Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự chuẩn ISO【File mẫu】

Quy trình tuyển dụng nhân sự là một chuỗi các hoạt động được thực hiện xuyên suốt từ việc xác định nhu cầu tuyển dụng đến bước giới thiệu nhân viên mới. Một quy trình tuyển dụng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tìm được ứng viên phù hợp và góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh. Trong bài viết này, 1Office sẽ cùng tìm hiểu về sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO và những lưu ý xây dựng quy trình tuyển dụng hiệu quả.

1. Thế nào là một quy trình tuyển dụng hiệu quả?

Để xây dựng được quy trình tuyển dụng tối ưu, trưởng phòng nhân sự (HRM) cần có tầm nhìn tốt và hiểu được tầm quan trọng của quá trình này với sự sống còn của doanh nghiệp. Họ cần nắm rõ các bước và hoạt động trong quy trình tuyển dụng, đồng thời cần có khả năng đánh giá và lựa chọn các ứng viên phù hợp nhất với vị trí cần tuyển.

Tóm lại, một quy trình tuyển dụng được coi là hiệu quả trong doanh nghiệp cần đáp ứng 3 tiêu chí sau:

• Tính hiệu quả: Quy trình tuyển dụng cần giúp doanh nghiệp tìm được những ứng viên phù hợp nhất với vị trí cần tuyển, đáp ứng được yêu cầu công việc và văn hóa của doanh nghiệp.
• Tính khách quan: Quy trình tuyển dụng cần được thực hiện một cách khách quan, công bằng, không thiên vị bất kỳ ứng viên nào.
• Tính tối ưu: Quy trình tuyển dụng cần được tối ưu hóa để tiết kiệm thời gian và chi phí.

Quy trình tuyển dụng nhân sự thông minh sẽ giúp nhà quản trị kiểm soát chặt chẽ quá trình tuyển dụng, đảm bảo các bước được thực hiện đúng quy trình, tránh các sai sót, sơ suất. Đồng thời giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác năng lực của ứng viên, góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt động kinh doanh. 

>> Tham khảo: Sơ đồ quy trình quản lý nhân sự theo 7 bước quy chuẩn ISO

2. Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự

Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự là một mô hình tổng quát thể hiện các bước và hoạt động chính trong quy trình tuyển dụng. Một quy trình tuyển dụng đầy đủ sẽ bao gồm các bước sau:

• Bước 1: Phân tích vị trí công việc
• Bước 2: Đưa ra chiến lược tuyển dụng
• Bước 3: Tìm kiếm nguồn ứng viên
• Bước 4: Sàng lọc đánh giá ứng viên
• Bước 5: Tiến hành phỏng vấn
• Bước 6: Đánh giá khả năng ứng viên
• Bước 7: Thỏa thuận với ứng viên
• Bước 8: Ra quyết định tuyển dụng
• Bước 9: Thực hiện Onboarding

>> Xem thêm: Top 11 Phần Mềm Tuyển Dụng Phổ Biến Nhất Năm 2023

3. Quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO

Quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO 9001 là một quy trình tuyển dụng hiệu quả, khoa học và được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Quy trình này bao gồm 6 bước chính, cụ thể như sau:

Bước 1: Sắp xếp tuyển dụng

Đây là bước đầu tiên trong quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO. Bước này bao gồm các công việc sau:

• Xác định nhu cầu tuyển dụng: Doanh nghiệp cần xác định rõ vị trí cần tuyển, số lượng nhân sự cần tuyển, thời gian tuyển dụng, tiêu chí tuyển dụng.
• Lập kế hoạch tuyển dụng: Nhà quản trị cần lập kế hoạch tuyển dụng chi tiết, bao gồm các nội dung như: thời gian tuyển dụng, ngân sách tuyển dụng, các kênh tìm kiếm ứng viên, các phương pháp tuyển dụng,…
• Phân công nhiệm vụ tuyển dụng: Doanh nghiệp cần phân công nhiệm vụ tuyển dụng cho các nhân viên phù hợp.

Bước 2: Thông báo tuyển dụng

Doanh nghiệp cần thông báo tuyển dụng để thu hút ứng viên. Một thông báo tuyển dụng chuyên nghiệp và hiệu quả cần rõ ràng, đầy đủ thông tin về vị trí cần tuyển, yêu cầu công việc, quyền lợi của ứng viên,…

Một số phương tiện truyền thông dễ dàng tiếp cận và thu hút ứng viên tiềm năng mà doanh nghiệp có thể tham khảo như: các trang mạng xã hội Facebook, LinkedIn, các trang web tuyển dụng như: Top CV, CareerBuilder, Vietnamworks hoặc website chính thức của doanh nghiệp,…

Bước 3: Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ

Doanh nghiệp tiếp nhận hồ sơ của ứng viên từ các kênh tuyển dụng đồng thời tiến hành phân loại, sắp xếp và sàng lọc CV dựa trên các tiêu chí tuyển dụng đã đề ra.

Tiêu chí tuyển dụng là những yêu cầu mà doanh nghiệp đặt ra đối với ứng viên để đánh giá xem ứng viên đó có phù hợp với vị trí cần tuyển hay không. Các tiêu chí tuyển dụng thường được chia thành 3 nhóm chính:

• Kiến thức và kỹ năng: Đây là những yêu cầu về kiến thức chuyên môn và kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc.
• Kinh nghiệm: Đây là những yêu cầu về kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực liên quan.
• Tính cách và thái độ: Đây là những yêu cầu về tính cách và thái độ phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.

Bước 4: Tiến hành phỏng vấn

Phỏng vấn là bước quan trọng trong quy trình tuyển dụng nhân sự để hai bên có cơ hội trao đổi trực tiếp và giải đáp những thắc mắc về công việc. Vì thế doanh nghiệp cần phỏng vấn ứng viên để đánh giá kỹ năng, kinh nghiệm, tính cách và thái độ của họ.

Một số hình thức phỏng vấn mà nhà tuyển dụng có thể tham khảo như phỏng vấn qua điện thoại, phỏng vấn trực tiếp, phỏng vấn qua video, phỏng vấn nhóm,… Tùy thuộc vào vị trí công việc và mục đích của doanh nghiệp mà lựa chọn hình thức phù hợp. 

Ngoài ra, để quá trình phỏng vấn hiệu quả và chính xác nhất, nhà tuyển dụng nên sử dụng phiếu đánh giá phỏng vấn để có thể nhìn lại quá trình phỏng vấn và chọn lựa được ứng viên phù hợp nhất.

Bước 5: Thử việc

Thử việc là thời gian để ứng viên và doanh nghiệp tìm hiểu nhau. Thông thường, thời gian thử việc ở các doanh nghiệp Việt sẽ diễn ra từ 1 đến 2 tháng. Doanh nghiệp cần đánh giá ứng viên trong thời gian thử việc để đảm bảo ứng viên phù hợp với vị trí cần tuyển.

Bước 6: Ra quyết định tuyển dụng

Dựa trên kết quả, thái độ và sự nỗ lực của ứng viên trong quá trình thử việc, doanh nghiệp sẽ ra quyết định tuyển dụng trúng tuyển hoặc ngừng hợp tác. Nếu nhân viên đậu thử việc, nhà tuyển dụng cần gửi thông báo qua Email và tiến hành ký kết hợp đồng lao động chính thức, trong đó nêu rõ quyền hạn và nghĩa vụ của mỗi bên.

Ngược lại, nếu ứng viên đó không qua quá trình thử việc, doanh nghiệp nên gửi email cảm ơn và thông báo lý do không phù hợp. 

4. Phân biệt quy trình tuyển dụng nội bộ & bên ngoài

Quy trình tuyển dụng nội bộ và tuyển dụng bên ngoài là hai phương pháp tuyển dụng nhân sự phổ biến hiện nay. Mỗi phương pháp sẽ có những ưu điểm và nhược điểm riêng, phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của từng doanh nghiệp.

4.1. Quy trình tuyển dụng nội bộ

Quy trình tuyển dụng nội bộ là quá trình tuyển dụng nhân sự từ nguồn nhân lực hiện có trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ ưu tiên tuyển dụng nhân viên từ nội bộ trước khi tuyển dụng nhân viên từ bên ngoài.

Ưu điểm của quy trình tuyển dụng nội bộ:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí để tìm kiếm và thu hút ứng viên từ bên ngoài.
• Nâng cao tinh thần và sự gắn bó của nhân viên với công việc.
• Tăng khả năng hòa nhập của nhân viên mới với văn hóa doanh nghiệp.

Nhược điểm của quy trình tuyển dụng nội bộ:

• Có thể dẫn đến sự thiếu đa dạng trong đội ngũ nhân viên.
• Có thể dẫn đến tình trạng sếp tuyển nhân viên thân quen, không dựa trên năng lực.

4.2. Quy trình tuyển dụng bên ngoài

Đây là quá trình tuyển dụng nhân sự từ nguồn nhân lực bên ngoài doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ tìm kiếm và thu hút ứng viên từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm: website tuyển dụng, các trang mạng xã hội, trung tâm giới thiệu việc làm,…

Ưu điểm của quy trình tuyển dụng bên ngoài:

• Tạo ra sự đa dạng trong đội ngũ nhân viên.
• Có thể tuyển dụng được những ứng viên có năng lực cao và phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp.

Nhược điểm của quy trình tuyển dụng bên ngoài:

• Tốn thời gian và chi phí để tìm kiếm và thu hút ứng viên từ bên ngoài.
• Khó khăn trong việc đánh giá năng lực của ứng viên.

Trưởng phòng nhân sự cần lựa chọn quy trình tuyển dụng phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của mình. Nếu doanh nghiệp cần tuyển dụng nhân sự cấp cao hoặc nhân viên có chuyên môn cao thì nên ưu tiên nguồn tuyển dụng từ bên ngoài. Ngược lại, nếu doanh nghiệp muốn nâng cao tinh thần và sự gắn bó của nhân viên, doanh nghiệp nên ưu tiên nguồn tuyển dụng từ nội bộ.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể kết hợp cả hai phương pháp tuyển dụng nội bộ và bên ngoài để tối ưu hóa hiệu quả tuyển dụng.

5. Tham khảo: Mẫu quy trình tuyển dụng nhân sự tại công ty

Quy chế tuyển dụng nhân sự là văn bản quy định về nguyên tắc, quy trình, hồ sơ, thủ tục và trách nhiệm của các bên liên quan trong hoạt động tuyển dụng nhân sự tại doanh nghiệp. Việc ban hành quy chế tuyển dụng sẽ giúp doanh nghiệp tổ chức các hoạt động tuyển dụng một cách khoa học, hiệu quả. Đồng thời đảm bảo tính công khai, minh bạch, công bằng và tuân thủ các quy định pháp luật cũng như đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.

Tải miễn phí: [1Office] Trọn bộ 20+ biểu mẫu quy trình tuyển dụng nhân sự

Dưới đây là mẫu ban hành quy chế tuyển dụng nhân sự của công ty:

>> Tải miễn phí: [1OFFICE] Mẫu quy chế tuyển dụng nhân sự tại công ty.docx

6. Ví dụ quy trình tuyển dụng nhân sự tại các tập đoàn lớn

Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự của Vinamilk

Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự của Vinamilk bao gồm các bước sau:

1. Sàng lọc hồ sơ ứng viên: Dựa trên các tiêu chí như trình độ học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng,…
2. Kiểm tra tố chất lãnh đạo: Các bài kiểm tra này thường tập trung vào các yếu tố như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng ra quyết định, kỹ năng quản lý,…
3. Kiểm tra tư duy logic: Vinamilk thường tập trung vào các yếu tố như khả năng giải quyết vấn đề, khả năng phân tích, khả năng suy luận,…
4. Lập kế hoạch phỏng vấn: Dựa trên kết quả của các bước sàng lọc trước đó, kế hoạch phỏng vấn sẽ bao gồm các câu hỏi phỏng vấn, người phỏng vấn và thời gian phỏng vấn.
5. Phỏng vấn đánh giá trực tiếp: Nhằm đánh giá các kỹ năng và kinh nghiệm của ứng viên. Các buổi phỏng vấn này thường được thực hiện bởi các nhà tuyển dụng hoặc quản lý cấp cao.
6. Thử việc và đánh giá thử việc: Vinamilk sẽ cho ứng viên thử việc trong một khoảng thời gian nhất định để đánh giá khả năng thực tế của ứng viên. Trong thời gian thử việc, ứng viên sẽ được đánh giá bởi các quản lý trực tiếp.
7. Tuyển dụng chính thức: Sau khi hoàn thành quá trình thử việc, Vinamilk sẽ quyết định tuyển dụng chính thức những ứng viên đáp ứng yêu cầu.

Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự của Viettel

Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự của Viettel bao gồm các bước sau:

1. Lập kế hoạch tuyển dụng: Bao gồm các thông tin như vị trí cần tuyển, số lượng nhân sự cần tuyển, thời gian tuyển dụng, ngân sách tuyển dụng, các kênh tuyển dụng, các phương pháp tuyển dụng.
2. Tìm kiếm và sàng lọc hồ sơ ứng viên: Thông qua các kênh tuyển dụng như website tuyển dụng, mạng xã hội, trung tâm giới thiệu việc làm,… Dựa trên các tiêu chí tuyển dụng đã được xác định về chuyên môn, kinh nghiệm, kỹ năng, thành tựu trước đó,…
3. Kiểm tra năng lực: Viettel sẽ yêu cầu ứng viên tham gia các bài kiểm tra năng lực để đánh giá khả năng của ứng viên.
4. Phỏng vấn ứng viên: thông qua các hình thức phỏng vấn như phỏng vấn trực tiếp, phỏng vấn qua điện thoại, phỏng vấn qua video.
5. Thỏa thuận và thử việc: Thời gian thử việc khoảng 2 tháng để đánh giá khả năng thực tế của ứng viên.
6. Ra quyết định tuyển dụng: Dựa trên kết quả của quá trình thử việc và các bước tuyển dụng trước đó.

Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự của Vingroup

Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự của Vingroup bao gồm các bước sau:

1. Xác định nhu cầu tuyển dụng: Vingroup sẽ xác định nhu cầu tuyển dụng dựa trên kế hoạch kinh doanh và tình hình nhân sự hiện tại.
2. Tìm kiếm  và sàng lọc ứng viên: Vingroup sẽ tìm kiếm ứng viên thông qua các kênh tuyển dụng như website tuyển dụng, mạng xã hội, trung tâm giới thiệu việc làm,…
3. Phỏng vấn tuyển chọn: Vingroup sẽ phỏng vấn ứng viên thông qua các hình thức phỏng vấn như phỏng vấn trực tiếp, phỏng vấn nhóm, phỏng vấn qua video.
4. Đánh giá và quyết định:  Dựa trên các tiêu chí tuyển dụng đã được xác định về chuyên môn, kinh nghiệm, kỹ năng, thành tựu trước đó,…
5. Thử việc: Vingroup sẽ cho ứng viên thử việc để đánh giá khả năng thực tế của ứng viên.
6. Ra quyết định tuyển dụng: Vingroup sẽ ra quyết định tuyển dụng dựa trên kết quả của các bước tuyển dụng và sự đánh giá của cấp quản lý trong quá trình thử việc trước đó.

7. Lời kết

Trên đây là toàn bộ kiến thức về sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự cùng file mẫu tham khảo mà 1Office muốn chia sẻ tới doanh nghiệp. Hy vọng qua bài viết, nhà quản trị đã có cái nhìn sâu hơn về một quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp chuẩn ISO và phân biệt được quy trình tuyển dụng bên ngoài – nội bộ.

Như vậy việc tạo lập quá trình tuyển dụng hiệu quả là điều vô cùng cần thiết để giúp doanh nghiệp có một bộ máy nhân sự làm việc tối ưu. Là nhà quản trị, bạn cần tìm hiểu các quy trình tuyển dụng khác nhau và áp dụng thông minh cho doanh nghiệp mình. 

Ngoài ra, nếu Quý doanh nghiệp đang tìm hiểu phần mềm quản lý tuyển dụng 1Office HRM – Chuẩn hóa quy trình tuyển dụng từ khâu định biên đến khâu đánh giá và gửi Offers đến ứng viên. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo:

• Hotline: 083 483 8888
• Facebook: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/@1office-chuyendoisodn