Advance
Phân hệ cung cấp bộ công cụ cho việc cấu hình quy trình tự động hóa doanh nghiệp.
26/11/2021 12:11:13

Nên quản lý công việc nhân viên bằng excel hay bằng phần mềm online? 

Một trong những  yếu tố quan trọng để quản lý công việc là luôn có tổ chức và lộ trình theo dõi. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm excel để giúp họ theo dõi toàn bộ công việc của nhân viên. Số khác lại sử dụng phần mềm quản lý công việc online. Vậy nên quản lý công việc nhân viên bằng excel hay bằng phần mềm trực tuyến, cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé. 

quản lý công việc nhân viên bằng excel
Bạn đang thắc mắc không biết nên quản lý công việc bằng excel hay phần mềm trực tuyến?

1. Quản lý công việc nhân viên bằng excel như thế nào?

Excel là một phần mềm đã được sử dụng phổ biến tại các doanh nghiệp. Dường như excel là công cụ không thể thiếu trong các hoạt động công việc hàng ngày của nhân viên và lãnh đạo. Bởi vì, excel mang lại nhiều lợi ích cố định trong công tác quản lý công việc nhân viên, nhưng cũng còn nhiều bất cập không kém. 

1.1. Lợi ích khi sử dụng excel quản lý công việc nhân viên 

Mặc dù có nhiều lựa chọn phần mềm để quản lý công việc nhưng excel vẫn đem lại nhiều lợi ích khác nhau.

  • Sự đơn giản
  • Hệ thống dữ liệu tập trung
  • Khả năng tùy chỉnh
  • Cài đặt trên mọi thiết bị
  • Tiết kiệm chi phí

1.2. Bất cập trong quản lý công việc bằng excel 

Excel có thể đem lại nhiều lợi ích phổ biến khi quản lý công việc. Tuy nhiên, doanh nghiệp của bạn cũng khó tránh khỏi những bất cập sau: 

  • Rủi ro bảo mật: Bạn khó có thể kiểm soát được lượng người xem dữ liệu nếu bạn truyền file này đi. Những giá trị trong file cũng rất dễ bị mất đi bất cứ lúc nào. 
  • Thiếu tính tự động hóa: Excel không có tính năng tự động nhắc việc, thông báo khi có cập nhật mới trên file. Bên cạnh đó, nó cũng không tự động hóa các công thức tính lương cho nhân viên. Bạn hàng tháng đều phải nhập liệu thủ công và tính lương vất vả. 
  • Hạn chế quản trị công việc: Excel cũng không thể giúp bạn theo dõi cả một tiến độ dự án, công việc lớn để đánh giá năng suất làm việc. Bởi vì excel chỉ chứa các thông tin mà người dùng nhập liệu vào. 
  • Thiếu kiểm soát: Vì tất cả các file excel đều được đặt tên theo tệp thông tin khác nhau, bạn có thể lưu trữ chúng không cùng một nơi. Vì vậy, bạn dễ đánh mất chúng. 
quản lý công việc nhân viên bằng excel
Quản lý công việc bằng các file excel có thể đem lại nhiều rủi ro về bảo mật.

Những bất cập trên khiến cho công việc của bạn trở nên phức tạp hơn và gây tốn kém thời gian quản lý. Đó là lý do vì sao bạn cần sử dụng phần mềm quản lý công việc online để tối ưu mọi nghiệp vụ quản lý hiệu quả. 

2. Quản lý công việc nhân viên bằng phần mềm online 

Quản lý công việc nhân viên bằng phần mềm online đang là lựa chọn của hàng nghìn doanh nghiệp hiện nay. Bởi vì chúng đem lại những giá trị gia tăng về mặt nội bộ lẫn kinh doanh. 

2.1. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý công việc online 

Phần mềm quản lý công việc nhân viên online được thiết kế để nhằm phục vụ công tác lập kế hoạch, quản lý và theo dõi báo cáo. Tuỳ vào từng lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, những phần mềm này sẽ được thiết lập các chức năng khác nhau. Tuy nhiên, hầu hết các phần mềm phổ biến đều đem lại một số lợi ích chính sau: 

Quản lý thông tin tập trung: Bạn có thể dễ dàng quản lý hàng loạt công việc lớn nhỏ trên một hệ thống duy nhất. Điều này tránh tình trạng bỏ quên hay sai sót khi tổng hợp thông tin. 

Tiết kiệm thời gian và chi phí: Thời gian phải đi tìm kiếm dữ liệu hay chi phí cho in ấn, quản lý giấy tờ đều được loại bỏ. Bạn có thể dễ dàng quản lý toàn bộ tệp thông tin trên phần mềm quản lý công việc nhóm nói riêng hay doanh nghiệp nói chung. 

Tự động hóa: Lợi ích thông minh của phần mềm quản lý là trong quy trình quản lý công việc, bạn có thể nhận được toàn bộ thông báo về quá trình làm việc của nhân viên hoặc ngược lại. Những thay đổi và các bước tiến hành đều được nhắc nhở, cảnh báo gửi về người phụ trách, người tham gia công việc. 

Tạo quy trình công việc thông minh: Cả người quản lý và nhân viên đều có thể đi theo một luồng công việc thống nhất. Những người tham gia vào công việc có thể theo dõi và làm việc trực tuyến 100%. 

2.2. Các loại phần mềm quản lý công việc phổ biến hiện nay

Hiện nay có khá nhiều đơn vị cung cấp phần mềm quản lý công việc nhân viên. Tuy nhiên việc lựa chọn một phần mềm quản lý công việc giúp tiết kiệm thời gian, công sức lại không hề đơn giản. Do đó, để đáp ứng tiêu chí của người dùng, chúng tôi xin giới thiệu đến bạn 2 phần mềm đang được nhiều doanh nghiệp tin dùng nhất hiện nay: Trello và 1Office. 

Trello là phần mềm quản lý dự án – công việc. Đây là công cụ đáp ứng những tính năng cơ bản như giao việc, theo dõi công việc. Đặc biệt, nhân sự công ty có thể sử dụng trên các thiết bị di động, laptop hay PC. 

Tuy nhiên, Trello vẫn còn nhiều hạn chế trong việc đánh giá hiệu quả của công việc. Bạn không thể trực tiếp thảo luận trên các khung chat ở mỗi công việc. Bên cạnh đó, các tính năng cũng bị giới hạn nhiều bởi chi phí sử dụng.

1Office là một Giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp toàn diện . Trong đó, 1Office tích hợp tính năng quản lý công việc – dự án, quy trình của công việc trên hệ thống chung. Đây là phần mềm được sáng lập bởi các lập trình viên Việt Nam và có mặt trên thị trường 7 năm nay. 

quản lý công việc nhân viên bằng 1office
Quản lý công việc bằng phần mềm trực tuyến 1Office có thể sắp xếp và phân loại theo phòng ban khoa học.

Ưu điểm của 1Office trong quản lý công việc nhân viên là có thể giúp nhà quản lý sắp xếp lịch làm việc, giao việc, theo dõi tiến độ công việc, quản lý khối lượng, đánh giá chất lượng,… Bên cạnh đó, người dùng có thể dễ dàng trao đổi tài liệu, thảo luận trực tiếp trên từng task công việc. Phần mềm có tính năng thông báo, nhắc nhở, cảnh báo khi có sự thay đổi và đến hạn deadline. 

3. So sánh quản lý công viên nhân viên bằng excel và phần mềm 1Office 

Để quản lý công việc nhân viên, bạn có thể cân nhắc việc sử dụng excel và các phần mềm hiện đại ngày nay. Cùng so sánh sự khác biệt khi quản lý nhân viên bằng excel và phần mềm 1Office đối với doanh nghiệp của bạn nhé. 

Tiêu chí  Quản lý bằng excel  Quản lý bằng 1Office 
Quy mô doanh nghiệp  Quy mô nhân sự nhỏ.  Quy mô đa dạng: nhỏ, vừa, tập đoàn lớn, đa lĩnh vực. 
Giao diện và hệ thống sử dụng  Đơn giản  Giao diện trực quan, sinh động. 

Hệ thống thông minh, đa liên kết. 

Tính đơn giản  Dễ sử dụng  Dễ sử dụng 
Cảnh báo  Không có  Tự động cảnh báo theo thời gian, theo tình trạng công việc, theo thay đổi của nhân sự. 
Số lượng công việc  Nhỏ  Lớn. 

Bạn có thể quản lý và làm việc với số lượng công việc bất kể nhiều hay ít. 

Quy trình công việc Có thể lập quy trình nhưng khó theo dõi và quản lý tiến độ.
Không tự động cập nhật real – time. Phải nhập liệu thủ công.
Quy trình công việc thông minh theo một luồng thống nhất. 

Nhân sự làm việc và chuyển bước dễ dàng. 

Đóng quy trình và lưu trữ mãi mãi. 

Tự động cập nhật theo thời gian thực tế, chuyển bước chỉ trong 1s. 

Trao đổi và thảo luận  Có thể trao đổi và thảo luận trên tính năng chat trực tuyến. 

Không thể trao đổi và thảo luận trên file off. 

Dễ dàng trao đổi tài liệu, thảo luận ý kiến trực tiếp tại từng task công việc, quy trình công việc. 
Báo cáo và đánh giá  Nhập liệu thủ công.  Có mẫu báo cáo cho từng phòng ban, công việc khác nhau. 

Có thể tạo mẫu báo cáo chung, riêng phụ thuộc vào nhu cầu của nhân sự. 

Hệ thống báo cáo được tự động cập nhật theo các dữ liệu chạy trên phần mềm. 

Tính liên kết  Liên kết trên mọi thiết bị: mobile, PC, laptop. 

Sử dụng mọi lúc mọi nơi. 

1Office cho phép import và export các file excel trên phần mềm.

Chi phí  Miễn phí  Bảng báo giá chi tiết 

Để hội nhập và bắt kịp với xu thế toàn cầu, nên quản lý công việc nhân viên bằng excel hay bằng phần mềm online? Áp dụng công nghệ hiện đại vào vận hành doanh nghiệp sẽ là giải pháp tối ưu giúp chủ doanh nghiệp quản lý công việc nhanh hơn, nâng cao tối đa hiệu suất công việc và tạo đà cạnh tranh trên thị trường mạnh mẽ hơn. Để được tư vấn và hỗ trợ sử dụng, bạn vui lòng liên hệ qua hotline 083 483 8888 để được tư vấn phần mềm quản lý công việc 1Office. 

→ Tìm hiểu thêm về công cụ quản lý công việc 1Office: 

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:
Hotline: 083 483 8888

Các bài viết mới nhất

Bài viết liên quan

Hãy Để 1Office - Nền tảng Quản Trị Tổng Thể doanh nghiệp đồng hành cùng bạn

×
Xin tặng bạn EbookQuản trị nhân sự trong thời kỳ chuyển đổi số

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN 1OFFICE

Trải nghiệm để khám phá những tính năng tuyệt vời 1Office mang lại

ĐĂNG KÝ TRỞ THÀNH PARTNER CỦA 1OFFICE

Tham gia cùng chúng tôi vào quá trình chuyển đổi số.


Hotline: 083 483 8888