêm những lời chào hỏi giao tiếp qua lại. Còn đối với các nước không cần ngữ cảnh thì bạn nên đi thẳng trực tiếp vào vấn đề.

9. Xem lại email trước khi gửi

Một lỗi cơ bản mà người dùng khi viết email đó là không đọc lại trước khi gửi. Vậy nên rất dễ xảy ra các tình trạng như thiếu nội dung, sai chính tả, vấn đề như vậy sẽ khiến người nhận nghĩ bạn là con người cẩu thả và thiếu chuyên nghiệp. Quan trọng hơn là bạn không nên quá lạm dụng vào sửa lỗi chính tả trên máy tính mà thay vào đó hãy dành thời gian xem xét lại.

10. Chỉ nhập địa chỉ sau khi đã soạn xong email

Trường hợp chưa viết xong email mà đã gửi đi là tình trạng rất dễ gặp. Vì vậy, bạn nên thao tác chỉnh chu và nhập chính xác địa chỉ người nhận. Hơn nữa bạn cũng nên rèn luyện cho mình một thói quen xóa địa chỉ gửi đến khi đang trả lời một email và chỉ khi nào chắc chắn là email đã hoàn thiện thì mới thêm vào địa chỉ người nhận.

11. Lưu ý cách trình bày bố cục email

Một email hoàn hảo yêu cầu bố cục phải rõ ràng và đầy đủ thông tin. Bạn nên sắp xếp nội dung email của mình một cách hợp lý và theo thứ tự như: Tiêu đề email – Lời chào – Nội dung – Đoạn kết – Chữ ký (Thông tin người viết). Bên cạnh đó, những vấn đề chính bạn nên bôi đậm để người đọc dễ dàng nhận dạng và dễ tiếp cận được vấn đề hơn. Điều quan trọng nhất là không nên viết câu văn quá dài dòng và chỉ nên tập chung vào các “keyword” chính.

12. Viết email với tinh thần thoải mái

Khi viết và trả lời email bạn nên có một tâm lý thoải mái. Tránh trường hợp đang gặp bức bối hoặc cáu gắt về một vấn đề nào đó dẫn đến khi viết mail sẽ dễ hoà chung cảm xúc vào ngôn từ. Khiến câu văn không được hay và thiếu chuyên nghiệp. Không nên quá dận dữ khi viết bởi như vậy sẽ gây ra những hậu quả khó lường về sau.

Bên trên là một số lưu ý từ 1Office giúp bạn có một luồng kiến thức nho nhỏ để viết mail xin nghỉ phép. Nếu bạn là một chủ doanh nghiệp, để nhân viên của mình hạn chế không cần phải viết mail xin nghỉ phép và tự động hoá hơn. Chúng tôi xin gợi ý tới bạn Bộ tính năng HRM giúp doanh nghiệp của bạn hạn chế đơn từ bằng phương pháp thủ công.