Cross functional là gì? Chiến lược xây dựng nhóm đa chức năng hiệu quả

Trong xu hướng làm việc hiện đại đề cao tính cộng tác, thuật ngữ cross functional ra đời đã tái định nghĩa cách thức các tổ chức sử dụng nguồn lực con người. Ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn mô hình hợp tác đa chức năng để tạo ra sự đổi mới và thúc đẩy hiệu suất làm việc ở nhân viên. Các nhóm đa chức năng giúp tổ chức phá bỏ cách thức làm việc truyền thống lỗi thời để dịch chuyển sang cách tiếp cận mới sáng tạo và đột phá hơn. Vậy Cross functional là gì? Xây dựng nhóm đa chức năng như thế nào để tối ưu hiệu quả? Cùng 1Office tìm hiểu trong bài viết sau.

1. Cross functional là gì? Tổng quan về cross functional team

1.1. Cross functional là gì?

Cross functional dịch nghĩa là chức năng chéo hoặc hợp tác chức năng. Đây là xu hướng làm việc cộng tác, trong đó một nhóm tập hợp các thành viên có kỹ năng và kiến thức chuyên môn ở những lĩnh vực khác nhau, cùng phối hợp thực hiện công việc để đạt được mục tiêu chung. 

Thông thường, một nhóm đa chức năng được thành lập để đảm nhiệm những dự án cụ thể hoặc các công việc đòi hỏi kiến thức chuyên môn ở nhiều ngành nghề, lĩnh vực khác nhau. Các thành viên trong nhóm có thể đến từ những bộ phận, phòng ban khác nhau như marketing, thiết kế, kinh doanh, phát triển sản phẩm,… Một vài trường hợp có thể có các thành viên đến từ bên ngoài tổ chức hoặc đại diện của các doanh nghiệp hợp tác với nhau.

1.2. Ví dụ về Cross functional team 

Một ví dụ phổ biến của hình thức cộng tác liên chức năng đó là thành lập một nhóm dự án chuyên trách dòng sản phẩm mới cho doanh nghiệp. Nhóm này sẽ bao gồm thành viên từ các bộ phận khác nhau, đảm nhận những vai trò cụ thể:

• Nghiên cứu thị trường: Thu thập dữ liệu người tiêu dùng và phân tích để làm rõ chân dung khách hàng và hành vi tiêu dùng của nhóm đối tượng mục tiêu mà sản phẩm hướng tới
• Phát triển sản phẩm: Dựa trên các thông tin về thị trường, tiến hành nghiên cứu và thiết kế sản phẩm
• Sản xuất: Làm việc với nhà cung ứng và nhà sản xuất để quản lý quy trình sản xuất sản phẩm, bao gồm: kiểm định chất lượng, kiểm soát số lượng sản phẩm, nguyên liệu đầu vào,…
• Tiếp thị: Lên kế hoạch tiếp thị để giới thiệu sản phẩm mới đến khách hàng

2. Vai trò của nhóm đa chức năng

Tạo nên sự đa dạng

Điểm mạnh lớn nhất của nhóm cộng tác liên chức năng là mang lại cách tiếp cận đa chiều cho cùng một vấn đề. Mỗi thành viên đến từ một lĩnh vực khác nhau sẽ có những góc nhìn, quan điểm khác nhau, từ đó tạo nên sự phong phú, đa dạng cho các ý tưởng, giúp tổ chức tránh khỏi sự nhàm chán và một màu. 

Ngoài ra, sự đa dạng của nhóm đa chức năng tạo cơ hội bình đẳng cho mọi thành viên trong tổ chức. Chỉ cần có đủ năng lực thì ai cũng có thể trở thành một phần của nhóm đa chức năng và có thể đóng góp vào những dự án đặc biệt.

Kích thích khả năng sáng tạo

Một đội nhóm đa chức năng có khả năng phá vỡ các lối mòn truyền thống và đưa ra những ý tưởng đột phá cho tổ chức. Nhờ sự đa dạng và màu sắc riêng biệt của mỗi cá nhân, các ý kiến quan điểm có thể bổ trợ cho nhau và được kết hợp để tạo nên giải pháp vượt trội và mang tính đổi mới. 

Trong thời đại bão hòa chất xám thì sự đổi mới chính là chìa khóa để doanh nghiệp bứt phá và vượt qua đối thủ. Bởi vậy ngày càng có nhiều tổ chức lựa chọn thành lập các nhóm liên chức năng để có thể tận dụng triệt để nguồn tài nguyên con người của mình.

Tăng cường sự cộng tác

Với các mô hình nhóm truyền thống, các phòng ban ít có sự liên kết với nhau hoặc sẽ phải trải qua các giai đoạn phức tạp để truyền đạt và tiếp nhận thông tin. Với nhóm đa chức năng, các thành viên có thể cộng tác trực tiếp và phối hợp những kỹ năng nghiệp vụ khác nhau để cùng giải quyết một vấn đề. Bởi vậy, cross functional team có khả năng phá vỡ các rào cản giao tiếp và thúc đẩy mối quan hệ hợp tác trong tổ chức, giúp nâng cao hiệu suất làm việc.

3. Chiến lược xây dựng nhóm đa chức năng tối ưu hiệu suất

Bước 1. Xác định các kỹ năng chuyên môn cần thiết

Bước đầu tiên của việc xây dựng một nhóm đa chức năng là xác định mục đích của nhóm mà bạn đang phát triển. Hãy quyết định xem nhóm cần tập trung vào một dự án cụ thể hay đảm nhiệm nhiều dự án khác nhau, nhóm này sẽ hoạt động cố định hay tạm thời. Khi đã làm rõ được mục đích của nhóm, nhiệm vụ tiếp theo là xác định các bộ kỹ năng chuyên môn cần thiết để phục vụ cho công việc, chẳng hạn như sáng tạo nội dung, dự toán ngân sách, quản lý quan hệ khách hàng,…

Bước 2. Chiêu mộ thành viên

Dựa trên bộ kỹ năng yêu cầu, tổ chức sẽ tiến hành tuyển chọn các thành viên có đủ năng lực vào nhóm. Cần lưu ý bên cạnh việc đáp ứng được kiến thức chuyên môn và kỹ năng cần thiết thì khả năng làm việc trong môi trường đa chức năng là tố chất cần thiết. Hãy cân nhắc những cá nhân có các đặc điểm sau:

• Hợp tác tốt với những người khác: Các nhóm liên chức năng chủ yếu hoạt động dựa trên cộng tác, vì vậy các thành viên trong nhóm cần phải có khả năng phối hợp chặt chẽ với nhau.
• Giao tiếp tốt: Giao tiếp hiệu quả giúp các thành viên trong nhóm trao đổi, thảo luận, cung cấp phản hồi và giải quyết vấn đề hiệu quả hơn. 
• Có bộ kỹ năng đa dạng: Những người có kỹ năng và hiểu biết ở nhiều lĩnh vực sẽ được ưu tiên bởi họ có khả năng hiểu được những gì các thành viên khác đang làm và có vốn kiến thức đủ rộng để trao đổi hiệu quả.

Bước 3. Bầu chọn trưởng nhóm

Mỗi nhóm đa chức năng đều cần một thủ lĩnh có đủ năng lực và tầm ảnh hưởng để lãnh đạo một đội nhóm đa dạng. Đây phải là người hiểu rõ vai trò của từng chuyên môn nghiệp vụ quyết định đến sự thành công của dự án. Trưởng nhóm đa chức năng sẽ đảm nhận các nhiệm vụ sau:

• Xây dựng lộ trình làm việc cho nhóm
• Lập kế hoạch công việc và phân bổ cho từng thành viên
• Theo dõi và đảm bảo hiệu suất làm việc của nhóm
• Xử lý xung đột và các vấn đề phát sinh trong nhóm
• Báo cáo tình hình thực hiện công việc cho quản lý cấp cao

Bước 4. Thiết lập nguyên tắc chung

Bộ nguyên tắc ứng xử chung quyết định cách thức các thành viên làm việc và hợp tác với nhau. Những nguyên tắc này sẽ quy định rõ vai trò và trách nhiệm của các thành viên trong nhóm nhằm tạo ra môi trường cộng tác lành mạnh, công bằng và hiệu quả. Các nguyên tắc đặt ra cần phải phù hợp với mục tiêu chung của nhóm và đảm bảo quyền lợi cho các thành viên.

Bên cạnh đó, khi xây dựng quy định nhóm cần lưu ý các quy tắc phải nhận được sự đồng thuận của tất cả các thành viên trong nhóm để hạn chế tối đa các xung đột, mâu thuẫn phát sinh trong tương lai. Ban quản lý và trưởng nhóm cũng có thể tham khảo ý kiến của các thành viên và cho phép họ đóng góp xây dựng quy tắc làm việc chung cho nhóm.

Bước 5. Xác định phương thức liên lạc

Bản chất của nhóm đa chức năng là tập hợp những thành viên đến từ các phòng ban khác nhau, không phải lúc nào họ cũng có cơ hội gặp mặt và làm việc trực tiếp. Bởi vậy phương thức liên lạc phục vụ cho công tác trao đổi, giao tiếp phải được xác lập rõ ràng ngay từ đầu để mọi người có thể cộng tác hiệu quả. 

Các đường dây liên lạc và môi trường làm việc chung của nhóm có thể bao gồm kho tài liệu trực tuyến, giao tiếp qua email và lên lịch cho các cuộc họp định kỳ trực tuyến.

Trong giai đoạn này, việc vạch ra phương thức giao tiếp hiệu quả trong nhóm cũng nên bao gồm các chiến lược quản lý xung đột. Ví dụ như trong trường hợp các thành viên không thống nhất được quan điểm thì sẽ lựa chọn phương án triển khai dựa trên biểu quyết số đông.

Xem thêm: Top 9 phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí tốt nhất

4. Quản lý nhóm đa chức năng hiệu quả, X2 năng suất với 1Office

Hiện nay, ngày càng nhiều nhà quản lý ứng dụng công nghệ vào quy trình quản trị đội nhóm nhằm tối ưu hiệu suất làm việc của các thành viên. Trong đó, 1Office là phần mềm quản lý công việc ưu việt nhất thị trường với những tính năng đa dạng hỗ trợ các nhóm đa chức năng làm việc hiệu quả như:

• Hỗ trợ lập kế hoạch công việc cụ thể và chi tiết, đặt ra KPI rõ ràng cho từng đầu việc
• Phân bổ nhiệm vụ đến từng thành viên cụ thể, công việc tự động cập nhật vào lịch biểu cá nhân
• Cảnh báo thông minh nhắc việc tự động, giảm thiểu tối đa tình trạng nhân viên quên việc, sót việc
• Theo dõi và giám sát tiến độ thực hiện công việc của nhân viên 24/7
• Báo cáo tổng hợp tự động giúp quản lý đánh giá chính xác hiệu suất làm việc của nhân viên

Qua bài viết trên 1Office mang đến cho các độc giả góc nhìn toàn diện về cross functional là gì cũng như chiến lược xây dựng cross functional team chuyên nghiệp, bài bản. Đồng thời giới thiệu giải pháp công nghệ giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán quản trị công việc hiệu quả, tối ưu năng suất. Để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm dùng thử phần mềm quản lý doanh nghiệp hàng đầu hiện nay, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA