7 Bước lập kế hoạch tài chính doanh nghiệp chi tiết A-Z

Một kế hoạch tài chính chi tiết, bài bản chính là nền tảng giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và đạt được các mục tiêu kinh doanh dài hạn. Từ việc dự báo dòng tiền, tối ưu chi phí đến việc phân bổ nguồn lực hợp lý, kế hoạch tài chính đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp vượt qua những biến động của thị trường và duy trì lợi nhuận. Vậy doanh nghiệp cần lưu ý những gì khi lập kế hoạch tài chính? Cùng 1Office tìm hiểu các bước xây dựng kế hoạch tài chính hiệu quả ngay trong bài viết dưới đây!

1. Quy trình 7 bước lập kế hoạch tài chính chi tiết nhất

Bước 1: Xác định mục tiêu tài chính

Trước khi lập kế hoạch tài chính, Người lãnh đạo cần xác định rõ mục tiêu tài chính của doanh nghiệp. Điều này bao gồm đặt ra các mục tiêu cụ thể về lợi nhuận, doanh thu, tăng trưởng hoặc lợi tức đầu tư. Mục tiêu tài chính sẽ định hướng toàn bộ quá trình lập kế hoạch và quản lý tài chính.

Ví dụ: Mục tiêu tài chính của một công ty công nghệ có thể là tăng trưởng doanh thu 30% trong năm tới bằng cách mở rộng thị trường và phát triển sản phẩm mới.

Bước 2: Phân tích tình hình tài chính hiện tại

Để lập kế hoạch tài chính hiệu quả và chính xác, Nhà quản trị cần tiến hành phân tích tình hình tài chính hiện tại của doanh nghiệp bằng cách xem xét báo cáo tài chính, chỉ số tài chính và các thông tin liên quan. Quá trình này giúp hiểu rõ về sức khỏe tài chính của doanh nghiệp, các yếu tố tài chính quan trọng như doanh thu, lợi nhuận, dòng tiền, cấu trúc vốn và nợ.

Ví dụ: Giám đốc tài chính của 1 công ty nhận thấy trong năm vừa qua: báo cáo lợi nhuận ròng giảm 7%, báo cáo dòng tiền từ hoạt động kinh doanh giảm 10 triệu USD và tỷ suất lợi nhuận trên tài sản giảm 1%. Thông qua phân tích này, họ có thể nhận thấy lợi nhuận tăng trưởng chậm và cần tăng cường quản lý rủi ro.

Bước 3: Xây dựng báo cáo tài chính cho tương lai

Dựa trên mục tiêu tài chính và phân tích tình hình tài chính hiện tại, doanh nghiệp cần xây dựng báo cáo tài chính dự kiến cho tương lai. Bao gồm việc dự báo doanh thu, chi phí, lợi nhuận và dòng tiền trong một khoảng thời gian cụ thể. Dự báo tài chính đúng đắn giúp định rõ nguồn tài chính cần thiết và định hình kế hoạch tài chính.

Ví dụ: Một công ty sản xuất cần xây dựng báo cáo tài chính dự kiến cho năm tới, cụ thể là dự báo doanh thu 30 triệu USD từ các hợp đồng mới, dự báo chi phí vận hành là 25 triệu USD và 5 triệu USD dự báo lợi nhuận ròng. 

Bước 4: Xác định nguồn vốn có sẵn và dự kiến

Nhà lãnh đạo cần xác định các nguồn vốn có sẵn và dự trù trong tương lai. Điều này bao gồm đánh giá các nguồn tài chính nội bộ như vốn chủ sở hữu, thu nhập từ hoạt động kinh doanh và quản lý dòng tiền. Ngoài ra, quản lý cũng cần xem xét các nguồn tài chính bên ngoài như vốn vay từ ngân hàng, phát hành cổ phiếu hoặc tìm kiếm đối tác đầu tư.

Ví dụ: Một công ty khởi nghiệp đánh giá nguồn vốn có sẵn của mình là 75% từ các nhà đầu tư và 25% thu nhập từ hoạt động kinh doanh. Đồng thời, doanh nghiệp đó cũng đang xem xét khả năng huy động vốn từ việc phát hành cổ phiếu hoặc vay vốn từ ngân hàng.

Bước 5: Lập ngân sách cụ thể cho từng hoạt động

Dựa trên báo cáo tài chính dự kiến và nguồn vốn có sẵn, Giám đốc tài chính cần lập ngân sách cụ thể cho từng hoạt động của doanh nghiệp. Cụ thể, doanh nghiệp cần phân bổ nguồn lực tài chính cho hoạt động tiếp thị, nghiên cứu, phát triển, quản lý rủi ro, đầu tư,… Ngân sách càng chi tiết sẽ càng giúp tổ chức định rõ mục tiêu, phân công trách nhiệm và quản lý tài chính hiệu quả.

Ví dụ: Một công ty bán lẻ xây dựng ngân sách cụ thể cho hoạt động tiếp thị bao gồm 20 nghìn USD cho quảng cáo trực tuyến, chi phí Marketing và khảo sát thị trường. Ngân sách này giúp đảm bảo rằng nguồn lực tài chính được sử dụng một cách hiệu quả và ổn định trong hoạt động tiếp thị.

Bước 6: Quản lý dòng tiền doanh nghiệp

Giám đốc tài chính cần đặc biệt chú trọng quản lý dòng tiền doanh nghiệp để đảm bảo hoạt động tài chính luôn được tuần hoàn. Quá trình này bao gồm theo dõi thu chi hàng ngày, quản lý các chu kỳ thu chi, dự báo và dự trù dòng tiền trong tương lai, tối ưu hóa quỹ tiền mặt. 

Ví dụ: Công ty dịch vụ tài chính thực hiện quản lý dòng tiền doanh nghiệp để đảm bảo ổn định và đủ quỹ tiền mặt. Trong quý này, công ty có thu nhập 50 nghìn USD và chi tiêu 30 nghìn USD, từ đó tạo ra dòng tiền dương là 20 nghìn USD. 

Bước 7: Theo dõi, đánh giá và điều chỉnh định kỳ

Cuối cùng, doanh nghiệp cần giám sát và đánh giá kế hoạch tài chính thường xuyên, định kỳ để đạt hiệu quả tốt nhất. Các hoạt động trong bước này gồm so sánh các số liệu thực tế với dự kiến, phân tích hiệu suất tài chính, đánh giá rủi ro và cơ hội mới… từ đó điều chỉnh kế hoạch tài chính theo nhu cầu và điều kiện mới. Quá trình này giúp giữ cho kế hoạch tài chính luôn linh hoạt và phù hợp với môi trường kinh doanh thay đổi.

Ví dụ: Giám đốc tài chính của một công ty sản xuất so sánh kết quả thực tế về doanh thu, chi phí và lợi nhuận với dự kiến giảm 5%. Dựa trên phân tích, CFO có thể đánh giá hiệu suất tài chính và điều chỉnh kế hoạch tài chính bằng cách tối ưu hóa chi phí hoặc tăng cường hoạt động bán hàng để đạt được kết quả tốt hơn.

2. Kế hoạch tài chính là gì?

Kế hoạch tài chính (Financial Planning) là một báo cáo chi tiết mô tả các mục tiêu tài chính, chiến lược và biện pháp cụ thể để đạt được những mục tiêu đó trong khoảng thời gian nhất định. Đây là một bộ khung chiến lược quan trọng giúp Nhà quản lý kiểm soát tình hình tài chính của tổ chức một cách hiệu quả. Nó bao gồm việc xác định nguồn tài chính, dự báo thu chi, đánh giá rủi ro tài chính, lập bảng cân đối kế toán và lập kế hoạch đầu tư.

Kế hoạch tài chính được thực hiện dựa trên các phân tích kỹ thuật và số liệu tài chính hiện có. Đồng thời bao gồm sự xem xét và đánh giá các yếu tố kinh doanh bên ngoài như môi trường kinh tế, xu hướng thị trường, đối thủ cạnh tranh. 

Mục tiêu của kế hoạch tài chính là đảm bảo sự ổn định dòng tiền, tối ưu hóa sử dụng tài nguyên tài chính và định hướng cho sự phát triển thành công của tổ chức. Mặt khác, lập kế hoạch tài chính còn giúp Nhà quản lý đưa ra các quyết định thông minh, định rõ hiệu suất tài chính và đánh giá tiến độ trong quá trình thực hiện một cách chính xác.

Dưới đây là bảng so sánh ba loại kế hoạch tài chính ngắn hạn, trung hạn và dài hạn:

	Kế hoạch tài chính ngắn hạn	Kế hoạch tài chính trung hạn	Kế hoạch tài chính dài hạn
Thời gian	Từ một quý đến một năm	Từ một năm đến ba năm	Hơn ba năm
Phạm vi	Định hướng và quản lý tài chính hàng ngày nhằm đảm bảo sự ổn định và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh trong ngắn hạn.	Quản lý tài chính trong tương lai gần nhằm định hình chiến lược tài chính và đảm bảo sự phát triển ổn định của tổ chức.	Định hình và quản lý tài chính trong tương lai xa nhằm xác định chiến lược tài chính dài hạn và tạo ra giá trị bền vững cho tổ chức.
Nhiệm vụ	Tập trung vào quản lý tiền mặt, dòng tiền, ngân sách và rủi ro tài chính ngắn hạn.	Bao gồm dự báo tài chính, quản lý ngân sách, quản lý đầu tư và tài chính, quản lý rủi ro tài chính trung hạn.	Bao gồm định hình chiến lược tài chính dài hạn, xác định các cơ hội đầu tư, quản lý vốn và nguồn lực, quản lý rủi ro tài chính dài hạn.
Ví dụ	Một công ty sản xuất đặt mục tiêu tăng doanh thu 10% trong 6 tháng tới bằng cách đẩy mạnh quảng cáo và mở rộng thị trường.	Công ty phần mềm lập kế hoạch đầu tư 5 triệu USD vào nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới trong vòng 3 năm để tăng trưởng và cạnh tranh trên thị trường.	Tập đoàn A đặt mục tiêu mở rộng hoạt động toàn cầu và đầu tư vào các ngành công nghiệp mới trong vòng 10 năm để đạt tăng trưởng bền vững và mang lại lợi nhuận dài hạn.

Bảng so sánh 3 loại kế hoạch tài chính ngắn hạn, trung hạn, dài hạn

3. Vai trò hoạch định tài chính trong sự phát triển bền vững

Đảm bảo dòng tiền ổn định

Hoạch định tài chính cho phép doanh nghiệp và nhà lãnh đạo quản lý dòng tiền một cách hiệu quả. Việc cân đối thu – chi, phân bổ ngân sách cho các hoạt động kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp duy trì nguồn tài chính ổn định, tránh tình trạng thiếu hụt dòng tiền hoặc lãng phí vốn đầu tư. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể chủ động ứng phó với các biến động tài chính ngắn hạn và duy trì hoạt động kinh doanh một cách ổn định. 

Tối ưu hóa chi phí và nguồn lực 

Một kế hoạch tài chính chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp xác định rõ ràng các khoản chi phí cần thiết và cắt giảm những chi phí không đem lại hiệu quả. Đồng thời, việc lập kế hoạch giúp doanh nghiệp sử dụng nguồn lực (vốn, nhân lực, tài sản,…) một cách hợp lý và hiệu quả hơn, từ đó tăng cường khả năng sinh lời và tạo ra giá trị gia tăng. 

Hỗ trợ xây dựng chiến lược dài hạn 

Việc hoạch định tài chính không chỉ giúp doanh nghiệp tập trung vào vấn đề cốt yếu trước mắt mà còn vạch ra các chiến lược dài hạn, bao gồm mở rộng quy mô, đầu tư vào các dự án mới hay phát triển sản phẩm/ dịch vụ. Nhờ có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về tài chính, doanh nghiệp có thể chủ động theo đuổi các cơ hội kinh doanh mới và tối đa hóa lợi nhuận trong dài hạn. 

Quản lý rủi ro tài chính 

Với bản kế hoạch tài chính chi tiết, doanh nghiệp có thể dự đoán và phòng ngừa các rủi ro tài chính tiềm ẩn như lạm phát, suy thoái kinh tế hoặc biến động lãi suất. Nhờ vào việc phân tích và lập kế hoạch dự phòng, doanh nghiệp có thể xây dựng các phương án bảo về nguồn vốn và tài sản, giúp giảm thiểu rủi ro và duy trì sự ổn định tài chính trong những giai đoạn khó khăn. 

Nâng cao khả năng huy động vốn và niềm tin từ nhà đầu tư

Một kế hoạch tài chính minh bạch , rõ ràng sẽ dễ dàng thu hút sự quan tâm của các nhà đầu tư và các tổ chức tài chính. Nhà đầu tư sẽ có cái nhìn toàn diện hơn về tiềm năng phát triển và khả năng hoàn vốn của doanh nghiệp, từ đó gia tăng niềm tin và sẵn sàng hơn trong việc đầu tư. 

4. Các cơ sở để xây dựng kế hoạch tài chính hiệu quả

4.1. Dựa vào tình hình tài chính hiện tại

Để xây dựng một bản kế hoạch tài chính hiệu quả, doanh nghiệp cần phân tích tình hình tài chính hiện tại của mình bao gồm việc đánh giá cấu trúc vốn, lưu lượng tiền mặt, tình hình công nợ, tài sản hiện có… Đánh giá tình hình tài chính sẽ giúp doanh nghiệp xác định điểm mạnh và các yếu tố cần cải thiện từ đó định hướng chiến lược tài chính dài hạn cho tương lai.

Trong mọi doanh nghiệp, một bản kế hoạch tài chính hoàn chỉnh sẽ bao gồm 3 mẫu báo cáo quan trọng mà các Giám đốc tài chính cần nắm rõ: Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Bảng cân đối kế toán.

Xem thêm: Quản trị tài chính doanh nghiệp là gì? Nguyên tắc quản trị tài chính doanh nghiệp hiệu quả

4.2. Dựa vào mục tiêu và chiến lược kinh doanh

Xác định mục tiêu tài chính cụ thể mà tổ chức muốn đạt được trong tương lai, ví dụ như tăng trưởng doanh thu, tối ưu hóa lợi nhuận, mở rộng quy mô hoặc đầu tư vào nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới. Từ đó xây dựng chiến lược kinh doanh, kế hoạch tài chính để đạt được mục tiêu này.

4.3. Dựa vào quy mô hoạt động doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần xem xét quy mô hoạt động hiện tại và dự kiến trong tương lai để xác định và xây dựng báo cáo tài chính. Quy mô hoạt động bao gồm sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp, nguồn nhân lực, quy trình sản xuất, mạng lưới cung ứng và độ phủ thị trường. Quy mô hoạt động ảnh hưởng đến nguồn lực tài chính cần thiết và cách phân phối tài chính để đáp ứng mục tiêu kinh doanh.

4.4. Dựa vào việc phân tích môi trường kinh doanh

Doanh nghiệp cần đánh giá rủi ro, thách thức và cơ hội trong môi trường kinh doanh. Các yếu tố như biến động thị trường, thay đổi chính sách, quy định pháp lý, tiến bộ của công nghệ, phát triển của đối thủ cạnh tranh và yếu tố vĩ mô khác có thể ảnh hưởng khá lớn đến hoạt động tài chính của tổ chức.

5. Nắm vững 5 nguyên tắc lập kế hoạch tài chính

5.1. Luôn quản lý dòng tiền chi tiêu hàng tháng

Bất kỳ doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nào cũng đều cần theo dõi và quản lý dòng tiền chi tiêu hàng tháng. Bằng cách kiểm soát và tối ưu hóa chi phí, doanh nghiệp có thể duy trì dòng tiền dương và tăng cường khả năng thanh toán và đầu tư.

5.2. Nên xây dựng quỹ dự phòng tài chính

Đây là nguyên tắc quan trọng để đối phó với những biến động thị trường và rủi ro trong tài chính. Doanh nghiệp cần tích lũy một quỹ dự phòng để đảm bảo khả năng tài chính trong trường hợp xảy ra khủng hoảng hoặc cần phải đối mặt với chi phí không mong muốn.

5.3. Ưu tiên trả các khoản nợ có lãi cao

Doanh nghiệp cần tập trung trả các khoản nợ có lãi cao trước nhằm giảm chi phí lãi suất và cải thiện sức khỏe tài chính dài hạn một cách hiệu quả.

5.4. Xây dựng một khoản tiết kiệm và đầu tư

Nguyên tắc này khuyến khích doanh nghiệp tích lũy và đầu tư các khoản tiền dư để tăng thu nhập và tạo ra lợi nhuận bổ sung. Bằng cách định kỳ đầu tư, doanh nghiệp có thể tận dụng tiềm năng tài chính và đạt được mục tiêu tài chính dài hạn.

5.5. Dùng tiền hiện có để tạo thêm nhiều tiền mới

Doanh nghiệp nên tìm cách sử dụng tiền hiện có để tạo thêm giá trị và thu nhập bổ sung, có thể thông qua các hoạt động kinh doanh mở rộng, đầu tư vào công cụ tài chính hoặc tạo ra các dự án mới để tăng trưởng và sinh lợi nhuận.

Xem thêm:

• DOWNLOAD 6 file Excel quản lý tài chính doanh nghiệp mới nhất 2023
• Đòn bẩy tài chính là gì? Công thức & Ứng dụng trong đầu tư

6. Phần mềm Quản lý thu chi 1Office

Ngoài việc sử dụng Excel để quản lý tài chính doanh nghiệp, Nhà quản lý hoàn toàn có thể sử dụng phần mềm Quản lý tài chính giúp tối ưu hóa quy trình và giám sát dòng tiền hiệu quả. 

Phần mềm Quản lý thu chi 1Office là một công cụ mạnh mẽ hỗ trợ doanh nghiệp tạo lập kế hoạch và quản lý dòng tiền trong doanh nghiệp mọi lúc mọi nơi. Với phần mềm, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý các hoạt động tài chính hàng ngày, quản lý Sổ quỹ, Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu chuyển tiền và các tài liệu liên quan khác.

Bằng cách phân quyền quản lý thông minh, người dùng có thể thực hiện các thao tác trong phạm vi quyền hạn được cấp phép. Như tạo mới, sửa đổi, xóa, duyệt/không duyệt hoặc có thể là hoàn duyệt phiếu thu, từ đó giúp số hóa toàn bộ thông tin và tài liệu. Đồng thời với tính năng cảnh báo thông minh, liên kết công nợ trực tiếp với đơn hàng, hợp đồng, báo giá ngay trên phần mềm tránh tình trạng sai sót và nâng cao tính chính xác cho doanh nghiệp.

Nhận bản dùng thử tính năng miễn phí

Ngoài ra, phần mềm 1Office cung cấp tính năng báo cáo dòng tiền và báo cáo tổng quan thu chi giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tình hình thu chi hàng tháng và có cái nhìn tổng quan về dòng tiền ra vào trong một khoảng thời gian nhất định. Từ đó giúp tổ chức  nâng cao khả năng thanh toán và đầu tư, đồng thời đảm bảo tính chính xác và an toàn cho hoạt động tài chính của mình.

7. Kết

Trên đây là toàn bộ thông tin về nguyên tắc và quy trình các bước lập kế hoạch tài chính mà 1Office muốn chia sẻ đến doanh nghiệp. Hy vọng những thông tin trong bài viết  này sẽ giúp Giám đốc tài chính lập được một bản kế hoạch hiệu quả.