Bottleneck là gì? 4 Cách xác định “nút thắt cổ chai” trong doanh nghiệp nhanh nhất

Bottleneck (nút thắt cổ chai) là vấn đề doanh nghiệp cần phải tìm ra để khắc phục tận gốc nhằm mục tiêu đảm bảo quy trình vận hành được trơn tru cung như nâng cao năng suất vận hành của toàn bộ máy. Tuy nhiên, Bottleneck là gì? Tìm các nút thắt cổ chai bằng cách gì nhanh nhất? Hãy cùng 1Office tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

I. Bottleneck là gì?

1.1. Khái niệm

Bottleneck – Nút thắt cổ chai dùng để chỉ cách hình dáng của một cái chai: thân rộng và cổ thuôn nhọn. Bởi vì cổ chai có xu hướng là phần hẹp nhất của chai, nó thường hạn chế sự di chuyển của bên trong chai. Trong kinh doanh, nút thắt cổ chai là một điểm (hoặc các điểm) trong một quá trình mà luồng công việc bị trì hoãn hoặc bị phá vỡ hoàn toàn.

Giống như một dây chuyền sản xuất, nút thắt cổ chai khiến quy trình làm việc không tiến lên được, khiến quy trình làm việc về cơ bản là vô ích và nhân viên bị quá tải – đặc biệt nếu có nhiều nút thắt cổ chai ảnh hưởng đến các quy trình khác nhau cùng một lúc.

Mặc dù hình ảnh về nút cổ chai dễ nhận biết hơn hoặc rõ ràng hơn để phát hiện trong dây chuyền sản xuất hoặc lắp ráp, nhưng nút thắt quy trình có thể rõ ràng hơn khi bạn hiểu cách phát hiện nguyên nhân gây ra chúng.

2.1. Điểm khác biệt giữa “Hạn chế” so với “Tắc nghẽn”

Những yếu tố liên quan tới sự ràng buộc là thứ hạn chế đầu ra của toàn bộ quy trình . Nó có thể liên quan đến thiết bị, nhân sự, thiếu thông tin hoặc tài liệu như các chính sách hoặc quy trình vận hành tiêu chuẩn.

Điểm nghẽn là một hạn chế tác động đến đầu ra của một quá trình và không cho phép nó đạt được các mục tiêu đã xác định. Một hạn chế có thể trở thành một nút thắt cổ chai nếu nó bắt đầu ảnh hưởng đến sản lượng và năng suất chung của một quy trình kinh doanh.

Sau khi đã nắm được khái niệm Bottleneck là gì? hãy cùng tìm hiểu các nguyên nhân gây ra các điểm thắt cổ chai trong doanh nghiệp.

Xem thêm: 5 Bước tạo dựng hệ thống quản trị quy trình hiệu quả cùng 1Office

II. Nguyên nhân gây ra các nút thắt cổ chai trong doanh nghiệp

1. Xử lý dữ liệu thủ công

Việc thu thập, nhập và cập nhật dữ liệu vào hệ thống và cơ sở dữ liệu theo cách thủ công có thể thực sự có hại hơn là hữu ích vì nó gây ra các vấn đề như lỗi hoặc dữ liệu trùng lặp. Điều này không chỉ dẫn đến những sai lầm mà còn tạo ra những rủi ro tiềm ẩn như gian lận, thanh toán thừa hoặc thiếu và sai sót thông tin khách hàng.

2. Quy trình làm việc lỗi thời

Nếu các dòng công việc tạo nên một quy trình kinh doanh không hoạt động, thì theo mặc định, quy trình kinh doanh nói chung cũng không hoạt động. Điều này có thể có tác động lớn đến sản xuất tổng thể, cộng tác (cả trong và giữa các nhóm) và hiệu quả.

3. Quá nhiều thời gian cho các công việc lặp đi lặp lại

Nếu ai đó dành năm giờ mỗi tuần để làm cùng một công việc, chẳng hạn như soạn thảo và chia sẻ một email có thể được tiêu chuẩn hóa và tự động hóa, thì đó là 20 giờ dành mỗi tháng để làm đi làm lại cùng một việc.

4. Nhóm hoặc cá nhân làm việc vượt quá khả năng của họ

Khi quy trình công việc kinh doanh bao gồm các phê duyệt hoặc đánh giá từ những cá nhân không có đủ băng thông để thực hiện điều đó, thì khả năng tắc nghẽn là rất cao.

Xem thêm bí quyết: Xây dựng quy trình đào tạo nội bộ hiệu quả cho doanh nghiệp

III. Các loại Bottleneck thường gặp

1. Nút thắt cổ chai ngắn hạn

Điều này chủ yếu là tạm thời, xảy ra khi một nhân viên nghỉ việc. Trong những trường hợp như vậy, khối lượng công việc tăng lên trong khi số lượng nhân viên để giải quyết các công việc sẽ không đủ gây ra tắc nghẽn.

2. Sự tắc nghẽn lâu dài

Nó hiện diện toàn diện trong quá trình sản xuất, tồn tại vĩnh viễn và dẫn đến tổn thất đáng kể như sự cố máy móc.

3. Nút thắt cổ chai do quy định gây ra

Các nút thắt cổ chai được tạo ra bởi các quy trình hoặc quy tắc không đầy đủ hoặc không hiệu quả. Ví dụ: Một quy trình đã từng hoạt động không còn hoạt động sau khi một công ty lớn bị rung chuyển; một quy trình không được vạch ra trước khi được xây dựng; quá nhiều quy tắc làm chậm quy trình làm việc.

4. Bottleneck do vận hành

Sự tắc nghẽn do con người, hệ thống hoặc công cụ thiếu năng lực để phù hợp với khối lượng công việc. Ví dụ: Cần phải có phê duyệt để tiến trình công việc; sự chậm trễ trong một quy trình được kết nối sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến các quy trình và bộ phận khác

5. Bottleneck do cơ sở hạ tầng

Tắc nghẽn do thiếu nguồn lực hoặc cấu trúc quy trình phù hợp. Ví dụ: Các tác nhân hoặc nhiệm vụ quan trọng đã bị bỏ sót trong quá trình lập bản đồ quy trình, hiện đang tạo ra sự chậm trễ; đã chọn sai phần mềm để chạy một quy trình, tạo ra các vấn đề về năng suất.

IV. 4 Cách xác định Bottleneck trong doanh nghiệp nhanh nhất

1. Lập bản đồ các quy trình của bạn

Doanh nghiệp của bạn nên lập bản đồ các quy trình có sẵn cho phép bạn có cái nhìn rộng hơn khi phân tích luồng và hiệu suất tổng thể của một quy trình. Quan sát từng bước của quy trình, tài nguyên, tương tác, thời gian tiến hành quy trình và vấn đề còn tồn đọng. Bằng cách này, bạn có thể xác định điều gì đang hạn chế năng lực sản xuất và hiệu suất, điều này sẽ làm lộ ra những điểm nghẽn hiện có.

2. Nhìn vào dữ liệu mà quy trình của bạn cung cấp

Tất cả mọi vấn đề của doanh nghiệp sẽ được thể hiện qua những kết quả mà tổ chức thực hiện. Vì vậy, hãy bắt đầu bằng cách xem dữ liệu liên quan đến quy trình của bạn để đánh giá điều gì gây ra tắc nghẽn và hỏi:

• Các nhiệm vụ có thường bị đình trệ tại một thời điểm nhất định không?
• Có xu hướng liên quan đến sự chậm trễ liên kết trở lại với một người hoặc chủ sở hữu cụ thể không?
• Xu hướng, chủ đề và mẫu là những gì bạn nên tìm kiếm khi phân tích dữ liệu quy trình của mình.

3. Làm việc với những người liên quan

Mặc dù dữ liệu thường tiết lộ sự thật về quy trình, nhưng đó không phải là sự thật duy nhất cần được xem xét. Nói chuyện với những người tham gia vào một quy trình cung cấp thêm một lớp thông tin chi tiết mà dữ liệu có thể không cung cấp, chẳng hạn như:

• Mọi người có bị choáng ngợp với khối lượng công việc không?
• Có sự cố thông tin liên lạc không?
• Các đội không có đủ nhân sự?

4. Tiến hành phân tích quy trình làm việc

Phân tích quy trình làm việc là cơ hội để xem xét thứ tự của các nhiệm vụ và hoạt động tạo ra một kết quả quy trình công việc cụ thể. Khi bạn xem xét, hãy tìm các điểm dư thừa, các nút thắt hiện tại và các vấn đề khác có thể tạo ra nút thắt cổ chai trong tương lai.

Xem thêm: Quy trình quản lý công việc đạt hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp

V.  Giải pháp tháo gỡ nút thắt cổ chai trong doanh nghiệp hiệu quả

1. Tìm kiếm các giải pháp sáng tạo cho các vấn đề

Khi bạn xác định bottleneck trong quy trình vận hành của tổ chức, bạn có thể nhìn nhận chúng một cách khách quan và bắt đầu nghiên cứu cách giải quyết những vấn đề này. Để có thể giải quyết được các vấn đề, bạn cần phải kêu gọi/ thu hút tất cả mọi người trong tổ chức tham gia để có thể đạt hiệu quả nhanh nhất. Làm việc như một nhóm với những quan điểm và ý tưởng khác nhau có thể là điều bạn cần để tìm ra những giải pháp sáng tạo và hiệu quả.

Bên cạnh việc cung cấp nhiều ý tưởng, việc kích thích tương tác cũng sẽ giúp nhóm luôn hòa nhập và cam kết thực hiện những thay đổi có thể chứng minh là cần thiết.

2. Luôn có những lựa chọn thay thế cho các giải pháp

Bạn luôn cần có những kế hoạch dự phòng trong trường hợp giải pháp chính không đạt hiệu quả như mong muốn đã đề ra. Đừng bỏ qua bất kỳ giải pháp thay thế nào được trình bày trong khi tìm kiếm giải pháp cho các vấn đề của bạn; xem xét tất cả các lựa chọn. Điều cần thiết là phải theo dõi các quy trình của bạn thường xuyên để giữ cho chúng được cập nhật và hiệu quả. Bạn không thể thiết lập các quy trình một cách máy móc; chúng phải đủ linh hoạt để thích ứng với những thay đổi bên trong và bên ngoài.

3. Liên tục tìm kiếm và thực hiện cải thiện các nút thắt cổ chai

Nhóm phải nắm được tất cả các bước của quá trình thực hiện cải tiến, từ lập bản đồ các quy trình đến xác định các điểm nghẽn, tìm kiếm giải pháp cho đến xây dựng và thực hiện một kế hoạch hành động.

Giữ cho quá trình cải tiến năng động và liên tục đánh giá lại kết quả là một việc phải làm bởi rất có thể, ý tưởng đầu tiên cho một giải pháp sẽ không phải là câu trả lời hoàn hảo cho vấn đề. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải đưa kế hoạch của bạn vào thực tế để có thể nhận được phản hồi và tiến hành đánh giá hiệu quả rồi tiếp tục tối ưu hóa quy trình làm việc. Việc cải tiến liên tục bằng cách lập kế hoạch, hành động, kiểm tra và đánh giá sẽ cung cấp cho bạn thông tin và dữ liệu để thực hiện bất kỳ điều chỉnh nào.

Đọc thêm: B2B là gì? Đặc điểm và các mô hình kinh doanh B2B phổ biến

VI. Tối ưu hóa quy trình vận hành với nền tảng quản trị tổng thể doanh nghiệp 1Office

Với phần mềm 1Office, doanh nghiệp của bạn sẽ được chuẩn hóa quy trình vận hành một cách toàn diện từ nhân sự, bán hàng, giao tiếp – quản lý công việc nội bộ nhờ các phân hệ chức năng toàn diện như:

Workplace

Được định dạng như một mạng xã hội thu nhỏ giúp cập nhật trạng thái hoạt động của từng cá nhân trong doanh nghiệp

• Nhận thông báo về các chính sách, quy định mới của tổ chức
• Xây dựng quy trình làm việc để tiến hành chuẩn hóa
• Theo dõi tiến độ thực hiện công việc trực tiếp trên hệ thống
• Tham khảo kho tài liệu có sẵn của doanh nghiệp

HMR

Quản lý nhân sự chưa bao giờ là dễ dàng tới thế với hàng loạt những tính năng:

• Quản lý hồ sơ nhân sự trực tiếp trên hệ thống
• Tạo lập, phê duyệt đơn từ 24/7
• Theo dõi công – ca làm việc
• Tự động tính lương, lên bảng lương theo công thức tùy chỉnh phù hợp với từng doanh nghiệp cụ thể
• Quản lý quy trình tuyển dụng: Tiến độ tuyển dụng, hiệu quả các kênh tuyển dụng,…
• Hỗ trợ quá trình đào tạo của doanh nghiệp

CRM

• Quản lý chiến dịch Marketing của doanh nghiệp: Tiến độ thực hiện, chi phí thực hiện, kết quả thực hiện chiến dịch,…
• Quản lý tình hình thu chi, tồn kho của tổ chức
• Quản lý quá trình bán hàng, KPI của từng phòng ban, cá nhân,…
• Quản lý kho hàng, xuất kho nhập kho ngay trên hệ thống.

Trên đây là những thông tin về Bottleneck là gì? nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp phải những vấn đề trong quy trình vận hành, hãy liên hệ với chúng tôi – đơn vị hàng đầu trong chuyển đổi số doanh nghiệp tại Việt Nam để được các chuyên gia tư vấn các giải pháp tận tình.