23/09/2026 
1002 lượt xem 
Mục lục
- Tóm tắt nhanh
- Giới thiệu
- 1. Tải mẫu nội quy công ty, nội quy lao động file Word miễn phí
- 2. Nội quy công ty là gì? Khác với nội quy lao động thế nào?
- 3. Nội quy lao động cần có nội dung gì theo quy định?
- 4. Hướng dẫn điền và chỉnh sửa mẫu nội quy công ty
- 5. Doanh nghiệp có phải đăng ký nội quy lao động không?
- 6. Lưu ý để nội quy công ty áp dụng hiệu quả trong thực tế
- 7. Quản lý nội quy và tài liệu tập trung với 1Office
- 8. Câu hỏi thường gặp về mẫu nội quy công ty
- Kết luận
Tóm tắt nhanh
- Bài viết cung cấp 5 mẫu nội quy công ty gồm: mẫu chung, ngắn gọn, sản xuất, xây dựng và thương mại.
- Nội quy lao động cần đối chiếu đủ 9 nhóm nội dung chính theo quy định trước khi ban hành.
- Doanh nghiệp từ 10 người lao động trở lên cần lưu ý nghĩa vụ ban hành nội quy bằng văn bản và thực hiện đăng ký theo quy định.
- Sau khi ban hành, cần quản lý phiên bản, ngày hiệu lực, người phê duyệt và cách phổ biến để tránh nhân viên dùng nhầm bản cũ.
- Với doanh nghiệp có nhiều nội quy, chính sách và biểu mẫu, lưu trữ tập trung sẽ giúp việc tìm kiếm và cập nhật thông tin thuận tiện hơn.
Giới thiệu
Một mẫu nội quy công ty chỉ thực sự hữu ích khi vừa giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian soạn thảo, vừa có thể điều chỉnh theo cách tổ chức đang vận hành. Bởi mỗi môi trường làm việc sẽ có những yêu cầu riêng về giờ giấc, tác phong, an toàn, tài sản và xử lý vi phạm.
Trong bài viết này, bạn có thể chọn nhanh mẫu phù hợp, xem các nội dung cần có trong nội quy lao động, cách chỉnh sửa file và những bước cần rà soát trước khi ban hành. 1Office cũng hướng dẫn về cách đăng ký, quản lý phiên bản và lưu trữ nội quy, giúp doanh nghiệp áp dụng thống nhất và để nhân viên luôn tra cứu đúng quy định đang có hiệu lực.
1. Tải mẫu nội quy công ty, nội quy lao động file Word miễn phí
Dưới đây là 5 mẫu nội quy công ty và nội quy lao động theo từng bối cảnh sử dụng phổ biến. Doanh nghiệp có thể chọn mẫu phù hợp để tham khảo, sau đó điều chỉnh theo quy mô, ngành nghề, thời gian làm việc và quy trình nội bộ trước khi ban hành.
1.1. Mẫu nội quy lao động chung cho doanh nghiệp
Mẫu nội quy lao động chung phù hợp với doanh nghiệp cần một khung tương đối đầy đủ để xây dựng các quy định về thời giờ làm việc, trật tự tại nơi làm việc, an toàn lao động, bảo vệ tài sản và kỷ luật lao động.
Khi sử dụng, doanh nghiệp nên bổ sung các quy định đặc thù theo hoạt động thực tế và đối chiếu lại những nội dung bắt buộc trước khi ban hành.
1.2. Mẫu nội quy công ty ngắn gọn
Mẫu nội quy công ty ngắn gọn phù hợp để trình bày các quy tắc cơ bản theo cách dễ đọc, dễ phổ biến cho nhân viên, chẳng hạn:
- Giờ làm việc và nghỉ ngơi
- Tác phong tại nơi làm việc
- Sử dụng tài sản, thiết bị
- Quy định giao tiếp và phối hợp
- Đầu mối xử lý các vấn đề nội bộ
1.3. Mẫu nội quy công ty sản xuất
Với doanh nghiệp sản xuất, nội quy cần chú trọng hơn đến ca làm việc, bàn giao vị trí, vận hành máy móc, sử dụng thiết bị bảo hộ và xử lý tình huống mất an toàn.
Doanh nghiệp nên điều chỉnh mẫu dựa trên dây chuyền, thiết bị, khu vực sản xuất và quy trình an toàn thực tế thay vì áp dụng nguyên văn.
1.4. Mẫu nội quy công ty xây dựng
Nội quy công ty xây dựng nên tập trung vào những yêu cầu đặc thù tại công trường như:
- Quy định ra vào công trường
- Trang bị và sử dụng bảo hộ lao động
- Quản lý vật tư, máy móc và thiết bị
- Quy trình phối hợp giữa các bộ phận
- Xử lý và báo cáo nguy cơ mất an toàn
1.5. Mẫu nội quy công ty thương mại
Với doanh nghiệp thương mại, nội quy nên làm rõ các quy định liên quan đến giao tiếp với khách hàng, ca trực, bảo mật thông tin giao dịch, quản lý hàng hóa và sử dụng thiết bị.
Doanh nghiệp có thể bổ sung thêm quy định cho từng bộ phận như bán hàng, chăm sóc khách hàng, kho hoặc thu ngân để nội quy sát với hoạt động thực tế hơn.
2. Nội quy công ty là gì? Khác với nội quy lao động thế nào?
Nội quy công ty là cách gọi phổ biến cho các quy định nội bộ về giờ giấc, tác phong, ứng xử và cách phối hợp trong doanh nghiệp. Trong khi đó, nội quy lao động là thuật ngữ được sử dụng trong pháp luật lao động, gắn với các quy định về kỷ luật lao động và những nội dung liên quan.
Điểm quan trọng là tên gọi của văn bản không tự quyết định giá trị pháp lý. Một tài liệu mang tên “nội quy công ty” chỉ có thể được sử dụng làm căn cứ xử lý kỷ luật khi đáp ứng các điều kiện và phạm vi pháp luật cho phép.
| Tiêu chí | Nội quy công ty | Nội quy lao động |
| Phạm vi | Có thể bao gồm nề nếp, văn hóa, ứng xử và quy định nội bộ | Gắn với các nội dung và yêu cầu pháp lý về lao động |
| Mục đích | Thống nhất cách làm việc và hành vi trong doanh nghiệp | Là căn cứ quản lý kỷ luật lao động theo quy định |
| Cách sử dụng | Có thể dùng làm tài liệu hướng dẫn, bảng nội quy hoặc quy định nội bộ | Cần lưu ý điều kiện ban hành, phổ biến, đăng ký và hiệu lực khi thuộc diện áp dụng |
Một hệ thống nội quy rõ ràng giúp nhân viên hiểu trước những yêu cầu cần tuân thủ, đồng thời tạo cơ sở thống nhất cho doanh nghiệp khi quản lý và xử lý các tình huống phát sinh.
Khi cần lập hồ sơ cho từng vụ việc cụ thể, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm mẫu biên bản kỷ luật lao động hoặc mẫu biên bản sự việc để hoàn thiện chứng từ liên quan.
3. Nội quy lao động cần có nội dung gì theo quy định?
Theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, nội quy lao động cần bao quát 9 nhóm nội dung chính. Khi sử dụng mẫu nội quy có sẵn, doanh nghiệp nên đối chiếu từng nhóm để bảo đảm văn bản phù hợp với thực tế vận hành và yêu cầu của pháp luật.
| Nội dung | Cần quy định rõ | Lưu ý khi xây dựng nội quy |
| 1. Thời giờ làm việc, nghỉ ngơi | Giờ làm, ca làm, nghỉ giữa giờ, nghỉ hằng tuần, nghỉ phép | Thiết kế theo từng bộ phận nếu lịch làm việc khác nhau |
| 2. Trật tự tại nơi làm việc | Tác phong, phạm vi làm việc, ra vào và quy tắc ứng xử | Làm rõ khu vực hoặc hành vi cần kiểm soát |
| 3. An toàn, vệ sinh lao động | Bảo hộ, sử dụng thiết bị, phòng ngừa và xử lý sự cố | Xác định trách nhiệm và đầu mối báo cáo |
| 4. Phòng, chống quấy rối tình dục | Hành vi bị cấm, kênh phản ánh, trình tự xử lý | Cần có cơ chế tiếp nhận và bảo vệ người liên quan |
| 5. Bảo vệ tài sản, bí mật và sở hữu trí tuệ | Tài sản, dữ liệu, bí mật kinh doanh, công nghệ | Quy định đủ rõ để người lao động biết phạm vi trách nhiệm |
| 6. Tạm thời chuyển làm công việc khác | Các trường hợp và điều kiện áp dụng | Không mở rộng quyền điều chuyển vượt quá quy định |
| 7. Vi phạm và hình thức kỷ luật | Hành vi vi phạm và hình thức xử lý tương ứng | Không áp dụng phạt tiền hoặc cắt lương thay kỷ luật |
| 8. Trách nhiệm vật chất | Trường hợp gây thiệt hại, nguyên tắc bồi thường | Cần có căn cứ xác định thiệt hại |
| 9. Thẩm quyền xử lý kỷ luật | Chức danh hoặc người có thẩm quyền | Tránh quy định chung chung như “ban quản lý” |
3.1. Thời giờ làm việc, trật tự và an toàn lao động
Doanh nghiệp cần quy định rõ giờ bắt đầu – kết thúc, ca làm việc, thời gian nghỉ và lịch nghỉ theo từng nhóm lao động nếu có sự khác biệt.
Bên cạnh đó, cần tách rõ:
- Trật tự nơi làm việc: tác phong, ra vào cơ sở, khu vực hạn chế và quy tắc ứng xử.
- An toàn, vệ sinh lao động: sử dụng bảo hộ, vận hành thiết bị, phòng ngừa rủi ro và xử lý sự cố.
Không nên áp một bộ quy định giống nhau cho khối văn phòng, nhà máy và nhân sự làm theo ca nếu điều kiện làm việc thực tế khác nhau.
3.2. Phòng, chống quấy rối và bảo vệ tài sản, thông tin
Nội quy không nên chỉ dừng ở việc ghi “nghiêm cấm quấy rối tình dục” mà cần làm rõ:
- Hành vi thuộc phạm vi cấm.
- Kênh tiếp nhận phản ánh.
- Trình tự xử lý.
- Trách nhiệm bảo mật và bảo vệ người liên quan.
Với tài sản và thông tin doanh nghiệp, cần xác định cụ thể tài sản, dữ liệu, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ và quyền sở hữu trí tuệ cần được bảo vệ, cùng trách nhiệm của người lao động khi sử dụng.
3.3. Điều chuyển công việc, vi phạm và xử lý kỷ luật
Doanh nghiệp cần quy định rõ những trường hợp có thể tạm thời chuyển người lao động sang công việc khác, nhưng nội quy không thể được dùng để tạo quyền điều chuyển không giới hạn.
Đối với kỷ luật lao động, cần:
- Xác định rõ từng nhóm hành vi vi phạm.
- Gắn với hình thức xử lý phù hợp.
- Tuân thủ nguyên tắc và trình tự xử lý theo quy định.
- Không dùng phạt tiền hoặc cắt lương để thay thế hình thức kỷ luật lao động.
3.4. Trách nhiệm vật chất và thẩm quyền xử lý
Nội quy cần làm rõ trường hợp người lao động có thể phải chịu trách nhiệm vật chất, cách xác định thiệt hại và căn cứ xem xét bồi thường.
Đồng thời, phải xác định rõ chức danh hoặc người có thẩm quyền xử lý kỷ luật, tránh các cách ghi không cụ thể như “ban lãnh đạo” hoặc “ban quản lý”.
Có thể đối chiếu và xem thêm tại Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
4. Hướng dẫn điền và chỉnh sửa mẫu nội quy công ty
Sau khi tải mẫu, doanh nghiệp không nên sử dụng nguyên văn ngay mà cần điều chỉnh theo mô hình hoạt động, phạm vi áp dụng và yêu cầu quản lý thực tế. Có thể thực hiện theo 4 bước sau:
4.1. Bước 1: Chọn mẫu phù hợp với mục đích sử dụng
Trước tiên, cần xác định doanh nghiệp đang cần:
- Nội quy lao động để ban hành và áp dụng trong quản lý lao động.
- Tài liệu hướng dẫn nội bộ để phổ biến quy tắc làm việc.
- Bảng nội quy công ty để niêm yết tại văn phòng, nhà máy hoặc công trường.
Nếu cần khung tổng quát, có thể dùng mẫu chung. Với doanh nghiệp sản xuất, xây dựng hoặc thương mại, nên ưu tiên mẫu có nội dung sát với đặc thù ngành để giảm thời gian chỉnh sửa.
4.2. Bước 2: Điền thông tin doanh nghiệp và phạm vi áp dụng
Cập nhật đầy đủ các thông tin cơ bản như:
- Tên doanh nghiệp.
- Địa điểm và bộ phận áp dụng.
- Người hoặc chức danh ban hành.
- Ngày ban hành và ngày hiệu lực.
Không nên giữ nguyên thông tin, ngày tháng hoặc phạm vi áp dụng có sẵn trong file mẫu.
Ví dụ:
[Tên doanh nghiệp] – Áp dụng tại [địa điểm/bộ phận] – Ban hành ngày [ngày/tháng/năm].
4.3. Bước 3: Điều chỉnh nội dung theo hoạt động thực tế
Đối chiếu mẫu với 9 nhóm nội dung chính của nội quy lao động đã trình bày ở phần trên, sau đó cập nhật theo thực tế doanh nghiệp.
Một số nội dung cần rà soát kỹ:
- Thời gian và ca làm việc.
- Quy định an toàn, vệ sinh lao động.
- Quy trình tiếp nhận phản ánh.
- Quy định bảo vệ tài sản và dữ liệu.
- Các hành vi vi phạm và hình thức xử lý.
- Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật.
Các ví dụ hoặc điều khoản không phù hợp nên được xóa hoặc viết lại thay vì giữ nguyên nội dung từ mẫu.
4.4. Bước 4: Rà soát, lấy ý kiến và ban hành
Trước khi áp dụng, doanh nghiệp nên kiểm tra lại nội dung với bộ phận pháp chế hoặc người phụ trách có chuyên môn. Nếu thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động hoặc đăng ký nội quy lao động, cần thực hiện đúng trình tự tương ứng.
Sau khi ban hành, cần phổ biến nội dung tới người lao động và lưu trữ phiên bản chính thức để thuận tiện đối chiếu khi cần.
Checklist trước khi sử dụng:
- Đúng tên, địa điểm và phạm vi áp dụng.
- Khớp với lịch làm việc thực tế.
- Đã rà soát đủ 9 nhóm nội dung chính.
- Quy định kỷ luật và trách nhiệm vật chất phù hợp.
- Đúng người có thẩm quyền ký.
- Đã xác định nghĩa vụ đăng ký nếu có.
- Có bản lưu, ngày cập nhật và phương án phổ biến nội quy.
5. Doanh nghiệp có phải đăng ký nội quy lao động không?
Có, nếu doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên. Theo Điều 119 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động thuộc trường hợp này phải đăng ký nội quy lao động với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh nơi đăng ký kinh doanh.
Với doanh nghiệp dưới 10 người lao động, nội quy không bắt buộc phải lập thành văn bản nhưng nội dung về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất phải được thỏa thuận trong hợp đồng lao động.
5.1. Trường hợp nào phải đăng ký nội quy lao động?
Doanh nghiệp có thể đối chiếu theo quy mô lao động như sau:
| Quy mô sử dụng lao động | Yêu cầu chính |
| Từ 10 người lao động trở lên | Nội quy lao động phải bằng văn bản và phải thực hiện đăng ký |
| Dưới 10 người lao động | Không bắt buộc nội quy bằng văn bản; cần thỏa thuận nội dung kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động |
Nếu doanh nghiệp dưới 10 lao động vẫn ban hành nội quy bằng văn bản, thời điểm có hiệu lực do người sử dụng lao động quy định trong chính nội quy.
5.2. Hồ sơ và thời hạn đăng ký nội quy lao động
Theo Điều 120 Bộ luật Lao động 2019, hồ sơ đăng ký gồm:
- Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động.
- Nội quy lao động.
- Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nếu có tổ chức này.
- Các văn bản liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất, nếu có.
Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ trong 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động. Nếu nội dung có quy định trái pháp luật, cơ quan có thẩm quyền sẽ thông báo và hướng dẫn sửa đổi, bổ sung, đăng ký lại.
5.3. Nơi đăng ký và thời điểm nội quy có hiệu lực
Theo Điều 119, doanh nghiệp đăng ký tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh. Pháp luật cũng cho phép cơ quan cấp tỉnh ủy quyền thực hiện thủ tục trong một số trường hợp; vì vậy, khi nộp thực tế nên kiểm tra thủ tục hành chính đang được công bố tại địa phương.
Đối với nội quy thuộc diện phải đăng ký, văn bản có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ đăng ký, không phải 15 ngày kể từ ngày ký hoặc ban hành.
Như vậy, doanh nghiệp cần phân biệt rõ ba bước:
Ban hành nội quy → đăng ký khi thuộc diện bắt buộc → thông báo, phổ biến nội quy cho người lao động
6. Lưu ý để nội quy công ty áp dụng hiệu quả trong thực tế
Để nội quy không chỉ dừng ở văn bản lưu trữ, doanh nghiệp cần bảo đảm quy định đủ rõ để thực hiện, phù hợp với đặc thù công việc và được phổ biến đến đúng người lao động. Đồng thời, nội quy nên được quản lý theo phiên bản để tránh sử dụng tài liệu đã hết hiệu lực.
6.1. Quy định cụ thể và phù hợp với từng môi trường làm việc
Mỗi điều khoản nên làm rõ:
- Ai thực hiện
- Thực hiện trong trường hợp nào
- Yêu cầu cụ thể
- Đầu mối xử lý khi phát sinh vấn đề
Tránh các câu chung chung như “nghiêm túc chấp hành” nếu không có tiêu chí áp dụng rõ ràng.
Nội dung cũng cần điều chỉnh theo đặc thù từng ngành:
- Sản xuất: ca làm việc, bàn giao ca, vận hành máy móc và sử dụng thiết bị bảo hộ.
- Xây dựng: ra vào công trường, bảo hộ lao động, quản lý vật tư và an toàn thi công.
- Thương mại: giao tiếp khách hàng, quản lý hàng hóa, ca trực và bảo mật thông tin giao dịch.
Trước khi ban hành, cần rà soát để các quy định không mâu thuẫn với hợp đồng lao động, quy trình nội bộ và quy định pháp luật áp dụng.
6.2. Phổ biến, lưu phiên bản và cập nhật nội quy
Sau khi ban hành, doanh nghiệp nên duy trì một phiên bản nội quy chính thức để người lao động dễ tra cứu. Tài liệu nên thể hiện rõ:
- Số phiên bản và ngày hiệu lực.
- Người hoặc chức danh phê duyệt.
- Lịch sử sửa đổi.
- Nơi lưu bản đang áp dụng.
- Đầu mối giải đáp khi có vướng mắc.
Nội quy cần được phổ biến đến người lao động và niêm yết các nội dung cần thiết tại nơi làm việc. Khi có thay đổi về pháp luật, quy trình vận hành, cơ cấu tổ chức hoặc địa điểm làm việc, doanh nghiệp nên rà soát và cập nhật lại tài liệu.
Checklist kiểm tra nhanh trước khi áp dụng:
- Nội dung rõ ràng, dễ hiểu và có thể thực hiện.
- Không mâu thuẫn với hợp đồng lao động hoặc quy định pháp luật.
- Có đầu mối giải đáp và xử lý tình huống.
- Người lao động biết nơi xem phiên bản mới nhất.
- Phiên bản cũ được lưu để phục vụ đối chiếu khi cần.
- Bản niêm yết tại nơi làm việc khớp với nội quy đang có hiệu lực.
7. Quản lý nội quy và tài liệu tập trung với 1Office
Khi doanh nghiệp phát triển, số lượng nội quy, quy trình, biểu mẫu, chính sách và tài liệu nội bộ cũng tăng nhanh. Vấn đề không còn nằm ở việc “có tài liệu hay không”, mà là:
- Tài liệu đang nằm ở đâu?
- Đâu là phiên bản mới nhất?
- Nhân viên có tìm được đúng tài liệu khi cần hay không?
Theo Office Study 2025, hơn 60% nhân viên được khảo sát cho biết họ mất ít nhất 30 phút mỗi tháng để tìm lại tài liệu hoặc nội dung đã có. Điều này cho thấy lưu trữ phân tán dễ làm tăng thời gian tìm kiếm và nguy cơ sử dụng nhầm phiên bản. Vì vậy, doanh nghiệp cần một kho tài liệu tập trung, nơi nội quy và giấy tờ được lưu trữ theo cấu trúc thống nhất, phân quyền rõ ràng và dễ tra cứu.
Với phân hệ 1HRM trên 1Office cùng 1AI Assistant, nhân viên có thể tiếp cận thông tin cần thiết nhanh hơn, kể cả khi không nhớ chính xác tài liệu đang nằm ở thư mục nào.
- Lưu trữ nội quy, quy định tập trung: tập hợp nội quy lao động, quy chế, chính sách, biểu mẫu và hướng dẫn nội bộ trên một hệ thống thống nhất.
- Phân quyền truy cập: thiết lập quyền xem, chỉnh sửa hoặc tải tài liệu theo phòng ban, vị trí và từng nhóm nhân sự.
- Kiểm soát phiên bản: quản lý các lần cập nhật, giúp nhân viên tra cứu đúng bản nội quy hoặc quy định đang được áp dụng.
- Tra cứu nhanh với 1AI Assistant: hỗ trợ tìm kiếm và hỏi đáp thông tin trong kho tài liệu, giúp nhân viên tiếp cận nội quy, chính sách cần thiết nhanh hơn.
- Cập nhật nội quy, quy định: hỗ trợ truyền đạt các cập nhật về nội quy, quy định đến đúng nhóm nhân sự liên quan.
Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đưa nội quy, chính sách và thông báo nội bộ về một nguồn thông tin thống nhất, giúp nhân viên dễ tra cứu và giảm rủi ro sử dụng tài liệu cũ.
Quản lý giấy tờ tập trung với 1Office ngay
8. Câu hỏi thường gặp về mẫu nội quy công ty
Sau đây là những câu hỏi thường gặp khi doanh nghiệp tải, chỉnh sửa và áp dụng mẫu nội quy công ty, đặc biệt liên quan đến hình thức văn bản, khả năng chỉnh sửa và điều kiện áp dụng trong thực tế.
8.1. Mẫu nội quy công ty có bắt buộc theo một mẫu cố định không?
Không. Doanh nghiệp không bắt buộc phải sử dụng một mẫu nội quy giống nhau cho mọi ngành nghề.
Có thể dùng mẫu có sẵn làm khung tham khảo, sau đó điều chỉnh theo:
- Quy mô doanh nghiệp
- Ngành nghề hoạt động
- Thời gian và ca làm việc
- Quy trình nội bộ
- Đặc thù về an toàn, tài sản và kỷ luật
8.2. File Word nội quy công ty tải về có chỉnh sửa được không?
Có thể chỉnh sửa nếu file được cung cấp ở định dạng cho phép.
Sau khi tải về, doanh nghiệp nên:
- Lưu một bản gốc để đối chiếu.
- Thay thông tin doanh nghiệp và phạm vi áp dụng.
- Rà soát từng điều khoản theo thực tế.
- Xóa nội dung không phù hợp.
- Lưu riêng phiên bản cuối đã được phê duyệt.
Không nên chỉ thay tên doanh nghiệp rồi sử dụng nguyên văn toàn bộ mẫu.
8.3. Doanh nghiệp dưới 10 người cần quy định kỷ luật thế nào?
Doanh nghiệp dưới 10 người lao động không bắt buộc phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản. Tuy nhiên, các nội dung về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất vẫn cần được thỏa thuận trong hợp đồng lao động theo quy định.
Nếu doanh nghiệp vẫn ban hành nội quy bằng văn bản, nên ghi rõ:
- Phạm vi áp dụng
- Ngày có hiệu lực
- Người ban hành
- Cách phổ biến đến người lao động
8.4. Có thể dùng nội quy chưa đăng ký để xử lý kỷ luật không?
Không nên mặc nhiên sử dụng nội quy chưa hoàn tất các điều kiện về đăng ký, hiệu lực và phổ biến để làm căn cứ xử lý kỷ luật đối với trường hợp thuộc diện phải đăng ký.
Trước khi xử lý một vụ việc cụ thể, doanh nghiệp cần kiểm tra:
- Nội quy đã có hiệu lực chưa.
- Hành vi vi phạm đã được quy định rõ chưa.
- Người lao động đã được phổ biến nội quy chưa.
- Trình tự xử lý kỷ luật đã được thực hiện đúng chưa.
Với trường hợp có rủi ro pháp lý cao, nên rà soát thêm với bộ phận pháp chế hoặc người có chuyên môn trước khi ra quyết định.
8.5. Nội quy công ty có cần cập nhật định kỳ không?
Có. Doanh nghiệp nên rà soát nội quy khi có thay đổi về pháp luật, cơ cấu tổ chức, thời gian làm việc, quy trình vận hành hoặc địa điểm làm việc.
Khi cập nhật, cần kiểm tra lại:
- Nội dung nào đã không còn phù hợp.
- Quy định mới có ảnh hưởng đến người lao động hay không.
- Ngày hiệu lực của phiên bản mới.
- Cách thông báo và lưu trữ phiên bản cũ để đối chiếu.
Kết luận
Mẫu nội quy công ty giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian khi xây dựng văn bản, nhưng không nên tải về rồi áp dụng nguyên trạng. Trước khi sử dụng, cần chọn đúng mẫu, điều chỉnh theo thực tế, rà soát nội dung pháp lý và xác định thủ tục đăng ký nếu thuộc diện áp dụng.
Sau khi ban hành, việc lưu trữ, cập nhật và phổ biến nội quy cũng cần được quản lý nhất quán. Khi nội quy, quy định và biểu mẫu được tập trung trên một hệ thống như 1Office, doanh nghiệp có thể kiểm soát phiên bản rõ ràng hơn, còn nhân viên dễ tra cứu đúng tài liệu đang có hiệu lực khi cần.
