Quản lý tiến độ dự án là gì? 6 Bước quản lý tiến độ hiệu quả
Giữa guồng quay biến động mạnh mẽ của thời đại số, các doanh nghiệp phải đối mặt với rất nhiều vấn đề trong công tác quản lý công việc. Do đó, việc quản lý tiến độ dự án hoặc công việc còn ở trong trạng thái yếu kém, dễ “lung lay”. Trước những thách thức, những cơ hội trở mình chạy đua đến vạch đích, các nhà lãnh đạo buộc phải thay đổi tư duy lẫn công nghệ để có thể chạm tới tinh hoa trong quá trình tiến bộ, để có thể đẩy mạnh sự phát triển của toàn doanh nghiệp. Cùng 1Office tìm hiểu quy trình quản lý tiến độ dự án hiệu quả trong bài viết dưới đây.
Mục lục
1. Quản lý tiến độ dự án là gì?
Quản lý tiến độ dự án là việc theo dõi, giám sát quá trình thực hiện dự án đảm bảo các công việc được hoàn thành đúng thời gian như trong kế hoạch. Quá trình này giúp người quản lý nắm rõ được tiến độ của dự án; giám sát các đầu việc đã – đang – chưa hoàn thiện; điều phối nguồn lực và lường trước các rủi ro để đảm bảo dự án được hoàn thiện đúng tiến độ.
2. Khó khăn của doanh nghiệp trong quản lý tiến độ dự án
- Nhân viên dễ quên việc, quên hẹn với khách hàng
Giấy tờ, bút viết hay sổ đều là những sản phẩm dễ tìm thấy ở các cửa hàng hoặc hiệu sách trong thành phố. Tuy nhiên vấn đề quản lý công việc bằng những công cụ này vẫn chưa được tối ưu vì một số lý do khách quan lẫn chủ quan như giấy tờ bị hỏng, mốc hoặc bị mối mọt ăn mất theo thời gian hoặc bị thất lạc, việc lưu trữ tài liệu lâu dài cũng theo đó mà gặp nhiều khó khăn hơn.
Vì những lý do trên nên nhân viên công ty cũng thường xuyên quên nhiệm vụ, quên hẹn với khách hàng mặc dù trước đó đã ghi chú nhắc nhở.
- Không ưu tiên được các công việc quan trọng
Quy trình quản lý tiến độ dự án, sắp xếp phân công nhiệm vụ không hiệu quả giữa các phòng ban dẫn đến vấn nạn “rối rắm”, tồn đọng công việc hay những đầu việc quan trọng lại dễ bị “vứt xó”, “bỏ quên”.
- Phản xạ yếu kém khi giải quyết sự cố
Việc quản lý thời gian và tiến độ dự án bằng phương pháp truyền thống có nhiều phân đoạn rườm rà, bất tiện nên khi xảy ra sự cố trong quá trình thực hiện dự án, các nhà quản lý bắt buộc phải gặp trực tiếp các phòng ban, tổ chức họp hành hoặc liên hệ với các bộ phận đảm nhiệm mới có thể xử lý được triệt để.
| Xem thêm: Chia sẻ kinh nghiệm quản lý dự án đầu tư xây dựng hiệu quả từ A-Z |
- Thụ động trong việc giám sát, theo dõi tiến độ dự án
Nếu các nhà lãnh đạo thụ động trong việc giám sát tiến độ dự án, yêu cầu báo cáo hằng ngày, hằng tuần, hàng tháng thì sẽ khiến cho doanh nghiệp dễ gặp nhiều trở ngại, dễ nảy sinh các sự cố không mong muốn.
Việc theo dõi tiến độ dự án nên được tiến hành một cách chủ động và có thứ tự, có kế hoạch rõ ràng hơn để kịp thời sửa chữa khi gặp vấn đề xấu, tránh đẩy doanh nghiệp rơi vào tình trạng “sai một li, đi một dặm”.
- Tốn quá nhiều không gian để lưu trữ tài liệu
Lưu trữ và quản lý công việc bằng bản cứng thực tế chiếm dụng rất nhiều không gian bởi vì tùy theo loại tài liệu mà cần diện tích lưu trữ khác nhau.
Hiện tại, chi phí xây dựng hoặc thuê địa điểm để lưu trữ rất cao vì giá trị của bất động sản đang tăng. Do đó, sự bất tiện trong phương pháp thủ công luôn khiến các nhà lãnh đạo phải đau đầu tìm cách khắc phục, thay đổi.
- Quản lý công việc bằng Google Drive tiện lợi nhưng chưa tối ưu
So với phương pháp quản lý truyền thống trên bản cứng thì phương pháp quản lý bằng Google Drive có phần tiện lợi hơn. Tuy nhiên vấn đề lớn nhất của phương pháp quản lý tiến độ dự án này vẫn là các doanh nghiệp đều phải thực hiện thủ công mọi thứ, từ việc nhập và cập nhật dữ liệu cho đến việc lưu trữ, dọn dẹp thường xuyên.
Việc rà soát, theo dõi tiến độ công việc cũng chiếm nhiều thời gian, công sức và lực lượng nhân sự. Bên cạnh đó, các nhà quản lý vẫn bị thụ động trong công tác giám sát, tương tác và yêu cầu báo cáo tiến độ dự án từ cấp dưới của mình.
Xem thêm: Quản trị dự án phần mềm là gì? Quy trình và mô hình quản trị dự án phần mềm hiệu quả nhất
3. 6 Bước xây dựng quy trình quản lý tiến độ dự án hiệu quả cho doanh nghiệp
1. Xác định các hạng mục công việc
Bước đầu tiên trong quy trình quản lý tiến độ dự án chính là xác định các hạng mục công việc lớn. Ở bước này, người quản lý cần lập sơ đồ các công việc cũng như thời gian cần hoàn thiện cho từng hạng mục và phân công nguồn lực cho từng nhiệm vụ. Để quản lý thời gian dự án dễ dàng, bạn nên chia nhỏ các đầu việc cũng như xác định thời gian hoàn thành cụ thể cho từng đầu việc nhỏ.
2. Sắp xếp thứ tự các công việc
Sau khi đã xác định được các hạng mục công việc lớn thì việc tiếp theo đó chính là lập kế hoạch dự án để sắp xếp các công việc đó theo một trình tự liền mạch. Điều này giúp người quản lý có một cái nhìn tổng quan về các công việc và mối liên kết của chúng trong dự án tổng thể. Để sắp xếp các công việc một cách hiệu quả và khoa học, thì trong từng hạng mục công việc lớn, bạn hãy xác định các đầu việc cần hoàn thành sao cho các đầu công việc trước có thể hỗ trợ các công việc sau.
Một phương pháp hiệu quả giúp nhà quản lý có thể sắp xếp các đầu công việc một cách khoa học dễ kiểm soát đó chính là phương pháp Master list.
| >> Tham khảo thêm: 12+ Mẫu quản lý dự án bằng Excel chuyên nghiệp cho mọi loại dự án |
3. Đánh giá nguồn lực cần có
Để có thể đưa dự án đi đúng tiến độ thì việc xác định nguồn lực là yếu tố không thể thiếu trong quy trình quản lý tiến độ dự án. Ở bước này người quản lý cần phải xác định được các nguồn lực cần có để thực hiện các công việc để mang lại kết quả tốt nhất. Việc cần làm ở dây đó chính là phân tích nguồn nhân lực cần phân bổ cho công việc, tính định mức chi phí quản lý dự án cần phải có, thời gian thực hiện công việc và trang thiết bị để có kế hoạch phân bổ cho các hoạt động một cách phù hợp.
4. Xác định thời gian để thực hiện các công việc
Trong quản lý tiến độ dự án, xác định thời gian chính là xương sống giúp xây dựng kế hoạch tiến độ dự án đi đúng hướng. Có những cách để ước tính thời gian thực hiện dự án một cách chính xác:
- Tham khảo các ý kiến của chuyên gia: có những đánh giá có căn cứ về thời gian thực hiện dự án, tiết kiệm thời gian nghiên cứu.
- So sánh thời gian của của dự án tương đương trước đây: Giúp ước lượng thời gian và nguồn lực cần phân bổ một cách tương đối, từ đó điều chỉnh kế hoạch tiến độ một cách phù hợp.
- Ước lượng thời gian thông qua tham số PMI (Parametric estimating)
- Phương pháp đánh giá 3 điểm: Đánh giá thời gian hoàn thành công việc trong dự án theo 3 khía cạnh: lạc quan, bi quan và khả thi. Công thức 3 điểm để xác định thời gian thực hiện công việc là: (Thời gian bi quan + 4*Thời gian lạc quan + Thời gian lạc quan)/6.
5. Xây dựng tiến độ quản lý dự án
Xây dựng kế hoạch cho tiến độ quản lý dự án sẽ giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quát về thời gian thực hiện từng hạng mục công việc cũng như từng giai đoạn thi công dự án. Đây cũng là căn cứ để người quản lý đối chiếu giữa thời gian thực tế và thời gian trong kế hoạch quản lý tiến độ. Khi thời gian thực hiện chậm hơn so với kế hoạch thì người quản lý có thể phân tích được thời gian chậm do khâu nào để có kế hoạch điều chỉnh phù hợp.
Công cụ được sử dụng nhiều nhất để xây dựng tiến độ dự án là phương pháp Đường găng CPM giúp rút ngắn tiến độ, xây dựng các viễn cảnh nếu chịu tác động từ bên ngoài (nếu – thì) với chuỗi găng CCM.
6. Giám sát tiến độ dự án
Việc theo dõi, giám sát quy trình triển khai dự án giúp nhà quản lý có thể nhìn nhận và đưa ra các biện pháp khắc phục các rủi ro có thể gặp phải.
Xem thêm quản lý tiến độ dự án và xây dựng báo cáo công việc hiệu quả với:
Top 10 Phần mềm quản lý dự án giúp hoạch định và giám sát tiến độ dự án hiệu quả nhất
4. Các cách giúp quản lý tiến độ dự án đạt hiệu quả tốt nhất
Dưới đây là một số kinh nghiệm giúp nhà quản lý có thể quản lý thời gian và tiến độ dự án một cách hiệu quả.
1. Nắm rõ các công việc của dự án
Để quản lý dự án hiệu quả, trước tiên bạn cần phải nắm rõ từng nội dung công việc, định nghĩa hoàn thành của các công việc đó cũng như định hướng mà dự án đó hướng đến. Một phương pháp quản lý công việc dự án được sử dụng khá bổ biến đó chính là mô hình Agile.
2. Linh hoạt xử lý tính huống
Trong quá trình triển khai dự án sẽ không tránh khỏi những tác động bất ngờ, người lãnh đạo cần phải linh hoạt trong việc điều phối các công việc để để thích ứng với từng trường hợp. Đôi khi việc triển khai một cách quá máy móc có thể làm dự án của bạn bị chậm tiến độ hoặc gặp phải các vấn đề về hiệu quả.
Để có một góc nhìn tổng quan trong mô hình quản lý dự án, sớm phát hiện được những vấn đề có thể xảy ra, hiện nay nhiều chủ doanh nghiệp đang tích cực ứng dụng các công cụ phần mềm quản lý dự án tốt nhất cho bộ máy vận hành của mình.
3. Đảm bảo dữ liệu được cập nhật liên tục
Để quản lý dự án từ xa một cách hiệu quả thì tính yêu cầu dữ liệu phải được cập nhật kịp thời và đầy đủ. Một số liệu sai sót có thể làm ảnh hưởng đến cả quá trình triển khai. Do vậy, việc ứng dụng phần mềm quản lý tiến độ dự án chính là phương pháp hiệu quả.
4. Đảm bảo tiến độ
Các công việc phải được hoàn thành đúng tiến độ. Chậm tiến độ sẽ ảnh hưởng đến các công việc phía sau cũng như tiêu tốn nhiều nguồn lực của doanh nghiệp.
5. Khả năng làm việc nhóm
Để triển khai một dự án thành công yêu cầu bạn phải tạo ra một môi trường để các thành viên có thể tương tác trao đổi một cách dễ dàng và liền mạch với nhau. Đây được xem là xu hướng trong quản lý dự án hiện đại ngày nay.
6. Ứng dụng công nghệ phần mềm trong kiểm soát tiến độ
Phần mềm 1Office là một giải pháp quản lý dự án và quy trình hiệu quả hoạt động như một trợ lý cho các đơn vị thi công dự án. Với bộ tính năng thông minh quản lý dự án, các nhà quản lý cũng như nhân viên có thể dễ dàng lên kế hoạch, sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc quan trọng. Phần mềm hỗ trợ nhân viên chủ động hơn trong vấn đề tổng hợp, báo cáo kết quả cũng như theo dõi tiến trình hoạt động của dự án. Điều này giúp giảm thiểu hao tốn thời gian, tiết kiệm công sức, chi phí cho doanh nghiệp.
Quản lý thời gian và tiến độ dự án là một quy trình quan trọng trong doanh nghiệp. Với bộ giải pháp linh hoạt và đa dạng các tính năng, 1Office sẽ đáp ứng được toàn bộ nhu cầu về quản lý dự án cũng như mang đến hiệu quả tốt nhất cho các quy trình triển khai dự án của doanh nghiệp.
Liên hệ với chúng tôi:
- Hotline: 083 483 8888
- Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
- Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA
