Quy trình sản xuất là gì? 8 bước xây dựng quy trình sản xuất

Để tạo nên các sản phẩm chất lượng, giá trị thương mại cao và đem lại nguồn lợi nhuận lớn, doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng đến quy trình sản xuất. Quy trình này xây dựng và tác động bởi rất nhiều yếu tố khác nhau. Bởi vậy, doanh nghiệp có thể gặp khúc mắc hoặc rủi ro trong quá trình quản lý. Để có vốn tri thức tổng quan và cách xây dựng quy trình sản xuất hoàn thiện, hãy theo chân 1Office tìm hiểu ngay dưới đây!

1. Quy trình sản xuất là gì?

Quy trình sản xuất là một quá trình bao gồm một chuỗi các công đoạn và hoạt động để tạo ra sản phẩm để phục vụ cho đời sống của con người. Quy trình này có thể bao gồm các bước thực hiện kết hợp giữa máy móc và các công đoạn thủ công từ bước chuẩn bị nguyên liệu, gia công, kiểm tra chất lượng, đóng gói và vận chuyển.

2. Vai trò của quy trình sản xuất đối với doanh nghiệp

Quy trình sản xuất có vai trò quan trọng. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, hiệu suất làm việc và lợi nhuận cuối. Dưới đây là một số vai trò cụ thể:

• Đảm bảo chất lượng sản phẩm: Quy trình giúp đảm bảo sản phẩm được sản xuất chất lượng cao và tuân thủ các tiêu chuẩn, giúp đảm bảo về chất lượng. Giúp tăng niềm tin khách hàng và xây dựng thương hiệu.
• Tối ưu hiệu suất: Bằng cách tối ưu hóa quy trình, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hiệu suất hoạt động, tiết kiệm thời gian.
• Quản lý nguồn lực: Quy trình này cung cấp cơ cấu tổ chức rõ ràng cho việc quản lý và sử dụng các nguồn lực như lao động, nguyên vật liệu và thiết bị một cách hiệu quả nhất.

3. 8 bước xây dựng quy trình sản xuất hoàn thiện cho doanh nghiệp

Mỗi sản phẩm và mỗi doanh nghiệp có một chu trình sản xuất riêng. Tuy nhiên, mọi quy trình đều chứa 8 bước cơ bản trong quy trình sản xuất dưới đây.

3.1 Hoạch định sản xuất

Hoạch định sản xuất là việc đưa ra chiến lược tổng thể để sản xuất hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Ở phân đoạn này, doanh nghiệp sẽ quyết định 3 công việc chính: Xác định nhu cầu; Định mức sản xuất và hoạch định nhu cầu nghiên liệu.

Xác định nhu cầu sản xuất: Đây là một trong những bước quan trọng nhất của quy trình. Bởi điều này liên quan trực tiếp đến số lượng sản phẩm sẽ được tạo ra theo nhu cầu của thị trường.

Đưa ra định mức sản xuất: Ở phân đoạn này, các định mức sản xuất cần được xác định để đảm bảo doanh nghiệp không sản xuất quá nhiều sản phẩm để gây lãng phí hoặc quá ít để đáp ứng nhu cầu của thị trường.

Hoạch định nhu cầu nguyên liệu: Xác định loại nguyên liệu cần thiết, số lượng gần đúng nguyên liệu cần sử dụng và thời điểm cung ứng. Quy trình cung ứng cũng phải được quản lý chặt chẽ để chu trình sản xuất được đảm bảo chạy liên tục.

3.2 Yêu cầu sản xuất

Bước tiếp theo trong quy trình sản xuất là tính toán để xác định nhu cầu sản xuất một cách chính xác. Sau đó cần phân chia số lượng cần sản xuất hợp lý cho các nhà máy/phân xưởng.

Yêu cầu sản xuất có thể được thực hiện do doanh nghiệp hoặc được giao cho các đơn vị gia công nhỏ lẻ bên ngoài.

3.3 Lệnh sản xuất

Lệnh sản xuất có thể được xác định như một tài liệu quy định bao gồm các yêu cầu cụ thể cho việc sản xuất đợt sản phẩm nhất định. 

Thông tin được cung cấp trong lệnh sẽ bao gồm số lượng sản phẩm cần sản xuất, thời gian cần thiết, vị trí sản xuất và các yêu cầu khác. Lệnh sản xuất có mối quan hệ mật thiết với yêu cầu sản xuất.

3.4 Duyệt lệnh sản xuất

Lệnh sản xuất cần được xét duyệt trước để chính thức bắt đầu quy trình sản xuất sản phẩm. Thông qua xét duyệt, các thông tin, yêu cầu và quy định về tiêu chuẩn sẽ được đảm bảo là chính xác và đã đủ điều kiện để bắt đầu quá trình sản xuất. Duyệt lệnh sản xuất thường được thực hiện bởi các quản lý và chuyên gia chất lượng.

3.5 Thu mua nguyên vật liệu, hàng hóa

Công đoạn tiếp theo là thu mua các nguyên vật liệu, hàng hóa cần thiết. Quá trình này bao gồm việc tuyển, chọn các nhà cung cấp; đặt hàng; kiểm tra và đưa ra các phương án để lưu trữ và bảo quản nguyên liệu một cách an toàn.

3.6 Tiến hành gia công sản phẩm

Tiến hành gia công sản phẩm và quá trình sử dụng các nguyên vật liệu đã thu mua trước đó, cùng với sự giúp đỡ của máy móc, nhân công sẽ tạo ra các sản phẩm theo lệnh sản xuất. Các sản phẩm này được đảm bảo tuân theo quy định và yêu cầu sản xuất sản phẩm.

Công đoạn này cần được thực hiện một cách có tổ chức và hiệu quả để đảm bảo chất lượng và hiệu suất hoạt động.

3.7 Kiểm định chất lượng sản phẩm

Trước khi được đưa ra thị trường tiêu thụ, cần phải kiểm định chất lượng các sản phẩm. Điều này bao gồm việc thực hiện kiểm tra và xác minh về số lượng, chất lượng sản phẩm để đảm bảo nó đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra trong yêu cầu sản xuất.

Trong trường hợp các sản phẩm không đạt yêu cầu chất lượng, doanh nghiệp cần nhanh chóng đưa ra các biện pháp xử lý và tiến hành sản xuất lại lô hàng. 

3.8 Kết thúc quá trình sản xuất

Các sản phẩm được xác nhận hoàn thành khi thông qua kiểm định về chất lượng và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về số lượng, quy định an toàn vật liệu, sản xuất. 

Sau đó, các sản phẩm sẽ được đóng gói, chuẩn bị xuất kho và được giao để các cơ sở mua bán. Từ đó thực hiện công đoạn cuối cùng là trao sản phẩm đến tay khách hàng.

4. Cần lưu ý gì để quản lý sản xuất hiệu quả

Để quy trình sản xuất hiệu quả, đảm bảo các sản phẩm thông qua kiểm định về chất lượng, cần đặc biệt chú ý các lưu ý quan trọng sau:

• Kiểm soát chất lượng: Cần phải kiểm soát chất lượng đầu ra sản phẩm một cách chặt chẽ. Để hoàn thành được việc này, quá trình kiểm tra chất lượng cần được tích hợp trong quy trình để đảm bảo sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra. Kiểm tra chất lượng phải được diễn ra thường xuyên và mô tả rõ ràng về cách xử lý sản phẩm không đạt chất lượng.
• Lập kế hoạch sản xuất: Cần đặc biệt chú ý đến các yêu cầu về sản lượng sản phẩm, thời gian và nguyên liệu ước tính để thực hiện quy trình liên tục, tránh trì trệ. Điều này sẽ đảm bảo tính hiệu quả của quy trình và các thiết bị máy móc.
• Quản lý nguyên liệu: Nguyên liệu không thể thiếu hay gặp phải sự cố hỏng hóc trong quá trình sản xuất. Bởi vậy, cần có những biện pháp để đảm bảo nguyên liệu, vật liệu luôn sẵn sàng để được sử dụng. Ngoài ra, để tránh thất thoát, cần kiểm soát đầu ra, đầu vào của nguyên liệu một cách chặt chẽ.
• Giám sát hiệu suất: Trong suốt quá trình sản xuất, cần đảm bảo nó diễn ra theo đúng kế hoạch tổng thể được đề ra. Trong trường hợp xảy ra các sự cố,  cần nhanh chóng xử lý để không ảnh hướng đến chất lượng và thời gian giao hàng.
• Đánh giá thông qua dữ liệu: Trong quá trình sản xuất, cần sử dụng hệ thống quản lý dữ liệu chung để theo dõi quá trình xuyên suốt quá trình sản xuất. Đồng thời, hệ thống quản lý sẽ cho phép lưu trữ các lần thực hiện quy trình để tiến hành thống kê, so sánh và đánh giá dữ liệu để cải thiện quy trình.
• Cập nhật dữ liệu và cải tiến: Với các đánh giá thống kê đã sẵn có trên hệ thống quản lý quy trình sản xuất, bạn cần so sánh các số liệu đó so với số liệu chung của các doanh nghiệp cùng ngách thị trường. Phải luôn luôn hướng đến việc cải thiện hiệu suất và chất lượng sản phẩm. Từ đó, mang về nhiều lợi nhuận hơn với doanh nghiệp.

5. Các mô hình quy trình sản xuất phổ biến trong doanh nghiệp hiện nay

Trong thực tế, mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn mô hình quy trình sản xuất khác nhau tùy theo quy mô, đặc thù sản phẩm và mục tiêu kinh doanh. Dưới đây là ba mô hình phổ biến và được ứng dụng rộng rãi nhất hiện nay:

5.1. Mô hình sản xuất theo đơn hàng 

Đặc điểm: Sản xuất chỉ bắt đầu khi có đơn hàng cụ thể từ khách hàng. Phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, hoặc các ngành yêu cầu tùy chỉnh cao như cơ khí, nội thất, thời trang thiết kế.

Ưu điểm:

• Linh hoạt, dễ tùy chỉnh theo nhu cầu khách hàng.

• Giảm tồn kho, tiết kiệm chi phí lưu kho và quản lý nguyên vật liệu.

• Tăng khả năng cá nhân hóa sản phẩm, giúp doanh nghiệp tạo lợi thế cạnh tranh.

Nhược điểm:

• Thời gian giao hàng dài hơn do phải sản xuất sau khi nhận đơn.

• Khó đạt hiệu quả quy mô nếu đơn hàng nhỏ lẻ hoặc không ổn định.

Phù hợp với: Doanh nghiệp nhỏ hoặc doanh nghiệp chuyên sản xuất theo đơn hàng riêng biệt, yêu cầu chất lượng và tính độc đáo cao.

5.2. Mô hình sản xuất hàng loạt 

Đặc điểm: Quy trình sản xuất liên tục, sản phẩm đồng nhất và sản xuất với số lượng lớn. Đây là mô hình đặc trưng trong ngành điện tử, thực phẩm, may mặc hoặc lắp ráp ô tô.

Ưu điểm:

• Tối ưu chi phí sản xuất, nhờ lợi thế quy mô và dây chuyền tự động hóa.

• Đảm bảo chất lượng đồng đều giữa các sản phẩm.

• Dễ dàng lập kế hoạch và dự báo nhu cầu nguyên vật liệu.

Nhược điểm:

• Kém linh hoạt khi thị trường thay đổi.

• Rủi ro tồn kho cao nếu sản phẩm không bán kịp.

• Cần đầu tư lớn về máy móc, nhà xưởng và hệ thống quản lý.

Phù hợp với: Doanh nghiệp quy mô lớn, có nhu cầu sản xuất ổn định, thị trường tiêu thụ rõ ràng và ít biến động.

5.3. Mô hình sản xuất tinh gọn 

Đặc điểm: Dựa trên nguyên tắc “loại bỏ mọi lãng phí – tối đa hóa giá trị khách hàng”. Mô hình này tập trung cải tiến liên tục, giảm thiểu thời gian chết, tồn kho và sai lỗi trong quá trình sản xuất.

Ưu điểm:

• Giảm thiểu chi phí nhờ tối ưu dòng giá trị (value stream).

• Cải thiện năng suất, chất lượng sản phẩm và sự hài lòng của khách hàng.

• Tăng khả năng phản ứng nhanh với thay đổi của thị trường.

Nhược điểm:

• Đòi hỏi sự cam kết cao từ ban lãnh đạo và toàn bộ nhân viên.

• Cần thời gian để đào tạo, thay đổi tư duy và văn hóa doanh nghiệp.

Phù hợp với: Doanh nghiệp đang muốn cải tiến quy trình, nâng cao hiệu suất và giảm lãng phí, đặc biệt trong ngành sản xuất công nghiệp, điện tử, cơ khí hoặc thực phẩm.

6. Quản lý quy trình sản xuất dễ dàng cùng 1Office

Một số doanh nghiệp sản xuất vẫn gặp nhiều khó khăn trong quá trình quản lý quy trình sản xuất. Các khó khăn đó có thể là: Không quản lý được hết các tác vụ nhỏ; Quy trình thủ nhiều bước, cồng kềnh; Nhân sự các phòng ban quản lý quên việc, trễ việc; Quản lý không nắm bắt được tình hình thực tế khiến khó khăn trong việc ra các quyết định kịp thời.

Để khắc phục hết những lỗ hổng quy trình ấy, phần mềm quản lý sản xuất 1Office được xây dựng và thiết kế hoàn hảo cho các doanh nghiệp sản xuất.

1Office được xây dựng với tư duy All-in-one, giúp doanh nghiệp sản xuất của bạn được quản lý tổng thể trên một nền tảng duy nhất. Giải pháp giúp chuyển đổi số doanh nghiệp, dễ dàng giao việc đúng người, đúng việc, giảm tối đa thời gian, vượt trội năng suất.

Tự động hóa quy trình với 1Office

Hơn cả hệ thống BPA 1Office còn hỗ trợ bạn tự xây dựng một quy trình sản xuất dành riêng cho doanh nghiệp bạn. Từ đó, quy trình được vận hành xuyên suốt mà không bị gián đoạn hay đứt gãy ở bất cứ bước nào. Đây chính là điểm độc nhất mà bạn chỉ có thể tìm thấy tại 1Office.

Workplace: Hỗ trợ công cụ làm việc và số hóa quy trình sản xuất

Với tính năng vượt trội này, doanh nghiệp bạn dễ dàng tự thiết lập sẵn các quy trình từ sản xuất, đóng gói, vận chuyển, …. Nhờ đó, nhân sự dễ dàng theo dõi và luôn cập nhật tiến độ công việc, tiết kiệm thời gian cho các công việc có tính lặp. 

Ngoài ra, với khả năng tính hợp đánh giá kết quả công việc, tính công, thưởng tháng, 1Office giúp doanh nghiệp bạn xóa bỏ nỗi lo thiếu sót công lương, chậm lương thưởng cuối tháng.

Quản lý kho thông minh với 1CRM

Với 1CRM, bạn không còn nỗi lo nhầm lẫn số nguyên liệu nhập; khó khăn quản lý các văn bản thủ công rườm rà; lo lắng thất thoát chi phí, nguyên liệu. 

Đặc biệt, bạn sẽ được cung cấp phiếu xuất/nhập, hiển thị đầy đủ thông tin và trạng thái đơn hàng để quản lý kho hàng sản xuất không còn là gánh nặng.

Bài viết trên, 1Office đã gửi đến bạn thông tin về khái niệm, vai trò, các lưu ý và bước cụ thể trong quy trình sản xuất. Để quản lý quy trình hoàn hảo, dùng 1Office ngay để tối ưu quản trị, bảo mật dữ liệu và tối ưu hiệu suất doanh nghiệp bạn. 

Đăng ký nhận Demo miễn phí tính năng!