1Office Review: Đánh giá chi tiết phần mềm quản trị doanh nghiệp 1Office

1Office là một trong những cái tên chiếm lĩnh thị trường công nghệ phần mềm tại Việt Nam hiện nay, tiên phong đón đầu xu thế chuyển đổi số doanh nghiệp. Bởi vậy 1Office review cũng là vấn đề được nhiều nhà quản trị và các chủ doanh nghiệp quan tâm với mong muốn kiểm chứng chất lượng cũng như đánh giá 1Office một cách toàn diện dựa trên tính ứng dụng thực tế của phần mềm. Vậy 1Office bao gồm những tính năng gì? Điều gì làm nên sự khác biệt của 1Office so với các phần mềm quản trị doanh nghiệp khác? 1Office có phải là sự lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp Việt? Cùng nhìn nhận tổng quát trong bài viết sau.

1. 1Office là gì? Sử dụng 1Office giúp giải quyết bài toán gì trong doanh nghiệp?

1Office được nghiên cứu và phát triển trên phương pháp tư duy khoa học, xuyên suốt kết hợp với nền tảng công nghệ hiện đại với 3 trụ cột triết lý phát triển Low-code, Automation, AI để tạo nên một giải pháp all-in-one thống nhất, chặt chẽ và toàn diện. Không chỉ cung cấp một giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện, 1Office mang đến cả một môi trường làm việc trực tuyến trên Internet. Bằng việc số hóa toàn bộ doanh nghiệp của bạn và biến nó thành một khối thống nhất từ Nhân sự, Khách hàng, Công việc, Kinh doanh, Truyền thông. Qua đó mỗi thành viên tham gia hệ thống đều có thể dễ dàng giao tiếp và thừa hưởng những lợi ích để phục vụ cho công việc.

Phần mềm 1Office.vn hoạt động trơn tru trên điện thoại di động, tablet và máy tính (laptop, PC), tạo nên một trong những giải pháp quản lý công việc và nhân sự hiệu quả bậc nhất cho doanh nghiệp trong kỷ nguyên số. Từ lập kế hoạch, giao việc, báo cáo kết quả, liên lạc trao đổi,… đều dễ dàng sử dụng trên điện thoại di động, giúp người dùng chủ động quản lý công việc.

Thay vì việc tập trung vào việc cũng cấp những tính năng, giải pháp lớn lao, 1Office hướng tới việc nghiên cứu và phân tích sâu hơn, kỹ hơn hành vi của người dùng trên phần mềm, chú ý đến từng chi tiết nhỏ nhất giúp cho từng cá nhân trong doanh nghiệp có thể tối đa hóa hiệu suất và tối ưu từng giây làm việc.

2. Đánh giá các phân hệ chính của phần mềm 1Office

Tổng quan, 1Office cung cấp khá đầy đủ các phân hệ cần thiết để doanh nghiệp ở nhiều quy mô, lĩnh vực có thể quản lý tổng thể các hoạt động diễn ra trong công ty mình. Hãy cùng khám phá 3 phân hệ chính của nền tảng quản trị doanh nghiệp 1Office dưới đây:

2.1. Phân hệ Quản lý công việc 1Work

Bài toán của quản lý công việc là làm sao để kiểm soát những công việc và dự án đang diễn ra, tối ưu nguồn lực sở hữu và nâng cao năng suất doanh nghiệp. Để giải được bài toán này, các phần mềm quản trị phải giải quyết 2 việc: 

• Thứ nhất, minh bạch hóa quá trình giao việc – nhận việc giữa nhà quản lý và nhân viên, từ đó minh bạch hóa trách nhiệm; 
• Thứ hai, giúp nhà quản lý lên kế hoạch và giúp nhân viên cộng tác, làm việc tập trung trên một nền tảng duy nhất.

Xem xét trên những tiêu chí này, 1Office giải quyết khá tốt vấn đề đặt ra, có thể đáp ứng xấp xỉ 80% nhu cầu doanh nghiệp. Đây là một trong những giải pháp hiếm hoi tại Việt Nam cho phép áp dụng cả hai phương pháp quản lý công việc: Waterfall Model và Scrum Model. Sự kết hợp này sẽ giúp doanh nghiệp có thể quản lý công việc về cả chất và lượng một cách khoa học, trực quan, bám sát tiến độ.

Tương ứng với 3 tính năng: Quản lý dự án, Quản lý công việc, Quản lý quy trình, phân hệ 1Work của 1Office có thể mang lại những lợi ích sau cho doanh nghiệp:

Lên kế hoạch, tổ chức thực hiện dự án nhanh chóng

• Tạo dự án ngay trên phần mềm hoặc import từ Excel
• Định nghĩa, liên kết và tự động hóa 100% các quy trình
• Phân quyền dự án chặt chẽ, đảm bảo an toàn và bảo mật

Đơn giản hóa giao việc – Phân bổ nguồn lực dễ dàng

• Giao việc mọi lúc mọi nơi cho cá nhân, phòng ban, đội nhóm
• Giao việc từ một kế hoạch, từ kết luận giao ban, hay một đoạn chat
• Phân kỳ dự án thành các giai đoạn hoặc các danh mục nhỏ hơn để dễ dàng quản lý

Trao đổi trực tiếp – Tương tác dễ dàng

• Trao đổi trực tiếp và nhanh chóng trên từng công việc, tránh bị trôi hay lẫn luồng thông tin.
• Cho phép đính kèm các tài liệu trong dự án để tham khảo thông tin thuận tiện hơn.
• Công việc sẽ được đồng bộ với lịch biểu cá nhân của người tham gia dự án.

Cảnh báo thông minh – Không còn quên, sót

• Tính năng cảnh báo thông minh giúp người thực hiện tránh quên, sót việc
• Tài liệu được lưu trữ tập trung, dễ dàng truy suất, tránh thật lạc, thiếu sót và sai lệch giữa các phiên bản.

Theo dõi tiến độ Realtime – Báo cáo trực quan chính xác

• Đa dạng các phương thức báo cáo tiến độ giúp cân đối nguồn lực thực hiện
• Thống kê dữ liệu Realtime qua báo cáo tự động theo màn hình Dashboard
• Dễ dàng đánh giá hiệu suất làm việc của các cá nhân và phòng ban tham gia.

1Chat – Giao tiếp linh hoạt, thông minh

1Chat mở ra trải nghiệm giao tiếp linh hoạt, cho phép giao việc, theo dõi tiến độ ngay trong hội thoại trao đổi, cho phép tạo nhóm chat giữa các phòng ban, vị trí hoặc chức vụ cụ thể. Hệ thống còn có thể tự động thêm nhân sự liên quan vào nhóm chat hoặc hiển thị danh sách các câu lệnh giúp tạo nhanh các biểu đồ như: Biểu đồ cột, Biểu đồ tròn, Biểu đồ ngang,… hoặc thống kê số liệu như so sánh 2 số liệu, đếm số hồ sơ ký số,… ngay trong đoạn hội thoại.

2.1.1 Quản lý dự án

Tạo dự án & phân bổ nguồn lực

Tính năng Quản lý dự án cho phép người dùng khởi tạo dự án với nhiều công việc con bên trong và thêm người thực hiện (phân quyền: Người thực hiện, Người quản lý, Người theo dõi), phân chia công việc và trách nhiệm minh bạch, rõ ràng. Người dùng có thể cập nhật nhanh khi thời gian thực hiện dự án mà không cần sửa toàn bộ dự án. Bất kể ai tham gia dự án đều có thể bổ sung tài liệu, thảo luận công khai.

Một điểm khác biệt ở 1Office đó là bạn có thể tạo một công việc mà không nhất thiết phải thuộc một dự án nào –  phù hợp với văn hóa quản lý công việc hàng ngày tại các doanh nghiệp tại Việt Nam.

Quản lý & giám sát dự án

Tính năng Quản lý dự án giúp các nhà quản lý bám sát quá trình dự án, theo dõi tiến độ, chất lượng công việc chặt chẽ, trực quan, mọi lúc mọi nơi với các biểu đồ đa dạng: Gantt chart, Kanban, Grid,…

Nhờ việc luôn cập nhật liên tục tình trạng dự án thông qua báo cáo dashboard tự động, nhà quản lý có thể nắm bắt ngay lập tức những vấn đề phát sinh để đưa ra phương hướng xử lý kịp thời.

2.1.2. Quản lý công việc

Lập kế hoạch công việc

Bên cạnh các tính năng cơ bản như: tạo việc, giao việc, cập nhật tasklist, thêm tài liệu, thảo luận,… tính năng Quản lý công việc của 1Office cũng cho phép bạn khởi tạo các công việc gắn với những đối tượng khác như: Khách hàng, Ứng viên, Hồ sơ nhân sự, Hợp đồng, Đơn Hàng, Chiến dịch Marketing. Từ đó, người tham gia có thể nhanh chóng nắm bắt và quản lý đầu việc với 1Office

Theo dõi sát sao tiến độ công việc

Tính năng quản lý công việc cho phép người dùng cập nhật tiến độ công việc theo nhiều hình thức: Tự cập nhật/ Tỷ lệ hoàn thành đầu việc/ Tỷ lệ hoàn thành khối lượng công việc/ Tỷ trọng công việc con…

Cảnh báo nhắc việc thông minh

Đối với từng đầu việc, người dùng có thể cài đặt các kịch bản cảnh báo, nhắc việc theo khác nhau, giúp cho người thực hiện cũng người quản lý không bao giờ bị quên việc, hoặc khó chịu với những cảnh báo khô khan. 

Báo cáo & đánh giá hiệu suất thực hiện công việc

Kết quả công việc là căn cứ để nhà quản lý đánh giá hiệu suất và mức độ thực hiện công việc của nhân viên. Các báo cáo dashboard trực quan được cập nhật tự động dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau như KPI, doanh số, tỷ lệ chốt sale, chi phí marketing/doanh thu,… sẽ đưa ra số liệu chính xác nhất phục vụ cho công tác đánh giá nhân viên rõ ràng, minh bạch, đồng thời cung cấp bức tranh tổng quan về tình hình hoạt động của công ty.

2.1.3. Quản lý quy trình

Thực tế trong mỗi doanh nghiệp có rất nhiều quy trình đang chạy. Tuy nhiên, không có một công cụ nào để quản lý nó. Bản chất quy trình là tập hợp các công việc được lặp đi lặp lại, do các bộ phận khác nhau trong công ty cùng tham gia thực hiện. Chính vì chưa quản lý, nên các công việc thường được giao tiếp, thảo luận, trao đổi qua email, group chat… gây ra nhiều hạn chế như bị quên việc, không có công cụ nhắc nhở, người mới vào không biết thực hiện công việc tại đâu, cuối cùng là không thể thống kê kết quả thực hiện công việc của mỗi người, mỗi phòng ban.

Xây dựng và chuẩn hóa quy trình làm việc

Hiện nay, Quản lý quy trình là tính năng chỉ duy nhất có trên 1Office. Với tính năng này, doanh nghiệp có thể số hóa mọi quy trình công việc thực tế, như: Đề xuất mua sắm tài sản, đề xuất xuất hóa đơn, quy trình tiếp nhận nhân sự… 

Ngoài ra, tính năng Quản lý quy trình có khả năng định nghĩa 100% các loại quy trình trong doanh nghiệp và cho phép thiết lập tùy biến các loại quy trình đường thẳng, rẽ nhánh hay đa luồng để phù hợp với đặc thù công việc, lĩnh vực và cấu trúc phòng ban.

Tự động hóa quy trình

Khi có một công việc được khởi tạo và gán vào một quy trình nào đó, thì công việc đó sẽ tự động chạy theo quy trình đó. Những người tham gia thực hiện sẽ được thông báo khi đến bước công việc của mình. Khi công việc được đánh dấu là hoàn thành thì quy trình sẽ tự động nhảy sang bước tiếp theo.

Ký số trực tiếp ngay trên quy trình

Phần mềm 1Office cho phép chủ doanh nghiệp và các nhà quản lý cấp cao xét duyệt và ký số các loại văn bản, chứng từ, tài liệu trực tiếp trong quy trình mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị. Tính năng này giúp doanh nghiệp khắc phục được hạn chế của công tác ký duyệt giấy tờ thủ công truyền thống với các thủ tục rườm rà phức tạp.

2.2. Phân hệ Quản lý nhân sự HRM

2.2.1. Quản lý thông tin nhân sự

Quản lý hồ sơ, hợp đồng nhân sự

Phân hệ Quản lý nhân sự của 1Office giúp doanh nghiệp số hóa và lưu trữ toàn bộ giấy tờ, hồ sơ liên quan đến nhân sự từ sơ yếu lý lịch, hợp đồng lao động, bảo hiểm, lịch sử công tác,… trên một nền tảng duy nhất.

Phần mềm 1Office cho phép HR dễ dàng tìm kiếm và trích xuất thông tin hồ sơ nhân sự nhanh chóng bởi mọi dữ liệu sẽ được tổng hợp tập trung trên từng đầu nhân sự. Ngoài ra, điểm ưu việt của phân hệ HRM đó là các thông tin dữ liệu nhân sự sẽ được tự động liên kết với các Module khác trên hệ thống một cách chặt chẽ như: Tính lương, báo cáo, bảo hiểm vv… để phục vụ cho các công tác quản lý nhân viên.

Phê duyệt đơn từ

Trong các doanh nghiệp hiện nay, người quản lý thường xuyên phải xử lý rất nhiều đơn từ của nhân sự. Điều này gây mất thời gian cũng như khó kiểm soát được số lượng đơn từ, công làm việc của nhân sự khi quản lý bằng giấy tờ thông thường. 

Phân hệ Đơn từ của 1Office là một công cụ số hóa toàn bộ quy trình và mẫu đơn từ hành chính, giúp người quản lý giải quyết và xử lý đơn từ một cách nhanh chóng, hiệu quả và tiết giảm chi phí in ấn. Ngoài ra, hệ thống có thể tự động cập nhật công làm việc của nhân sự khi có đơn từ phát sinh.

2.2.2. Quản lý quy trình tuyển dụng

Quản lý hồ sơ & đánh giá ứng viên

Hồ sơ ứng viên sẽ được thu thập từ nhiều nguồn tuyển dụng khác nhau và đẩy trực tiếp vào hệ thống, giúp hạn chế tối đa tình trạng bỏ sót ứng viên và tiết kiệm công sức cho bộ phận tuyển dụng. Tính năng nổi bật trong hệ thống quản lý tuyển dụng 1Office đó là ứng dụng công nghệ AI tự động bóc tách dữ liệu hồ sơ ứng viên, phục vụ cho việc sàng lọc hồ sơ hiệu quả.

Ngoài ra, 1Office cung cấp sơ đồ phân tích ứng viên ở nhiều khía cạnh, từ đó giúp nhà tuyển dụng dễ dàng trong việc khai thác, đào tạo bổ sung cho ứng viên

Đánh giá hiệu quả chiến dịch tuyển dụng

Hệ thống Báo cáo đa dạng, linh hoạt và tổng quan giúp nhà tuyển dụng đo lường, đánh giá chiến dịch tuyển dụng dựa trên các tiêu chí như tỷ lệ chuyển đổi ứng viên, hiệu quả của các kênh tuyển dụng, chi phí tuyển dụng trên một vị trí,…Từ đó làm cơ sở để hoạch định tốt kế hoạch tuyển dụng tiếp theo

2.2.3. Quản lý chấm công

Quản lý chấm công là nghiệp vụ đau đầu và tốn thời gian nhất của cán bộ quản lý nhân sự. Hàng tháng họ phải xuất từ file máy chấm công ra log vân tay, tổng hợp bảng phân ca các bộ phận gửi lên, tổng hợp các đơn từ xin nghỉ của nhân viên sau đó ngồi tính toán ra bảng chấm công. Giờ đây, với 1Office những công việc đó sẽ không còn là vấn đề.

Cài đặt chính sách chấm công linh hoạt

Tùy thuộc theo tính chất công việc cũng như tình hình chung của team, bạn có thể định nghĩa ca làm việc với các thông tin: công làm việc trong ngày, công ăn trong ngày, thông tin nhân sự (vị trí, phòng ban,…), ca làm việc (thời gian, thời gian nghỉ,..)… Nội dung này sẽ được hiển thị trong báo cáo kết quả chấm công cuối tháng.

Đặc biệt, với một số doanh nghiệp như các chuỗi cửa hàng bán lẻ, hệ thống kinh doanh nhà hàng, đồ uống, cafe,… môi trường làm việc tràn trề sức trẻ, phần lớn nhân viên là sinh viên. Đặc thù của nhân viên nhóm tuổi này là thời gian làm việc cực kỳ linh hoạt, dẫn đến một bài toán khó về quản lý chấm công chính xác và trung thực nhất. 

1Office không chỉ giúp bạn định nghĩa ca làm mà còn tạo quy trình duyệt động phân ca. Giả sử có thành viên trong team bạn có công việc đột xuất, phát sinh, bạn hoàn toàn có thể đổi ca, sửa ca ngay trên hệ thống mà không lo ảnh hưởng dây chuyền đến các hoạt động khác đang chạy.

Đồng bộ dữ liệu chấm công

Với khả năng kết nối được trên 90% máy chấm công trên thị trường, hệ thống 1Office có thể đẩy dữ liệu chấm công về bảng công ngay lập tức theo thời gian thực, giúp tiết kiệm thời gian tổng kết công hàng tháng cho HR, nhân viên cũng có thể chủ động theo dõi ngày công đi làm của mình trên hệ thống.

Ngoài ra, dữ liệu chấm công cũng sẽ được tự động cập nhật trên hệ thống tính lương để sinh ra bảng lương nhân viên hàng tháng mà không cần phải sao chép, nhập liệu thủ công.

2.2.4. Hệ thống đánh giá hiệu suất bằng KPI & OKR

1Office cung cấp một giải pháp toàn diện và tích hợp giúp xây dựng và quản lý KPI trong doanh nghiệp. Việc sử dụng phần mềm này giúp tăng tính chính xác, hiệu quả và tự động hóa quá trình quản lý mục tiêu và đánh giá hiệu suất, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho quy trình tính lương. 1Office giúp nhà quản lý phân bổ – theo dõi – đánh giá mục tiêu dễ dàng:

• Tùy biến và thiết lập các công thức đánh giá KPI theo nhu cầu của doanh nghiệp, cho phép doanh nghiệp xác định cách tính toán và đánh giá hiệu quả của các tiêu chí theo các quy trình nội bộ của mình.
• Dễ dàng theo dõi kết quả đánh giá của từng tiêu chí cho mỗi người hoặc phòng ban. Nhờ đó, nhà quản lý có thể xem và so sánh hiệu suất của từng nhân viên và từng bộ phận.
• Kết quả đánh giá tổng hợp từ 1Office có thể được liên kết trực tiếp với bảng lương của doanh nghiệp, tự động tính toán lương dựa trên mức độ hoàn thành KPI và tiết kiệm thời gian cho quy trình tính lương.

Nhờ các tính năng này, nhà quản lý hoàn toàn có thể xây dựng hệ thống KPI cho doanh nghiệp của mình dựa trên các thông số định lượng và định tính. Từ đó giúp doanh nghiệp định hình chiến lược kinh doanh, tối ưu hóa quản trị mục tiêu và đạt được mục tiêu đề ra một cách hiệu quả và toàn diện hơn.

2.2.5. Quản lý tiền lương

Xây dựng bảng lương khoa học

Dựa trên những dữ liệu chấm công cùng các thông tin công, lương cơ bản, phụ cấp,… của nhân sự đã được tạo sẵn trên hệ thống, bạn có thể xây dựng một bảng lương khoa học với đầy đủ thông tin cần thiết. 

Hiện nay, 1Office là phần mềm duy nhất cho phép tùy biến công thức excel tính lương. Người quản lý có thể cài đặt các bảng lương theo mẫu ứng với đơn vị của mình. Một tháng, bạn có thể cài nhiều bảng lương, và các bảng lương đó hoàn toàn link được với nhau.

Tính lương tự động, nhanh chóng

Trước kia, công tác tính lương nhân viên luôn là nỗi ám ảnh với các HR vì phải thao tác qua rất nhiều công đoạn như tổng hợp thông tin chấm công, lập hàm tính lương,… đó là chưa kể chỉ một thông tin sai lệch thì sẽ phải rà soát lại toàn bộ bảng lương. Một quy trình tính lương như vậy có thể tiêu tốn đến 3-5 ngày, gây áp lực lên bộ phận nhân sự – kế toán.

Với phần mềm 1Office, quy trình tính lương chỉ mất từ 30 phút đến 1 tiếng cho tất cả các công đoạn bởi hệ thống sẽ tự động tổng hợp các thông tin dữ liệu phục vụ cho việc tính lương từ các phân hệ khác như KPI, doanh số, chấm công,… HR chỉ cần cấu hình bảng lương một lần duy nhất, hệ thống sẽ tự động tính toán và trả kết quả về nhanh chóng theo các hàm đã cài đặt sẵn. Phiếu lương cũng tự động cập nhật lên tài khoản của nhân viên để họ có thể chủ động theo dõi, kiểm tra một cách minh bạch, công bằng.

Trả lương trực tiếp trên phần mềm 24/7

Từ bảng lương đó, sau khi được giám đốc duyệt, kế toán có thể chuyển lương trực tiếp qua tài khoản Ngân hàng Quân đội (MBBank), hoặc xuất ủy nhiệm chi cho một tài khoản ngân hàng khác. Thay vì mất thời gian chờ duyệt, ra ngân hàng làm thủ tục như trước, bạn có thể duyệt bảng lương và chuyển tiền cho nhân viên ngay trên điện thoại 24/24, bất kể thời gian (dù là ngày cuối tuần hay các ngày nghỉ, lễ, Tết,…).

Ứng lương linh hoạt 1Care

Ứng lương 1Care là giải pháp được xây dựng với tầm nhìn trở thành tính năng phục vụ trực tiếp cho người lao động trong các doanh nghiệp đang ứng dụng 1Office. Với 1Office Care, các doanh nghiệp sẽ “mượn trực tiếp” tiền của Quỹ Ứng lương 1Office để đáp ứng nhu cầu ứng lương của người lao động, sau đó khi đến hạn trả lương định kỳ thì doanh nghiệp sẽ hoàn trả lại phần ứng lương đó cho 1Office. Với mô hình như vậy, 1Office Care đảm bảo 3 KHÔNG cho doanh nghiệp: Không mất phí – Không ảnh hưởng tới dòng tiền – Không ảnh hưởng tới quy trình trả lương.

2.3. Phân hệ Quản lý quan hệ khách hàng CRM

2.3.1. Quản lý chăm sóc khách hàng

Lưu trữ, quản lý thông tin khách hàng tập trung

Phân hệ CRM giúp doanh nghiệp số hóa dữ liệu khách hàng và lưu trữ tập trung trên một nền tảng, dễ dàng phân loại và truy xuất thông tin. Đồng thời hỗ trợ phân loại và bóc tách thông tin dữ liệu khách hàng để xây dựng kịch bản chăm sóc phù hợp với từng nhu cầu của khách hàng, giúp nâng cao chất lượng dịch vụ.

Quản lý quy trình CSKH

Tính năng tự động hóa CSKH liên kết với email, chatbot giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình CSKH. Đồng thời có công cụ phân công và nhắc nhở CSKH để bộ phận sale nhớ lịch hẹn và có những hành động chăm sóc phù hợp.

2.3.2. Quản lý Marketing

Vận hành chiến dịch Marketing

Phân hệ CRM cung cấp bộ công cụ giúp doanh nghiệp vận hành và giám sát các chiến dịch Marketing hiệu quả, tối ưu hóa lợi nhuận. Với CRM, bộ phận Marketing có thể triển khai toàn bộ các công đoạn trong quy trình Marketing của doanh nghiệp trên hệ thống, từ lập kế hoạch, theo dõi kết quả cho đến đánh giá hiệu suất của chiến dịch.

Hệ thống có khả năng thống kê và tổng hợp báo cáo các số liệu của chiến dịch chi tiết và trực quan, nhà quản lý có thể theo dõi số lượng khách hàng đã mở Email, SMS, tỷ lệ chuyển đổi và chi phí Marketing của mỗi chiến dịch để đánh giá được hiệu quả của từng hình thức Marketing để có kế hoạch phù hợp.

Tự động hóa Marketing

Với tính năng tự động hóa mạnh mẽ, 1Office cho phép chuyên viên Marketing gửi Email, SMS tiếp thị, quảng cáo theo quy trình đã được cài đặt sẵn. Tất cả những gì bạn cần làm là tùy chọn thời gian để gửi Mail cho khách hàng và lọc người nhận trên phần mềm, hệ thống có thể tự động gửi Email cho 100 tệp khách hàng chỉ trong vòng 1 phút và cập nhật kết quả trả về (lượt mở email, lượt click,…) theo thời gian thực.

2.3.3. Quản lý bán hàng

Chuẩn hóa quy trình bán hàng

Trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp B2B, B2C hiện nay, nhiều nơi vẫn chưa chuẩn hóa được quy trình bán hàng ở các công đoạn như phê duyệt đơn hàng, báo giá,… Điều này dẫn đến việc thiếu sự minh bạch khi phê duyệt và quản lý thủ công,  nhà quản lý Khó kiểm soát thông tin đơn hàng và rủi ro bị lộ thông tin đơn hàng rất cao.

Tính năng Quản lý bán hàng của 1Office cung cấp một quy trình bán hàng khép kín, chuẩn hóa và tự động, cho phép người dùng theo dõi tình trạng tình trạng báo giá, phê duyệt hợp đồng khách hàng, lập phiếu thu,… Ở mỗi công đoạn sẽ được phân quyền rõ ràng quản lý và nhân viên phụ trách thực hiện và cung cấp cảnh báo nhắc việc cho các nhân sự tham gia, từ đó giúp luồng quy trình bán hàng được vận hành nhịp nhàng, thông suốt, nâng cao chất lượng kinh doanh và sự hài lòng của khách hàng.

Theo dõi hiệu suất kinh doanh

1Office cung cấp cho các nhà quản trị cái nhìn tổng quan và tập trung nhất về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp thông qua các báo cáo về doanh số, công nợ, đơn hàng một cách minh bạch, chi tiết, rõ ràng. 

3. Đánh giá 1Office: Ưu điểm và hạn chế

Ưu điểm

Khả năng giải quyết toàn diện bài toán quản trị tổng thể

Khả năng giải quyết trọn vẹn bài toán quản trị tổng thể của doanh nghiệp là thế mạnh lớn nhất của 1Office so với các nền tảng quản trị khác trên thị trường. Với định hướng phát triển sản phẩm theo mô hình All-in-one, 1Office có khả năng số hóa và quản lý tập trung toàn bộ doanh nghiệp theo một khối thống nhất, liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận và đồng bộ dữ liệu xuyên suốt các quy trình vận hành. Điều này giúp 1Office có thể đáp ứng mọi khía cạnh trong công tác quản trị doanh nghiệp như Công việc, Nhân sự, Kinh doanh, Văn hóa doanh nghiệp. 

Tất cả các công cụ để giải quyết các nghiệp vụ vận hành của mọi bộ phận, phòng ban trong tổ chức đều được tích hợp đầy đủ trên phần mềm. Chủ doanh nghiệp sẽ không cần phải kết hợp với các ứng dụng khác nhau bỏ thêm chi phí để mua thêm sản phẩm.

Hơn nữa, mô hình All-in-one có thể thích ứng linh hoạt với mọi sự thay đổi trong cấu trúc của doanh nghiệp như mở rộng, thu hẹp, tái cấu trúc,… phòng tránh tối đa tình trạng đứt gãy vận hành do gián đoạn hoạt động.

Giao diện thân thiện với người dùng

Bên cạnh việc phát triển các tính năng, 1Office cũng rất chú trọng trong việc tối ưu hóa trải nghiệm cho người dùng khi sử dụng sản phẩm. Có thể thấy, thiết kế giao diện phần mềm của 1Office khá gọn gàng, đơn giản. 

Các thao tác trên phần mềm cũng khá dễ hiểu, không mất quá nhiều thời gian để làm quen và sử dụng thành thạo. Đây cũng chính là khía cạnh mà 1Office giải quyết khá tốt khi phá vỡ rào cản “ngại” tiếp cận với công nghệ cho các nhân sự thế hệ X, Y so với các phần mềm có giao diện phức tạp, khó sử dụng.

Chi phí triển khai hợp lý

Đa số các phần mềm quản trị trên thị trường hiện nay cung cấp sản phẩm tính theo gói cố định dẫn đến việc giá thành bị đội lên và phí đầu tư ban đầu cho việc triển khai phần mềm không hề nhỏ. Trong khi thị trường Việt Nam đa phần là các doanh nghiệp SMEs cho nên việc bỏ ra chi phí quá lớn cho một phần mềm quản trị là một khoản đầu tư “quá sức”.

1Office cung cấp phương án triển khai dưới dạng dịch vụ cho thuê bao dựa trên nền tảng điện toán đám mây, tính phí theo số lượng người dùng. Qua đó giúp doanh nghiệp cắt giảm tối đa các khoản phí không cần thiết như thiết lập hạ tầng máy chủ, chi phí thuê nhân sự vận hành, chi phí bảo hành định kỳ,…

Hạn chế

Tính năng Marketing còn đơn giản

Đánh giá 1Office xét về mặt hạn chế thì có thể nhận thấy rằng 1Office đang tập trung giải quyết hai “nỗi đau” lớn nhất trong bài toán quản trị doanh nghiệp là Quy trình – Công việc và Nhân sự, cho nên tính năng Quản lý Marketing chưa được khai thác đủ chuyên sâu. Bộ công cụ Marketing của sản phẩm vẫn còn khá đơn giản, chưa bao quát được toàn bộ các nghiệp vụ của hoạt động Marketing.

Chỉ hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Việt

Phần mềm hiện chỉ có phiên bản tiếng Việt do 1Office là phần mềm “Make in Việt Nam” và chủ yếu phục vụ cho thị trường trong nước. Bởi vậy, các công ty đa quốc gia có nhiều nhân sự nước ngoài sẽ gặp khó khăn trong việc tiếp cận và sử dụng phần mềm.

4. Phần mềm 1Office phù hợp với doanh nghiệp nào?

Xét theo quy mô

Từ việc review các tính năng và đánh giá phần mềm 1Office dựa trên các ưu điểm và hạn chế khi đưa vào ứng dụng thực tế trong doanh nghiệp, có thể thấy 1Office là giải pháp phù hợp với nhiều quy mô doanh nghiệp với số lượng từ 10 nhân sự trở lên. Phần mềm 1Office đặc biệt tối ưu cho các doanh nghiệp lớn, tập đoàn và tổng công ty với cơ cấu nhân sự và bộ máy vận hành phức tạp.

Xét theo lĩnh vực, ngành nghề

Với khả năng thích ứng linh hoạt và tính tùy biến cao, phần mềm 1Office phù hợp với tất cả doanh nghiệp thuộc mọi ngành nghề, đặc thù và tính chất. Phần mềm mang đầy đủ những tính năng cần và đủ để vận hành và quản lý doanh nghiệp hiệu quả.

Đặc biệt, 1Office có kinh nghiệm chuyên sâu, vững chắc trong việc triển khai nền tảng quản trị cho những doanh nghiệp đi đầu trong lĩnh vực Xây dựng (Phú Cường Group, Lilama 45.1, Kisato), Bán lẻ (Sakuko, Media Mart, Tokyo Life), Thời trang – May mặc (Friday, Canifa, Yody), Tài chính – Ngân hàng (MBBank, F88, VNPay)

5. Bảng giá

	Freemium Free max 20 users	Standard 100k/tháng	Professional 100k/tháng	Enterprise 100k/tháng	1Office 150k/tháng
Nhân sự
Mạng nội bộ
Hồ sơ nhân sự
Hợp đồng lao động
Bảo hiểm, phúc lợi
Quyết định
Đơn từ hành chính
Chấm công
Tiền lương
Đánh giá năng lực
Tài sản
Tuyển dụng
OKR & KPI
Đào tạo
Công việc
Tài liệu
Lịch biểu
Công việc
Dự án
Quy trình
Ký số
Văn bản
Chat
Bán hàng
Marketing
Khách hàng tiềm năng
Cơ hội
Khách hàng
Đối tác
Báo giá
Khuyến mại
Hợp đồng bán
Đơn hàng bán
Hợp đồng mua
Đơn hàng mua
Nhà cung cấp
Kho và hàng hóa
Tài chính

Ngoài các gói tính năng, khi mua phần mềm quản lý công việc, doanh nghiệp sẽ cần tiến hành triển khai cài đặt hệ thống phần mềm và hướng dẫn nhân sự sử dụng. Khi đó phí triển khai hệ thống và đào tạo người dùng dựa trên quy mô nhân sự sẽ được tính như sau:

 

Nhận tư vấn và trải nghiệm demo phần mềm miễn phí!

Bài viết trên đây của 1Office đã cung cấp cho độc giả đánh giá tổng quan, chân thực nhất về 1Office review. Phần mềm quản trị doanh nghiệp 1Office chính là đòn bẩy để doanh nghiệp đột phá tăng trưởng trong nền kinh tế số. Để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm demo phần mềm 1Office, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin bên dưới.

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

• Hotline: 083 483 8888

• Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube:  https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA