Quản lý công việc và tiến độ dự án chỉ bằng 1Click trên phần mềm

Giữa guồng quay biến động mạnh mẽ của thời đại số, các doanh nghiệp phải đối mặt với rất nhiều vấn đề trong công tác quản lý công việc. Hầu hết, những doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn còn đang loay hoay vì chưa có cơ hội tiếp cận hoàn toàn với các phần mềm thông minh và công nghệ số. Do đó, việc nắm bắt tiến độ của các dự án hoặc công việc còn ở trong trạng thái yếu kém, dễ “lung lay”. Trước những thách thức, những cơ hội trở mình chạy đua đến vạch đích, các nhà lãnh đạo buộc phải thay đổi tư duy lẫn công nghệ để có thể chạm tới tinh hoa trong quá trình tiến bộ, để có thể đẩy mạnh sự phát triển của toàn doanh nghiệp.

Những khó khăn khi quản lý công việc theo phương pháp truyền thống

Nhân viên dễ quên việc, quên hẹn với khách hàng

Giấy tờ, bút viết hay sổ đều là những sản phẩm dễ tìm thấy ở các cửa hàng hoặc hiệu sách trong thành phố. Tuy nhiên vấn đề quản lý công việc bằng những công cụ này vẫn chưa được tối ưu vì một số lý do khách quan lẫn chủ quan như giấy tờ bị hỏng, mốc hoặc bị mối mọt ăn mất theo thời gian hoặc bị thất lạc, việc lưu trữ tài liệu lâu dài cũng theo đó mà gặp nhiều khó khăn hơn.

Quên việc, quên hẹn là thực trạng phổ biến khi không quản lý công việc

Vì những lý do trên nên nhân viên công ty cũng thường xuyên quên nhiệm vụ, quên hẹn với khách hàng mặc dù trước đó đã ghi chú nhắc nhở. 

Không ưu tiên được các công việc quan trọng

Quy trình sắp xếp phân công nhiệm vụ không hiệu quả giữa các phòng ban dẫn đến vấn nạn “rối rắm”, tồn đọng công việc hay những đầu việc quan trọng lại dễ bị “vứt xó”, “bỏ quên”.

Phản xạ yếu kém khi giải quyết sự cố

Việc quản lý bằng phương pháp truyền thống có nhiều phân đoạn rườm rà, bất tiện nên khi xảy ra sự cố trong quá trình thực hiện dự án, các nhà quản lý bắt buộc phải gặp trực tiếp các phòng ban, tổ chức họp hành hoặc liên hệ với các bộ phận đảm nhiệm mới có thể xử lý được triệt để. 

Thụ động trong việc giám sát, theo dõi tiến độ dự án

Nếu các nhà lãnh đạo thụ động trong việc giám sát, yêu cầu báo cáo hằng ngày, hằng tuần, hàng tháng thì sẽ khiến cho doanh nghiệp dễ gặp nhiều trở ngại, dễ nảy sinh các sự cố không mong muốn.

Báo cáo tiến độ tốn rất nhiều thời gian và công sức nhân viên

Việc theo dõi tiến độ dự án nên được tiến hành một cách chủ động và có thứ tự, có kế hoạch rõ ràng hơn để kịp thời sửa chữa khi gặp vấn đề xấu, tránh đẩy doanh nghiệp rơi vào tình trạng “sai một li, đi một dặm”.

Đọc thêm: https://1office.vn/bi-quyet-quan-ly-du-an-va-giam-sat-chi-tiet-chi-bang-chiec-smartphone/

Tốn quá nhiều không gian để lưu trữ tài liệu

Lưu trữ và quản lý công việc bằng bản cứng thực tế chiếm dụng rất nhiều không gian bởi vì tùy theo loại tài liệu mà cần diện tích lưu trữ khác nhau.

Hiện tại, chi phí xây dựng hoặc thuê địa điểm để lưu trữ rất cao vì giá trị của bất động sản đang tăng. Do đó, sự bất tiện trong phương pháp thủ công luôn khiến các nhà lãnh đạo phải đau đầu tìm cách khắc phục, thay đổi.

Quản lý công việc bằng Google Drive tiện lợi nhưng chưa tối ưu

So với phương pháp quản lý truyền thống trên bản cứng thì phương pháp quản lý bằng Google Drive có phần tiện lợi hơn. Tuy nhiên vấn đề lớn nhất của phương pháp này vẫn là các doanh nghiệp đều phải thực hiện thủ công mọi thứ, từ việc nhập và cập nhật dữ liệu cho đến việc lưu trữ, dọn dẹp thường xuyên. 

Việc rà soát, theo dõi tiến độ công việc cũng chiếm nhiều thời gian, công sức và lực lượng nhân sự. Bên cạnh đó, các nhà quản lý vẫn bị thụ động trong công tác giám sát, tương tác và yêu cầu báo cáo tổng hợp từ cấp dưới của mình.

Số hóa chỉ giải quyết được một phần trong vấn đề quản lý công việc

Lợi ích khi quản lý công việc bằng phần mềm 1Office

Với bộ tính năng thông minh Workplace, các nhà quản lý cũng như nhân viên có thể dễ dàng lên kế hoạch, sắp xếp ưu tiên các công việc quan trọng.

Tự động sắp xếp lịch biểu, thông báo những cuộc hẹn với khách hàng mỗi ngày. Khả năng tương tác, chăm sóc khách hàng cũng được cải thiện nhờ vào bộ tính năng CRM. Từ quá trình tiếp cận, lưu giữ thông tin cho đến nhắc nhở khách hàng đều được đơn giản hóa gấp nhiều lần chỉ với vài thao tác. 

Việc phân công công việc sẽ diễn ra trơn tru hơn và hiệu quả hơn tránh tình trạng người ôm đồm quá nhiều việc, người chỉ ngồi chơi xơi nước.

Đọc thêm: Workplace – Bộ tính năng giao tiếp nội bộ giúp nhân viên làm việc hiệu quả

Vấn nạn trễ hạn, quá tải, ứ đọng công việc sẽ được giải quyết triệt để 100%. Với các tính năng quản lý công việc, quản lý dự án, các nhà lãnh đạo có thể thoải mái theo dõi, giám sát tiến độ dự án, đánh giá năng lực của nhân viên một cách công bằng hơn. 

Nhân viên chủ động hơn trong vấn đề tổng hợp, báo cáo kết quả cũng như là tiến trình hoạt động của dự án. 

Giảm thiểu hao tốn thời gian, giúp tiết kiệm công sức, chi phí cho doanh nghiệp. Giảm các vấn nạn thất lạc thông tin, lưu trữ bị giới hạn do phòng chứa không đủ.

Hãy tìm hiểu thêm về sự tiện lợi cũng như những tính năng tuyệt vời của 1Office tại đây: https://1office.vn/