Quản lý công việc và quản lý dự án: Có gì khác biệt?
Thoạt nhìn, các thuật ngữ “quản lý công việc”, “quản lý dự án” dường như không khác nhau và cả hai lĩnh vực đều được phục vụ bởi thứ gọi là các công cụ cộng tác. Để bạn có thể chọn công cụ phù hợp cho nhóm của mình, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn những điểm khác biệt đó trong bài viết này.
Giống như tất cả các công cụ cộng tác, quản lý công việc và quản lý dự án hỗ trợ các nhóm làm việc cùng nhau. Từ phần mềm trò chuyện đến quản lý email đến hội nghị truyền hình: Các nhóm sử dụng các công cụ cộng tác để giữ kết nối – đặc biệt là trong những thời điểm như thế này, khi công việc ngày càng gia tăng từ xa và phân tán.
Phần mềm chuyển đổi số giúp nhóm của bạn làm việc cùng nhau – nhưng giao tiếp chỉ là một phần của nó. Kết hợp cùng các tính năng quản lý công việc và quản lý dự án, phần mềm giúp bạn lập kế hoạch dự án, có khả năng điều phối công việc từ xa.
Mục lục
Quản lý dự án là gì?
Quản lý dự án là gì? Nói đúng nhất đó là một cách xử lý các dự án ở mọi quy mô. Bằng cách xác định rõ kỳ vọng và các mốc quan trọng trong khung thời gian đã định, phần mềm quản lý dự án có thể giúp bạn đạt được mục tiêu cụ thể – của một cá nhân hoặc một tập thể.
“Tinh thần trách nhiệm, tính minh bạch và khả năng truy xuất nguồn gốc là những lợi thế quan trọng nhất của việc quản lý dự án tốt và sử dụng các công cụ phù hợp.” – Joël St-Pierre, Trưởng phòng PMO
Phần mềm quản lý dự án ban đầu được phát triển cho một người – người quản lý dự án – người chịu trách nhiệm điều phối các dự án, phân công nhiệm vụ và cung cấp kết quả. Ngày nay phần mềm như vậy rất dễ sử dụng cho bất kỳ đội ngũ nào. Từ giám đốc tiếp thị tại Sony Music đến giám đốc điều hành tại Trung tâm thương mại, bất kỳ ai cũng có thể tổ chức công việc với phần mềm quản lý dự án hiện đại.
Bởi khi có kế hoạch quản lý dự án cụ thể, bạn có thể:
- Một tổ chức sự kiện ảo
- Đặt mục tiêu kinh doanh của bạn
- Xác định kế hoạch chiến lược sản phẩm của bạn
- Xây dựng và theo dõi kế hoạch đội Sales của bạn
- Và nhiều hơn thế nữa
Nhưng quản lý dự án là một phần của hệ thống lập kế hoạch lớn hơn – quản lý công việc. Vì vậy, nếu bạn đang tự hỏi khi nào sử dụng quản lý dự án và khi nào sử dụng quản lý công việc, hãy nhớ lấy những điều sau: Các công cụ quản lý dự án giúp bạn điều phối các dự án riêng lẻ, trong khi quản lý công việc cung cấp cho bạn một hệ thống và quy trình cho tất cả công việc của bạn – từ công việc hàng ngày đến mục tiêu của công ty. Do đó, có thể nói quản lý dự án là một phần trong quản lý công việc.
Xem thêm: Mô hình quản lý dự án là gì? Cách lựa chọn mô hình quản lý dự án chính xác nhất
Quản lý công việc là gì?
Quản lý công việc là gì? Quản lý công việc giúp các doanh nghiệp kiểm soát được “dòng chảy” công việc của họ, bất kể đó là dự án, quy trình đang diễn ra hay nhiệm vụ thông thường. Quản lý công việc đảm bảo sự rõ ràng và minh bạch giữa các thành viên trong nhóm và giúp họ đạt được mục tiêu nhanh chóng hơn. Với công cụ quản lý công việc, bạn có thể điều phối nhân sự và quy trình làm việc trong tổ chức của mình, đảm bảo rằng mọi người đều có thông tin cần thiết để hoàn thành công việc quan trọng nhất của họ
Một phần mềm quản lý công việc không chỉ hỗ trợ bạn trong việc quản lý các dự án riêng lẻ mà còn giúp nhóm của bạn quản lý các quy trình không có ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Ngoài ra, một công cụ quản lý công việc cung cấp cho nhóm của bạn cái nhìn tổng quan về sự liên quan giữa các dự án riêng lẻ với nhau.
Với một công cụ quản lý công việc, bạn có thể:
- Quản lý danh sách kiểm tra thông tin của nhân viên mới
- Theo dõi tất cả các quy trình đang diễn ra trong các chiến dịch tiếp thị của bạn
- Duy trì biên tập lịch
- Lên kế hoạch tăng tốc định kỳ
Tại sao nhóm của bạn cần một nền tảng quản lý công việc hơn là một công cụ quản lý dự án
Các công cụ quản lý dự án có thể rất hữu ích khi bạn đang thực hiện một nhiệm vụ duy nhất. Những công cụ này giúp bạn tập trung vào công việc và đạt được mục tiêu của mình. Nhưng là một đội hiệu quả trong một công ty, bạn không chỉ làm việc theo từng nhiệm vụ riêng lẻ.
Với một nền tảng quản lý công việc, ngoài việc triển khai một dự án riêng lẻ, bạn cũng có thể sử dụng nó để đảm bảo rằng không có công việc nào bị bỏ qua bằng cách tạo ra các quy trình lặp lại và hệ thống phụ thuộc cho nhóm của bạn. Không chỉ cho một dự án, mà cho tất cả mọi người.
Ngoài ra, các công cụ quản lý công việc kết hợp nhiệm vụ của từng nhân viên với mục tiêu của công ty bạn. Theo báo cáo trên Anatomy of Work Index, những nhân viên có sự rõ ràng về cách thức công việc của họ liên quan đến mục tiêu của công ty sẽ có động lực gấp đôi so với những người thiếu sự rõ ràng đó.
Quản lý công việc và quản lý dự án với 1Office
Quản lý công việc và quản lý dự án là một tính năng quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Do đó, 1Office đã phân tích hàng chục phần mềm quản lý công việc nổi tiếng trên thế giới. Phần mềm được dựa trên các lý thuyết quản lý công việc và quản lý truyền thống(mô hình thác nước) hoặc hiện đại (mô hình Scrum) để kết hợp điều chỉnh cho phù hợp với thói quen sử dụng của doanh nghiệp Việt Nam. Phần mềm quản lý công việc tích hợp nhiều tính năng thông minh, tự động
Quy trình rõ ràng thống nhất trên 1 nền tảng duy nhất
- Theo dõi sát sao tiến độ dự án: tiến độ, người thực hiện, kết quả công việc.
- Kiểm soát dữ liệu vận hành, đồng bộ các số liệu, tối ưu hóa khả năng khai thác dữ liệu
- Tùy biến hệ thống, phương pháp đo lường, báo cáo để phù hợp cho từng tính chất, mục đích khác nhau của doanh nghiệp
- Báo cáo tiến độ dự án Real-time trực quan
Đo lường chính xác, trực quan với những số liệu, bảng biểu, thống kê chi tiết
- Cập nhật báo cáo, số liệu tức thời về tất cả các mặt của doanh nghiệp (kinh doanh, dự án, nhân sự, truyền thông,…)
- Kiểm tra kết quả đạt được của các phòng ban/cá nhân. Tự động tính phần trăm lỗ lãi trên từng dự án nhanh chóng. Bạn có thể tìm hiểu về cách quản lý công việc giúp tăng năng hiệu suất làm việc dễ dàng.
Chuẩn hoá quy trình, nâng cao hiệu suất công việc
- Chủ động theo dõi tiến độ dự án, quy trình, dự án với báo cáo tự động, Realtime, kịp thời xử lý sự cố phát sinh
- Hệ thống quy trình được xây dựng cụ thể theo từng phòng ban, từng vị trí nhân sự, có sự phân chia rõ ràng giữa trách nhiệm của từng bộ phận giúp hạn chế tối đa tình trạng chậm tiến độ hay bỏ sót công việc được giao
- Giúp nhân viên nắm được bức tranh phối hợp tổng thể từ đó có thể làm chủ tiến độ công việc
Tuy nhiên, trong công việc hàng ngày, chúng ta không chỉ cần sự rõ ràng. Để xây dựng sự gắn kết và thành công của nhóm, bạn cần hiểu rõ vai trò của nhóm trong sứ mệnh chung của công ty. Bất kể nhóm của bạn đang tạm thời làm việc từ xa hay phân tán, hoặc sắp trở lại ăn phòng , với một công cụ quản lý công việc như 1Office, bạn có thể làm việc cùng nhau tốt hơn và đạt được kết quả tuyệt vời từ mọi nơi.
Tìm hiểu thêm về 1Office cho công việc văn phòng từ xa và tại nhà
Đăng ký để được tư vấn: 083 483 8888
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:
Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA
