Quy định về chi phí đào tạo nhân viên trong doanh nghiệp

Chi phí đào tạo nhân viên là một trong những yếu tố quan trọng đối với hoạt động đào tạo của các doanh nghiệp. Để đảm bảo trách nhiệm của nhà tuyển dụng đối với người lao động, doanh nghiệp cần phải nắm rõ các quy định liên quan đến thuế, các trường hợp phải bồi thường và mức hoàn trả đối với khoản chi phí đào tạo này. Bên cạnh đó, xây dựng kế hoạch đào tạo nhân viên và dự trù kinh phí cũng là những yếu tố không thể thiếu để tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp. Hãy cùng 1Office tìm hiểu chi tiết từng vấn đề trong bài viết dưới đây.

1. Chi phí đào tạo nhân viên là gì?

Căn cứ theo Quy định tại Khoản 3 Điều 62 Bộ luật Lao động 2021 quy định hợp đồng đào tạo giữa người sử dụng lao động, người lao động và chi phí đào tạo nghề được viết như sau:

“Hai bên phải ký kết hợp đồng đào tạo nghề trong trường hợp người lao động được đào tạo nâng cao trình độ, kỹ năng nghề, đào tạo lại ở trong nước hoặc nước ngoài từ kinh phí của người sử dụng lao động, kể cả kinh phí do đối tác tài trợ cho người sử dụng lao động.
[…]
Chi phí đào tạo bao gồm các khoản chi có chứng từ hợp lệ về chi phí trả cho người dạy, tài liệu học tập, trường, lớp, máy, thiết bị, vật liệu thực hành, các chi phí khác hỗ trợ cho người học và tiền lương, tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người học trong thời gian đi học. Trường hợp người lao động được gửi đi đào tạo ở nước ngoài thì chi phí đào tạo còn bao gồm chi phí đi lại, chi phí sinh hoạt trong thời gian đào tạo.”

2. Các quy định về chi phí đào tạo nhân viên trong doanh nghiệp

Để tối ưu hóa chi phí đào tạo nhân viên và tránh vi phạm các quy định thuế, các doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định pháp luật và thực hiện đầy đủ các thủ tục liên quan đến việc đào tạo nhân viên.

2.1 Chi phí đào tạo có được trừ khi tính thuế TNDN không?

Theo Quy định tại Thông tư 96/2015/TT-BTC hướng dẫn về thuế TNDN tại Nghị định số 12/2015/NĐ-CP, chi phí đào tạo nghề được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh và ĐƯỢC TRỪ để tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Tuy nhiên để được trừ thuế TNDN, chi phí đào tạo nhân viên phải đáp ứng các điều kiện sau:

1. Có hợp đồng hoặc bằng chứng thanh toán khác có giá trị pháp lý về việc chi trả chi phí đào tạo cho người lao động.
2. Chi phí đào tạo phải được ghi nhận đầy đủ, chính xác, đúng thời gian, đúng chủng loại, đúng số lượng và đúng giá trị.
3. Chi phí đào tạo phải phù hợp với quy định của pháp luật về đào tạo nghề, hướng dẫn công tác quản lý nhà nước về đào tạo nghề, chế độ lao động, bảo vệ môi trường và các quy định khác của pháp luật.
4. Chi phí đào tạo không được ghi nhận hai lần trong kế toán.
5. Chi phí đào tạo phải được chi trả cho các đơn vị có thẩm quyền đào tạo nghề, hoặc các tổ chức, cá nhân đăng ký kinh doanh đào tạo nghề theo quy định của pháp luật.

2.2 Chi phí đào tạo có được khấu trừ thuế GTGT không?

Theo Quy định tại khoản 2 điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC, để ĐƯỢC KHẤU TRỪ thuế GTGT đầu vào, chi phí đào tạo nhân viên cần đáp ứng các điều kiện được quy định trong Luật thuế GTGT: 

1. Có hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp hoặc chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng nhập khẩu hoặc chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng thay thế cho bên nước ngoài.
2. Hàng hóa, dịch vụ mua vào có giá từ 20 triệu đồng trở lên cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ trường hợp giá trị hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu từng lần có giá trị dưới 20 triệu đồng và mua hàng hóa, dịch vụ từng lần theo hóa đơn dưới 20 triệu đồng theo giá đã có thuế GTGT.
3. Trường hợp mua nhiều lần cùng ngày và có tổng giá trị từ 20 triệu đồng trở lên chỉ được khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ thanh toán qua ngân hàng.

2.3 Chi phí đào tạo có tính thuế TNCN không?

Theo quy định tại Điểm đ, Khoản 2, Điều 2, Thông tư 111/2013/TT-BTC, chi phí triển khai quy trình đào tạo nhân viên KHÔNG TÍNH vào thu nhập tính thuế thu nhập cá nhân của người lao động. 

“Các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền ngoài tiền lương, tiền công do người sử dụng lao động trả mà người nộp thuế được hưởng dưới mọi hình thức
[…]
Đối với khoản chi trả hộ tiền đào tạo nâng cao trình độ, tay nghề cho người lao động phù hợp với công việc chuyên môn, nghiệp vụ của người lao động hoặc theo kế hoạch của đơn vị sử dụng lao động thì không tính vào thu nhập của người lao động.”

Tuy nhiên, chi phí này có thể được khấu trừ thuế TNDN hoặc thuế GTGT tùy thuộc vào các điều kiện quy định tại các văn bản hướng dẫn thuế liên quan.

>> Xem thêm: Review chi tiết TOP 10 phần mềm quản lý đào tạo nhân viên hiệu quả nhất

3. Khi nào người lao động phải bồi thường chi phí đào tạo?

3.1 Trường hợp người lao động không phải bồi thường chi phí đào tạo nhân viên

Theo Điều 62, Luật lao động năm 2019, trong các trường hợp sau đây, người lao động không phải bồi thường chi phí đào tạo:

• Được sự đồng ý của người lao động việc đào tạo để phục vụ cho mục đích của bản thân.
• Do sự thay đổi vị trí công việc, chuyển đổi công việc trong cùng một đơn vị sử dụng lao động mà người lao động không đồng ý vì lí do sức khỏe hoặc sở thích cá nhân.
• Do sự phân chia, sáp nhập, giải thể, chuyển nhượng, sang nhượng đơn vị sử dụng lao động hoặc chuyển giao, tái cơ cấu, đổi thay đổi trạng thái sở hữu của tổ chức, cá nhân sử dụng lao động.
• Được đào tạo để đảm bảo an toàn, phòng chống cháy nổ, bảo vệ môi trường, bảo vệ sức khỏe cho người lao động trong quá trình làm việc.
• Được đào tạo theo chương trình, kế hoạch đào tạo của đơn vị sử dụng lao động nhưng người lao động không thể tiếp tục hoặc chuyển nhượng vị trí công việc tại đơn vị sử dụng lao động do sức khỏe hoặc sở thích cá nhân.

3.2 Trường hợp người lao động phải bồi thường chi phí đào tạo nhân viên

Theo Điều 36 của Luật lao động Việt Nam năm 2019, người lao động sẽ phải bồi thường chi phí đào tạo khi có một trong các trường hợp sau đây xảy ra:

• Người lao động thôi việc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động trước khi kết thúc thời gian thỏa thuận đã đào tạo xong.
• Người lao động thôi việc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động sau khi kết thúc thời gian thỏa thuận đã đào tạo xong nhưng chưa đủ thời gian gắn bó với đơn vị tuyển dụng.
• Người lao động chuyển sang làm việc cho đơn vị khác ngay sau khi kết thúc thời gian đào tạo.
• Người lao động bị đơn vị tuyển dụng sa thải do vi phạm nội quy lao động hoặc luật lao động trong thời gian đào tạo.

Cụ thể, khi người lao động phải bồi thường chi phí đào tạo, họ phải trả lại một phần hoặc toàn bộ chi phí đào tạo đã được đơn vị tuyển dụng chi trả cho họ. Tuy nhiên, khoản bồi thường này không được vượt quá số tiền chi trả cho người lao động trong thời gian làm việc tại đơn vị tuyển dụng trước đó.

3.3 Cách tính mức bồi thường chi phí đào tạo

Mức bồi thường chi phí đào tạo nhân sự được xác định bằng công thức sau: 

Trong đó: 

• S: chi phí bồi thường
• F: tổng chi phí do cơ quan, đơn vị cử cán bộ, công chức, viên chức đi học chi trả theo thực tế cho 01 người lao động để tham gia các khóa đào tạo 
• T1: Thời gian yêu cầu phải làm việc tại doanh nghiệp, tổ chức sau khi hoàn thành các khóa học, được tính bằng số tháng làm tròn
• T2: thời gian đã phục vụ sau đào tạo được tính bằng số tháng làm tròn.

4. Lập kế hoạch đào tạo nhân viên: Cách xác định và dự trù chi phí

Đào tạo nhân viên là một trong những cách hiệu quả để cải thiện năng suất và nâng cao kỹ năng của nhân viên trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, để thực hiện quá trình đào tạo này, quản lý cần phải có một kế hoạch chi phí đầy đủ để đảm bảo rằng ngân sách được sử dụng một cách hợp lý và mang lại hiệu quả cao nhất.

Bước 1. Xác định mục tiêu đào tạo: nâng cao kỹ năng chuyên môn, rèn luyện kỹ năng mềm, hoặc cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên.

Bước 2. Xác định số lượng nhân viên cần được đào tạo: dựa trên mục tiêu đào tạo đã xác định, quản lý cần đưa ra quyết định về số lượng nhân viên cần được đào tạo để đạt được mục tiêu đề ra.

Bước 3. Chọn phương pháp đào tạo: tùy thuộc vào mục tiêu và khả năng tài chính của doanh nghiệp, quản lý có thể lựa chọn các phương pháp đào tạo nội bộ, thuê ngoài đào tạo hoặc đào tạo trực tuyến.

Bước 4: Tìm kiếm giảng viên, các nhà cung cấp đào tạo: phụ thuộc vào phương pháp đào tạo ở trên để nhà quản lý lựa chọn giảng viên nội bộ trong công ty hay các công ty cung cấp dịch vụ đào tạo.

Bước 5. Xác định chi phí đi kèm khác: thiết bị, phần mềm, phí vận chuyển, chi phí ăn uống và chi phí chỗ ở (nếu cần thiết). Việc tính toán chi phí này sẽ giúp bạn dự trù ngân sách đào tạo chính xác hơn.

Bước 6. Lập kế hoạch ngân sách: dựa trên các thông tin đã thu thập được từ các bước trên, bạn có thể lập kế hoạch ngân sách cho quá trình đào tạo. Bạn nên tính toán tổng chi phí cần thiết và so sánh với ngân sách có sẵn để đưa ra quyết định phù hợp.

5. Tối ưu chi phí đào tạo nhân viên cho doanh nghiệp nhờ 1Office

Phần mềm quản lý đào tạo 1Office cung cấp tính năng đào tạo nội bộ cho doanh nghiệp nhằm nâng cao năng lực của nhân viên. Tính năng này cho phép doanh nghiệp tạo ra các khóa học trực tuyến để giảng dạy nhân viên về các kỹ năng và kiến thức cần thiết trong công việc của họ. Dưới đây là các tính năng chính của tính năng đào tạo nội bộ của phần mềm 1Office:

• Tạo và quản lý khóa học: 1Office cho phép doanh nghiệp tạo các khóa học trực tuyến với nội dung linh hoạt và đa dạng. Người quản lý có thể thêm các chương, bài học, bài kiểm tra cho từng khóa học. Ngoài ra, họ cũng có thể theo dõi tiến độ học tập của từng nhân viên và cập nhật nội dung khóa học theo nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp.
• Thử nghiệm đánh giá: Phần mềm 1Office cung cấp các công cụ đánh giá để đảm bảo rằng nhân viên đã hiểu và hoàn thành khóa học. Các bài kiểm tra có thể được thiết lập để tự động đánh giá và đưa ra kết quả ngay sau khi nhân viên hoàn thành.
• Tương tác và chia sẻ: Tính năng đào tạo nội bộ của phần mềm 1Office cung cấp chức năng tương tác giữa giảng viên và nhân viên đào tạo. Nhân viên có thể gửi câu hỏi và nhận phản hồi từ giáo viên hoặc đồng nghiệp. Họ cũng có thể chia sẻ kinh nghiệm và kiến thức với nhau thông qua các trang web xã hội trong phần mềm.
• Tích hợp với các công cụ khác: Phần mềm 1Office tích hợp với các công cụ khác của doanh nghiệp như email, lịch làm việc và tài liệu để giúp nhân viên có thể học tập và làm việc hiệu quả hơn.

Nhận DEMO phần mềm MIỄN PHÍ

Đào tạo và phát triển năng lực nhân sự luôn là hoạt động song hành với quá trình phát triển của doanh nghiệp. Trên đây là những thông tin chia sẻ về chi phí đào tạo nhân sự. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn có thể hoạch định hiệu quả hơn các chi phí khi thực hiện các chiến lược đào tạo nhân lực cho doanh nghiệp.

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube:  https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA