TOP 3 phương pháp quản lý thời gian dự án tối ưu đảm bảo đúng tiến độ
Thời gian là nguồn tài nguyên giá trị nhất và có khả năng quyết định đến sự thành bại của một dự án. Làm thế nào để quản lý thời gian dự án hiệu quả, đảm bảo đúng tiến độ đề ra luôn là thử thách lớn đối với các nhà quản trị. Trên thực tế, quản lý thời gian thực hiện dự án là một quá trình phức tạp, cần phải được lên kế hoạch cụ thể và tuân thủ theo một quy trình chặt chẽ. Vậy quy trình này bao gồm những bước gì? Cần thực hiện theo phương pháp nào để đảm bảo chất lượng và thời lượng cho dự án? Cùng 1Office tìm hiểu trong bài viết sau.
1. Vai trò của quản lý thời gian dự án trong doanh nghiệp
Quản lý thời gian dự án là quá trình lập kế hoạch, phân bổ, giám sát và điều chỉnh thời gian cho các hoạt động của dự án, nhằm mục đích đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng tiến độ đề ra, trong phạm vi nguồn lực cho phép.
Quản trị thời gian dự án có ý nghĩa rất quan trọng đối với tổ chức bởi nó là cơ sở để kiểm soát chi phí và các nguồn lực cần cho các công việc dự án, qua đó giúp cho chất lượng dự án được đảm bảo và đáp ứng đúng thời hạn.
Nếu công tác quản lý thời gian dự án được thực hiện tốt thì sẽ giúp cho nhà quản lý dự đoán được thời gian cần thiết để hoàn thành công việc trong mỗi giai đoạn của dự án và đảm bảo rằng các tài nguyên sẽ được sử dụng hiệu quả. Ngoài ra, quản lý thời gian và tiến độ dự án hiệu quả còn giúp cho nhóm dự án có thể tối ưu hóa lợi ích khai thác từ các nguồn tài nguyên, cải thiện hiệu suất làm việc và tăng tính linh hoạt cho dự án.
Ngược lại, nếu quy trình quản lý dự án ở bước này không được thực hiện đúng cách, thì dự án có thể gặp phải nhiều vấn đề như trì hoãn, chi phí tăng cao, hoặc không hoàn thành đúng hạn. Điều này có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến kết quả dự án như đội vốn, giảm giá trị thương mại và đôi khi phải đánh đổi bằng lợi nhuận và uy tín của tổ chức.
>> Xem chi tiết REVIEW: Top 10 Phần mềm quản lý dự án giúp hoạch định và giám sát tiến độ dự án hiệu quả nhất
2. Quy trình quản lý thời gian và tiến độ dự án hiệu quả
Bước 1. Xác định các công việc dự án
Đầu tiên, nhà quản trị cần xác định tất cả các công việc cần thực hiện để hoàn thành dự án bằng cách sử dụng cấu trúc phân tách công việc WBS (Work Breakdown Structure). Với WBS, nhà quản trị sẽ tiến hành gán nội dung cụ thể cho từng hoạt động đó và xác định các điểm mốc của dự án. Sản phẩm của quy trình này là bảng liệt kê công việc, nội dung cụ thể của mỗi công việc và danh sách các điểm mốc (milestone).
Bảng liệt kê các công việc
- Xác định các hoạt động và nhiệm vụ cụ thể trong kế hoạch dự án, bao gồm tên các công việc, mã số xác định và mô tả ngắn gọn về công việc.
Nội dung của từng công việc
- Cung cấp các thông tin chi tiết bổ sung có liên quan;
- Thông tin nội dung của từng công việc cần thường xuyên cập nhật.
Điểm mốc của dự án
- Đánh dấu dự án đạt tới một bước cụ thể nào đó;
- Phải hoàn thành nhiều công việc mới có thể hoàn thành một điểm mốc;
- Công cụ để xác định các mục tiêu và đánh giá thực hiện dự án;
- Không nên đánh dấu quá nhiều điểm mốc trong một dự án.
Bước 2. Ước tính thời gian cần thiết cho mỗi công việc
Xác định khoảng thời gian cần thiết để thực hiện mỗi hoạt động và mối quan hệ giữa các hoạt động theo trình tự về thời gian, có 3 dạng quan hệ sau:
- Phụ thuộc bắt buộc: Là mối quan hệ bản chất của dự án, theo đó các công việc được tiến hành, bao hàm cả ý nghĩa ràng buộc và giới hạn về nguồn lực, hay còn gọi là quan hệ logic cứng.
- Phụ thuộc tuỳ ý: Do nhóm quản lý dự án xác định dựa trên kinh nghiệm và kiến thức về các lĩnh vực có liên quan đến dự án, thường được sử dụng để điều chỉnh mối quan hệ giữa các công việc cho phù hợp với từng dự án, còn được gọi là quan hệ logic mềm.
- Phụ thuộc bên ngoài: Là mối quan hệ giữa công việc của dự án với các công việc hoặc yếu tố bên ngoài không thuộc dự án.
Một trong những công cụ hữu ích cho việc sắp xếp và thể hiện mối quan hệ thời gian giữa các hoạt động là sơ đồ mạng lưới.
Bước 3. Lập lịch trình dự án
Tạo lịch trình dự án bằng cách kết hợp thời gian ước tính cho mỗi hoạt động. Lịch trình dự án giúp định lượng các hoạt động và xác định thời gian bắt đầu và kết thúc của từng hoạt động. Dựa trên lịch trình dự án, nhà quản trị sẽ có căn cứ để:
- Theo dõi, giám sát tiến độ thực hiện dự án
- Cơ sở phân bổ nguồn lực phục vụ cho dự án
- Cụ thể hoá các công việc khi lập kế hoạch dự án, thể hiện chi tiết kế hoạch dự án
- Kiểm soát và điều chỉnh quá trình triển khai một dự án.
Bước 4. Phân bổ nguồn lực
Tiến hành xác định các tài nguyên và nguồn lực cần thiết để sử dụng cho mỗi hoạt động trong dự án và phân bổ chúng dựa trên lịch trình. Việc phân bổ nguồn lực dự án giúp đảm bảo rằng các tài nguyên được khai thác hiệu quả và giảm thiểu các xung đột về tài nguyên. Lưu ý rằng một tài nguyên có thể sử dụng cho nhiều hoạt động cùng một lúc, tuy nhiên cũng có tài nguyên chỉ có thể tiêu thụ lần lượt, bởi vậy cần dùng cho những công việc có mức độ ưu tiên cao trước.
| Xem thêm: 4 bước lập kế hoạch quản lý nhân lực dự án hiệu quả X3 hiệu quả quản trị |
Bước 5. Kiểm soát và điều chỉnh tiến độ dự án
Theo dõi tiến độ của các hoạt động trong dự án để đảm bảo rằng dự án được thực hiện đúng hạn. Nếu các công việc bị chậm trễ tiến độ, cần điều chỉnh lại lịch trình hoặc phân bổ lại nguồn tài nguyên.
Bước kiểm soát tiến độ là bước đòi hỏi khả năng quản lý và kinh nghiệm thực tiễn nhất của các nhà quản trị dự án. Bên cạnh đó, kiểm soát tiến độ dự án cũng liên quan mật thiết tới việc quản lý rủi ro, điều đã phải được xác định trong bước xây dựng tiến độ dự án.
>> Xem thêm: Tổng hợp 10+ kỹ năng quản lý dự án xây dựng hiệu quả X2 năng suất
3. Các phương pháp quản lý thời gian thực hiện dự án khoa học X2 hiệu quả
Phương pháp AOA
Phương pháp AOA (Activity on Arrow) là một kỹ thuật mạng lưới được sử dụng trong quản lý dự án để biểu diễn và tính toán tiến độ của các hoạt động trong dự án. Với phương pháp AOA, các công việc được biểu thị trên các mũi tên với các điểm nút là các sự kiện mô tả thứ tự các công việc. Trên sơ đồ AOA, các nút chỉ là các điểm chuyển tiếp, đánh dấu sự bắt đầu hay kết thúc của một công việc.
Ví dụ sơ đồ AOA
Ưu điểm:
- Phương pháp AOA có cấu trúc đơn giản và dễ hiểu, nên rất phù hợp cho các dự án có quy mô nhỏ hoặc vừa.
- Sơ đồ AOA cho phép tìm ra đường găng của dự án (đường công việc có độ dài lớn nhất), giúp quản lý dự án và nhân viên có thể tập trung vào các hoạt động trọng yếu của dự án.
Hạn chế:
- Chỉ tính toán được thời gian hoàn thành của dự án trong điều kiện lý tưởng, nên khó khăn trong việc đưa ra dự báo về tiến độ thực tế của dự án.
- Với các dự án có quy mô lớn, sơ đồ AOA có thể trở nên rất phức tạp và khó quản lý.
| >> Tham khảo thêm: Hướng tạo thời gian biểu online dễ dàng và 9+ phần mềm quản lý thời gian tốt nhất hiện nay |
Phương pháp AON
Phương pháp AON (công việc đặt trong nút) là kỹ thuật xây dựng sơ đồ mạng lưới công việc trong đó các công việc được biểu diễn bằng các hộp chữ nhật với các thông tin cần thiết và các mũi tên chỉ thuần tuý xác định trình tự các công việc được thực hiện.
Ví dụ sơ đồ AON
Ưu điểm:
- Phương pháp AON cho phép xử lý các hoạt động đồng thời và trì hoãn giữa các hoạt động, giúp quản lý dự án có thể đưa ra kế hoạch chính xác hơn.
- AON không sử dụng khái niệm sự kiện, do đó giúp người dùng không bị phân tán mà tập trung trực tiếp hơn vào các công việc của dự án.
Hạn chế:
- Phức tạp và khó thực hiện đối với những dự án quy mô lớn, nhiều đầu công việc
Phương pháp quản lý tiến độ dự án bằng biểu đồ GANTT
Gantt chart là kỹ thuật quản lý thời gian dự án cho phép hiển thị các thông tin về tiến độ dự án bằng cách liệt kê các công việc theo trình tự và mối quan hệ cùng các dữ liệu thời gian bắt đầu – kết thúc (kế hoạch và thực tế) dưới dạng lịch biểu.
Ví dụ về biểu đồ GANTT
Ưu điểm:
- Hữu ích trong việc xây dựng, sắp xếp, phân bổ nguồn lực;
- Theo dõi, đánh giá tiến độ thực hiện một cách trực quan và chi tiết.
Hạn chế:
- Các dự án phức tạp, việc biểu thị sẽ trở nên khó khăn, rối rắm;
- Không thể hiện rõ ràng mối quan hệ hoặc sự phụ thuộc giữa các công việc.
4. Tại sao quản lý thời gian lại quan trọng trong dự án doanh nghiệp?
Quản lý thời gian là chìa khóa quyết định sự thành công của một dự án. Khi doanh nghiệp kiểm soát tốt tiến độ, chi phí và nguồn lực, dự án không chỉ hoàn thành đúng hạn mà còn đảm bảo chất lượng và hiệu suất tối đa. Ngược lại, việc thiếu kế hoạch thời gian rõ ràng có thể khiến toàn bộ quy trình trì trệ, tốn kém và mất uy tín với khách hàng.
4.1. Quản lý thời gian giúp đảm bảo tiến độ dự án
Trong mọi dự án doanh nghiệp, thời gian là yếu tố sống còn. Một kế hoạch quản lý thời gian rõ ràng giúp các thành viên nắm được mốc hoàn thành, tránh chồng chéo hoặc trễ hạn.
Ví dụ: trong dự án triển khai phần mềm cho khách hàng, nếu đội phát triển không tuân theo timeline, toàn bộ quy trình kiểm thử và bàn giao sẽ bị dồn lại, gây ra “hiệu ứng domino” làm chậm toàn bộ dự án.
4.2. Ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và ngân sách
Mỗi ngày dự án bị kéo dài, chi phí nhân sự, thiết bị, vận hành… đều tăng lên. Do đó, quản lý thời gian tốt đồng nghĩa với tối ưu ngân sách.
Ngược lại, nếu không có kế hoạch thời gian cụ thể, dự án dễ vượt chi phí dự kiến — đặc biệt trong các dự án có nhà thầu phụ hoặc phụ thuộc bên thứ ba.
4.3. Tăng năng suất và hiệu quả làm việc của đội nhóm
Khi thời gian được phân bổ hợp lý, nhân viên biết rõ thứ tự ưu tiên công việc, tránh lãng phí vào những đầu việc không mang lại giá trị cao.
Một timeline minh bạch cũng giúp nhà quản lý dễ dàng đo lường năng suất, xác định điểm nghẽn và phân công lại nhiệm vụ hợp lý.
4.4. Giảm rủi ro và nâng cao chất lượng dự án
Quản lý thời gian không chỉ là “chạy đúng deadline”, mà còn là kiểm soát tiến độ để kịp thời điều chỉnh khi phát sinh rủi ro. Khi có khung thời gian rõ ràng, đội dự án có đủ “buffer time” để xử lý lỗi, kiểm tra chất lượng hoặc thay đổi yêu cầu từ khách hàng.
4.5. Ảnh hưởng đến uy tín và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp
Doanh nghiệp hoàn thành dự án đúng hạn, đúng chất lượng sẽ tạo niềm tin với khách hàng và đối tác, từ đó nâng cao hình ảnh thương hiệu.
Ngược lại, trễ tiến độ, bàn giao sai hẹn dễ khiến doanh nghiệp mất hợp đồng hoặc bị đánh giá kém chuyên nghiệp.
5. Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý thời gian dự án
Hiệu quả quản lý thời gian không chỉ phụ thuộc vào kế hoạch, mà còn chịu tác động từ nhiều yếu tố như quy mô dự án, năng lực nhà quản lý, sự phối hợp giữa các phòng ban hay công cụ hỗ trợ. Hiểu rõ các yếu tố này giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình, hạn chế rủi ro và duy trì tiến độ ổn định trong mọi giai đoạn triển khai.
5.1. Quy mô và độ phức tạp của dự án
Càng nhiều hạng mục và bên liên quan, việc kiểm soát thời gian càng khó. Dự án lớn thường cần phân chia nhỏ thành nhiều giai đoạn, có timeline riêng, để đảm bảo không bị mất kiểm soát tổng thể.
5.2. Năng lực của nhà quản lý dự án
Một Project Manager (PM) giỏi không chỉ biết lập kế hoạch, mà còn có khả năng dự đoán rủi ro, ra quyết định nhanh và phân bổ thời gian hợp lý.
Nếu PM thiếu kỹ năng lãnh đạo hoặc phân công không hiệu quả, toàn bộ dự án có thể bị “trễ dây chuyền”.
5.3. Kỹ năng phối hợp giữa các phòng ban
Hiệu quả quản lý thời gian phụ thuộc nhiều vào mức độ cộng tác giữa các nhóm. Nếu các phòng ban làm việc rời rạc, không có hệ thống trao đổi chung, các đầu việc dễ bị gián đoạn hoặc trùng lặp.
5.4. Công cụ và phần mềm quản lý hỗ trợ
Việc sử dụng phần mềm quản lý dự án như 1Office, Asana, Trello hay Jira giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ thời gian thực, tự động cảnh báo khi có nguy cơ trễ hạn. Công cụ hỗ trợ cũng giúp lưu trữ dữ liệu, lập báo cáo nhanh và minh bạch giữa các bên.
5.5. Văn hóa làm việc và tính kỷ luật của nhóm dự án
Một đội ngũ có ý thức tuân thủ deadline và tinh thần làm việc chuyên nghiệp sẽ đảm bảo tiến độ ổn định hơn.
Nếu nhân viên thường xuyên trì hoãn, không cập nhật tiến độ, dự án dễ bị tắc nghẽn hoặc sai lệch kế hoạch.
6. Quản lý thời gian dự án hiệu quả vượt trội với phần mềm 1Office
Giải pháp quản lý dự án của 1Office là giải pháp ưu việt hàng đầu Việt Nam, giúp tháo gỡ các khó khăn trong bài toán quản lý thời gian và tiến độ dự án, tối ưu hóa nguồn lực và đảm bảo chất lượng dự án. Giải pháp quản trị dự án 1Office giúp:
- Lập kế hoạch và tiến độ dự án một các trực quan, nhanh chóng và hiệu quả; hiển thị chi tiết về thời gian, nguồn lực và tiến trình dự án;
- Tổ chức thực hiện dự án tốt hơn với các bảng biểu, trình bày và báo cáo theo nhiều cách khác nhau, với các dữ liệu cần thiết (tiến độ và nguồn lực) phù hợp từng yêu cầu quản trị;
- Điều chỉnh kế hoạch và tiến độ của dự án một cách chủ động và cập nhật theo thực tế triển khai dự án;
- Với giao diện trực quan, 1Office giúp nhà quản trị nhanh chóng nhận biết được những vấn đề hoặc lỗi trong việc lập kế hoạch và tiến độ
Trong bài viết trên đây, 1Office đã giới thiệu tới bạn đọc những thông tin tổng quan về nội dung quản lý thời gian dự án hiệu quả, đảm bảo tiến độ công việc, đồng thời giới thiệu phần mềm quản lý công việc dự án toàn diện giúp tối ưu nguồn lực cho doanh nghiệp. Để được tư vấn và dùng thử phần mềm quản trị dự án hàng đầu thị trường, vui lòng liên hệ theo thông tin bên dưới:
- Hotline: 083 483 8888
- Fanpage 1Office: https://www.facebook.com/1officevn
- Kênh Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp
