Gỡ rối về “nút thắt cổ chai” trong doanh nghiệp 

Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, những vấn đề trục trặc phát sinh là không tránh khỏi. Những bài toán này được gọi chung là “nút thắt cổ chai”. Vậy làm thế nào để nhận biết nút thắt trong doanh nghiệp mình? Thắt ở đâu và gỡ thế nào? Cùng tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây. 

I. Tìm hiểu chung về “nút thắt cổ chai”

1.1 Nút thắt cổ chai là gì?

“Nút thắt cổ chai” là thuật ngữ lấy ý tưởng từ hình dạng của chai. Cổ chai là điểm hẹp nhất, nơi dễ xảy ra tắc nghẽn nhất, trong doanh nghiệp, thuật ngữ này được sử dụng với ý nghĩa chỉ tới điểm tắc nghẽn trong sản xuất hoặc công việc, dự án,…

Nút thắt cổ chai xảy ra khi khối lượng công việc nhiều dồn lại cùng lúc khiến người lao động không kịp xử lý, từ đó gây ra chậm trễ trong công việc. Vấn đề này nếu không được giải quyết nhanh, lâu dần sẽ khiến công việc bị chậm trễ và phát sinh thêm chi phí. 

1.2 Những loại nút thắt cổ chai 

Dựa theo thời gian, người ta chia nút thắt cổ chai thành 2 loại: 

– Nút thắt ngắn hạn: Đây là những vấn đề tạm thời, phát sinh trong thời gian ngắn và dễ giải quyết. Ví dụ một thành viên trong bộ phận xin nghỉ vài ngày. Công việc của họ là đặc thù và chỉ bản thân họ mới có đủ năng lực, chuyên môn để xử lý. Trong thời gian nghỉ, các công việc liên quan đến chuyên môn của họ sẽ bị tồn đọng lại và chờ họ về xử lý.

– Nút thắt dài hạn: Những nút thắt được phát sinh thường xuyên hoặc tồn đọng đã lâu nhưng vẫn chưa được giải quyết. Đây là những vấn đề gây ra thiệt hại nhiều về chi phí cũng như mối quan tâm chính của chủ doanh nghiệp. Ví dụ như nhóm bộ phận làm việc kém hiệu quả nhưng chưa thể thay đổi được nhân sự hoặc chất lượng làm việc. 

Từ đó nhận thấy, nút thắt cổ chai có thể là bất cứ công việc gì trong doanh nghiệp hay một cá nhân, bộ phận, tác động nào đó đến doanh nghiệp mà ở đó, doanh nghiệp ảnh hưởng đến lợi ích chung khi không thể hoạt động trơn tru như bình thường, ví dụ như: máy móc hay hỏng hóc trong quá trình sản xuất mà chưa thay,; tính lương chậm muộn tốn nhiều thời gian gây chậm trễ; bộ phận hoạt động không hiệu quả trong công ty, quy trình xử lý thủ tục rườm rà, lâu la. 

II. Tác động của nút thắt cổ chai đến hoạt động doanh nghiệp 

Như đã kể trên, nút thắt cổ chai phát sinh khi công việc bị dồn động, phát sinh nhiều, nằm ngoài khả năng xử lý. Chính vì thế có 2 vấn đề lớn nhất xảy ra với hoạt động của doanh nghiệp khi phát sinh nút thắt cổ chai: 

– Tồn đọng công việc: Công việc này chưa xong, công việc khác đã tới là vấn đề thường gặp phải khi doanh nghiệp gặp bài toán “nút thắt cổ chai”. Các công việc dồn lại sẽ khiến các công việc, quy trình khác cũng chậm trễ theo vì không được giải quyết liền mạch. Cứ việc này dồn lại thì việc khác cũng sẽ không được xử lý tiếp. Từ đó khiến giảm năng suất lao động, vỡ kế hoạch mà ban đầu doanh nghiệp đã đề ra. 

Ví dụ đơn giản, nếu doanh nghiệp có bài toán “nút thắt cổ chai” lúc này là quy trình xử lý công việc rườm rà, thủ công, các đơn từ, công văn, giấy chi tiền, thu chi bắt buộc phải đưa tận tay sếp để ký “tươi”. Ví dụ như sếp đi vắng, có việc đột xuất hay đi công tác lâu chưa về luôn thì đống giấy tờ, sổ sách sẽ phải để nguyên đó mà không được giải quyết luôn, trong khi bài toán này có thể giải quyết rất nhanh với chữ ký số. Những tính năng này đều có trong các phần mềm quản trị công ty. 

– Phát sinh thêm chi phí: Ở lĩnh vực sản xuất, dịch vụ, tác động này sẽ được nhìn thấy rõ hơn. Khi một máy móc hỏng hóc hay nhân công ít, nhân công không thạo việc cũng được coi là “nút thắt cổ chai”. Tình huống này sẽ phát sinh ra tốn thêm chi phí nhân công cho việc kéo dài ngày làm (số lượng việc làm trong 5 ngày thì giờ đây phải phát sinh thành 10 ngày), thêm chi phí thuê nhà xưởng, kho bãi hoặc hỏng hóc sản phẩm. Ví dụ khi sản xuất rau củ quả tươi, doanh nghiệp thu hoạch 1 ngày 200 kg rau xanh đến hạn, tuy nhiên số lượng nhân công ít, họ chỉ có thể đóng được 150kg rau xanh mỗi ngày. Với 50kg rau còn thừa, họ phải bỏ đi do hỏng hóc hoặc tốn thêm chi phí mua tủ đông lạnh. 

Ngoài ra còn có thể kể thêm loạt tác động tiêu cực như: 

– Gây chậm trễ trong tiến độ làm việc, khiến doanh nghiệp bỏ lỡ mất các cơ hội khác hoặc lỡ thời điểm “vàng” trong kế hoạch. 

– Tồn kho sản phẩm hoặc thiếu sản phẩm, không cân bằng được nhu cầu cung – cấp. 

– Nhân lực bị động trong công việc, không chủ động xử lý công việc được khi lúc thì quá tải công việc, lúc thì nhàn rỗi không có việc làm. 

– Khó khăn trong việc ước tính các nguồn lực cần thiết (thời gian, nhân lực, vật lực,…) để lập kế hoạch hợp lý.

– Phát sinh mâu thuẫn, tình trạng đổ lỗi cho nhau giữa các đồng nghiệp, nội bộ phòng ban.

III. Các cách nhận biết nhanh “nút thắt cổ chai” và cách giải quyết

3.1 Cách nhận biết nhanh “nút thắt cổ chai” 

“Nút thắt cổ chai” là bài toán phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp và không khó để nhận nhận biết các mâu thuẫn đó. Một vài cách để nhận biết nhanh nút thắt, ví dụ như:

– Để ý các dấu hiệu phát sinh: Các nút thắt ngắn hạn có thể nhìn thấy ngay và giải quyết nhanh trong thời gian ngắn, tuy nhiên các nút thắt dài hạn thường đã diễn ra trong thời gian dài và lặp đi lặp lại, đôi khi gây hậu quả nghiêm trọng là nỗi nhức nhối của chủ doanh nghiệp.

– Sử dụng mô hình 5M1E: Khi phát sinh sự cố trong sản xuất, người lãnh đạo có thể vẽ mô hình 5M1E để kiểm tra xem đã có vấn đề ở đâu. Mô hình xương cá này khá hiệu quả trong việc tìm đâu là “nút thắt cổ chai” trong doanh nghiệp nhanh chóng. 

– Nghe phản ánh của các business partner trong kinh doanh: Đây là những phản ứng liên quan trực tiếp đến doanh thu của doanh nghiệp nên rất cần thiết và phải xử lý nhanh chóng, kịp thời để không ảnh hưởng việc hợp tác hai bên. Ví dụ khi bên đối tác phản ánh hàng hóa thiếu, chất lượng dạo này kém, phải xem xét vấn đề thiếu hàng hóa hay kém do đâu, đâu là nút thắt cổ chai của doanh nghiệp lúc này khiến công việc không trôi chảy?

– Đo lường, phân tích dữ liệu: Qua các báo cáo quản trị, thống kê hằng tuần, hàng tháng về công việc, năng suất lao động, chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận ra vấn đề đang phát sinh trong doanh nghiệp mình. Các bảng biểu, số liệu là những dẫn chứng không thể phủ nhận kết quả làm việc. Ví dụ như 1 nhóm Content Marketing khi đưa báo cáo công việc 1 tháng họ cần phải hoàn thành 120 bài SEO, tuy nhiên thực tế chỉ hoàn thành được 100 bài. Từ đó người quản trị có thể thấy đang có vấn đề phát sinh trong công việc này (thiếu nhân viên hoặc năng suất làm việc đang chưa được tối ưu, phát sinh công việc chậm ở khâu nào đó dẫn đến không thể hoàn thành công việc đúng hạn).

3.2 Giải quyết bài toán “nút thắt cổ chai” trong doanh nghiệp

Một trong những ưu tiên hàng đầu để tăng năng suất công việc, ngoài việc lập kế hoạch cụ thể, đúng hướng thì cần phải giải quyết những “nút thắt cổ chai” trong doanh nghiệp. Bởi vì đây là những mâu thuẫn nếu không giải quyết sẽ ảnh hưởng đến kết quả làm việc của công ty. Khi nhận ra doanh nghiệp của mình có vấn đề ở đâu, chủ doanh nghiệp có thể cân nhắc những cách giải quyết sau: 

– Với vấn đề liên quan đến khách hàng, đối tác: Trong quá trình làm việc chung với đối tác hay cung cấp sản phẩm, dịch vụ tới khách hàng, doanh nghiệp đã lắng nghe sự phản ánh của khách hàng, tuy nhiên vẫn cần kiểm tra sale pipeline (đường ống bán hàng) để đo lường xem các bước tiếp cận khách hàng đã đúng chưa, khách hàng phản ánh vấn đề thì nó thuộc ở bước nào và bước đó cần giải quyết ra sao. Ví dụ dễ hiểu, khách hàng có thể phản ánh về dịch vụ chăm sóc sau khi bán, dịch vụ lắp đặt vận chuyển hay tư vấn, hay việc thanh toán không linh hoạt. Tất cả các vấn đề đó đều được coi là các nút thắt cổ chai. 

– Với các vấn đề liên quan đến nội bộ doanh nghiệp: Cách tốt nhất của người quản trị là hãy trao đổi trực tiếp với các nhân viên của mình để cùng tìm ra hướng giải quyết. Lắng nghe nhân viên với những khó khăn cần giúp đỡ, ví dụ như đề xuất thay máy móc để nâng cao chất lượng làm việc cũng là ý kiến giúp giải quyết “nút thắt cổ chai”. 

– Sử dụng các phần mềm quản trị hoạt động doanh nghiệp: Đây là phương án giải quyết hợp lý và tối ưu nhất. Qua quá trình làm việc, nhà quản trị sẽ nhận thấy vai trò quan trọng trong việc áp dụng các phần mềm quản trị công ty. Các công việc được thực hiện theo một quy trình khoa học có sẵn, tránh tối đa tình trạng tồn đọng, nghẽn công việc. Hoặc khi có vấn đề, nhà lãnh đạo sẽ nhanh chóng nhìn thấy tồn đọng công việc ở đâu để giải quyết. Các phần mềm quản lý doanh nghiệp đa dạng tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp: CRM phù hợp với Sale, Marketing; HRM với tuyển dụng nhân sự công ty, quản trị quy trình công việc với mạng nội bộ. Hướng đi này rất hữu hiệu khi giải quyết nút thắt cổ chai dài hạn.

Qua những thông tin bổ ích trên về nút thắt cổ chai – bài toán cũng như cách giải quyết, 1Office hy vọng các chủ doanh nghiệp, nhà quản trị có thêm kiến thức, kinh nghiệm điều hành hoạt động doanh nghiệp của mình một cách hiệu quả nhất.