Sales operation là gì? Mô tả công việc và khung năng lực vị trí Sales operation

Mặc dù đóng vai trò chiến lược trong hoạt động vận hành của doanh nghiệp nhưng lại rất ít người biết đến bộ phận Sales operation là gì? Sales operation có vai trò như thế nào và triển vọng nghề nghiệp của vị trí công việc này ra sao? Cùng 1Office tìm hiểu chân dung của một Sales operation trong bài viết sau.

1. Sales operation là gì?

Sales operation (S&OP) là một bộ phận chức năng có nhiệm vụ lập kế hoạch chiến lược, triển khai và quản lý các hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp. Bộ phận này được biết đến với tên gọi phổ biến hơn là phòng kế hoạch – kinh doanh.

Bộ phận Sales operation có thể coi như “cơ quan đầu não” của doanh nghiệp, là trung tâm điều phối mọi hoạt động vận hành, đồng thời vạch rõ “đường đi nước bước” trong ngắn hạn và dài hạn để công ty hoạt động hiệu quả và không ngừng phát triển.

2. Vai trò và trách nhiệm của Sales operation là gì

2.1. Xây dựng chiến lược bán hàng

Nhiệm vụ trọng tâm của bộ phận Sale operation là xây dựng chiến lược hoạt động cho doanh nghiệp. Các nhóm Sale operation thường sử dụng các dữ liệu phân tích và dự báo của họ để thiết lập kế hoạch bán hàng và đặt mục tiêu tăng trưởng theo tháng, quý, năm. Bộ phận này cũng chịu trách nhiệm tối ưu quy trình bán hàng nhằm cải thiện tỷ lệ chuyển đổi, rút ngắn chu kỳ bán hàng và tối đa hóa xác suất chốt đơn hàng.

2.2. Quản lý dữ liệu bán hàng

Bộ phận Sale operation chịu trách nhiệm đo lường và đánh giá dữ liệu bán hàng để xác định hiệu quả của quy trình kinh doanh và các chiến dịch quảng cáo.

Bên cạnh đó, bộ phận này cũng sẽ tiến hành nghiên cứu đối thủ cạnh tranh và thị trường bên ngoài để xây dựng chiến lược bán hàng nhằm đạt được các mục tiêu về doanh thu, lợi nhuận.

2.3. Dự báo bán hàng

Bằng cách các phân tích dữ liệu kinh doanh trong quá khứ và xu hướng của thị trường, Sale operation có thể dự đoán được doanh số bán hàng trong kỳ tới, từ đó làm cơ sở để đặt ra mục tiêu và đề xuất phương hướng hoạt động phù hợp cho doanh nghiệp. Đây là một trong những vai trò quan trọng nhất của bộ phận Sale operation bởi việc dự báo có thể giúp đội ngũ kinh doanh phát hiện các vấn đề tiềm ẩn và những nhân tố có thể gây ảnh hưởng đến quy trình bán hàng do tác động từ môi trường để có kế hoạch ứng phó kịp thời.

Ví dụ: Giả sử Sale operation sử dụng mô hình dự báo độ dài của chu kỳ bán hàng. Nếu họ đã xác định được chu kỳ bán hàng trung bình của doanh nghiệp kéo dài 4 tháng và 1 nhân viên kinh doanh đã làm việc với 1 khách hàng trong vòng 1 tháng, thì Sale operation sẽ đưa ra dự đoán rằng nhân viên bán hàng đó có 25% khả năng giành được hợp đồng.

2.4. Quản lý khách hàng tiềm năng

Sale operation đảm nhận việc tổng hợp, phân bổ và quản lý khách hàng tiềm năng (lead) cho các chuyên viên kinh doanh. Bộ phận này sẽ hợp tác chặt chẽ với phòng Marketing để cùng đảm bảo số lượng và chất lượng lead mang đến cho phòng kinh doanh, đồng thời theo dõi và đo lường tỷ lệ chuyển đổi của lead nhằm cải tiến hiệu suất bán hàng.

2.5. Quản lý hiệu suất

Bên cạnh Sale manager, Sale operation sẽ là người chịu trách nhiệm về hiệu suất công việc của đội ngũ bán hàng. Bộ phận này có nhiệm vụ theo dõi, giám sát các quy trình báo giá, ký hợp đồng, xuất hóa đơn,… nhằm bảo bảo chính sách bán hàng của công ty được tuân thủ chặt chẽ.

Đồng thời, Sale operation sẽ phát triển các chính sách khen thưởng, thi đua nhằm thúc đẩy năng suất của đội ngũ bán hàng, từ đó thúc đẩy doanh số bán.

2.6. Triển khai, ứng dụng công nghệ

Sale operation giám sát việc triển khai và sử dụng các công cụ và nền tảng kỹ thuật hỗ trợ hoạt động kinh doanh. Ví dụ để triển khai phần mềm quản lý thông tin khách hàng nhằm phục vụ cho công tác lưu trữ dữ liệu dùng trong quy trình kinh doanh và chăm sóc khách hàng, đội ngũ sale operation sẽ tiến hành hoạch định nhu cầu, xác định các tính năng cần thiết và lựa chọn phần mềm phù hợp để đưa vào quy trình vận hành.

2.8. Phát triển đội ngũ bán hàng

Để xây dựng một đội ngũ bán hàng thành công, Sale operation đảm nhận trách nhiệm đào tạo và nâng cao năng lực đội ngũ bán hàng thông qua việc thiết kế chương trình đào tạo, đánh giá năng lực định kỳ và xây dựng lộ trình phát triển cho từng vị trí.

>> Xem thêm: Xây dựng quy trình đào tạo nhân viên kinh doanh mới X2 hiệu quả

3. Mô tả công việc vị trí Sale operation

Mô tả công việc

• Phân tích dữ liệu và hiểu biết sâu sắc về khách hàng để nâng cao năng suất và hiệu quả của lực lượng bán hàng.
• Hỗ trợ nhóm bán hàng với các nhiệm vụ lập kế hoạch và vận hành chính để đạt được mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp
• Lập chiến lược hoạt động nhằm đáp ứng các mục tiêu được thiết lập, xây dựng các chính sách khuyến khích bán hàng để thúc đẩy doanh số
• Giám sát và phân tích các chỉ số và xu hướng bán hàng làm cơ sở cho các quyết định kinh doanh chiến lược, đồng thời phối hợp và đảm bảo tính chính xác của các dự báo bán hàng
• Đảm bảo việc áp dụng và tuân thủ quy trình bán hàng, đồng thời xác định các cơ hội cải tiến quy trình và hệ thống bán hàng để nâng cao hiệu suất kinh doanh.
• Làm việc, phối hợp với các phòng ban liên quan để đảm bảo quy trình bán hàng

Yêu cầu công việc

• Có bằng tốt nghiệp / bằng cấp các chuyên ngành Thương mại, Marketing, Quản trị Kinh doanh hoặc lĩnh vực liên quan.
• Có kinh nghiệm trước đây với vai trò tương đương.
• Kiến thức về các công cụ, phần mềm quản lý bán hàng CRM là một lợi thế.
• Khả năng phân tích dữ liệu cũng như sự nhạy bén với xu hướng thị trường.
• Có kỹ năng lãnh đạo, cộng tác nhóm và có thế mạnh về giao tiếp
• Làm việc tốt trong môi trường hợp tác đòi hỏi phải làm việc với nhiều bên liên quan.

4. Khung năng lực của Sales operation là gì

Chúng đã đã tìm hiểu về mô tả công việc của vị trí Sales operation, vậy để đảm nhiệm vai trò mang ý nghĩa chiến lược với tổ chức, các kỹ năng cần có ở Sales operation là gì?

Kỹ năng phân tích dữ liệu

sales operation phải có khả năng phân tích dữ liệu để đánh giá hiệu suất của công ty mình trong các khu vực hoặc ngành khác nhau, đồng thời xác định chiến lược tiếp thị nào hiệu quả nhất cho các loại khách hàng khác nhau. Kỹ năng này có thể giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt hơn về cách phân bổ nguồn lực và cải thiện năng suất tổng thể.

Khả năng dự báo

Dự báo là khả năng dự đoán các xu hướng và sự kiện trong tương lai. Là một sales operation, bạn có thể cần dự báo lượng hàng tồn kho mà công ty của bạn sẽ cần trong những tháng hoặc năm tới. Bạn cũng có thể sử dụng các kỹ năng dự báo khi lập kế hoạch cho lịch trình sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng và các khía cạnh khác trong công việc của mình.

Kỹ năng lãnh đạo

Lãnh đạo là khả năng thúc đẩy và định hướng đội nhóm tới các mục tiêu chung.  sales operation cần lãnh đạo các nhóm đại diện bán hàng hoặc những người quản lý khác giám sát các bộ phận khác nhau trong công ty của bạn. Kỹ năng lãnh đạo mạnh mẽ có thể giúp bạn duy trì trật tự trong tổ chức của mình đồng thời thúc đẩy nhân viên làm việc chăm chỉ và nâng cao hiệu suất.

Kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp là một kỹ năng cần thiết mà bất kỳ người quản lý sales operation nào cũng phải có, vì nó cho phép bạn truyền đạt các thông tin và chỉ dẫn đến đội ngũ kinh doanh một cách rõ ràng, hiệu quả nhất. sales operation cũng cần sử dụng kỹ năng giao tiếp khi làm việc với khách hàng và hợp tác với các phòng ban khác. Kỹ năng giao tiếp tốt không chỉ giúp sales operation xây dựng được sự tin tưởng với các thành viên mà còn góp phần thúc đẩy hiệu suất tổng thể cho đội nhóm của mình.

Kỹ năng quản lý quy trình bán hàng

Quản lý quy trình bán hàng là quá trình tiếp nhận, theo dõi và thực hiện các đơn đặt hàng của khách hàng. Điều quan trọng đối với  sales operation là phải có kỹ năng quản lý đơn hàng tốt vì họ thường giám sát các nhóm xử lý đơn đặt hàng đến từ khách hàng. Điều này đòi hỏi họ phải có khả năng theo dõi các đơn đặt hàng đến, đảm bảo nhóm của họ hoàn thành các đơn đặt hàng này một cách kịp thời và liên hệ với khách hàng nếu có bất kỳ vấn đề nào với đơn đặt hàng.

Kỹ năng ứng dụng CRM quản lý hoạt động kinh doanh

Ứng dụng CRM là quá trình sử dụng phần mềm quản lý quan hệ khách hàng để tổ chức vận hành các hoạt động kinh doanh. Kỹ năng này bao gồm việc tạo và cập nhật hồ sơ khách hàng, giao hồ sơ cho các đại diện bán hàng và theo dõi các tương tác của họ với khách hàng.

Giải quyết vấn đề

Giải quyết vấn đề là khả năng xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và tìm ra phương hướng giải quyết. Là một sales operation, bạn có thể cần giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình sản xuất hoặc với nhà cung cấp. Bạn cũng có thể sử dụng các kỹ năng giải quyết vấn đề khi làm việc với những khách hàng có khiếu nại về sản phẩm hoặc dịch vụ.

Trong bài viết trên đây, 1Office đã giới thiệu tới bạn đọc về sales operation là gì, vai trò, nhiệm vụ và những kỹ năng cần có của sales operation. Để tối ưu hiệu quả quy trình kinh doanh trong doanh nghiệp thì việc ứng dụng công nghệ là yếu tố không thể thiếu. Để được tư vấn và dùng thử phần mềm quản lý bán hàng hàng đầu thị trường 1Office, vui lòng liên hệ theo thông tin bên dưới:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage 1Office: https://www.facebook.com/1officevn
• Kênh Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp