Reference Check là gì? Phương pháp xác minh thông tin ứng viên hiệu quả

Thị trường lao động ngày một cạnh tranh dẫn đến công tác tuyển dụng của mỗi doanh nghiệp cần đảm bảo được chất lượng, nhà tuyển dụng cần tuyển đúng người, đúng việc để không mất thời gian, giảm năng suất công việc. Để nhà tuyển dụng chắc chắn được ứng viên có phù hợp với vị trí đang tuyển hay không, công cụ Reference check đã và đang được sử dụng phổ biến. Vậy reference check là gì? Thực hiện xác minh thông tin ứng viên thế nào để đạt hiệu quả? Hãy cùng 1Office tìm hiểu qua bài viết dưới đây!

I. Reference check là gì? Mục đích xác minh thông tin ứng viên

Reference check dịch nghĩa là xác minh thông tin ứng viên, đây là quá trình nhà tuyển dụng xác thực về những thông tin mà ứng viên đưa ra như trình độ học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng và tính cách. Hoạt động xác minh này được thực hiện dựa theo các kênh tham khả.

Xác minh thông tin ứng viên được coi là hoạt động quan trọng đối với nhà tuyển dụng nói riêng cũng như doanh nghiệp nói chung. Thông qua việc tiếp xúc với lãnh đạo, đồng nghiệp hoặc bạn bè cũ của ứng viên, nhà tuyển dụng sẽ có được cái nhìn toàn diện, chân thật và xác thực về khả năng, tính cách.

Như vậy, mục đích của việc thực hiện reference checking là:

• Bổ sung thêm những khoản thông tin trống

Trong quá trình phỏng vấn hay tuyển dụng, rất hiếm trường hợp ứng viên tự động cung cấp hết toàn bộ thông tin cần thiết mà nhà tuyển dụng cần biết để đánh giá một cách khách quan nhất.

Khi đó, việc tìm hiểu và xác thực thông tin sẽ giúp nhà tuyển dụng biết thêm được những thông tin còn trống đó để hiểu rõ hơn về ứng viên cũng như đưa ra đánh giá một cách hợp lý nhất.

• Xác thực thông tin ứng viên cung cấp

Thông tin ứng viên cung cấp cho nhà tuyển dụng có đúng hay không? Việc thực hiện reference check sẽ giúp nhà tuyển dụng chứng thực được xem ứng viên có đang cung cấp thông tin đúng sự thật hay không.

Trong trường hợp có sự bất hợp lý giữa thông tin ứng viên cung cấp và các thông tin nhà tuyển dụng tìm hiểu được thì cần thay đổi hướng tìm hiểu sâu rộng hơn.

• Khám phá thêm những tính cách khác của ứng viên

Ngoài việc kiểm tra lý lịch nhân viên thì có những nét tính cách nào ở ứng viên mà doanh nghiệp muốn hiểu sâu hơn? Hay bạn phân vân rằng với tính cách này, liệu ứng viên có phù hợp với văn hóa doanh nghiệp? Bằng việc thực hiện xác thực thông tin, bạn sẽ có thêm dữ kiện về ứng viên để giúp đưa ra quyết định tuyển dụng chính xác cho doanh nghiệp mình.

II. Vai trò của Reference check trong tuyển dụng

Nhờ áp dụng Reference Check trong tuyển dụng, doanh nghiệp sẽ có cái nhìn sâu hơn, rộng hơn với nhiều dữ liệu sàng lọc quan trọng về ứng viên của mình, hỗ trợ việc cân nhắc lựa chọn chuẩn xác ứng viên phù hợp nhất cho từng vị trí công việc. Cụ thể:

• Đầu tiên, reference checking giúp nhà tuyển dụng xác minh tính trung thực những thông tin thể hiện trong hồ sơ xin việc. Cụ thể là những thông tin về bằng cấp, tính cách, khả năng làm việc… của ứng viên.
• Tiếp theo, việc thực hiện reference check giúp khai thác thêm những góc khuất trong công việc và cuộc sống mà ứng viên chưa thể hiện, thường là những sai sót, khuyết điểm không muốn đề cập. Biết được những điều này không phải để trách móc hay soi xét họ mà mục đích là để nhà tuyển dụng xem họ đã khắc phục và hoàn thiện sau mỗi lỗi sai như thế nào.
• Bên cạnh đó, kiểm tra lý lịch nhân viên còn để kiểm tra năng lực chuyên môn phù hợp với tính chất công việc đang tuyển dụng thông qua khả năng thích ứng với công việc trước đó, nhất là những công việc có tính chất tương tự.
• Kiểm tra cách ứng xử, khả năng giao tiếp trong công việc và tại công sở. Những kỹ năng này là một phần quan trọng trong việc đánh giá ứng viên.

Xem thêm: 5 kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng hiệu quả mà HR không thể bỏ qua

III. Những thông tin cần xác minh khi thực hiện Reference checking

Bản chất của reference check chính là “kiểm chứng thông tin” của ứng viên. Do đó những thông tin cần xác minh cũng cần được cẩn trọng khi nhà tuyển dụng thực hiện.

Trong tất cả các phần, các thông tin về công việc, liên quan đến công việc của ứng viên là ưu tiên hàng đầu và được đầu tư nhiều thời gian nhất. Mỗi vị trí, công ty, ứng viên khác nhau thì thông tin cần xác nhận cũng sẽ khác nhau. Sau đây sẽ là một số câu hỏi thường gặp và có thể được áp dụng cho nhiều trường hợp. Cụ thể:

Xác minh thông tin về công việc:

• Nội dung công việc, chức vụ, lương của ứng viên: Những thông tin này phần lớn được ứng viên cung cấp trong CV hoặc trong lúc phỏng vấn, tuy nhiên vẫn cần được xác thực rõ ràng để chắc chắn hơn.
• Lý do ứng viên nghỉ việc. Thông tin này khá tế nhị và thường các ứng viên sẽ không nói hoàn toàn sự thật với nhà tuyển dụng, do đó cần được xác minh.
• Mối quan hệ giữa người tham khảo với ứng viên là gì?
• Vì sao người tham khảo nghĩ ứng viên phù hợp với vị trí mới?

Hai thông tin này nhằm hướng tới người mà nhà tuyển dụng sẽ tham khảo để hỏi thêm về ứng viên. Không chỉ cần hiểu rõ reference check là gì mà nhà tuyển dụng còn cần biết cách tận dụng những mối quan hệ đã có để xác minh thông tin về ứng viên.

• Tìm hiểu và xác minh về điểm mạnh và điểm yếu lớn nhất của ứng viên

Xác minh về thói quen, hành vi trong công việc

• Ứng viên có hòa hợp với đồng nghiệp và cấp trên không?
• Ứng viên xử lý mâu thuẫn, áp lực, các lời nhận xét như thế nào?
• Người tham khảo có lời khuyên nào để quản lý tốt ứng viên?

Xác minh những thông tin quan trọng khác:

• Nếu có cơ hội, người tham khảo có sẵn sàng tuyển/làm việc chung với ứng viên một lần nữa hay không? Vì sao?
• Còn những ai có thể cho biết thêm những thông tin khác về ứng viên?

Ngoài ra, với những ứng viên cho các vị trí cấp cao hơn, các doanh nghiệp thường kiểm tra thêm thông tin học vấn tại các trường ứng viên từng theo học, tiền án, tiền sự, vi phạm luật, nợ thẻ tín dụng,…

Nếu có cơ hội, nhà tuyển dụng có thể tham khảo thêm về những người đã từng làm việc với ứng viên và hỏi về cảm nhận khách quan của họ. Như vậy sẽ dễ dàng hơn trong việc xác minh và đánh giá.

IV. 5 bước xác thực thông tin ứng viên hiệu quả

1. Xác định thời điểm thực hiện xác minh thông tin

Không phải lúc nào nhà tuyển dụng cũng có thể tận dụng để xác minh thông tin ứng viên. Việc thực hiện reference check cũng cần có thứ tự thực hiện khoa học mới có thể đạt hiệu quả cao.

Các thời điểm cần xác minh thông tin ứng viên đó là trước khi phỏng vấn, sau khi phỏng vấn, và sau khi offer. Và thời điểm thường được chọn là sau phỏng vấn vì lúc này các doanh nghiệp đã sàng lọc được một số ứng viên, không tốn thời gian khi phải xác minh quá nhiều người, nhưng vẫn hỗ trợ được cho việc ra quyết định chính xác hơn.

Thêm vào đó, việc thu thập dữ liệu, thông tin ứng viên thực chất cần tiến hành nhiều bước và tốn khá nhiều thời gian. Nhà tuyển dụng phải phân bổ thời gian sao cho không ảnh hưởng đến công tác tuyển dụng của doanh nghiệp.

Một số thời điểm thích hợp để thực hiện xác minh thông tin ứng viên:

• Sau các cuộc phỏng vấn giai đoạn đầu tiên, khi đã thu hẹp danh sách nhân viên tiềm năng
• Khi bạn gần hoàn tất quy trình tuyển dụng và chuẩn bị ra quyết định
• Trường hợp đặc biệt, khi bạn phân vân một chi tiết nào đó trong cuộc phỏng vấn, hãy kiểm tra giả định của mình bằng cách liên hệ luôn với người tham khảo

2. Lên danh sách những điều cần hiểu rõ về ứng viên

Việc lập danh sách những thông tin bạn cần xác thực về ứng viên giúp nhà tuyển dụng không bị rối trong quá trình tham khảo.

Khi liên lạc với người tham khảo, hãy nhớ giới thiệu bản thân và vị trí bạn cần tuyển dụng, hỏi xem người đó có đang có thời gian rảnh để trao đổi cùng bạn về vấn đề này không. Nhà tuyển dụng cần tạo những ấn tượng ban đầu tốt với người tham khảo để có thể có được những thông tin khách quan, chân thực nhất.

Sau đó, hãy lắng nghe câu chuyện và ghi chú cẩn thận thông tin mà bạn được cung cấp. Vì người tham khảo đã dành thời gian ghi nhớ, phác thảo thông tin lại với bạn, nên hãy đánh giá cao sự giúp đỡ của họ và cảm ơn họ sau cuộc trò chuyện.

3. Gửi thư ngỏ giới thiệu qua email hoặc trực tiếp giới thiệu mục đích cuộc trò chuyện

Một người quản lý trực tiếp trước đây của ứng viên là lựa chọn tốt nhất, ngay cả khi họ đã rời khỏi tổ chức, vì họ sẽ có kinh nghiệm trực tiếp về việc quản lý ứng viên sâu sát trong một khoảng thời gian. Nếu ứng viên đã mất liên lạc với quản lý trực tiếp trước đó, hãy sử dụng email hoặc Linkedln để gửi lời mời liên lạc với họ.

4. Phỏng vấn hoặc trao đổi ngắn qua điện thoại với người tham chiếu

Như đã đề cập, trong trường hợp việc cân nhắc ứng viên đó rất quan trọng, đề nghị họ một buổi hẹn gặp trực tiếp. Khi liên lạc với người tham khảo, hãy nhớ giới thiệu bản thân và vị trí bạn cần tuyển dụng, hỏi xem người đó có đang có thời gian rảnh để trao đổi cùng bạn về vấn đề này không.

Đừng quên tham khảo các nguồn tài liệu tham khảo cá nhân đính kèm trong hồ sơ của ứng viên. Những tương tác với bạn bè hoặc đồng nghiệp trên mạng xã hội rất có thể bộc lộ tính cách, quan điểm hay thái độ sống của ứng viên. Các chia sẻ công khai của họ trên mạng xã hội phần nào cũng nói lên mối quan tâm của họ.

5. Kết thúc trò chuyện, hãy gửi email cảm ơn người tham khảo

Nhà tuyển dụng nên dành thời gian để xây dựng mối quan hệ tốt với người tham khảo. Điều này sẽ làm người đó thoải mái hơn khi chia sẻ thông tin cùng bạn. Vì bạn không chỉ cần sự giúp đỡ của họ ngay lúc này mà còn nhiều dịp về sau.

Đừng quên giữ liên lạc với những người mà bạn tham khảo, vì rất có thể sau đó bạn muốn xin thêm thông tin về ứng viên và tiếp tục cần đến sự giúp đỡ của họ.

Tham khảo ngay: 8+ giải pháp hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân sự – Tăng 50% ứng viên

V. Những lưu ý khi thực hiện xác minh thông tin ứng viên dành cho nhà tuyển dụng

1. Nhà tuyển dụng cần có sự đồng ý của ứng viên

Chú ý rằng trước khi thực hiện xác minh thông tin, bạn cần phải được sự đồng ý của ứng viên để đảm bảo rằng sự đối chiếu thông tin không xâm phạm dữ liệu cá nhân, quyền riêng tư của họ hoặc ảnh hưởng đến vị trí hiện tại của họ ở một công ty khác.

2. Tránh những câu hỏi mơ hồ

Đi thẳng vào vấn đề thể hiện phong cách làm việc chuyên nghiệp của nhà tuyển dụng, cũng là lưu ý để mọi người đều không tốn nhiều thời gian.

Tránh hỏi những câu mơ hồ như: “Bạn ấy có làm tốt công việc quản lý ở phòng không?” thay vào đó hãy hỏi những câu cụ thể hơn như: “Bạn ấy giỏi nhất về làm gì? Bạn ấy có tích cực tham gia các hoạt động của công ty hay không?”

3. Không hỏi những câu hỏi mang tính chất tiêu cực

Những người tham chiếu tận tâm và chuyên nghiệp sẽ có chút khó chịu khi phải đưa ra những đánh giá tiêu cực về nhân viên. Người tham khảo có thể sẽ cảm thấy không thoải mái khi phải đưa ra phản hồi xấu về một nhân viên đã nghỉ việc. Thay vào đó, để nhận biết thông tin không tích cực ở ứng viên, hãy khai thác từ những gì không được nói.

4. Không nên đường đột liên lạc và đặt câu hỏi mà chưa có kịch bản hay liên hệ để hẹn trước

Khi liên hệ, người chịu trách nhiệm nên thực hiện các bước:

• Gửi email, tin nhắn để xin lịch hẹn
• Gọi điện giới thiệu bản thân, mục đích liên hệ, vị trí đang tuyển dụng, đặt các câu hỏi đã chuẩn bị sẵn
• Gửi email cảm ơn để giữ kết nối và hỏi thêm thông tin khi cần

Các bước cần được thực hiện theo trình tự và phải có sự chuẩn bị trước, báo trước cho người tham chiếu để họ có sự chuẩn bị.

Như vậy, việc thực hiện xác minh thông tin ứng viên cho mọi vị trí tuyển dụng, nhất là những vị trí quan trọng, cần có sự sàng lọc kỹ càng khi chọn ứng viên là vô cùng quan trọng. Mỗi doanh nghiệp, cụ thể là bộ phận HR, cần nắm rõ reference checking  là gì cũng như các bước thực hiện reference checking như đã chia sẻ trên để mang đến hiệu quả tuyển dụng tối ưu nhất.

Bên cạnh đó, để hoạt động tuyển dụng của doanh nghiệp hiệu quả hơn, giải pháp phần mềm quản lý tuyển dụng 1Office hiện đang được sử dụng phổ biến với nhiều tính năng lưu trữ và sàng lọc khách quan, hữu ích. Với phần mềm quản lý tuyển dụng 1Office, HR không còn mất thời gian sàng lọc CV thủ công mà hệ thống sẽ tự động sàng lọc và lưu trữ một cách tối ưu nhất.

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA