Sales Pipeline là gì? Cách xây dựng Sales pipeline cho doanh nghiệp

Trong kinh doanh, nắm rõ và đầu tư cho Sales Pipeline là một phương pháp hiệu quả để tăng doanh số. Khi càng hiểu rõ về khách hàng tiềm năng của mình, cơ hội chốt hợp đồng của bạn càng cao hơn. Vậy thì Sales Pipeline là gì và cách ứng dụng nó vào doanh nghiệp của bạn ra sao. Tất cả sẽ được 1Office bật mí trong bài viết dưới đây.

1. Sales Pipeline là gì?

Sales Pipeline được hiểu ngắn gọn là “đường ống bán hàng”. Nó là hành trình mà nhân viên kinh doanh đồng hành, chăm sóc để chuyển một đối tượng từ dạng cơ hội khách hàng tiềm năng (lead) trở thành khách hàng (customer)

2. Lợi ích của Sales Pipeline với doanh nghiệp

Nếu như nhà quản trị doanh nghiệp hiểu và áp dụng mô hình Sales Pipeline tốt vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thì sẽ có rất nhiều lợi ích với mọi đối tượng trong doanh nghiệp từ nhân viên, cấp quản lý tới doanh nghiệp

Lợi ích với nhân viên

• Có quy trình bán hàng chuyên nghiệp để làm căn cứ triển khai công việc
• Đánh giá mức độ ưu tiên chăm sóc của từng khách hàng để lập kế hoạch làm việc phù hợp
• Theo dõi trạng thái cơ hội bán hàng để có những biện pháp chốt sale đúng thời điểm
• Dễ dàng chia sẻ thông tin với đồng nghiệp và lập báo cáo gửi lãnh đạo

Lợi ích đối với cấp quản lý

• Giám sát hoạt động của nhân viên kinh doanh có đúng các bước trong sơ đồ quy trình bán hàng không từ đó đánh giá được chính xác hiệu quả làm việc của mỗi người
• Dự đoán được doanh thu trong tương lai dựa trên chính dữ liệu hiện tại
• Xây dựng chiến lược marketing, cross-sell/up-sales nhanh chóng
• Phát hiện và xử lý nhanh các “nút thắt” trong quy trình bán hàng

Lợi ích đối với doanh nghiệp

• Chuẩn hóa quy trình bán hàng trong doanh nghiệp
• Tăng trưởng khách hàng tiềm năng và doanh thu
• Tối ưu thời gian và chất lượng của đội ngũ nhân viên

3. Quy trình 5 bước để xây dựng Sales Pipeline cho doanh nghiệp

Tùy từng tính chất, quy mô của doanh nghiệp mà 5 bước để xây dựng quy trình sẽ khác nhau. Có những doanh nghiệp sẽ sử dụng quy trình 5 bước xây dựng Sales Pipeline.

Dưới đây là gợi ý 5 bước cơ bản nhất trong Sales Pipeline để các bạn có cái nhìn rõ nhất về Sales Pipeline

Bước 1: Tiếp cận khách hàng tiềm năng (Prospecting)

Bước đầu tiên trong quy trình bán hàng nào cũng giống nhau đó là đi tiếp cận khách hàng tiềm năng. Nguồn khách này có thể đến từ các hoạt động tiếp thị nội dung trên mạng xã hội, google, sự kiện, email,… Trong giai đoạn này, việc quan trọng nhất là ghi lại được càng nhiều thông tin của khách hàng càng tốt. Nó bao gồm các thông tin về nhân khẩu học: Tên, tuổi, giới tính cũng như các thông tin về khu vực họ sinh sống và loại tương tác mà họ đã tương tác với công ty của bạn.

Bước 2: Kết nối (Telesale)

Trong bước 1, dữ liệu khách hàng tiềm năng thu về có thể có những lead rác, không có khả năng mua hàng. Chính vì vậy đây là bước quan trọng để lọc ra lượng khách hàng tiềm năng thực sự có nhu cầu mua sản phẩm của doanh nghiệp.

Ở nhiều doanh nghiệp sẽ có bộ phận Telesale kết nối với khách hàng bằng cách liên hệ với khách hàng qua số điện thoại để xác định nhu cầu của khách hàng trước khi chuyển tới bộ phận Sale.

Đây cũng là bước quan trọng không hề kém bước 1. Bởi doanh nghiệp không muốn tốn quá nhiều thời gian cho lượng khách hàng không thực sự có nhu cầu.

Vậy làm sao để lọc được khách từ tệp data đó? Trong cuộc trò chuyện với đối tượng tiềm năng (lead), hãy cố gắng khai thác thông tin để trả lời những câu hỏi sau:

• Đối tượng tiềm năng đó có khả năng chi trả cho sản phẩm của công ty không?
• Đối tượng tiềm năng có phải là người quyết định hay họ phải thuyết phục thêm ai khác để thực hiện mua hàng, chốt hợp đồng?
• Đối tượng tiềm năng có nhu cầu thực sự với sản phẩm hay không?
• Đối tượng tiềm năng có sẵn sàng mua hay không?

Nếu tất cả câu trả lời là có thì đối tượng chính là hot lead và hãy chuyển ngay cho nhân viên sale để chăm sóc và chốt đơn.

Vậy còn những đối tượng trả lời không thì sao, đừng xóa data đó đi vội. Hãy lưu những thông tin khách hàng này lại vào phần mềm CRM để thêm vào các chiến dịch nuôi dưỡng. Có thể những đối tượng này hiện tại chưa muốn mua sản phẩm ngay nhưng họ cũng có thể là khách hàng tiềm năng trong tương lai của doanh nghiệp.

Bước 3: Liên hệ

Đây chính là bước nhân viên Sale tiếp xúc với khách hàng tiềm năng (hot lead) đã được lọc ra ở bước 2.

Giai đoạn này sẽ khác nhau tùy theo sản phẩm hoặc dịch vụ và mô hình bán hàng của bạn. Nó có thể diễn ra dưới hình thức một cuộc gặp mặt trực tiếp hoặc là một cuộc gọi điện thoại hoặc video. Nhân viên bán hàng giải thích chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ, lợi thế của việc mua sản phẩm và cố gắng vượt qua mọi phản đối hoặc hoài nghi mà khách hàng tiềm năng có thể hỏi

Bước 4: Xây dựng mối quan hệ với khách hàng

Đối với các doanh nghiệp B2B thì không dễ để bán sản phẩm ngay lập tức. Khách hàng cần có thời gian nghiên cứu và cân nhắc.

Thông thường, vòng đời bán hàng cho các khách hàng B2B sẽ kéo dài từ 15 tới 30 ngày. Vì vậy, nhân viên kinh doanh cần phải chăm sóc khách hàng và xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng.

Nhân viên kinh doanh không cần phải gọi điện hay gửi email liên tục. Thay vào đó, hãy gọi điện và gửi email với tần suất phù hợp. Đừng làm cho khách hàng cảm thấy bị làm phiền và khó chịu.

Ngoài ra, nhân viên kinh doanh có thể thực hiện một số cách khác khéo léo hơn để gợi nhắc khách hàng như kết bạn với khách hàng trên mạng để có thể giải đáp thắc mắc của khách hàng nhanh nhất có thể.

Bước 5: Chốt hợp đồng

Tại bước này, nhân viên kinh doanh cần chốt lại chính xác nhu cầu của khách hàng, báo giá và tiến hành yêu cầu thanh toán.

Tuy nhiên, không phải đến đây là Sales Pipeline đã hoàn thành. Về lý thuyết thì chốt sale là bước cuối cùng của một quy trình bán hàng nhưng để khách hàng có thể quay trở lại mua hàng, nhân viên kinh doanh vẫn cần tiếp tục đưa họ vào quy trình chăm sóc khách hàng sau khi bán hàng để đảm bảo khách hàng có trải nghiệm tốt nhất có thể.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể tham khảo về quy trình bán hàng 7 bước của doanh nghiệp B2B giúp đạt được mục tiêu kinh doanh nhanh chóng, dễ dàng.

4. Cách xây dựng Sales Pipeline cho doanh nghiệp

Bên trên chính là những thông tin về tầm quan trọng và quy trình 5 bước để xây dựng Sales Pipeline cho doanh nghiệp.

Đây sẽ là cách để xây dựng Sales Pipeline hiệu quả cho doanh nghiệp.

Có danh sách khách hàng tiềm năng

Trước khi có đường ống Sales Pipeline, thì đầu tiên bạn phải xây dựng danh sách khách hàng tiềm năng có nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp bạn.

Nếu doanh nghiệp có danh sách nhiều thì bạn nên có công cụ để quản lý. Một số công cụ mà doanh nghiệp có thể tham khảo là Google trang tính, Excel hay công cụ quản lý CRM.

Google trang tính hoặc Excel có thể được sử dụng nhưng chỉ áp dụng khi doanh nghiệp có số lượng nhân sự không có nhiều hoặc vừa thành lập và muốn tổ chức một đường ống bán hàng trước khi áp dụng các phần mềm quản lý

Còn phần mềm CRM thì hiệu quả hơn, được khuyến khích sử dụng nhiều hơn khi doanh nghiệp có nhiều giao dịch hay nhiều khách hàng. Với phần mềm CRM, nhà quản lý có thể chủ động giám sát, theo dõi tiến độ và hiệu quả mà nhân viên kinh doanh của mình tạo ra, xem có đúng với mục tiêu đề ra hay không.

Xây dựng các giai đoạn bán hàng

Đôi khi những mục tiêu mà nhân viên kinh doanh đặt ra đi quá so với những gì họ có thể đạt được, trường hợp chán nản, nản lòng sẽ rất dễ xảy ra. Một phương pháp mà nhà quản lý có thể làm để tổ chức đội ngũ thực hiện được mục tiêu doanh số đề ra đó là chia nhỏ mục tiêu thành các hoạt động hàng ngày mà nhân viên kinh doanh cần thực hiện để đạt được mục tiêu chốt sale.

Bằng cách quản lý và tập trung vào các hoạt động bán hàng, đội ngũ của bạn sẽ dễ có khả năng đạt được mục tiêu bán hàng đã đề ra hơn. Và đó chính là vai trò của Sales Pipeline: đo lường và quản lý các hoạt động bán hàng.

Điều chỉnh các giai đoạn trong Sales Pipeline

Khi bạn đã xây dựng được các giai đoạn trong đường ống bán hàng, hãy đo lường kết quả nhận được để xem các hoạt động của nhân viên bán hàng có đi theo các giai đoạn trong đường ống bán hàng đã xây dựng hay không, đường ống đó có phù hợp với doanh nghiệp chưa, cần sửa hay bổ sung gì không.

Anh/chị quản lý không cần quá lo lắng về việc cần phải xây dựng một đường ống bán hàng Sales Pipeline đúng ngay từ lần đầu tiên. Có thể hành trình này sẽ mất rất nhiều thời gian và nỗ lực để doanh nghiệp xác định, xây dựng được một đường ống bán hàng phù hợp với hoạt động của tổ chức. Điều quan trọng là nhà quản lý cần liên tục đánh giá và phân tích dữ liệu từ hoạt động bán hàng của đội ngũ kinh doanh, từ đó xây dựng lên Sales Pipeline phù hợp.

5. Các sai lầm phổ biến khi triển khai Sales Pipeline

Mặc dù Sales Pipeline là một trong những công cụ cốt lõi giúp doanh nghiệp quản lý và dự báo doanh thu, nhưng trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp lại không đạt được hiệu quả như mong đợi. Nguyên nhân không nằm ở công cụ, mà ở cách triển khai và vận hành chưa đúng cách. Dưới đây là những sai lầm phổ biến nhất khiến Sales Pipeline không mang lại giá trị thực tế.

Không xác định rõ chân dung khách hàng tiềm năng ngay từ đầu

Một trong những lỗi gốc rễ là đội ngũ sale chưa thực sự hiểu ai là khách hàng mục tiêu. Họ thu thập lead từ nhiều nguồn nhưng không sàng lọc kỹ, dẫn đến pipeline bị “nhiễu” — quá nhiều khách hàng không phù hợp. Hệ quả là đội sale tốn công chăm sóc mà không ra kết quả, tỷ lệ chuyển đổi ở các giai đoạn sau cực thấp.

• Giải pháp: Doanh nghiệp cần xây dựng customer persona rõ ràng, phân loại lead theo hành vi, vị trí địa lý, nhu cầu thực tế… trước khi đưa vào pipeline.

Dữ liệu khách hàng phân tán và thiếu tính cập nhật

Nhiều doanh nghiệp vẫn quản lý khách hàng bằng Excel hoặc lưu rải rác trên email, Zalo, hoặc file cá nhân. Điều này không chỉ khiến dữ liệu thiếu đồng bộ, mà còn dễ gây thất thoát khi nhân viên nghỉ việc. Quan trọng hơn, quản lý không thể có cái nhìn tổng thể về “sức khỏe pipeline” để dự báo doanh thu hoặc điều chỉnh chiến lược kịp thời.

• Giải pháp: Sử dụng hệ thống CRM tập trung để tự động cập nhật dữ liệu, giúp pipeline luôn chính xác và dễ truy xuất.

Thiếu chuẩn hóa quy trình giữa các nhân viên sale

Mỗi nhân viên sale có cách làm việc, quy trình ghi nhận và cập nhật khác nhau. Người này xem “lead đã gọi điện” là qualified, người khác lại đợi đến khi có lịch hẹn mới đánh dấu bước đó. Sự không thống nhất này khiến dữ liệu pipeline mất giá trị, không thể so sánh hoặc đo lường hiệu suất đội ngũ.

• Giải pháp: Doanh nghiệp cần chuẩn hóa từng giai đoạn của pipeline, định nghĩa rõ “tiêu chí hoàn thành” cho mỗi bước, đồng thời đào tạo nhân viên thực hiện thống nhất.

Không cập nhật pipeline thường xuyên theo thực tế kinh doanh

Sales Pipeline không phải là thứ thiết kế một lần rồi để đó. Thị trường thay đổi, hành vi khách hàng biến động, quy trình bán hàng cũng cần được điều chỉnh tương ứng. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lại để pipeline “chết” – không được cập nhật, khiến dữ liệu trở nên lỗi thời và sai lệch với thực tế.

• Giải pháp: Thiết lập lịch rà soát định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý, đánh giá lại tỷ lệ chuyển đổi từng giai đoạn để kịp thời tối ưu.

Đặt nặng số lượng mà bỏ qua chất lượng lead

Một pipeline “đầy” chưa chắc đã tốt. Việc tập trung quá mức vào số lượng lead khiến đội sale bị quá tải, không đủ thời gian để nuôi dưỡng các cơ hội thực sự tiềm năng. Điều này dẫn đến tình trạng pipeline “phình to nhưng rỗng”, khiến ban quản lý ảo tưởng rằng doanh thu sắp tăng, trong khi thực tế tỉ lệ chốt lại rất thấp.

• Giải pháp: Cần ưu tiên chất lượng lead hơn số lượng, thiết lập cơ chế điểm lead (lead scoring) để đánh giá tiềm năng trước khi đưa vào pipeline.

Thiếu cơ chế giám sát và phản hồi liên tục

Một sai lầm tinh vi nhưng phổ biến là doanh nghiệp không có người chịu trách nhiệm theo dõi pipeline toàn diện. Không ai giám sát việc cập nhật dữ liệu, không có báo cáo hiệu suất định kỳ, dẫn đến pipeline dần “mất kiểm soát”.

• Giải pháp: Phân công rõ người phụ trách quản lý pipeline (Pipeline Owner), đồng thời thiết lập dashboard trực quan để lãnh đạo và sale leader dễ dàng theo dõi tiến độ.

6. Cách tối ưu và đo lường hiệu quả Sales Pipeline

Một Sales Pipeline hiệu quả không chỉ dừng ở việc “vẽ ra” quy trình, mà phải liên tục được tối ưu và đo lường bằng dữ liệu thực tế.

Trước hết, doanh nghiệp cần xác định các chỉ số cốt lõi (KPI) để đánh giá hiệu suất pipeline như:

• Tỷ lệ chuyển đổi giữa các giai đoạn (Conversion Rate)

• Giá trị trung bình của mỗi cơ hội (Average Deal Size)

• Thời gian trung bình chốt deal (Sales Cycle Length)

• Tỷ lệ rò rỉ khách hàng (Drop-off Rate)

Dựa trên các chỉ số này, nhà quản lý có thể nhận biết giai đoạn nào “nghẽn”, từ đó đưa ra biện pháp cải thiện như tinh gọn bước telesale, tối ưu kịch bản chăm sóc, hoặc rút ngắn quy trình phê duyệt.

Để pipeline hoạt động ổn định, hãy xây dựng cơ chế cải tiến liên tục (theo chu trình PDCA hoặc Kaizen). Mỗi tháng hoặc quý, đội sale nên họp rà soát pipeline, phân tích các điểm nghẽn, đồng thời cập nhật lại chiến lược lead hoặc quy trình chốt sale cho phù hợp.

7. Công cụ hỗ trợ xây dựng Sales Pipeline hiệu quả cho doanh nghiệp

Để quản lý các hoạt động của Sales Pipeline, nhà quản lý có thể quản lý qua các ứng dụng như ghi chú, Excel, Google trang tính. Nhưng đây chỉ là những công cụ phù hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, lượng khách hàng chưa nhiều

Đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn hơn, việc tìm tới những giải pháp CRM là điều hoàn toàn phù hợp.

Một phần mềm  CRM toàn diện sẽ giúp doanh nghiệp thiết lập quy trình bán hàng, quản lý dữ liệu khách hàng, lưu trữ mọi tương tác giữa nhân viên kinh doanh với khách hàng, tích hợp hệ thống email và cuộc gọi, đồng thời theo dõi mọi hoạt động của nhân viên và tình hình thực hiện mục tiêu doanh số. Từ đó có thể đo lường được mục tiêu về doanh thu mà nhân viên kinh doanh có thể đạt được.

Phần mềm chăm sóc khách hàng của 1Office là giải pháp giúp bứt phá doanh thu cho hoạt động sale B2B. Giải pháp giúp doanh nghiệp quản lý và tối ưu hóa toàn bộ hoạt động trước trong và sau bán hàng từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Đặc biệt, giải pháp 1Office CRM rất dễ để thao tác và sử dụng, vì vậy nhà quản lý có thể dễ dàng thuyết phục đội ngũ áp dụng vào quản lý công việc hàng ngày. Đáp ứng đầy đủ mọi nhu cầu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Trên đây là toàn bộ những thông tin cần biết xoay quanh Sales Pipeline. Hy vọng rằng những kiến thức này có thể làm rõ mọi băn ngoăn của bạn. Tiếp tục dõi theo 1Office để biết thêm nhiều điều hữu ích.

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA