SAP là gì? Các lĩnh vực ứng dụng hệ thống SAP hiệu quả cao

Hiện nay, phần lớn các doanh nghiệp đều đang áp dụng công nghệ mới vào các hoạt động quản lý và điều hành. Trong số đó, các giải pháp hoạch định nguồn lực toàn diện như phần mềm SAP là một trong những phần mềm được nhiều doanh nghiệp đánh giá cao và tin dùng. Vậy phần mềm SAP là gì? Vì sao nên sử dụng SAP? Tính ứng dụng của SAP trong các lĩnh vực ra sao? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết này cùng 1Office nhé!

Phần mềm SAP là gì?

Phần mềm SAP là hệ thống hoạch định toàn diện nguồn lực doanh nghiệp nổi tiếng của công ty SAP (System Application Programing) tại Đức. SAP được thiết kế để hỗ trợ các doanh nghiệp quản lý và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh bằng cách cung cấp các giải pháp cho nhiều lĩnh vực khác nhau như tài chính, nhân sự, sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng, dịch vụ khách hàng,… Với SAP, doanh nghiệp có thể tích hợp và tự động hóa các quy trình, từ đó tăng hiệu quả và giảm thiểu chi phí.

Tính đến năm 2018, phần mềm SAP đã phục vụ hơn 400.000 khách hàng tại hơn 180 quốc gia trên toàn thế giới. Phần mềm SAP ERP được rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ ưa chuộng, chiếm 80% tổng số khách hàng của SAP. Nhờ sản phẩm này, SAP đạt doanh thu khoảng 27,4 tỷ đô la mỗi năm. Ngoài ra, SAP cũng vinh dự được tạp chí Forbes bình chọn đứng thứ 12 trong danh sách các doanh nghiệp lớn nhất thế giới.

Lí do nên lựa chọn sử dụng phần mềm SAP là gì?

Hiện nay, phần mềm SAP chiếm được sự tin tưởng của hàng nghìn doanh nghiệp trên toàn thế giới. Tại Việt Nam, một số công ty hàng đầu cũng lựa chọn SAP bởi những lí do sau:

• Phần mềm SAP cho phép doanh nghiệp rút ngắn thời gian tính toán, xử lý và tổng hợp đơn hàng, giúp tiết kiệm chi phí đầu tư vào các hoạt động kinh doanh, và tránh lãng phí nguồn lực tốt hơn so với phương pháp quản lý truyền thống.
• SAP cho phép doanh nghiệp tính toán giá bán nhanh chóng dựa trên số liệu đầu vào, đóng vai trò quan trọng trong việc kinh doanh thuận lợi và thu về lợi nhuận cao.
• Phần mềm tạo nên nền tảng tập trung cho toàn bộ nhân sự và các phòng ban trong công ty, giúp cập nhật và chuyển giao dữ liệu đồng bộ.
• Theo thời gian, SAP góp phần xây dựng tác phong làm việc chuyên nghiệp, chính xác, linh hoạt và hiệu quả.
• Doanh nghiệp tiết kiệm chi phí phân phối, vận chuyển hàng hóa và quản lý nhân sự nhờ nắm bắt thông tin theo thời gian thực và phân chia trách nhiệm minh bạch.
• SAP xây dựng hệ thống quy trình làm việc tự động hóa, liên thông giữa các phòng ban, giúp các doanh nghiệp với quy mô và đặc thù kinh doanh khác nhau giảm thiểu phần lớn công việc giấy tờ dễ sai sót hoặc lặp đi lặp lại.

Các tính năng chính của phần mềm SAP

Quản lý mua – bán hàng

Trong quá trình mua hàng, SAP giúp đội ngũ nhân viên kiểm soát đơn hàng, số lượng hàng tồn kho, quy trình vận chuyển và thanh toán. Nhờ vậy, doanh nghiệp luôn theo dõi chặt chẽ quy trình mua hàng và tìm ra đối tác tiềm năng để duy trì mối quan hệ lâu dài với họ.

Trong nghiệp vụ bán hàng, phần mềm SAP quản lý hiệu quả thông qua các tính năng cập nhật doanh thu, dự báo lợi nhuận,… Dựa vào các báo cáo trực quan, lãnh đạo và quản lý dễ dàng phân tích và nắm bắt cơ hội kinh doanh mới.

Bên cạnh đó, SAP còn hỗ trợ quản lý mối quan hệ khách hàng một cách toàn diện từ lưu trữ hợp đồng, ghi âm cuộc gọi đến giám sát các hoạt động tương tác khác. Doanh nghiệp sẽ luôn phân tích chính xác nhu cầu khách hàng và đề ra chiến lược bán hàng hiệu quả hơn.

Quản lý tài chính

Phần mềm SAP hỗ trợ các doanh nghiệp quản lý toàn bộ hoạt động liên quan đến kế toán, bao gồm sắp xếp chứng từ, quyết toán và lưu trữ các lệnh thu – chi. Đồng thời, SAP cũng cung cấp các báo cáo chi tiết về tình hình tài chính của doanh nghiệp như nguồn vốn, khả năng đầu tư, vòng xoay ngân sách,…

Quản lý kho

Quản lý kho là công việc phức tạp, yêu cầu doanh nghiệp đầu tư nhiều thời gian và nguồn lực để đảm bảo độ chính xác. Tuy nhiên, với hệ thống SAP, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa nguồn lực bằng cách đơn giản hóa mọi quy trình phức tạp.

Các khâu nhập và xuất kho của toàn bộ đơn hàng được kiểm soát chặt chẽ, đồng thời chính sách giá bán cũng luôn được cập nhật kịp thời.

Quản lý chuỗi cung ứng

Nắm bắt thông tin theo thời gian thực (Real-time visibility)

Hệ thống SAP ERP là cầu nối giữa doanh nghiệp và khách hàng, giúp doanh nghiệp lên kế hoạch thực tế và phù hợp với nhu cầu khách hàng. Các công ty bán lẻ hàng đầu đã ứng dụng SAP ERP nhiều năm qua. Ví dụ, hệ thống ERP có thể quản lý đơn hàng từ sàn thương mại điện tử và gửi thông tin đến nhà sản xuất và nhà cung cấp nguyên liệu.

Cải thiện sự minh bạch

Phương pháp kinh doanh truyền thống yêu cầu doanh nghiệp chờ phản hồi qua email để báo cáo thời gian có hàng và ngày giao. Phần mềm SAP với khả năng báo cáo minh bạch cho phép cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác, giúp doanh nghiệp lên kế hoạch sản phẩm mới dựa trên khả năng cung ứng.

Ứng dụng hợp tác hóa quy trình của SAP

Chức năng hợp tác ngày càng quan trọng, giúp duy trì mối quan hệ lâu dài giữa doanh nghiệp và khách hàng cũng như mối quan hệ ngắn hạn với nhà cung ứng.

Phản hồi theo thời gian thực

Dữ liệu từ hệ thống SAP ERP có thể được truy cập bằng bất kỳ thiết bị điện tử nào, cho phép theo dõi các vấn đề như địa điểm, thời gian giao hàng, tương tác kỹ thuật viên và thời gian cuộc gọi trong thời gian thực.

Hạn chế của phần mềm SAP là gì?

Mặc dù là phần mềm được nhiều doanh nghiệp lựa chọn, tuy nhiên, SAP vẫn tồn tại nhiều điểm hạn chế, cụ thể:

• Chi phí cao: Việc triển khai và duy trì SAP đòi hỏi chi phí lớn, bao gồm chi phí bản quyền, triển khai, đào tạo và bảo trì hệ thống.
• Đòi hỏi thời gian triển khai dài: Quá trình cài đặt và cấu hình SAP có thể kéo dài nhiều tháng hoặc thậm chí nhiều năm, phụ thuộc vào quy mô và phức tạp của doanh nghiệp.
• Phức tạp trong sử dụng: SAP có nhiều tính năng và mô-đun phức tạp, đòi hỏi người dùng phải được đào tạo kỹ lưỡng để sử dụng hiệu quả.
• Tùy biến hạn chế: Mặc dù SAP có thể được tùy biến, việc thay đổi hệ thống để phù hợp hoàn toàn với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp có thể gặp nhiều khó khăn và tốn kém.
• Yêu cầu cơ sở hạ tầng mạnh: Để vận hành SAP một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần đầu tư vào cơ sở hạ tầng công nghệ mạnh mẽ, bao gồm phần cứng và mạng.
• Khó khăn trong việc nâng cấp: Việc nâng cấp hệ thống SAP lên phiên bản mới hơn có thể phức tạp và tốn nhiều thời gian, gây gián đoạn hoạt động của doanh nghiệp.

Vậy giải pháp khác phục hạn chế của sap là gì?

Giải pháp khắc phục các hạn chế của SAP

Chính vì tồn tại những hạn chế trên nên nhu cầu tìm kiếm những giải pháp thay thế hoặc bổ sung để khắc phục những nhược điểm này trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết.  Một trong những giải pháp nổi bật có khả năng giải quyết các hạn chế của SAP chính là 1Office – Giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp số 1 Việt Nam. 1Office mang đến cho các doanh nghiệp một sự lựa chọn tối ưu trong việc quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh. 

Không chỉ sở hữu và phát huy tốt những ưu điểm của SAP, 1Office là giải pháp khắc phục các điểm hạn chế của SAP một cách trọn vẹn nhất.

• Chi phí hợp lý: 1Office hiện tai có mức chi phí triển khai tối ưu nhất trên thị trường, chỉ khoảng 2.000đ/user/tháng đi kèm với vô vàn những ưu đãi và chiết khấu theo từng quy mô doanh nghiệp
• Tư vấn đúng – Triển khai nhanh: Tính từ thời điểm bắt đầu ký hợp đồng triển khai phần mềm, khách hàng của 1Office sẽ được hướng dẫn sử dụng và ứng dụng thẳng phần mềm vào quản lý hoạt động của doanh nghiệp nhanh chóng trong 3-5 ngày sau đó.
• Thân thiện với người dùng: Mọi tính năng, phân hệ và nút bấm đều được nghiên cứu sắp xếp sao cho thuận tiện và logic nhất, đảm bảo người sử dụng có thể truy cập vào tính năng mong muốn trong 2-3 thao tác.
• Khả năng tùy biến và kết nối: Khác với SAP, 1Office luôn lắng nghe và tìm hiểu sâu về nhu cầu của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp có những nghiệp vụ cần biến đổi, 1Office sẵn sàng đáp ứng. Ngoài ra, với tính năng custom field, 1Office cho phép nhà quản trị tự thiết lập hệ thống theo mong muốn của doanh nghiệp.
• Cơ sở hạ tầng mạnh mẽ, bảo mật cao: 1Office không chỉ chú trọng tới cơ sở hạ tầng công nghệ mà còn đặc biệt nâng cao hệ thống bảo mật. 1Office đã được trao tặng Chứng nhận ISO/IEC 27001:2013 từ TUV NORD, tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý an ninh thông tin hàng đầu thế giới.

Tóm lại, 1Office đem đến cho doanh nghiệp một hệ thống quản trị doanh nghiệp toàn diện và hiệu quả nhất, cho phép ứng dụng trong mọi lĩnh vực và mọi quy mô. 

 

Đăng ký nhận tài khoản Demo tính năng miễn phí của 1Office!

 

Ứng dụng của phần mềm SAP trong các lĩnh vực

Nhìn chung, Phần mềm SAP giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình hoạt động, nâng cao hiệu suất và khả năng cạnh tranh trên thị trường, từ đó đạt được những mục tiêu kinh doanh một cách hiệu quả hơn. Cụ thể, SAP trong từng lĩnh vực sẽ có tính ứng dụng như sau:

Sản xuất

• Quản lý sản xuất: SAP giúp theo dõi và tối ưu hóa toàn bộ quy trình sản xuất, từ lập kế hoạch, điều phối nguyên liệu đến kiểm soát chất lượng sản phẩm. Điều này giúp giảm thiểu lãng phí, tăng năng suất và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
• Quản lý chuỗi cung ứng: SAP tích hợp các hoạt động mua sắm, sản xuất, tồn kho và phân phối, giúp doanh nghiệp duy trì lượng tồn kho hợp lý và đảm bảo giao hàng đúng hạn.

Tài chính và kế toán

• Quản lý tài chính: SAP cung cấp các công cụ để quản lý sổ sách kế toán, lập báo cáo tài chính và kiểm soát ngân sách. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính và đưa ra quyết định chiến lược kịp thời.
• Quản lý rủi ro: SAP giúp đánh giá và quản lý các rủi ro tài chính, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật, giảm thiểu các nguy cơ phát sinh từ quản lý tài chính.

Quản trị Nhân sự

• Quản lý nguồn nhân lực: SAP hỗ trợ quản lý thông tin nhân viên, từ tuyển dụng, đào tạo đến phát triển nhân viên. Điều này giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc và phát triển nguồn nhân lực hiệu quả.
• Quản lý tiền lương và phúc lợi: SAP tự động hóa quy trình xử lý bảng lương và quản lý các phúc lợi, giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian cho bộ phận nhân sự.

Bán lẻ

• Quản lý kho hàng: SAP giúp theo dõi và quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả, từ đó giảm thiểu tình trạng hết hàng hoặc tồn kho quá mức, đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục và hiệu quả.
• Quản lý quan hệ khách hàng (CRM): SAP hỗ trợ theo dõi và quản lý thông tin khách hàng, giúp cải thiện chất lượng dịch vụ và tăng cường mối quan hệ với khách hàng, từ đó nâng cao doanh số bán hàng.

Logistics

• Quản lý vận chuyển: SAP giúp tối ưu hóa quy trình vận chuyển hàng hóa, từ lập kế hoạch vận chuyển, điều phối phương tiện đến theo dõi lộ trình. Điều này giúp giảm chi phí vận chuyển và đảm bảo giao hàng đúng hạn.
• Quản lý kho bãi: SAP cung cấp công cụ để theo dõi và quản lý hàng tồn kho trong kho bãi, đảm bảo lưu trữ và vận chuyển hàng hóa một cách hiệu quả, giảm thiểu lãng phí và tối ưu hóa không gian kho bãi.

————————

Trên đây là tổng quan những thông tin bạn cần biết về SAP là gì và ưu nhược điểm của phần mềm SAP. Nếu bạn cần tới một giải pháp ưu việt hơn, giải quyết được mọi hạn chế của phần mềm SAP, hãy trải nghiệm ngay 1Office – Giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp số 1 Việt Nam!

Đăng ký nhận tài khoản Demo tính năng miễn phí của 1Office!