Nguyên tắc phù hợp trong kế toán: Doanh nghiệp cần lưu ý gì?

Nguyên tắc phù hợp là một khía cạnh quan trọng trong lĩnh vực kế toán, giúp xây dựng và duy trì hệ thống kế toán minh bạch, chính xác, đáng tin cậy. Nếu bạn là Chủ doanh nghiệp đang quan tâm đến vấn đề này thì bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về nguyên tắc phù hợp và tầm quan trọng của chúng trong môi trường kế toán hiện đại. Hãy cùng 1Office theo dõi ngay nhé!

1. Nguyên tắc phù hợp là gì? Áp dụng thế nào trong kế toán?

1.1 Nguyên tắc phù hợp là gì?

Nguyên tắc phù hợp – Matching Principle là một nguyên tắc trong lĩnh vực kế toán, nguyên tắc này yêu cầu doanh thu và chi phí được ghi nhận trong cùng một kỳ phải có sự tương ứng nhất định.

Căn cứ theo Quy định pháp luật về Nội dung chuẩn mực kế toán số 01 – Chuẩn mực chung quy định nội dung của nguyên tắc phù hợp:

Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau. Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó. Chi phí tương ứng với doanh thu gồm chi phí của kỳ tạo ra doanh thu và chi phí của các kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng liên quan đến doanh thu của kỳ đó.

Nguyên tắc phù hợp là một nguyên tắc quan trọng nhằm đảm bảo tính chính xác, minh bạch và đáng tin cậy của thông tin tài chính. Nó đòi hỏi việc thực hiện đúng các quy định, nguyên tắc kế toán, tuân thủ các tiêu chuẩn kế toán quốc tế và quy định pháp lý liên quan đến kế toán hoặc báo cáo tài chính.

Nguyên tắc phù hợp không chỉ đảm bảo việc đưa ra thông tin tài chính chính xác mà còn giúp tạo ra một môi trường kinh doanh minh bạch và tin cậy. Từ đó cung cấp cơ sở để đưa ra quyết định kinh doanh thông minh, hỗ trợ quá trình kiểm toán và xem xét các yếu tố bên ngoài. Nguyên tắc này bao gồm một số quy định cơ bản về tính xác thực, tính liên quan, tính đầy đủ và tính thời gian.

• Tính xác thực: Đảm bảo mọi thông tin tài chính được phản ánh đúng, chính xác và không bị sai lệch so với thực tế.
• Tính liên quan: Mọi thông tin được trình bày một cách khoa học và được liên kết đến các giao dịch, sự kiện tài chính có liên quan.
• Tính đầy đủ: Tất cả mọi giao dịch và sự kiện quan trọng cần được phản ánh cụ thể và chi tiết trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp.
• Tính thời gian: Thông tin tài chính phải được phản ánh kịp thời, chính xác nhằm tránh gây lệch lạc trong việc đánh giá kết quả hoạt động của doanh nghiệp.

1.2 Nguyên tắc phù hợp được áp dụng khi nào?

Nguyên tắc phù hợp trong kế toán được áp dụng trong mọi giai đoạn và quy trình kế toán của một tổ chức, bao gồm kế toán dồn tích và kế toán theo thời gian. Từ việc ghi nhận giao dịch ban đầu đến báo cáo tài chính cuối cùng nhằm đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tin cậy của thông tin tài chính.

• Ghi nhận giao dịch ban đầu: Doanh nghiệp cần ghi nhận chính xác các giao dịch kinh tế trong hệ thống kế toán, bao gồm việc xác định và ghi lại các sự kiện kinh tế có liên quan đúng thời điểm xảy ra.
• Xử lý giao dịch: Nguyên tắc phù hợp đảm bảo rằng các giao dịch được xử lý một cách chính xác, đầy đủ và theo quy trình kế toán.
• Báo cáo tài chính: Phải được thực hiện đúng thời hạn, chính xác và tuân thủ các quy định kế toán quốc tế hoặc quy định nội bộ của doanh nghiệp. Báo cáo tài chính phải cung cấp thông tin đầy đủ và minh bạch về tình hình tài chính của tổ chức.
• Tuân thủ quy định pháp lý và luật thuế: Báo cáo tài chính phải tuân thủ các quy định về thuế và pháp luật áp dụng để đảm bảo tính hợp lệ với quy định của cơ quan quản lý tài chính.
• Kiểm soát nội bộ: Bao gồm việc thiết lập quy trình kiểm soát, phân tách nhiệm vụ, kiểm tra định kỳ để phát hiện và ngăn chặn các sai sót, gian lận. Điều này, đòi hỏi tổ chức phải có hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh mẽ để đảm bảo tính chính xác và tin cậy của thông tin kế toán.

>> Xem thêm: 7 bước lập kế hoạch tài chính hiệu quả dành riêng cho CFO

2. Nội dung của nguyên tắc phù hợp

Quy định về việc ghi nhận doanh thu và chi phí phù hợp với nhau là một nguyên tắc cơ bản trong kế toán. Cụ thể nội dung của nguyên tắc này bao gồm:

2.1 Ghi nhận doanh thu

Khi tiến hành ghi nhận một khoản doanh thu, kế toán trưởng phải xác định được mức độ doanh thu tương ứng với giá trị đã được chuyển giao cho khách hàng hoặc dịch vụ đã được cung cấp. Doanh thu được ghi nhận khi tổ chức thu được giá trị kinh tế tương ứng từ các hoạt động kinh doanh của mình.

Ví dụ: Một công ty sản xuất và bán hàng điện tử đã giao hàng cho khách hàng A vào ngày 1/7. Khi khách hàng A nhận được hàng và công ty đã chuyển giao giá trị kinh tế tương ứng, công ty ghi nhận doanh thu từ giao dịch này vào ngày 1/7.

2.2 Ghi nhận chi phí tương ứng

Sau khi ghi nhận một khoản doanh thu, tổ chức cần xác định một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó. Chi phí tương ứng bao gồm các chi phí đã phát sinh trong kỳ tạo ra doanh thu đó, chi phí liên quan đến doanh thu của các kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng có liên quan đến doanh thu trong kỳ đó.

Ví dụ: Một công ty sản xuất và bán hàng điện tử đã chi trả tiền lương cho nhân viên sản xuất vào ngày 30/6. Khi công ty ghi nhận doanh thu từ việc bán hàng, công ty cần xác định chi phí tương ứng đã phát sinh trong quá trình sản xuất như tiền lương cho nhân viên. Do đó, chi phí lương của nhân viên trong tháng 6 sẽ được ghi nhận tương ứng với doanh thu từ việc bán hàng trong tháng 6.

2.3 Sự tương ứng giữa doanh thu và chi phí

Quy định này giúp người sử dụng thông tin tài chính hiểu rõ hơn về mức độ hiệu quả kinh tế và lợi nhuận thực tế của tổ chức. Đồng thời đảm bảo rằng chi phí được ghi nhận đúng kỳ kế toán, không quá hoặc thiếu so với doanh thu tương ứng từ đó hỗ trợ hiệu quả quá trình đánh giá, quản lý chi phí, lợi nhuận và hoạt động kinh doanh của tổ chức.

Ví dụ: Một công ty xây dựng đã hoàn thành một dự án xây dựng vào ngày 30/6. Doanh thu từ dự án xây dựng đó sẽ được ghi nhận trong quý tiếp theo. Công ty cần đảm bảo rằng chi phí liên quan đến dự án xây dựng đó trong quý tiếp theo cũng được ghi nhận tương ứng để đảm bảo sự tương ứng giữa doanh thu và chi phí.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc xác định và ghi nhận chi phí tương ứng có thể phức tạp đối với một số hoạt động kinh doanh. Đòi hỏi sự phân tích và đánh giá kỹ lưỡng để đảm bảo tính chính xác và đúng nguyên tắc trong quá trình ghi nhận doanh thu và chi phí.

3. Vai trò & Ý nghĩa của nguyên tắc phù hợp

3.1 Vai trò của nguyên tắc phù hợp

Đáp ứng yêu cầu pháp lý: Tuân thủ các quy định pháp luật và quy định liên quan đến tính toán thuế thu nhập doanh nghiệp. Việc căn cứ hạch toán vào thời gian đem lại doanh thu cho doanh nghiệp giúp tính toán chính xác thu nhập chịu thuế và đáp ứng yêu cầu báo cáo tài chính.

Xác định kết quả kinh doanh chính xác: Nguyên tắc này hỗ trợ doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của kết quả kinh doanh, từ đó giúp nhà quản lý đưa ra quyết định kinh doanh đúng đắn và có hiệu quả.

Tính toán thuế và quản lý tài chính: Nguyên tắc phù hợp giúp xác định thuế thu nhập doanh nghiệp chính xác từ đó đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế đồng thời đưa ra các quyết định về đầu tư, quản lý tài chính và kế hoạch kinh doanh hiệu quả.

Đánh giá hiệu quả kinh doanh: Căn cứ hạch toán vào thời gian tạo ra doanh thu, tổ chức có thể xác định được mức độ hiệu quả của các hoạt động kinh doanh nhằm đưa ra quyết định để cải thiện hiệu quả và tăng cường sự cạnh tranh.

>> Xem thêm: DOWNLOAD 6 file Excel quản lý tài chính doanh nghiệp mới nhất 2023

3.2 Ý nghĩa của nguyên tắc phù hợp

Nguyên tắc phù hợp có ý nghĩa quan trọng và đa chiều trong quản lý và hoạt động kinh doanh của tổ chức.

• Đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và các quy định liên quan đến hoạt động kinh doanh, từ đó giúp tránh các xung đột không đáng có.
• Xây dựng mối quan hệ bền vững và sự tin tưởng với các bên liên quan như cổ đông, khách hàng và đối tác kinh doanh. 
• Bảo vệ tài sản, danh tiếng và giảm thiểu rủi ro pháp lý, tài chính đồng thời tạo ra một môi trường kinh doanh bền vững và an toàn.
• Đảm bảo hiệu quả và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, giúp tổ chức hoạt động trong phạm vi và giới hạn pháp luật cho phép.

4. Ưu nhược điểm khi sử dụng nguyên tắc phù hợp

Ưu điểm

Nhược điểm

Xây dựng lòng tin, danh tiếng và sự bền vững với các bên liên quan nhờ tính minh bạch, chính xác trong quản lý tài chính. Hỗ trợ quá trình ra quyết định kinh doanh, quản lý và đánh giá hiệu quả các hoạt động tài chính doanh nghiệp. Xây dựng kế hoạch và chiến lược kinh doanh dựa trên những cơ sở thông tin tài chính chính xác. Kiểm soát và quản lý rủi ro tài chính, pháp lý và hình sự có thể xảy ra trong tương lai một cách hiệu quả.

Đòi hỏi nắm vững kiến thức chuyên môn, các quy định pháp luật, tiêu chuẩn và quy tắc phức tạp trong lĩnh vực kế toán. Yêu cầu sự phân tích, đánh giá kỹ lưỡng, gây mất thời gian, làm tăng khối lượng công việc cho nhân viên kế toán và quản lý. Khó khăn trong việc ghi nhận và phân tích các khoản chi phí tương ứng với doanh thu và các hoạt động kinh doanh phức tạp. Yêu cầu sự tuân thủ, đầu tư và phát triển hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ để tuân thủ nguyên tắc phù hợp.

Bảng so sánh ưu nhược điểm khi sử dụng nguyên tắc phù hợp

5. Ví dụ về nguyên tắc phù hợp

Xét một công ty sản xuất và bán sản phẩm điện thoại di động. Trong một quý, công ty đã bán được 10.000 chiếc điện thoại với giá bán đơn vị là 500 USD. Theo nguyên tắc ghi nhận doanh thu và chi phí phù hợp, khi công ty ghi nhận doanh thu từ việc bán hàng, nó cũng phải ghi nhận chi phí tương ứng liên quan đến việc sản xuất và bán các sản phẩm đó.

Ví dụ, công ty cần xem xét các chi phí sau:

• Chi phí nguyên vật liệu: Công ty đã tiêu thụ 3.000 USD để mua nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất 10.000 chiếc điện thoại.
• Chi phí nhân công: Công ty đã chi trả 5.000 USD cho lao động trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất điện thoại.
• Chi phí cố định khác: Công ty đã phải trả 2.000 USD cho chi phí cố định như thuê nhà xưởng và lương nhân viên quản lý sản xuất.

Khi ghi nhận doanh thu từ việc bán 10.000 chiếc điện thoại (tổng cộng 10.000 x 500 USD = 5.000.000 USD), công ty cũng cần ghi nhận các chi phí tương ứng liên quan. Trong ví dụ này, tổng chi phí tương ứng là 10.000 USD (3.000 USD + 5.000 USD + 2.000 USD).

Do đó, công ty sẽ ghi nhận doanh thu là 5.000.000 USD và chi phí tương ứng là 10.000 USD trong báo cáo tài chính của quý đó. Điều này đảm bảo rằng công ty đã tuân thủ nguyên tắc ghi nhận doanh thu và chi phí phù hợp, và báo cáo tài chính phản ánh đầy đủ và chính xác về hiệu suất kinh doanh của công ty trong quý đó.

Lưu ý rằng ví dụ này chỉ là một minh họa đơn giản. Trong thực tế, quá trình ghi nhận doanh thu và chi phí có thể phức tạp hơn với nhiều yếu tố và phân loại chi phí khác nhau.

6. Rủi ro khi không tuân thủ nguyên tắc phù hợp

Nguyên tắc phù hợp là nền tảng để báo cáo tài chính phản ánh đúng thực trạng hoạt động kinh doanh. Nếu doanh nghiệp áp dụng sai hoặc bỏ qua, hậu quả không chỉ nằm ở những con số trên sổ sách mà còn kéo theo nhiều rủi ro tài chính, pháp lý và uy tín.

6.1 Báo cáo tài chính bị bóp méo

Khi chi phí hoặc doanh thu không được ghi nhận đúng kỳ, lợi nhuận và dòng tiền sẽ bị lệch so với thực tế. Điều này có thể khiến ban lãnh đạo đưa ra quyết định sai lầm về đầu tư, mở rộng sản xuất hoặc phân bổ nguồn vốn. Ví dụ, doanh nghiệp tưởng lợi nhuận cao nhưng thực chất chỉ là “ảo” do chi phí bị dồn sang kỳ sau.

6.2 Nguy cơ vi phạm pháp luật và bị xử phạt thuế

Cơ quan thuế luôn xem xét tính hợp lý và đúng kỳ của chi phí. Nếu phát hiện chi phí bị ghi sai niên độ, doanh nghiệp không chỉ phải điều chỉnh lại mà còn có nguy cơ bị phạt, truy thu thuế và chịu lãi suất chậm nộp. Đây là rủi ro trực tiếp ảnh hưởng đến tài chính và uy tín thương hiệu.

6.3 Mất minh bạch, giảm lòng tin của cổ đông và đối tác

Báo cáo tài chính thiếu nhất quán sẽ làm giảm niềm tin từ nhà đầu tư, cổ đông, ngân hàng hoặc đối tác chiến lược. Trong bối cảnh doanh nghiệp muốn huy động vốn hoặc gọi vốn đầu tư, một bản báo cáo bị nghi ngờ tính chính xác sẽ khiến cơ hội hợp tác và tài trợ bị thu hẹp đáng kể.

Có thể thấy, việc không tuân thủ nguyên tắc phù hợp không chỉ là một sai sót kế toán đơn thuần, mà là nguy cơ tiềm ẩn ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Do đó, mỗi tổ chức cần coi việc tuân thủ nguyên tắc này là ưu tiên hàng đầu trong quản trị tài chính.

7. KPI & Chỉ số đo lường việc áp dụng nguyên tắc phù hợp

Để nguyên tắc phù hợp không chỉ dừng lại ở lý thuyết mà thực sự đi vào thực tiễn, doanh nghiệp cần có bộ công cụ đo lường cụ thể. Các KPI tài chính không chỉ giúp kế toán tự đánh giá mức độ chính xác trong hạch toán, mà còn cung cấp cho lãnh đạo cái nhìn minh bạch về khả năng quản trị và tuân thủ chuẩn mực kế toán. Dưới đây là ba chỉ số quan trọng nhất:

7.1 Tỷ lệ chi phí không hợp lý được điều chỉnh sau kiểm toán nội bộ

Đây là chỉ số phản ánh mức độ chuẩn xác trong việc ghi nhận chi phí ngay từ đầu. Nếu tỷ lệ chi phí sai hoặc cần điều chỉnh quá cao, điều đó chứng tỏ quy trình hạch toán còn nhiều lỗ hổng, dễ dẫn đến tình trạng báo cáo tài chính bị “vênh” so với thực tế. Ngược lại, khi chỉ số này thấp, có nghĩa là đội ngũ kế toán đã tuân thủ tốt nguyên tắc phù hợp, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm đáng kể thời gian cho giai đoạn kiểm toán. Nhiều doanh nghiệp đặt mục tiêu duy trì tỷ lệ này dưới 3–5% để đảm bảo tính chuẩn mực trong báo cáo.

7.2 Số lỗi ghi nhận sai kỳ

Sai kỳ là một trong những lỗi phổ biến nhất khi áp dụng nguyên tắc phù hợp. Ví dụ, chi phí marketing phát sinh trong tháng 9 nhưng lại được hạch toán sang tháng 10 sẽ khiến báo cáo biến động bất thường, làm sai lệch kết quả kinh doanh. KPI này đo lường số lỗi sai kỳ phát hiện được trong một kỳ kế toán so với tổng số bút toán đã ghi nhận. Việc theo dõi chỉ số này hàng quý hoặc nửa năm giúp doanh nghiệp đánh giá chất lượng dữ liệu đầu vào, đồng thời phát hiện sớm những mắt xích yếu trong quy trình để đào tạo hoặc cải thiện hệ thống kiểm soát.

7.3 Thời gian phát hiện và xử lý sai lệch

Chỉ số này thể hiện khả năng phản ứng và mức độ chặt chẽ trong hệ thống giám sát tài chính. Nếu sai lệch được phát hiện ngay trong kỳ hoặc chỉ sau vài ngày, doanh nghiệp có thể khắc phục kịp thời và tránh lan sang các kỳ sau. Nhưng nếu phải mất hàng tháng mới phát hiện, hậu quả có thể rất lớn, thậm chí kéo theo rủi ro về thuế, kiểm toán hoặc ảnh hưởng đến quyết định chiến lược. Do đó, nhiều tổ chức đặt mục tiêu giảm thời gian xử lý sai lệch xuống còn 3–5 ngày làm việc để đảm bảo dòng dữ liệu tài chính luôn “sạch” và đáng tin cậy.

Tóm lại, việc áp dụng các KPI này không chỉ giúp doanh nghiệp đo lường tính tuân thủ nguyên tắc phù hợp, mà còn tạo ra một hệ thống cảnh báo sớm, đảm bảo báo cáo tài chính minh bạch, chính xác và giảm thiểu rủi ro quản trị. Đây cũng là cơ sở để doanh nghiệp nâng cao uy tín với cổ đông, đối tác và cơ quan quản lý.

8. Phần mềm Quản lý tài chính, thu chi, công nợ 1Office

Để giải quyết các bài toán về quản lý tài chính, ngoài việc áp dụng nguyên tắc phù hợp, doanh nghiệp nên kết hợp sử dụng phần mềm quản lý thu chi 1Office. Đây là phần mềm đáp ứng tất cả các yêu cầu và nguyên tắc kế toán đồng thời hỗ trợ kế toán doanh nghiệp một cách tối đa trong suốt quá trình làm việc.

1Office tự hào với hơn 5000 doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn Quản lý thu chi – công nợ. Với nhiều tính năng nổi bật như:

• Số hóa toàn bộ thông tin tài chính, tự động cập nhật doanh số bán hàng, công nợ khách hàng giúp quản lý và theo dõi dòng tiền một cách chính xác, hiệu quả.
• Dễ dàng xem toàn bộ công nợ theo từng mốc thời gian, giúp nhà quản lý thống kê và hiển thị dữ liệu tài chính một cách rõ ràng và dễ hiểu.
• Phân quyền quản lý tài chính một cách linh hoạt cho phép kiểm soát quyền truy cập và duyệt thông tin tài chính. Từ đó giúp bảo mật thông tin và đảm bảo sự minh bạch trong quá trình quản lý tài chính.
• Tự động cảnh báo công nợ khi có phát sinh giúp người dùng nắm bắt kịp thời thông tin và điều chỉnh kế hoạch tài chính để đảm bảo sự phù hợp.
• Công nợ được liên kết trực tiếp với các đối tượng liên quan như đơn hàng, hợp đồng, báo giá… để tránh tình trạng mất hay sai sót số liệu công nợ.

Nhận bản dùng thử tính năng miễn phí

Trên đây là toàn bộ thông tin mà 1Office muốn chia sẻ tới Quý doanh nghiệp về khái niệm, đặc điểm, vai trò và ý nghĩa của nguyên tắc phù hợp trong lĩnh vực kế toán. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào hãy liên hệ với chúng tôi ngay qua Hotline: 083 483 8888 để được tư vấn nhanh nhất. Chúc Quý doanh nghiệp quản trị tài chính thành công!