Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả giúp nâng cao năng suất làm viêc

Quản lý thời gian là việc sắp xếp các công việc cần lần một cách có kế hoạch và khoa học để luôn luôn đảm bảo hoàn thành đúng tất cả các công việc cần làm một cách đúng và đủ.

1. Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là quá trình kế hoạch và thực hành việc kiểm soát một cách có ý thức một đơn vị thời gian dùng trong một hoặc một chuỗi các hoạt động cụ thể, để tăng tính hiệu quả, hiệu suất hay năng suất. Kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng sử dụng và kiểm soát tốt thời gian, giúp phân bổ thời gian thực hiện các công việc trở nên hợp lý và hoàn thiện hơn.

Kỹ năng quản lý thời gian càng tốt, quỹ thời gian bạn sử dụng càng hiệu quả. Sự hiệu quả của việc quản lý thời gian được đánh giá dựa trên kết quả hoàn thành, không dựa trên thời gian làm nhanh hay chậm.

2. Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian trong công việc

2.1 Giúp bạn nâng cao năng suất làm việc

Biết cách quản lý thời gian, phân loại công việc sẽ giúp bạn sắp xếp các kế hoạch và nhiệm vụ hàng ngày dựa vào mức độ quan trọng và theo thứ tự ưu tiên. Ưu tiên và kết hợp các nhiệm vụ với quỹ thời gian có sẵn là một cách để bạn làm việc mà không tốn quá nhiều công sức.

Biết cách quản lý thời gian sẽ giúp bạn sắp xếp các kế hoạch và nhiệm vụ hàng ngày dựa vào mức độ quan trọng

Với cách làm này, bạn sẽ tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nên hoàn thành trước, từ đó tăng hiệu quả công việc .Bên cạnh đó, sử dụng thời gian hợp lý còn giúp bạn nâng cao khả năng sáng tạo nhờ những khoảng thời gian trống từ việc sắp xếp công việc hợp lý.

2.2 Giảm bớt áp lực và căng thẳng

Làm thế nào trong học tập, công việc đạt hiệu quả và có thể hoàn thành chúng một cách nhanh nhất? Câu trả lời chính là cách quản lý thời gian hiệu quả. Kiểm soát thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn giảm căng thẳng, tránh được áp lực “deadline” và hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ có nhiều thời gian hơn để dành cho gia đình, chăm sóc sức khỏe của chính mình, chất lượng cuộc sống của bạn sẽ được cải thiện đáng kể.

2.3 Có thêm thời gian để làm những việc bạn yêu thích

Thời gian là vô hạn nhưng đời người là hữu hạn mà chúng ta có quá nhiều việc phải làm, thực hiện trong đời. Chính vì vậy, quản lý thời gian khoa học, hiệu quả giúp bạn làm được nhiều việc nhiều hơn. Bên cạnh thời gian ngủ, ăn uống, chăm sóc cá nhân thì khi sắp xếp thời gian tốt, bạn sẽ dành được thời gian cho riêng cho mình để làm những việc yêu thích.

Bạn sẽ có nhiều cơ hội hơn để phát triển bản thân, học thêm nhiều thứ mới, trải nghiệm những điều chưa từng làm hay dành thời gian cho gia đình hoặc thăm bạn bè. Đây chính là khoảng thời gian ý nghĩa và vô giá mà bạn không nên bỏ lỡ.

2.4 Hạn chế thói quen xấu

Những thói quen xấu như trì hoãn công việc, sắp xếp kém,…sẽ gây tác hại khôn lường cho cá nhân và tập thể nơi cá nhân ấy làm việc. Quản lý thời gian sẽ giúp bạn loại bỏ những thói quen không tốt, đồng thời tạo động lực để bắt tay thực hiện những dự án lớn nhờ kế hoạch đã được vạch ra với mục tiêu rõ ràng và thời gian biểu chính xác.

Không có kỹ năng quản lý thời gian sẽ gián tiếp đưa ra những quyết định sài lầm khi không suy xét chín chắn. Ngược lại, nếu bạn biết sử dụng thời gian hợp lý, bạn sẽ tránh được áp lực deadline và đưa ra lựa chọn sáng suốt hơn trong công việc.

Đọc thêm: 5 bí quyết quản lý dự án hiệu quả dành cho doanh nghiệp!

2.5 Không mất quá nhiều công sức

Biết cách quản lý thời gian của bạn có nghĩa là bạn sẽ có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong khoảng thời gian ngắn hơn với ít nỗ lực hơn. Bạn sẽ hoàn thành được rất nhiều công việc cũng như đạt hiệu quả cao khi bạn thực sự tập trung. Ưu tiên và kết hợp các nhiệm vụ với quỹ thời gian có sẵn là một cách để bạn làm việc mà không tốn quá nhiều công sức. Thử tính nhé, nếu bạn dư 1 giờ đồng hồ bằng việc sử dụng thời gian hiệu quả vậy một năm đã có 250 giờ làm việc thêm mỗi năm rồi phải không?

3. 4 Phương pháp quản lý thời gian cá nhân hiệu quả

3.1. Phương pháp M.I.T (Most Important Tasks)

Đúng như tên gọi của mình áp dụng phương pháp này nghĩa là bạn cần phải biết phân chia các việc cần làm của mình theo mức đọ ưu tiên từ cao đến thấp.

Tập trung nhiều sức lực và thời gian nhất để giải quyết các công việc có mức độ ưu tiên cao trước (thường là các công việc khó và gấp) sau đó mới đến các công việc dễ và nhanh.

Như vậy bạn sẽ luôn đảm bảo được các công việc quan trọng được hoàn thành đúng lúc với chất lượng cao. Các công việc có mức ưu tiên thấp hơn sẽ có thể thực hiện vào những khoảng thời gian trống.

3.2. Phương pháp Pomodoro

Phương pháp thứ 2  mang tên Pomodoro, đây là phương pháp sử dụng yếu tố áp lực thời gian để giúp bạn tập trung thực hiện các công việc hơn.

Nội dung của phương pháp này là bạn phải tạo được một thói quen kỷ luật cho mình đó chính là cứ làm việc 25 phút thì sẽ nghỉ 5 phút.

Như vậy cứ đến 25 phút bạn sẽ gặp phải áp lực sắp hết giờ cùng với động lực sắp được nghỉ để tập trung hơn.

3.3. Phương pháp The 2-Minute Rule

Phương pháp này còn có một tên gọi khác là “Không trì hoãn các công việc dưới 2 phút”. Bắt đầu ngay và không trì hoãn hãy hoàn thành tất cả những công việc mà bạn có thể hoàn thành dưới 2 phút trong ngày để có tối đa thời gian tập trung vào các công việc khác quan trọng và tốn thời gian hơn

3.4. Phương pháp làm việc nhóm

Phương pháp này là việc bạn dành ra 4 tiếng trong một tuần để thực hiện các công việc không quan trọng và chưa cần thiết với một nhóm nhỏ.

Cách này sẽ khiến các công việc đó được giải quyết nhanh hơn với một góc nhìn và kỹ năng tốt nhất vì có nhiều người cùng làm.

4. 3 Phương pháp quản trị thời gian hiệu quả trong doanh nghiệp

4.1. Phương pháp 80/20

Phương pháp này nhấn mạnh vào các con số 20 và 80.

Các con số này là đại diện cho số lượng ít công việc (20%) nhưng đem lại kết quả chiếm tỷ trọng lớn (80%),

Phương pháp này sẽ dựa vào việc lựa chọn công việc hợp lý để đảm bảo được kết quả thu lại cuối cùng là lớn nhất

4.2. Phương pháp 40 -30 – 20 – 10

Phương pháp này là việc phân chia thời gian thành các mức ưu tiên khác nhau từ đó có được cơ sở để phân chia thời gian thực hiện.

Lấy tổng thời gian làm việc là 100% thì hãy dành

• 40% cho những việc có mức ưu tiên cao nhất
• 30 % cho các công việc có mức ưu tiên thứ hai
• 20% cho các công việc có mức ưu tiên thứ ba
• Và chỉ 10% cho các công việc có mức ưu tiên thấp nhất

Điều này sẽ tối đa hóa được kết quả cuối cùng luôn là các công việc có mức ưu tiên cao

4.3 Phương pháp 4D (Do – Dump – Delegate – Defer)

4 từ trong phương pháp này được định nghĩa làm lượt là

• DO: Làm những công việc có mức ưu tiên cao đem lại kết quả có tỷ trọng lớn
• DUMP: Từ bỏ những công việc vô nghĩa không đem lại kết quả
• DELEGATE: Giao lại công việc không phù hợp cho những người làm tốt hơn
• DEFER: Lên danh sách những công việc có thể trì hoãn và cần trì hoãn

5. Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả trong công việc

3.1 Lên danh sách các việc cần phải làm

Việc đầu tiên bạn cần làm để quản lý thời gian hiệu quả là lên danh sách các việc cần làm đi cùng với thời hạn cần hoàn thành. Sử dụng danh sách việc phải làm để viết ra các việc là một cách rất hiệu quả nhằm kiểm soát dự án và các nhiệm vụ phải thực hiện và giữ cho bản thân bạn làm việc có tổ chức.

3.3 Quản lý thời gian bằng cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

3.4 Ngăn chặn sự trì hoãn

Trì hoãn công việc, trì hoãn việc học tiếng Anh, trì hoãn luyện tập thể dục thể thao… Mỗi ngày mỗi người chúng ta lại có thể tìm ra hàng tá lý do để trì hoãn một kế hoạch cụ thể nào đó kể cả khi kế hoạch ấy đã được sắp xếp từ trước.

Sự trì hoãn là yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của công việc. Có thể nó dẫn đến tình trạng lãng phí thời gian, chất lượng công việc không đảm bảo.

Đây được coi là một trong những kẻ thù lớn nhất đối với thành công và hạnh phúc của bạn bởi nó ngăn cản bạn dấn thân và hành động vì mục tiêu đã định. Do đó, bạn cần tránh và không nên trì hoãn bất cứ một việc nào để làm việc hiệu quả hơn.

3.5 Rèn luyện sự tập trung để quản lý thời gian hiệu quả

Khả năng tập trung là yếu tố quan trọng cần thiết cho học tập và làm việc. Tập trung là cách rất tốt để bạn không lãng phí thời gian. Khi làm công việc gì đó bạn hãy tập trung tất cả sức lực và trí tuệ cho công việc, điều đó không chỉ đem lại kết quả công việc cao mà còn giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Để rèn luyện sự tập trung bạn cần biết cách xây dựng mục tiêu theo động lực, suy nghĩ và cảm xúc phù hợp. Từ đó, bạn sẽ kích thích bộ não ưu tiên thực hiện các mục tiêu đã đề ra

3.6 Sử dụng công cụ quản lý thời gian

Bên cạnh đó, mỗi cá nhân và cấp quản lý có thể theo dõi và quản lý tiến độ công việc dưới các màn hình khoa học và trực quan như Gantt, Kanban giúp dễ dàng theo dõi công việc. Người dùng dễ dàng kéo thả trạng thái: Đang thực hiện, Hoàn thành… để nắm bắt chi tiết, thường xuyên tiến độ công việc. Ngoài ra, hệ thống sẽ tự động cảnh báo và nhắc việc thông minh giúp cá nhân chủ động thực hiện công việc theo đúng deadline. Giải pháp của 1Office có thể sử dụng trên đa nền tảng khác nhau từ máy tính, điện thoại đến máy tính bảng. Bởi vậy, dù ở bất cứ nơi đâu, chỉ cần kết nối Internet là nhà quản lý có thể kiểm soát được toàn bộ công việc của các Phòng ban/Vị trí.