Công cụ quản lý công việc cá nhân – Liều thuốc giã “tính ì” của nhân sự

Trong thời đại công nghệ 4.0, việc sử dụng các phần mềm quản lý công việc đã không còn xa lạ đối với các doanh nghiệp. Trước đây, bộ óc của con người luôn gặp nhiều khó khăn để giải quyết các vấn đề quản lý. Hiện nay mọi thứ đều đã được đơn giản hóa bằng các phần mềm thông minh, dễ sử dụng và đem lại hiệu quả cho doanh nghiệp. Vậy công cụ quản lý công việc cá nhân có vai trò quan trọng như thế nào trong việc điều hành, quản lý doanh nghiệp? Hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây.

Nâng cao tính năng bảo mật thông tin

Chúng ta đang sống trong thời đại số hóa. Việc bảo mật mọi thông tin về doanh nghiệp nói chung, cá nhân nói riêng vô cùng quan trọng. Những sai sót về vấn đề bảo mật hay rò rỉ thông tin, dữ liệu của công ty có thể tạo sơ hở cho các đối thủ cạnh tranh, và có thể gây ra không ít phiền toái, ảnh hưởng xấu đến bộ mặt công ty.

Phần mềm quản lý công việc giúp giải quyết vấn đề rò rỉ những thông tin quan trọng

Trước khi muốn vận hành tốt một doanh nghiệp, việc lựa chọn công cụ quản lý công việc cá nhân tốt để tối ưu công tác phức tạp này là mối quan tâm hàng đầu của rất nhiều lãnh đạo. Sử dụng phần mềm sẽ giúp tránh được những rủi ro không đáng có, tránh hao tổn về mặt thời gian, công sức và nâng cao hiệu quả trong công việc.

Nâng cao tính chuyên nghiệp trong việc quản lý giám sát ở từng bộ phận, phòng ban

Khác với bất kỳ phương pháp quản lý nào trước đây, công cụ quản lý công việc sẽ đảm bảo tính chặt chẽ trong từng bộ phận lẫn quy trình giám sát. Không cần phải có mặt tại công ty, chúng ta vẫn có thể quản lý tốt công việc từ xa, đảm bảo tiến độ và hiệu quả toàn dự án. Quá trình theo dõi và phân bổ kế hoạch làm việc cụ thể cho từng phòng ban cũng được thực hiện nhanh, ít rườm rà hơn.

Chú trọng tính chặt chẽ trong quản lý công việc tạo sự gắn kết cho công ty

Việc tương tác giữa các bộ phận trong công ty trước đây là một mối lo ngại thậm chí trở thành nỗi trăn trở cho cấp trên. Với phần mềm quản lý công việc, việc trao đổi, thảo luận đã trở nên dễ dàng hơn. Thậm chí chỉ với một vài thao tác, chúng ta có thể tạo các sự kiện và mời những người khác tham gia. Điều này sẽ thúc đẩy sự gắn kết của mọi người trong công ty, nâng cao tinh thần, cải thiện chất lượng làm việc cho các doanh nghiệp.

Đọc thêm: Quản trị yếu kém – “Covid 19” trong doanh nghiệp

Nâng cao giá trị toàn diện của doanh nghiệp đối với khách hàng

Với tiêu chí “Khách hàng là thượng đế” của thời đại số, việc quản lý và chăm sóc đến từng khách luôn được đặt lên hàng đầu. Ngoài việc giúp bảo mật thông tin khách hàng, phụ trách kinh doanh, công cụ quản lý công việc cá nhân còn giúp người phụ trách chủ động hỗ trợ, chăm sóc khách hàng khi cần thiết.

Vấn đề chăm sóc, hỗ trợ khách hàng từ xa giờ đây không còn là vấn đề đáng lo ngại

Đối với nhu cầu tương tác khách hàng qua những việc như gửi tin nhắn, gửi email, nhắc nhở sinh nhật, bạn có thể cài đặt chế độ cảnh báo thông minh, nhắc nhở và sắp xếp hành động tiếp theo để chăm sóc khách hàng. Điều này giúp khách hàng cảm thấy được sự quan tâm, trân trọng của doanh nghiệp mà họ đang hợp tác. 

Giảm thiểu hao tổn chi phí, tiết kiệm thời gian trong công tác quản lý

Trong môi trường doanh nghiệp, thời gian là vàng bạc vì nếu chúng ta không có khả năng quản lý, sắp xếp đồng thời cũng không có phương pháp quản trị thời gian hợp lý sẽ không thể mang lại kết quả công việc như mong đợi. Do đó, phần mềm quản lý công việc được tạo ra vừa giảm thiểu chi phí quản lý cho doanh nghiệp, vừa giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho các nhà quản trị.

Phần mềm quản trị công việc sẽ tiết kiệm thời gian “ngụp lặn” giữa thông tin

Trước đây, việc giám sát quản lý cần phải được thực hiện trực tiếp và mức lương cần trả cho số lượng nhân viên ở vị trí đó không nhỏ. Nhờ có phần mềm quản lý công việc, ta có thể theo dõi, giám sát hoạt động, tiến độ công việc từ xa mà chi phí bỏ ra lại ít hao tốn hơn rất nhiều lần.

Mở rộng tầm nhìn, nâng cao năng lực cạnh tranh với các doanh nghiệp khác

Việc áp dụng phần mềm quản lý công việc một cách khoa học sẽ tạo ra những “bước đệm” hiệu quả cho sự phát triển của doanh nghiệp. Bởi vì một doanh nghiệp có tiềm năng tiến xa khi chúng ta có nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể vững chắc, đồng nghĩa với việc có thể xây dựng, sắp xếp và quản lý từ trong ra ngoài một cách chặt chẽ trên nhiều phương diện.

Hãy mở rộng tầm nhìn từ việc quản lý công việc cá nhân và phòng ban

Khi chọn lựa đúng phần mềm quản lý công việc tốt nhất cho doanh nghiệp, chúng ta có thể nhìn thấu, nắm vững được điểm mạnh, yếu của nhân viên, hiểu rõ được ưu thế của công ty là gì, cần phải phát triển thêm ở phương diện nào, và có những chỗ nào còn thiếu sót cần sửa đổi cho phù hợp. Từ đó, nâng cao năng lực cạnh tranh, phát huy tiềm năng từ trong ra ngoài, tạo tiền đề phát triển mạnh cho doanh nghiệp.

1Office – Giải pháp hệ thống công việc toàn diện và hiệu quả

Quản lý công việc quy mô nhỏ đã khó, quản lý tổng thể một doanh nghiệp ở thời đại 4.0 càng khó hơn. Thay vì cứ loay hoay nghĩ cách quản lý theo phương pháp truyền thống, việc người quản trị tốt cần làm là tìm hiểu, lựa chọn một phần mềm chuyên nghiệp đáp ứng đầy đủ tất cả những tiêu chí sau đây của doanh nghiệp:

• Gắn kết, hỗ trợ, nâng cao tương tác giữa các phòng ban, bộ phận, nhân viên, cấp trên, cấp dưới. Đẩy mạnh việc thông báo, phân chia công việc rõ ràng, rành mạch, tránh trường hợp nhầm lẫn, quên mất công việc được giao v.v.
• Quản lý chặt chẽ các dự án lớn, nhỏ của công ty. Bám sát, theo dõi quy trình công việc để có thể chuyển giao, thay thế kịp thời người thực hiện nếu có vấn đề xảy ra. Tránh mất nhiều thời gian hay gây xáo trộn, ảnh hưởng đến những dự án khác. 
• Giữ gìn, bảo mật thông tin và tài liệu của công ty lẫn khách hàng. Giảm thiểu tối đa những sự cố không đáng có về mặt rò rỉ thông tin, gây ảnh hưởng xấu đến bộ mặt doanh nghiệp. 
• Quản lý lịch biểu, cập nhật nhanh chóng những thay đổi nếu có trong công ty mà không làm lẫn lộn về mặt thời gian, công việc.

Trải nghiệm ngay những tính năng tuyệt vời của 1Office tại đây: 1Office – Giải pháp quản lý ưu việt cho các doanh nghiệp