Cách hạch toán thanh lý tài sản cố định cho doanh nghiệp

Thanh lý tài sản cố định (TSCĐ) là một bước quan trọng mà nhiều doanh nghiệp cần thực hiện để thay thế những tài sản cũ không còn phù hợp. Vì vậy, bộ phận kế toán của doanh nghiệp cần phải hiểu rõ quy trình hạch toán thanh lý tài sản cố định để có thể ghi nhận đúng thông tin trong bản kế toán của doanh nghiệp. Trong bài viết sau, 1Office sẽ hướng dẫn bạn cách hạch toán thanh lý tài sản cố định chuẩn nhất cho doanh nghiệp.

1. Hạch toán thanh lý tài sản cố định là gì?

Hạch toán thanh lý tài sản cố định (TSCĐ) là quá trình ghi nhận và xử lý các giao dịch kinh tế liên quan đến việc thanh lý, bán, hoặc loại bỏ tài sản cố định không còn sử dụng được hoặc không còn phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp. Đây là một phần trong quy trình quản lý tài sản cố định, nhằm đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong sổ sách kế toán.

2. Quy định pháp luật về thanh lý, nhượng bán tài sản cố định

Quy định về việc thanh lý tài sản cố định được nêu chi tiết tại Điểm 3.2 Khoản 2 Điều 35 của Thông tư 200/2014/TT-BTC và Điều 31 Khoản 1 của Thông tư 133/2016/TT-BTC. Theo đó, “Tài sản cố định (TSCĐ) thanh lý” đề cập đến những tài sản cố định bị hư hỏng, không thể sử dụng, hoặc kỹ thuật lạc hậu, không đáp ứng yêu cầu sản xuất và kinh doanh.

2.1 Khi nào doanh nghiệp được phép thanh lý tài sản cố định?

Doanh nghiệp có thể phát sinh nhu cầu thanh lý TSCĐ trong các trường hợp sau:

• TSCĐ đã bị hỏng nặng và không thể sử dụng được nữa.
• TSCĐ lạc hậu và không còn phù hợp, đáp ứng đủ nhu cầu của doanh nghiệp/tổ chức.
• Nhượng bán, giải thể hay sáp nhập doanh nghiệp.

Đối với TSCĐ đã khấu hao hết (đã thu hồi đủ vốn) nhưng vẫn đang sử dụng trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, không nên tiếp tục trích khấu hao. Trong trường hợp TSCĐ chưa tính đủ khấu hao (chưa thu hồi đủ vốn) mà đã hư hỏng và cần thanh lý, cần xác định nguyên nhân và trách nhiệm của tập thể, cá nhân để xử lý bồi thường. Nếu giá trị còn lại của TSCĐ chưa thu hồi không được bồi thường đầy đủ, thì cần phải bù đắp bằng số thu từ thanh lý và số tiền bồi thường quyết định bởi người quản lý hoặc ban lãnh đạo.

Nếu tổng thu và bồi thường không đủ để bù đắp giá trị còn lại của TSCĐ chưa thu hồi hoặc giá trị của TSCĐ bị mất, sự chênh lệch còn lại được coi là lỗ.

Lưu ý: Trong trường hợp TSCĐ không cần sử dụng, chờ thanh lý nhưng chưa hết khấu hao, doanh nghiệp/tổ chức phải thực hiện quản lý, theo dõi và bảo quản theo quy định của pháp luật.

2.2 Thủ tục thanh lý tài sản cố định

Khi có quyết định thanh lý tài sản cố định, doanh nghiệp cần thành lập Hội đồng thanh lý tài sản cố định. Hội đồng có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc thanh lý tài sản cố định theo đúng quy trình và lập “Biên bản thanh lý tài sản cố định” theo mẫu quy định.

Biên bản thanh lý tài sản cố định được lập thành 2 bản, một bản giao cho phòng kế toán để ghi sổ và lưu hồ sơ, một bản giao cho đơn vị sử dụng, quản lý tài sản cố định.

2.3 Quy trình thanh lý tài sản cố định

Bước 1: Bộ phận (hoặc phòng ban) có Tài sản cố định cần thanh lý dựa trên kết quả kiểm kê tài sản và quá trình theo dõi, sử dụng tài sản để lập đơn đề nghị thanh lý, sau đó trình lãnh đạo công ty phê duyệt. Đơn đề nghị cần chi tiết danh mục các loại tài sản cần thanh lý.

Bước 2: Đại diện của doanh nghiệp đưa ra quyết định thanh lý TSCĐ.

Bước 3: Thành lập Hội đồng thanh lý TSCĐ, bao gồm:

• Thủ trưởng đơn vị: Chủ tịch Hội đồng;
• Kế toán trưởng, kế toán tài sản;
• Trưởng (hoặc phó) bộ phận cơ sở vật chất, cán bộ phụ trách tài sản;
• Đại diện đơn vị quản lý trực tiếp tài sản thanh lý;
• Chuyên viên hiểu biết về đặc điểm kỹ thuật của tài sản thanh lý;
• Đại diện đoàn thể: Công đoàn, Thanh tra Nhân dân (nếu cần).

Bước 4: Hội đồng thanh lý TSCĐ trình người đứng đầu doanh nghiệp quyết định hình thức xử lý TSCĐ như bán, hủy tài sản, tùy thuộc vào đặc điểm và tình trạng của TSCĐ cần thanh lý.

Bước 5: Hội đồng thanh lý TSCĐ lập “Biên bản thanh lý tài sản cố định” sau khi hoàn thành quá trình thanh lý. Quá trình này đi kèm với bộ hồ sơ thanh lý TSCĐ, bao gồm:

• Biên bản họp Hội đồng thanh lý TSCĐ.
• Quyết định Thanh lý TSCĐ.
• Biên bản kiểm kê tài sản cố định.
• Biên bản đánh giá lại TSCĐ.
• Biên bản thanh lý TSCĐ.
• Hợp đồng kinh tế bán TSCĐ được thanh lý.
• Hóa đơn bán TSCĐ.
• Biên bản giao nhận TSCĐ.
• Biên bản hủy tài sản cố định.
• Thanh lý hợp đồng kinh tế bán TSCĐ.

Xem thêm: Tài sản cố định vô hình là gì? Cách xác định và Hạch toán TSCĐ

3. Cách hạch toán thanh lý, nhượng bán tài sản cố định theo từng trường hợp

3.1 Trường hợp 1: Thanh lý TSCĐ dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh

Khi thực hiện hạch toán thanh lý tài sản cố định trong quá trình sản xuất và kinh doanh, kế toán tuân theo các nguyên tắc sau:

• Đối với tài sản đã hoàn toàn khấu hao, kế toán giảm hết giá trị gốc (tài khoản 211) và lũy kế khấu hao (tài khoản 214) của tài sản đó.
• Thu nhập từ hoạt động thanh lý tài sản cố định được hạch toán vào tài khoản 711 – thu nhập khác.
• Các chi phí phát sinh trong quá trình thanh lý tài sản cố định được hạch toán vào tài khoản 811 – chi phí khác.
• Đối với tài sản chưa khấu hao hết, giá trị còn lại của tài sản được hạch toán vào tài khoản 811.

Lúc này, Kế toán ghi như sau:

Ghi nhận doanh thu

• Nợ TK 111, 112, 131 (Tổng số tiền thu về từ việc thanh lý tài sản cố định)
• Có TK 711 (Giá trị thanh lý tài sản cố định chưa bao gồm thuế GTGT)
• Có TK 3331 (Tiền thuế GTGT phải nộp.)

Nếu không tách được TK 3331 ngay thì TK 711 sẽ bao gồm cả tiền thuế và cần ghi giảm khi kê khai số thuế phải nộp.

Ghi nhận giảm TSCĐ

• Nợ TK 214 (giá trị đã hao mòn từ đầu kỳ khấu hao TSCĐ)
• Nợ TK 811 (giá trị còn lại chưa khấu hao hết – nếu có)
• Có TK 211 (nguyên giá TSCĐ)

Chi phí khác

• Các chi phí khác liên quan đến việc thanh lý TSCĐ được phản ánh vào Nợ TK 811.

Tham khảo thêm: Nguyên giá tài sản cố định là gì? Cách xác định nguyên giá TSCĐ

3.2 Trường hợp 2: Thanh lý TSCĐ dùng cho nội bộ, dự án

Đối với các Tài sản cố định (TSCĐ) hình thành từ kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án cấp từ ngân sách nhà nước, nhận viện trợ, và tài trợ được sử dụng trong hoạt động sự nghiệp, kế toán sẽ áp dụng tài khoản 466 để ghi nhận các thu chi liên quan đến quá trình nhượng bán hoặc thanh lý TSCĐ đó.

Khi doanh nghiệp thực hiện quá trình thanh lý TSCĐ sử dụng trong nội bộ hoặc dự án, dựa vào Biên bản giao nhận TSCĐ, kế toán sẽ thực hiện ghi nhận như sau:

Ghi nhận giảm TSCĐ

• Nợ TK 214 (giá trị đã hao mòn từ đầu kỳ khấu hao TSCĐ).
• Nợ TK 466 (Giá trị còn lại chưa khấu hao hết – nếu có).
• Có TK 211 (Nguyên giá).

Phản ánh số tiền thu về từ thanh lý TSCĐ:

• Nợ các tài khoản 111, 112,…: Tổng giá trị thu về khi thanh lý TSCĐ.
• Có tài khoản 466 (theo Thông tư số 200): Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ.
• Có tài khoản 3331: Tiền thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước (nếu có).

Phản ánh số tiền chi phát sinh từ thanh lý TSCĐ:

• Nợ tài khoản 466 (theo Mã số 200): Tổng giá trị chi phát sinh khi thanh lý TSCĐ.
• Có các tài khoản 111, 112,…: Tổng giá trị chi phát sinh từ thanh lý TSCĐ.

Chi phí khác

Các chi phí khác liên quan ghi vào TK liên quan theo quy định.

3.3 Trường hợp 3: Thanh lý TSCĐ dùng cho hoạt động phúc lợi, văn hóa

Các khoản thu và chi liên quan đến quá trình thanh lý Tài sản cố định (TSCĐ) sử dụng cho hoạt động văn hóa và phúc lợi của người lao động sẽ được ghi vào tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi. Khi doanh nghiệp thực hiện quá trình thanh lý TSCĐ dành cho hoạt động văn hóa và phúc lợi, dựa trên Biên bản giao nhận TSCĐ, kế toán sẽ thực hiện ghi nhận như sau:

Ghi nhận doanh thu

• Nợ các tài khoản 111, 112, …: Tổng giá trị thu về khi thanh lý TSCĐ.
• Có tài khoản 3532: Quỹ phúc lợi.
• Có tài khoản 3331: Tiền thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước (nếu có).

Phản ánh số tiền chi phát sinh từ thanh lý TSCĐ:

• Nợ tài khoản 3532: Tổng giá trị đã chi khi thanh lý TSCĐ.
• Có các tài khoản 111, 112, …: Tổng giá trị đã chi khi thanh lý TSCĐ.

Ghi nhận giảm TSCĐ

• Nợ TK 214 (giá trị đã hao mòn từ đầu kỳ khấu hao TSCĐ).
• Nợ TK 353 (Giá trị còn lại chưa khấu hao hết – nếu có).
• Có TK 211 (Nguyên giá).

Chi phí khác

Các chi phí khác liên quan phản ánh vào Nợ TK 353

3.4 Trường hợp 4: Thanh lý tài sản cố định khi thực hiện phá dỡ TSCĐ

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 của Thông tư 45/2013/TT-BTC, khi doanh nghiệp tiến hành dỡ bỏ hoặc hủy bỏ nhà cửa và vật kiến trúc liên quan đến quyền sử dụng đất sau khi mua TSCĐ hữu hình, giá trị quyền sử dụng đất cần được xác định riêng và ghi nhận là TSCĐ vô hình nếu đáp ứng các tiêu chuẩn quy định tại điểm đ khoản 2 của quy định này. 

Nguyên giá của tài sản cố định xây dựng mới sẽ được xác định dựa trên giá quyết toán công trình đầu tư xây dựng theo quy định tại Quy chế quản lý đầu tư và xây dựng hiện hành. Các TSCĐ dỡ bỏ hoặc hủy bỏ sẽ được xử lý hạch toán theo quy định hiện hành về thanh lý TSCĐ.

Cách ghi kế toán khi phá dỡ tài sản cố định như sau:

• Nợ tài khoản 214 – Hao mòn tài sản cố định (giá trị hao mòn).
• Nợ tài khoản 811 – Chi phí khác (giá trị còn lại).
• Có tài khoản 211 – Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá).

Theo Công văn 2590/TCT-CS ngày 26/06/2015 của Tổng cục thuế, nếu công ty tự xây dựng và quản lý các bệ đỡ và móng máy là tài sản cố định riêng biệt, khi cần lắp đặt và bố trí lại hệ thống dây chuyền sản xuất với công nghệ mới, việc phá dỡ toàn bộ bệ đỡ và móng máy là bắt buộc. Trong trường hợp phá dỡ và thanh lý tài sản cố định này, nếu chưa khấu hao hết, sẽ tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp, ngay khi có đầy đủ hóa đơn và chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

4. Ví dụ về thanh lý tài sản cố định

Ngày 12/10, công ty XYZ đã bán một máy tính xách tay đang sử dụng trong văn phòng. Thông tin liên quan đến giao dịch này như sau:

• Nguyên giá của máy tính xách tay là 20 triệu đồng.
• Giá trị hao mòn lũy kế của máy tính xách tay là 5 triệu đồng.
• Máy tính xách tay đã được sử dụng trong 3 năm.
• Trước khi bán, công ty đã chi 800.000 đồng để nâng cấp máy tính xách tay, số tiền này đã được trả bằng tiền mặt.
• Công ty đã bán máy tính xách tay với giá 9 triệu đồng, chưa bao gồm thuế GTGT 10% và chưa thu tiền từ khách hàng.

Hạch toán các nghiệp vụ liên quan như sau (đơn vị tính: Việt Nam Đồng):

Ghi giảm nguyên giá tài sản cố định:

• Nợ Tài khoản 214: 5.000.000
• Nợ Tài khoản 811: 15.000.000
• Có Tài khoản 211: 20.000.000

Ghi nhận chi phí liên quan đến hoạt động thanh lý tài sản cố định:

• Nợ Tài khoản 811: 800.000
• Có Tài khoản 111: 800.000

Ghi nhận thu nhập từ hoạt động thanh lý tài sản cố định:

• Nợ Tài khoản 111: 9.900.000
• Có Tài khoản 333: 900.000
• Có Tài khoản 711: 9.000.000

5. Ảnh hưởng của thanh lý tài sản cố định đến quản trị thuế doanh nghiệp

Thanh lý tài sản cố định (TSCĐ) ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ thuế doanh nghiệp. Khi thanh lý, phần doanh thu thu được sẽ ghi nhận vào thu nhập khác, làm tăng thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đồng thời, các chi phí hợp lý liên quan đến thanh lý (chi phí tháo dỡ, vận chuyển, xử lý…) được tính vào chi phí được trừ. Nếu doanh nghiệp hạch toán minh bạch, tác động này vừa giúp tối ưu thuế, vừa đảm bảo tuân thủ pháp luật. Nhưng nếu ghi nhận sai, nguy cơ bị truy thu và xử phạt rất cao.

• Ví dụ về ảnh hưởng tích cực: Năm 2022, Xi măng Bỉm Sơn (BCC) ghi nhận lãi khác hơn 5,4 tỷ đồng từ thanh lý TSCĐ. Doanh nghiệp hạch toán đúng và minh bạch khoản này, giúp tăng lợi nhuận hợp pháp, đồng thời cơ quan thuế có căn cứ xác định thu nhập chịu thuế rõ ràng.
• Ví dụ về ảnh hưởng tiêu cực: Năm 2019, Kiểm toán Nhà nước phát hiện nhiều đơn vị sự nghiệp công lập không ghi nhận hoặc ghi sai doanh thu từ thanh lý TSCĐ, dẫn đến báo cáo sai lệch hàng chục tỷ đồng, gây thất thoát ngân sách và buộc phải điều chỉnh, truy thu thuế.

6. Những rủi ro trong quá trình hạch toán thanh lý tài sản cố định

Hạch toán thanh lý tài sản cố định (TSCĐ) không chỉ là nghiệp vụ kế toán đơn thuần, mà còn liên quan đến thuế, báo cáo tài chính và cả uy tín của doanh nghiệp. Nếu thực hiện không chuẩn xác, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế, báo cáo tài chính sai lệch, thậm chí thất thoát tài sản. Dưới đây là những rủi ro thường gặp nhất.

6.1. Ghi nhận sai giá trị còn lại của tài sản

Một trong những lỗi phổ biến là không xác định chính xác giá trị còn lại (nguyên giá – hao mòn lũy kế). Nếu kế toán tính nhầm khấu hao hoặc bỏ sót chi phí phát sinh liên quan, giá trị ghi nhận sẽ sai, kéo theo kết quả lỗ/lãi từ thanh lý bị bóp méo.

Cách phòng tránh:

• Luôn đối chiếu số liệu giữa sổ tài sản cố định và bảng khấu hao trước khi ghi nhận.
• Sử dụng phần mềm quản trị để tự động tính khấu hao, hạn chế lỗi thủ công.

Cách khắc phục khi đã sai:

• Lập bút toán điều chỉnh ngay kỳ phát hiện sai sót.
• Giải trình chi tiết trong thuyết minh báo cáo tài chính để minh bạch số liệu.

6.2. Không phản ánh đầy đủ chi phí phát sinh liên quan đến thanh lý

Trong quá trình thanh lý, doanh nghiệp thường phát sinh chi phí tháo dỡ, vận chuyển, xử lý… Nếu kế toán bỏ sót, lợi nhuận ghi nhận từ thanh lý sẽ bị “ảo” so với thực tế.

Cách phòng tránh:

• Xây dựng checklist các loại chi phí có thể phát sinh khi thanh lý.
• Thu thập đầy đủ hóa đơn, chứng từ liên quan.

Cách khắc phục:

• Rà soát lại hồ sơ thanh lý, bổ sung bút toán ghi nhận chi phí còn thiếu.
• Nếu đã nộp báo cáo tài chính, cần lập báo cáo bổ sung và gửi lại cơ quan thuế.

6.3. Sai sót trong xác định thu nhập chịu thuế từ thanh lý

Nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn giữa khoản thu nhập từ thanh lý với thu nhập khác hoặc không đưa vào phần chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Điều này dẫn đến kê khai sai, có thể bị truy thu và phạt.

Cách phòng tránh:

• Nắm rõ quy định thuế hiện hành (Thông tư 78/2014/TT-BTC và các văn bản liên quan).
• Luôn tham chiếu cẩn thận khi hạch toán phần thu nhập thanh lý.

Cách khắc phục:

• Thực hiện kê khai bổ sung và điều chỉnh với cơ quan thuế ngay khi phát hiện sai.
• Có văn bản giải trình để giảm thiểu mức phạt hành chính.

6.4. Thiếu chứng từ hợp lệ trong hồ sơ thanh lý

Nếu doanh nghiệp không có đầy đủ hồ sơ (biên bản thanh lý, hợp đồng, hóa đơn…), cơ quan thuế có thể coi đây là chi phí/thu nhập không hợp lệ.

Cách phòng tránh:

• Lập biên bản thanh lý có chữ ký của hội đồng thanh lý.
• Lưu giữ hợp đồng bán, hóa đơn, chứng từ vận chuyển đầy đủ.

Cách khắc phục:

• Bổ sung, hoàn thiện chứng từ ngay khi phát hiện thiếu sót.
• Trường hợp không thể bổ sung, cần lập biên bản giải trình và chịu rủi ro bị loại khỏi chi phí hợp lệ.

6.5. Sai định khoản hạch toán khi thanh lý

Đây là rủi ro cực kỳ phổ biến. Nhiều doanh nghiệp khi thanh lý tài sản cố định thường nhầm lẫn trong việc sử dụng tài khoản, ví dụ:

• Quên kết chuyển giá trị hao mòn lũy kế về TK 214.
• Ghi sai vào TK 711 (thu nhập khác) hoặc TK 811 (chi phí khác).
• Không ghi giảm nguyên giá ở TK 211 mà chỉ ghi nhận thu nhập thanh lý.

Kết quả là sổ sách bị lệch, báo cáo tài chính mất cân đối và gây khó khăn trong quá trình quyết toán thuế.

Cách phòng tránh:

• Nắm vững quy trình hạch toán thanh lý theo chuẩn mực kế toán:
  • Ghi giảm nguyên giá TSCĐ (TK 211).
  • Ghi giảm hao mòn lũy kế (TK 214).
  • Ghi nhận chi phí thanh lý (TK 811) nếu có.
  • Ghi nhận thu nhập từ thanh lý (TK 711).
• Sử dụng phần mềm kế toán có tích hợp module quản lý TSCĐ để hạn chế nhầm lẫn thủ công.
• Luôn có bước soát xét bút toán bởi kế toán trưởng trước khi chốt sổ.

Cách khắc phục:

• Nếu phát hiện sai định khoản, cần lập bút toán điều chỉnh:
  • Hạch toán lại đầy đủ 4 bước trên theo quy định.
  • Hủy bút toán sai trước đó để đảm bảo không trùng lặp.
• Nếu sai sót đã ảnh hưởng đến báo cáo tài chính đã nộp, doanh nghiệp cần:
  • Lập báo cáo tài chính điều chỉnh.
  • Gửi công văn và bản giải trình bổ sung cho cơ quan thuế để tránh bị phạt nặng.

7. Tạm kết

Trên đây là chi tiết hướng dẫn cách hạch toán thanh lý tài sản cố định mới nhất theo quy định pháp luật. Hy vọng thông tin trong bài sẽ giúp ích cho quý doanh nghiệp, các bạn kế toán viên, kiểm toán viên trong quá trình hạch toán chi phí liên quan tới việc thanh lý TSCĐ. Chúc bạn thành công!