Cách hạch toán thanh lý tài sản cố định [Cập nhật 2024]

Thanh lý tài sản cố định (TSCĐ) là một bước quan trọng mà nhiều doanh nghiệp cần thực hiện để thay thế những tài sản cũ không còn phù hợp. Vì vậy, bộ phận kế toán của doanh nghiệp cần phải hiểu rõ quy trình hạch toán thanh lý tài sản cố định để có thể ghi nhận đúng thông tin trong bản kế toán của doanh nghiệp. Trong bài viết sau, 1Office sẽ hướng dẫn bạn cách hạch toán thanh lý tài sản cố định chuẩn nhất cho doanh nghiệp.

Tài sản cố định là gì?

Tài sản cố định là những tài sản mà doanh nghiệp sở hữu và sử dụng trong quá trình kinh doanh cần có thời gian sử dụng từ 01 năm trở lên và có giá trị tối thiểu là 30 triệu đồng. Các loại tài sản cố định này bao gồm đất đai, nhà xưởng, máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, và các nguồn lực khác mà doanh nghiệp sử dụng để sản xuất hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. 

Việc ghi chính xác và đầy đủ thông tin về tài sản cố định mang ý nghĩa quan trọng trong việc xác định giá trị toàn bộ tài sản của doanh nghiệp, tính toán chi phí sản xuất và kinh doanh, cũng như trong quá trình lập báo cáo tài chính. Tài sản cố định thường được hạch toán và ghi nhận giá trị theo thời gian sử dụng thông qua quá trình ghi khấu hao. 

>>> Xem thêm: Tài sản cố định là gì? Phân loại & Điều kiện ghi nhận

Quy định pháp luật về thanh lý, nhượng bán tài sản cố định

Quy định về việc thanh lý tài sản cố định được nêu chi tiết tại Điểm 3.2 Khoản 2 Điều 35 của Thông tư 200/2014/TT-BTC và Điều 31 Khoản 1 của Thông tư 133/2016/TT-BTC. Theo đó, “Tài sản cố định (TSCĐ) thanh lý” đề cập đến những tài sản cố định bị hư hỏng, không thể sử dụng, hoặc kỹ thuật lạc hậu, không đáp ứng yêu cầu sản xuất và kinh doanh.

Khi nào doanh nghiệp được phép thanh lý tài sản cố định?

Doanh nghiệp có thể phát sinh nhu cầu thanh lý TSCĐ trong các trường hợp sau:

• TSCĐ đã bị hỏng nặng và không thể sử dụng được nữa.
• TSCĐ lạc hậu và không còn phù hợp, đáp ứng đủ nhu cầu của doanh nghiệp/tổ chức.
• Nhượng bán, giải thể hay sáp nhập doanh nghiệp.

Đối với TSCĐ đã khấu hao hết (đã thu hồi đủ vốn) nhưng vẫn đang sử dụng trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, không nên tiếp tục trích khấu hao. Trong trường hợp TSCĐ chưa tính đủ khấu hao (chưa thu hồi đủ vốn) mà đã hư hỏng và cần thanh lý, cần xác định nguyên nhân và trách nhiệm của tập thể, cá nhân để xử lý bồi thường. Nếu giá trị còn lại của TSCĐ chưa thu hồi không được bồi thường đầy đủ, thì cần phải bù đắp bằng số thu từ thanh lý và số tiền bồi thường quyết định bởi người quản lý hoặc ban lãnh đạo.

Nếu tổng thu và bồi thường không đủ để bù đắp giá trị còn lại của TSCĐ chưa thu hồi hoặc giá trị của TSCĐ bị mất, sự chênh lệch còn lại được coi là lỗ.

Lưu ý: Trong trường hợp TSCĐ không cần sử dụng, chờ thanh lý nhưng chưa hết khấu hao, doanh nghiệp/tổ chức phải thực hiện quản lý, theo dõi và bảo quản theo quy định của pháp luật.

Thủ tục thanh lý tài sản cố định

Khi có quyết định thanh lý tài sản cố định, doanh nghiệp cần thành lập Hội đồng thanh lý tài sản cố định. Hội đồng có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc thanh lý tài sản cố định theo đúng quy trình và lập “Biên bản thanh lý tài sản cố định” theo mẫu quy định.

Biên bản thanh lý tài sản cố định được lập thành 2 bản, một bản giao cho phòng kế toán để ghi sổ và lưu hồ sơ, một bản giao cho đơn vị sử dụng, quản lý tài sản cố định.

Quy trình thanh lý tài sản cố định

Bước 1: Bộ phận (hoặc phòng ban) có Tài sản cố định cần thanh lý dựa trên kết quả kiểm kê tài sản và quá trình theo dõi, sử dụng tài sản để lập đơn đề nghị thanh lý, sau đó trình lãnh đạo công ty phê duyệt. Đơn đề nghị cần chi tiết danh mục các loại tài sản cần thanh lý.

Bước 2: Đại diện của doanh nghiệp đưa ra quyết định thanh lý TSCĐ.

Bước 3: Thành lập Hội đồng thanh lý TSCĐ, bao gồm:

• Thủ trưởng đơn vị: Chủ tịch Hội đồng;
• Kế toán trưởng, kế toán tài sản;
• Trưởng (hoặc phó) bộ phận cơ sở vật chất, cán bộ phụ trách tài sản;
• Đại diện đơn vị quản lý trực tiếp tài sản thanh lý;
• Chuyên viên hiểu biết về đặc điểm kỹ thuật của tài sản thanh lý;
• Đại diện đoàn thể: Công đoàn, Thanh tra Nhân dân (nếu cần).

Bước 4: Hội đồng thanh lý TSCĐ trình người đứng đầu doanh nghiệp quyết định hình thức xử lý TSCĐ như bán, hủy tài sản, tùy thuộc vào đặc điểm và tình trạng của TSCĐ cần thanh lý.

Bước 5: Hội đồng thanh lý TSCĐ lập “Biên bản thanh lý tài sản cố định” sau khi hoàn thành quá trình thanh lý. Quá trình này đi kèm với bộ hồ sơ thanh lý TSCĐ, bao gồm:

• Biên bản họp Hội đồng thanh lý TSCĐ.
• Quyết định Thanh lý TSCĐ.
• Biên bản kiểm kê tài sản cố định.
• Biên bản đánh giá lại TSCĐ.
• Biên bản thanh lý TSCĐ.
• Hợp đồng kinh tế bán TSCĐ được thanh lý.
• Hóa đơn bán TSCĐ.
• Biên bản giao nhận TSCĐ.
• Biên bản hủy tài sản cố định.
• Thanh lý hợp đồng kinh tế bán TSCĐ.

Xem thêm: Tài sản cố định vô hình là gì? Cách xác định và Hạch toán TSCĐ

Cách hạch toán thanh lý, nhượng bán tài sản cố định theo từng trường hợp

Trường hợp 1: Thanh lý TSCĐ dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh

Khi thực hiện hạch toán thanh lý tài sản cố định trong quá trình sản xuất và kinh doanh, kế toán tuân theo các nguyên tắc sau:

• Đối với tài sản đã hoàn toàn khấu hao, kế toán giảm hết giá trị gốc (tài khoản 211) và lũy kế khấu hao (tài khoản 214) của tài sản đó.
• Thu nhập từ hoạt động thanh lý tài sản cố định được hạch toán vào tài khoản 711 – thu nhập khác.
• Các chi phí phát sinh trong quá trình thanh lý tài sản cố định được hạch toán vào tài khoản 811 – chi phí khác.
• Đối với tài sản chưa khấu hao hết, giá trị còn lại của tài sản được hạch toán vào tài khoản 811.

Lúc này, Kế toán ghi như sau:

Ghi nhận doanh thu

• Nợ TK 111, 112, 131 (Tổng số tiền thu về từ việc thanh lý tài sản cố định)
• Có TK 711 (Giá trị thanh lý tài sản cố định chưa bao gồm thuế GTGT)
• Có TK 3331 (Tiền thuế GTGT phải nộp.)

Nếu không tách được TK 3331 ngay thì TK 711 sẽ bao gồm cả tiền thuế và cần ghi giảm khi kê khai số thuế phải nộp.

Ghi nhận giảm TSCĐ

• Nợ TK 214 (giá trị đã hao mòn từ đầu kỳ khấu hao TSCĐ)
• Nợ TK 811 (giá trị còn lại chưa khấu hao hết – nếu có)
• Có TK 211 (nguyên giá TSCĐ)

Chi phí khác

• Các chi phí khác liên quan đến việc thanh lý TSCĐ được phản ánh vào Nợ TK 811.

Trường hợp 2: Thanh lý TSCĐ dùng cho nội bộ, dự án

Đối với các Tài sản cố định (TSCĐ) hình thành từ kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án cấp từ ngân sách nhà nước, nhận viện trợ, và tài trợ được sử dụng trong hoạt động sự nghiệp, kế toán sẽ áp dụng tài khoản 466 để ghi nhận các thu chi liên quan đến quá trình nhượng bán hoặc thanh lý TSCĐ đó.

Khi doanh nghiệp thực hiện quá trình thanh lý TSCĐ sử dụng trong nội bộ hoặc dự án, dựa vào Biên bản giao nhận TSCĐ, kế toán sẽ thực hiện ghi nhận như sau:

Ghi nhận giảm TSCĐ

• Nợ TK 214 (giá trị đã hao mòn từ đầu kỳ khấu hao TSCĐ).
• Nợ TK 466 (Giá trị còn lại chưa khấu hao hết – nếu có).
• Có TK 211 (Nguyên giá).

Phản ánh số tiền thu về từ thanh lý TSCĐ:

• Nợ các tài khoản 111, 112,…: Tổng giá trị thu về khi thanh lý TSCĐ.
• Có tài khoản 466 (theo Thông tư số 200): Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ.
• Có tài khoản 3331: Tiền thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước (nếu có).

Phản ánh số tiền chi phát sinh từ thanh lý TSCĐ:

• Nợ tài khoản 466 (theo Mã số 200): Tổng giá trị chi phát sinh khi thanh lý TSCĐ.
• Có các tài khoản 111, 112,…: Tổng giá trị chi phát sinh từ thanh lý TSCĐ.

Chi phí khác

Các chi phí khác liên quan ghi vào TK liên quan theo quy định.

Trường hợp 3: Thanh lý TSCĐ dùng cho hoạt động phúc lợi, văn hóa

Các khoản thu và chi liên quan đến quá trình thanh lý Tài sản cố định (TSCĐ) sử dụng cho hoạt động văn hóa và phúc lợi của người lao động sẽ được ghi vào tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi. Khi doanh nghiệp thực hiện quá trình thanh lý TSCĐ dành cho hoạt động văn hóa và phúc lợi, dựa trên Biên bản giao nhận TSCĐ, kế toán sẽ thực hiện ghi nhận như sau:

Ghi nhận doanh thu

• Nợ các tài khoản 111, 112, …: Tổng giá trị thu về khi thanh lý TSCĐ.
• Có tài khoản 3532: Quỹ phúc lợi.
• Có tài khoản 3331: Tiền thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước (nếu có).

Phản ánh số tiền chi phát sinh từ thanh lý TSCĐ:

• Nợ tài khoản 3532: Tổng giá trị đã chi khi thanh lý TSCĐ.
• Có các tài khoản 111, 112, …: Tổng giá trị đã chi khi thanh lý TSCĐ.

Ghi nhận giảm TSCĐ

• Nợ TK 214 (giá trị đã hao mòn từ đầu kỳ khấu hao TSCĐ).
• Nợ TK 353 (Giá trị còn lại chưa khấu hao hết – nếu có).
• Có TK 211 (Nguyên giá).

Chi phí khác

Các chi phí khác liên quan phản ánh vào Nợ TK 353

Trường hợp 4: Thanh lý tài sản cố định khi thực hiện phá dỡ TSCĐ

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 của Thông tư 45/2013/TT-BTC, khi doanh nghiệp tiến hành dỡ bỏ hoặc hủy bỏ nhà cửa và vật kiến trúc liên quan đến quyền sử dụng đất sau khi mua TSCĐ hữu hình, giá trị quyền sử dụng đất cần được xác định riêng và ghi nhận là TSCĐ vô hình nếu đáp ứng các tiêu chuẩn quy định tại điểm đ khoản 2 của quy định này. 

Nguyên giá của TSCĐ xây dựng mới sẽ được xác định dựa trên giá quyết toán công trình đầu tư xây dựng theo quy định tại Quy chế quản lý đầu tư và xây dựng hiện hành. Các TSCĐ dỡ bỏ hoặc hủy bỏ sẽ được xử lý hạch toán theo quy định hiện hành về thanh lý TSCĐ.

Cách ghi kế toán khi phá dỡ tài sản cố định như sau:

• Nợ tài khoản 214 – Hao mòn tài sản cố định (giá trị hao mòn).
• Nợ tài khoản 811 – Chi phí khác (giá trị còn lại).
• Có tài khoản 211 – Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá).

Theo Công văn 2590/TCT-CS ngày 26/06/2015 của Tổng cục thuế, nếu công ty tự xây dựng và quản lý các bệ đỡ và móng máy là tài sản cố định riêng biệt, khi cần lắp đặt và bố trí lại hệ thống dây chuyền sản xuất với công nghệ mới, việc phá dỡ toàn bộ bệ đỡ và móng máy là bắt buộc. Trong trường hợp phá dỡ và thanh lý tài sản cố định này, nếu chưa khấu hao hết, sẽ tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp, ngay khi có đầy đủ hóa đơn và chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

Ví dụ về thanh lý tài sản cố định

Ngày 12/10, công ty XYZ đã bán một máy tính xách tay đang sử dụng trong văn phòng. Thông tin liên quan đến giao dịch này như sau:

• Nguyên giá của máy tính xách tay là 20 triệu đồng.
• Giá trị hao mòn lũy kế của máy tính xách tay là 5 triệu đồng.
• Máy tính xách tay đã được sử dụng trong 3 năm.
• Trước khi bán, công ty đã chi 800.000 đồng để nâng cấp máy tính xách tay, số tiền này đã được trả bằng tiền mặt.
• Công ty đã bán máy tính xách tay với giá 9 triệu đồng, chưa bao gồm thuế GTGT 10% và chưa thu tiền từ khách hàng.

Hạch toán các nghiệp vụ liên quan như sau (đơn vị tính: Việt Nam Đồng):

Ghi giảm nguyên giá tài sản cố định:

• Nợ Tài khoản 214: 5.000.000
• Nợ Tài khoản 811: 15.000.000
• Có Tài khoản 211: 20.000.000

Ghi nhận chi phí liên quan đến hoạt động thanh lý tài sản cố định:

• Nợ Tài khoản 811: 800.000
• Có Tài khoản 111: 800.000

Ghi nhận thu nhập từ hoạt động thanh lý tài sản cố định:

• Nợ Tài khoản 111: 9.900.000
• Có Tài khoản 333: 900.000
• Có Tài khoản 711: 9.000.000

Kết

Trên đây là chi tiết hướng dẫn cách hạch toán thanh lý tài sản cố định mới nhất theo quy định pháp luật. Hy vọng thông tin trong bài sẽ giúp ích cho quý doanh nghiệp, các bạn kế toán viên, kiểm toán viên trong quá trình hạch toán chi phí liên quan tới việc thanh lý TSCĐ. Chúc bạn thành công!