Mẫu quyết định điều chuyển nhân sự mới nhất [Tải miễn phí]

Trong quá trình làm việc, việc chuyển công tác đến các chi nhánh khác hoặc thay đổi địa điểm làm việc trong công ty là điều rất phổ biến. Để thực hiện chuyển động này, cần tuân thủ theo các quy định của Luật Doanh nghiệp và các quy định liên quan về lao động. Vậy thế nào là một quyết định điều chuyển nhân sự đạt chuẩn cả về hình thức lẫn tính pháp lý? Cùng 1Office tìm hiểu trong bài viết sau.

Quyết định điều chuyển nhân sự là gì?

Quyết định điều chuyển nhân sự là  văn bản hành chính – nhân sự thể hiện một quyết định của công ty hoặc tổ chức để chuyển động nhân sự từ một vị trí công việc hoặc đơn vị làm việc này đến một vị trí hoặc đơn vị khác. Quyết định này có thể bao gồm việc chuyển đến chi nhánh khác, thay đổi vị trí làm việc, hoặc điều chuyển giữa các bộ phận khác nhau trong tổ chức.

Quyết định điều chuyển nhân sự thường được đưa ra dựa trên nhiều yếu tố, bao gồm nhu cầu kỹ năng, phát triển sự nghiệp, điều chỉnh tổ chức nội bộ, hoặc các yếu tố khác liên quan đến quản lý nguồn nhân lực. Quy trình điều chuyển thường được thực hiện theo quy định của công ty và có thể đòi hỏi sự thỏa thuận và thông báo đối với nhân viên liên quan.

Phân biệt điều chuyển (điều động) với các hình thức khác

Dưới đây là bảng so sánh giúp doanh nghiệp dễ dàng phân biệt điều chuyển với các hình thức luân chuyển và biệt phái:

Mục tiêu & các hình thức điều chuyển nhân sự phổ biến

Dưới đây là tổng quan về mục tiêu và những hình thức điều chuyển nhân sự thường gặp trong doanh nghiệp:

Mục tiêu của việc điều chuyển nhân sự

Dưới đây là các mục tiêu cốt lõi mà doanh nghiệp và người lao động hướng đến khi triển khai điều chuyển nhân sự:

Các hình thức điều chuyển nhân sự

Về hình thức, điều chuyển nhân sự thường được chia thành 2 nhóm chính:

Hình thức 1 – Điều chuyển tạm thời

Đây là hình thức điều chuyển mang tính ngắn hạn, doanh nghiệp không cần sự đồng ý của người lao động nhưng tổng thời gian điều chuyển không được vượt quá 60 ngày/năm. Người lao động phải được thông báo trước ít nhất 3 ngày làm việc, và mức lương trong thời gian điều chuyển không thấp hơn 85% lương cũ và không thấp hơn lương tối thiểu vùng.

Hình thức 2 – Điều chuyển chính thức

Điều chuyển chính thức áp dụng khi doanh nghiệp bố trí người lao động sang công việc mới mang tính lâu dài hoặc cố định, và hình thức này phải có sự đồng ý của người được điều chuyển. Nhân sự sẽ được báo trước 7 ngày làm việc, ký hợp đồng lao động mới hoặc phụ lục hợp đồng, và mức lương mới vẫn phải tối thiểu bằng 85% lương cũ, đồng thời không được thấp hơn lương tối thiểu vùng.

Quy định và luật điều chuyển nhân sự

Theo Bộ luật Lao động 2019 (sửa đổi, bổ sung 2020):

• Quy định điều chuyển nhân sự: Người sử dụng lao động có quyền điều chuyển nhân sự tạm thời (tối đa 60 ngày/năm) trong các trường hợp khẩn cấp (thiên tai, dịch bệnh, nhu cầu sản xuất đột xuất) mà không cần sự đồng ý của người lao động (Điều 29).
• Điều chuyển nhân sự có cần sự đồng ý không?
  • Trường hợp tạm thời: Không cần đồng ý nếu thuộc lý do khẩn cấp.
  • Trường hợp thường xuyên hoặc dài hạn (điều chuyển nhân sự nội bộ): Phải có sự đồng ý bằng văn bản của người lao động, trừ khi đã quy định trong hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể.
• Thời hạn thông báo điều chuyển nhân sự: Ít nhất 3 ngày làm việc trước khi thực hiện (trừ trường hợp khẩn cấp).

Lý do điều chuyển nhân sự hợp pháp: Nhu cầu sản xuất kinh doanh, tái cấu trúc tổ chức, phòng ngừa rủi ro, hoặc lý do cá nhân (nâng cao kỹ năng).

Trường hợp nào được phép điều chuyển nhân sự?

Theo quy định của pháp luật, khi ký kết hợp đồng lao động, các bên phải tuân thủ nội dung của hợp đồng đã được ký kết. Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có sự thay đổi, đòi hỏi sự đồng ý của cả hai bên. Tuy nhiên, trong một số trường hợp nhất định, để bảo vệ quyền và lợi ích của người sử dụng lao động, pháp luật quy định cho phép người sử dụng lao động thực hiện các biện pháp khác so với nội quy của công ty và thay đổi nội dung trong hợp đồng lao động khi điều chuyển người lao động làm công việc khác, miễn là được quy định đúng trong hợp đồng.

Theo đó, người sử dụng lao động có quyền điều chuyển người lao động làm công việc khác trong các tình huống sau đây:

• Khi xảy ra thiên tai, hỏa hoạn, hoặc dịch bệnh;
• Khi cần áp dụng các biện pháp khắc phục, ngăn chặn thiên tai, tai nạn lao động;
• Trong trường hợp mắc bệnh nghề nghiệp;
• Khi có sự cố về điện, nước;
• Do nhu cầu sản xuất, kinh doanh, và các chi tiết cụ thể khác được quy định trong nội quy của doanh nghiệp và hợp đồng lao động.

Thời hạn để thực hiện việc điều chuyển người lao động sang công việc khác, khác với nội dung trong hợp đồng lao động, không vượt quá 60 ngày làm việc tích lũy trong một năm, trừ khi có sự đồng ý bằng văn bản từ phía người lao động.

Quyền lợi khi bị điều chuyển công tác và ảnh hưởng của điều chuyển nhân sự

• Quyền lợi khi bị điều chuyển công tác:
  • Lương và các chế độ không được thấp hơn trước (trừ khi có thỏa thuận).
  • Điều chuyển nhân sự ảnh hưởng lương: Không được giảm lương vô lý; nếu vị trí mới lương thấp hơn, phải bù đắp hoặc có thỏa thuận.
  • Chi phí đi lại, nhà ở (nếu chuyển địa điểm xa) do doanh nghiệp chi trả.
• Ảnh hưởng của điều chuyển nhân sự: Có thể tích cực (phát triển kỹ năng) hoặc tiêu cực (áp lực thích nghi). Nếu điều chuyển trái luật, người lao động có quyền khiếu nại hoặc chấm dứt hợp đồng (được bồi thường).

Nội dung cơ bản của quyết định điều chuyển nhân sự

Nếu doanh nghiệp tự soạn thảo văn bản quyết định điều chuyển nhân sự, người soạn thảo cần đảm bảo những nội dung cơ bản và những lưu ý sau đây:

• Ở phía góc bên trái của mẫu đơn điều chuyển nhân sự, cần ghi rõ tên đơn vị và số quyết định;
• Quốc hiệu và tiêu ngữ là bắt buộc phải có trong văn bản;
• Trong phần nội dung, cần mô tả chi tiết chức danh của người được điều chuyển, tên cơ quan, và tên bộ phận hiện tại mà người đó đang làm việc. Đồng thời, cần ghi rõ địa điểm mà người lao động sẽ nhận công tác sau khi điều chuyển. Điều 1 cũng đề cập đến tên cơ quan và địa phương, cũng như ngày bắt đầu làm việc tại bộ phận mới;
• Điều 2 cần quy định về lương và phương thức thanh toán tiền lương cho người lao động. Phần này cần nêu rõ tên cơ quan mới sẽ chịu trách nhiệm trả lương và mức lương được quy định;
• Điều 3 cần đề cập đến những đối tượng, bộ phận nào sẽ thực hiện quyết định, đồng thời cần xác định địa điểm nhận quyết định;
• Chữ ký của giám đốc công ty hoặc người được ủy quyền ký thay 

Quy trình 5 bước ban hành quyết định điều chuyển nhân sự chuẩn & hiệu quả

Dưới đây là quy trình 5 bước giúp doanh nghiệp thực hiện điều chuyển nhân sự một cách bài bản, minh bạch và hiệu quả:

• Bước 1: Khi phát sinh nhu cầu điều chuyển, phòng Nhân sự sẽ làm việc với ban lãnh đạo và trưởng các bộ phận liên quan để thống nhất và ban hành quyết định điều chuyển.
• Bước 2: Nhân sự thông báo quyết định cho người lao động. Với trường hợp điều chuyển chính thức, người lao động có 7 ngày để cân nhắc và phản hồi.
• Bước 3: Sau khi người lao động xác nhận, phòng Nhân sự thông tin lại cho bộ phận hiện tại để thực hiện bàn giao công việc và hoàn tất các thủ tục giấy tờ liên quan.
• Bước 4: Bộ phận mới tiếp nhận nhân sự theo quy trình nội bộ. Nếu là thuyên chuyển chính thức, phòng Nhân sự sẽ tiến hành ký lại hợp đồng lao động.
• Bước 5: Sau khi quá trình điều chuyển hoàn tất, nhân sự nên khảo sát và lắng nghe phản hồi từ người lao động để hiểu rõ trải nghiệm, qua đó cải thiện quy trình cho những trường hợp sau.

3 mẫu quyết định điều chuyển nhân sự chuẩn form

Dưới đây là một số mẫu quyết định mới nhất, đảm bảo chuẩn form, đầy đủ thông tin, tính pháp lý:

Mẫu quyết định về việc điều chuyển nhân sự

Tải về mẫu số 1

Mẫu quyết định về việc điều chỉnh nhân sự

Tải về mẫu số 2

Mẫu quyết định về việc điều động nhân sự

Tải về mẫu số 3

Mẫu thông báo điều chuyển nhân sự

Tải ngay Mẫu thông báo điều chuyển nhân sự file docs

Mẫu công văn điều chuyển nhân sự

Tải ngay Mẫu công văn điều chuyển nhân sự file docs

Hướng dẫn cách giải quyết Khi người lao động không đồng ý điều chuyển

Việc điều chuyển có thể phát sinh tranh cãi nếu người lao động không đồng thuận. Khi đó, doanh nghiệp cần xử lý theo hướng thận trọng và phù hợp pháp luật:

• Phân tích rõ quyền và nghĩa vụ của hai bên: Doanh nghiệp phải chứng minh điều chuyển là cần thiết cho hoạt động sản xuất – kinh doanh và phù hợp với phạm vi công việc đã thỏa thuận trong hợp đồng. Ngược lại, người lao động có quyền từ chối nếu việc điều chuyển làm thay đổi đáng kể điều kiện làm việc hoặc không đúng quy định pháp luật.
• Thực hiện đối thoại và thuyết phục: Tổ chức buổi trao đổi nội bộ trực tiếp để giải thích lý do, quyền lợi, cơ hội phát triển và các hỗ trợ đi kèm. Việc minh bạch thông tin giúp giảm phản đối và tạo sự thấu hiểu.
• Xem xét giải pháp thay thế: Trong trường hợp người lao động có hoàn cảnh khó khăn hoặc lý do hợp lý, doanh nghiệp có thể cân nhắc phương án điều chỉnh vị trí, lộ trình chuyển đổi hoặc tìm phương án nhân sự khác phù hợp hơn.
• Lưu ý hậu quả pháp lý nếu doanh nghiệp làm sai quy định: Nếu ép buộc điều chuyển trái luật, doanh nghiệp có thể bị khiếu nại, xử phạt hành chính, bồi thường thiệt hại, hoặc buộc nhận người lao động trở lại vị trí cũ.

Những lưu ý khi ra quyết định điều chuyển nhân sự

Trong quá trình sử dụng mẫu quyết định điều chuyển nhân sự, bạn cần lưu ý những điều sau:

• Tuân thủ pháp luật và quy trình nội bộ: Đảm bảo rằng văn bản thông báo và quá trình điều chuyển tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật và quy trình nội bộ của công ty. Xác định rõ các quy trình, thủ tục và yêu cầu pháp lý liên quan đến việc điều chuyển nhân sự.
• Bảo mật thông tin và quyền riêng tư: Chú ý đảm bảo tính bảo mật và quyền riêng tư của thông tin nhân viên trong quyết định. Điều này đảm bảo rằng thông tin cá nhân không bị tiết lộ hoặc sử dụng sai mục đích.
• Tương tác và thông báo: Duy trì sự tương tác tích cực và thông báo rõ ràng với các bên liên quan. Bao gồm việc thông báo cho nhân viên về quyết định điều chuyển, tương tác với người đề xuất và người phê duyệt điều chuyển, và liên hệ với các bên liên quan khác (nếu có) để đảm bảo sự hiểu biết và hỗ trợ trong quá trình điều chuyển.
• Kiểm tra và cập nhật định kỳ: Mẫu quyết định cần được cập nhật thường xuyên để đảm bảo tính phù hợp và cập nhật với nhu cầu và thay đổi trong tổ chức.

Trên đây là tổng hợp 3 mẫu quyết định điều chuyển nhân sự, những lưu ý về hình thức và các nội dung cần có trong văn bản thông báo thuyên chuyển nhân sự. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích cho doanh nghiệp soạn thảo được các văn bản đảm bảo tính pháp lý và quyền lợi của người lao động. 

Mỗi quyết định điều chuyển nhân sự là một tác động lớn đến tâm lý và hiệu suất làm việc. Nhưng nếu doanh nghiệp vẫn đang xử lý điều chuyển theo cách thủ công – soạn quyết định trên Word, gửi phê duyệt qua email, cập nhật thông tin bằng tay trên nhiều file rời rạc – thì rất dễ xảy ra sai lệch hoặc thiếu nhất quán giữa các phòng ban. Với 1Office, đặc biệt là khi tích hợp AI, toàn bộ quy trình điều chuyển có thể được tự động hóa: hệ thống gợi ý biểu mẫu, kiểm tra tính hợp lệ theo chức danh – thâm niên – lộ trình thăng tiến, và đồng bộ hóa thông tin trên toàn bộ hệ thống. Mỗi quyết định không chỉ đúng – mà còn minh bạch, có lý do, có dữ liệu hỗ trợ phía sau.