6 bước xây dựng quy trình quản trị rủi ro cho doanh nghiệp

Trước những biến động khó lường của môi trường kinh doanh, quản trị rủi ro được coi như tấm khiên chắn bảo vệ doanh nghiệp khỏi những tác nhân từ bên trong và bên ngoài. Tuy nhiên hiện nay quy trình quản trị rủi ro của các doanh nghiệp còn đang rất “đơn sơ”, dẫn tới lỏng lẻo trong khâu kiểm soát và gây ra những thiệt hại không đáng có. Để giúp doanh nghiệp nhận thức đầy đủ và rõ ràng hơn bản chất cũng như cách thức thực hiện quy trình quản lý rủi ro trong doanh nghiệp tối ưu nhất, 1Office cung cấp những kiến thức cần thiết trong bài viết dưới đây.

1. Quy trình quản trị rủi ro là gì? Tầm quan trọng của quản trị rủi ro trong doanh nghiệp

Quy trình quản trị rủi ro là quá trình lên kế hoạch và triển khai các biện pháp ứng phó với những tình huống bất trắc có nguy cơ gây cản trở, thiệt hại cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nhằm phòng ngừa và giảm thiểu tối đa tổn thất.

Quy trình quản trị rủi ro đóng vai trò như một tuyến phòng thủ vững chãi để doanh nghiệp hoạt động và phát triển ổn định. Quản lý rủi ro trong kinh doanh không chỉ giúp doanh nghiệp bảo vệ những giá trị sẵn có mà còn tạo cơ hội để sản sinh thêm những giá trị mới. Cụ thể:

• Giữ vững tính ổn định của hoạt động kinh doanh.
• Đảm bảo an toàn và an ninh làm việc cho tổ chức.
• Bảo vệ doanh nghiệp khỏi những tổn hại về tài sản, tài nguyên và con người.
• Cắt giảm chi phí khắc phục hậu quả phát sinh do rủi ro gây ra.
• Tạo điều kiện để doanh nghiệp phát triển và cạnh tranh bền vững trên thị trường.
• Hỗ trợ các cấp lãnh đạo dự đoán những nguy cơ tiềm ẩn để đưa ra chiến lược kinh doanh hiệu quả.

2. Các loại rủi ro thường gặp trong doanh nghiệp

Để quy trình quản trị rủi ro diễn ra hiệu quả, đảm bảo sự trơn tru của quy trình quản lý doanh nghiệp, nhà quản trị cần nhận dạng được hình thức của rủi ro dựa trên những dấu hiệu cụ thể để có những phương án xử lý rủi ro phù hợp. Có rất nhiều tiêu chí khác nhau để phân loại rủi ro doanh nghiệp nhưng thông thường các loại rủi ro sẽ được tập hợp trong 3 nhóm sau:

2.1. Theo nguồn gốc rủi ro

• Rủi ro bên trong: là rủi ro phát sinh do những yếu tố đến từ bản thân hoạt động của doanh nghiệp như rủi ro về nguồn nhân lực, rủi ro tài chính, rủi ro trong chiến lược kinh doanh,… Phần lớn nguyên nhân của rủi ro xuất phát từ năng lực quản lý của ban lãnh đạo.
• Rủi ro bên ngoài: là rủi ro chịu ảnh hưởng bởi những tác nhân đến từ môi trường khách quan bên ngoài, vượt ra khỏi khả năng kiểm soát của doanh nghiệp như rủi ro từ tình hình kinh tế, rủi ro thị trường, rủi ro pháp lý,…

2.2. Theo phạm vi ảnh hưởng

• Rủi ro hệ thống: là loại rủi ro mà khi xảy ra sẽ tác động trên quy mô hệ thống toàn bộ nền kinh tế và tất cả các doanh nghiệp có liên quan. Rủi ro này phản ánh tình trạng chung của bối cảnh nền kinh tế trong nước hoặc trên thế giới, có thể xuất phát từ sự bất ổn chính trị, sự thay đổi trong các chính sách thương mại, tình hình hội nhập của các nước,…
• Rủi ro phi hệ thống: đây là rủi ro chỉ ảnh hưởng đến hoạt động của một doanh nghiệp hoặc của một ngành kinh doanh cụ thể mà không kéo theo sự thiệt hại của các chủ thể khác. Loại rủi ro này có thể được nhận dạng ở năng lực của nhà quản trị, những thay đổi trong chính sách ngành, sự tương quan giữa các đối thủ cạnh tranh trong cùng một ngành

2.3. Theo tính chất rủi ro

• Rủi ro phi tài chính: là các rủi ro liên quan đến môi trường kinh doanh như rủi ro về các yếu tố chính trị, văn hóa xã hội, điều kiện tự nhiên, khoa học công nghệ.
• Rủi ro tài chính: loại rủi ro này liên quan đến sự giảm giá tài chính như lạm phát, mất giá đồng tiền. Rủi ro này cũng bị ảnh hưởng bởi cách quyết định tài chính tác động đến lợi nhuận của doanh nghiệp.

3. 6 bước chuẩn hóa quy trình quản trị rủi ro trong doanh nghiệp

Bước 1: Thiết lập bối cảnh

Ở bước đầu tiên trong quy trình quản lý rủi ro, nhà quản trị phải xác định được bối cảnh và môi trường kinh doanh trong việc thực hiện các chiến lược của doanh nghiệp. Việc này sẽ giúp nhận diện được mục tiêu mà hoạt động quản trị rủi ro hướng tới, cũng như khoanh vùng được giới hạn xử lý rủi ro.

Bước 2: Nhận diện rủi ro

Đây là quy trình tiến hành xác định các rủi ro có thể gây ảnh hưởng đến việc thực hiện các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Để rà soát được đầy đủ các nguy cơ rủi ro có thể xảy đến, nhà quản lý cần khoanh vùng các nhóm có nguy cơ xảy ra rủi ro và nhận diện rủi ro theo từng dấu hiệu, tránh trường hợp bỏ sót.

Muốn làm tốt ở bước này, bạn sẽ cần trả lời những câu hỏi sau:

• Điều gì có thể xảy ra?
• Làm thế nào nó có thể xảy ra?
• Tại sao nó có thể xảy ra?

Bước 3: Phân loại rủi ro

Sau khi đã nhận diện được rủi ro, cần phân loại rủi ro thành các nhóm nhỏ có cùng tính chất như đã được đề cập ở trên. Quy trình này sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra những phương án phù hợp để xử lý từng nhóm rủi ro.

Bước 4: Đánh giá rủi ro

Ở bước này, nhà quản lý cần xác định khả năng xảy ra và mức độ ảnh hưởng của rủi ro đến doanh nghiệp. Bằng cách này, bạn sẽ xác định được mức độ ưu tiên của các chiến lược quản lý rủi ro, rủi ro nào có thể chấp nhận được và rủi ro nào cần tập trung loại bỏ.

Kỹ thuật đánh giá rủi ro phổ biến thường được sử dụng là ma trận 4×4 tương ứng với 4 mức hậu quả và 4 mức xảy ra rủi ro:

Sau khi đã lượng hóa được các tiêu chí, rủi ro sẽ được xếp vào 3 mức cấp độ như trong bảng:

Bước 5: Xử lý rủi ro

Sau khi đánh giá được tầm quan trọng của rủi ro, cần đưa ra các giải pháp, hành động cụ thể để giải quyết và kiểm soát rủi ro. Có thể nói đây là giai đoạn quan trọng nhất quyết định phương hướng triển khai và hiệu quả của việc quản lý rủi ro.

Có 3 phương pháp kiểm soát thường được áp dụng để xử lý rủi ro bao gồm:

• Kiểm soát phòng ngừa: hoạt động này được sử dụng để ngăn chặn các sự cố không mong muốn xảy ra. Ví dụ như hạn chế truy cập để ngăn ngừa rò rỉ thông tin.
• Kiểm soát phát hiện: là công tác giám sát hoạt động/quy trình để từ đó xác định các biện pháp kiểm soát phòng ngừa còn thiếu sót để đưa ra phương án ứng phó phù hợp.
• Kiểm soát dò tìm: là kiểm soát được thực hiện để xác định các sai sót đã xảy ra để có hành động khắc phục kịp thời.

Bước 6: Theo dõi và báo cáo

Những rủi ro luôn biến hóa và thay đổi liên tục, bởi vậy khi kiểm soát xong, doanh nghiệp vẫn cần theo dõi và giám sát những biến đổi của rủi ro. Bên cạnh đó cần đánh giá hiệu quả của các phương pháp kiểm soát rủi ro đã sử dụng để rút kinh nghiệm và cải tiến quy trình quản lý rủi ro hiệu quả hơn.

4. Chuẩn hoá quy trình quản trị rủi ro trong doanh nghiệp với 1Office

Để tối ưu quy trình quản trị rủi ro và giảm thiểu những tổn thất không đánh có cho doanh nghiệp, một phần mềm hỗ trợ quản lý quy trình sẽ là công cụ hữu hiệu hỗ trợ các nhà quản trị trong việc nhận diện, đánh giá rủi ro và đưa ra những phương pháp xử lý kịp thời.

1Office là giải pháp giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình quản trị rủi ro bài bản và chuyên nghiệp với những tính năng thông minh như:

• Hệ thống báo cáo trực quan, liên tục giúp theo dõi tổng quan doanh nghiệp và chi tiết từng bộ phận ở nhiều khía cạnh: biến động nhân sự, doanh thu, chi phí
• Kiểm kê tài sản của doanh nghiệp, phân quyền hạn cho từng người, từng phòng ban cụ thể, dễ dàng tra cứu tình trạng tài sản, tránh trường hợp thất thoát
• Cảnh báo thông minh giúp nhắc việc nhân sự, theo dõi hạn hợp đồng của người lao động và đối tác
• Quản lý và theo dõi quy trình, kịp thời định vị các nút thắt quy trình và xử lý để tránh sự cố xảy ra
• Giám sát tiến trình làm việc của nhân sự mọi lúc, mọi nơi theo thời gian thực

Qua bài viết trên, 1Office mong rằng chúng tôi đã cung cấp tới quý độc giả những thông tin hữu ích về quy trình quản trị rủi ro cũng như giải pháp để tối ưu công tác quản lý rủi ro trong doanh nghiệp. Để được trải nghiệm phần mềm 1Office, vui lòng đăng ký nhận tư vấn miễn phí tại đây:

Nhận tư vấn miễn phí

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage 1Office: https://www.facebook.com/1officevn
• Kênh Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp