Screen CV là gì? 5 Bước sàng lọc hồ sơ ứng viên hiệu quả, chính xác nhất

Screen CV hay CV Screening là thuật ngữ được sử dụng để nói về quá trình sàng lọc và lựa chọn được những hồ sơ ứng viên phù hợp với nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp. Để giúp HR có thể tuyển dụng được những ứng viên “ưu tú” nhất, mời bạn đọc theo dõi ngay bài viết dưới đây! 1Office sẽ bật mí với bạn cách sàng lọc ứng viên nhanh chóng, hiệu quả và chính xác nhất. 

1. Screen cv là gì?

Screen CV hay CV Screening dịch sang tiếng Việt có nghĩa là sàng lọc hồ sơ ứng viên. Đây là thuật ngữ mô tả quá trình đánh giá, sàng lọc và lựa chọn những hồ sơ phù hợp nhất. Nhà tuyển dụng sẽ tiến hành sàng lọc hồ sơ ứng viên dựa trên các tiêu chí tuyển dụng và nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp. Những tiêu chí và nội dung được nhà tuyển dụng quan tâm hàng đầu trong CV của ứng viên như: kinh nghiệm làm việc, thành tích, kỹ năng,…

Đồng thời, để đảm bảo quá trình Screen CV hiệu quả nhất, nhà tuyển dụng thường sẽ phối hợp với các bộ phận/ cá nhân có chuyên môn cao liên quan đến vị trí đang tuyển dụng.

2. Lợi ích của screen CV trong tuyển dụng

Screen CV là hoạt động không thể thiếu trong công tác tuyển dụng. Việc sàng lọc hồ sơ ứng viên mang lại nhiều lợi ích như: 

• Tiết kiệm thời gian và công sức: Thay vì mất nhiều thời gian thực hiện mọi công việc từ đọc CV, phân tích CV, liên hệ phỏng vấn, phỏng vấn,… với tất cả ứng viên, nhà tuyển dụng sẽ chỉ thực hiện phương pháp phỏng vấn với những ứng viên phù hợp nhất, tiềm năng nhất. Doanh nghiệp sẽ không phải tốn kém nhiều thời gian với những CV không phù hợp. Khi đó, doanh nghiệp vừa tìm kiếm nhanh chóng những ứng viên giỏi vừa tiết kiệm được thời gian và công sức. 
• Tìm kiếm những ứng viên “ưu tú” nhất: Bản chất của Screen CV là loại bỏ những CV không phù hợp và chọn lọc những CV chất lượng. Dựa vào danh sách những ứng viên chất lượng, nhà tuyển dụng tiến hành các bước tiếp theo để lựa chọn được ứng viên “ưu tú” nhất. 
• Đảm bảo đánh giá khách quan và nhất quán: Khi thực hiện Screen CV, hồ sơ của mọi ứng viên sẽ được đánh giá một cách nhất quán và khách quan. Doanh nghiệp có thể loại bỏ được những rủi ro trong tuyển dụng như bỏ lỡ nhân tài, thiếu tính công bằng, đánh giá theo cảm tính,…
• Tiết kiệm chi phí: Screen CV giúp tiết kiệm chi phí tuyển dụng bằng cách loại bỏ ứng viên không phù hợp, giảm công sức và nguồn nhân lực, giảm chi phí quảng cáo và tăng hiệu quả đánh giá.

3. Những tiêu chí đánh giá để sàng lọc hồ sơ ứng viên

Hình thức trình bày và nội dung CV là hai nhóm tiêu chí đánh giá hàng đầu được sử dụng để sàng lọc hồ sơ ứng viên. Thông tin chi tiết trong hai nhóm tiêu chí đánh giá sẽ được 1Office bật mí ngay trong nội dung dưới đây:

3.1. Hình thức trình bày

Chưa xét đến những nội dung mà ứng viên truyền tải trong hồ sơ, nhà tuyển dụng sẽ có những đánh giá khách quan nhất về hình thức của CV. Một CV cơ bản phải được trình bày dễ nhìn, gọn gàng. Nhất là với những vị trí tuyển dụng thuộc vị trí thiết kế thì tiêu chí này còn được đặt làm tiêu chí đánh giá quan trọng để sàng lọc.

Hình thức trình bày của CV được đánh giá tổng thể qua các tiêu chí cụ thể như sau:  

• Màu sắc: Màu sắc hài hòa, thu hút
• Bố cục: Dễ nhìn, khoa học, logic
• Font chữ: Dễ nhìn, nhìn đọc
• Hình ảnh đại diện: Sử dụng hình ảnh chuyên nghiệp, sử dụng hình ảnh thực tế, không sử dụng hình ảnh gây phản cảm,…
• Icon hoặc hình ảnh minh họa khác: Phù hợp và có tính thẩm mỹ cao
• Chính tả: Không sai các lỗi về chính tả, không viết tắt,…

>> TẢI MIỄN PHÍ: Top 10 PHIẾU ĐÁNH GIÁ PHỎNG VẤN chi tiết nhất

3.2. Nội dung CV

Nhóm tiêu chí quan trọng hàng đầu khi Screen CV là nhóm tiêu chí về nội dung CV. Nhà tuyển dụng sẽ đánh giá và sàng lọc theo nhóm tiêu chí này dựa vào những yếu tố sau:  

• Thông tin cá nhân: Tên, tuổi, thông tin liên hệ (sđt, social, email), địa chỉ.
• Vị trí ứng tuyển: Kiểm tra sự tương thích về vị trí ứng viên mong muốn ứng tuyển và vị trí doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng.
• Mục tiêu: Đánh giá mối liên kết giữa mục tiêu của ứng viên và mục tiêu của doanh nghiệp. 
• Trình độ học vấn: Những bằng cấp và chứng chỉ cần thiết cho vị trí ứng tuyển. Ví dụ: Công ty Cổ phần Thời Trang YODY tuyển dụng vị trí chuyên viên mua hàng có tiêu chí là tốt nghiệp cao đẳng, đại học các ngành kinh tế. Khi đó, những ứng viên không đáp ứng tiêu chí này sẽ bị loại bỏ. 
• Sở thích: Đánh giá sự lành lạnh của sở thích của ứng viên và mức độ hỗ trợ cho công việc hoặc lĩnh vực mà doanh nghiệp kinh doanh. Ví dụ như: Những công ty sản xuất sách khi tuyển dụng nhân sự thường sẽ ưu tiên những ứng viên có sở thích đọc sách nếu các ứng viên có năng lực và kinh nghiệm là như nhau.    
• Kinh nghiệm: Thời gian làm việc tại các công ty cũ, công việc đã thực thực hiện trước đây, thời gian gắn bó và làm việc với từng công việc/ vị trí. Ví dụ: Công ty đưa ra tiêu chí tuyển dụng với những ứng viên có trên 2 năm kinh nghiệm trong vị trí tương ứng. Hiển nhiên, những ứng viên dưới 2 năm kinh nghiệm sẽ bị loại bỏ. 
• Thành tích: Những kết quả và thành tích đạt được trong quá trình làm việc trước đây. 
• Kỹ năng: Các kỹ năng cần thiết để phục vụ cho công việc và văn hóa của doanh nghiệp. Ví dụ: Vị trí nhân viên thiết kế bắt buộc ứng viên phải có các kỹ năng về Photoshop. 

Đánh giá về nội dung CV hay chính là cách để nhà tuyển dụng đánh giá sơ bộ về năng lực, kinh nghiệm và kiến thức của ứng viên. Nhà tuyển dụng luôn phải xem xét và đánh giá kỹ lưỡng về sự phù hợp của ứng viên đối với vị trí mà doanh nghiệp mong muốn tuyển dụng. Có như vậy, quá trình Screen CV mới mang lại hiệu quả cho HR và tiếp tục tiến hành những công việc tiếp theo. 

4. Hướng dẫn quy trình sàng lọc hồ sơ ứng viên hiệu quả, chính xác nhất

Chỉ với 5 bước đơn giản, nhà tuyển dụng đã có thể Screen CV nhanh chóng, hiệu quả và chính xác. 

Bước 1: Xây dựng các tiêu chí đánh giá hồ sơ ứng viên

Tiêu chí đánh giá ứng viên là căn cứ quan trọng để nhà tuyển dụng có thể đánh mức độ phù hợp của ứng viên với vị trí mà doanh nghiệp mong muốn tuyển dụng. Các tiêu chí sẽ được phân chia theo các mức khác nhau, bao gồm: 

• Tiêu chí đánh giá cơ bản (trình độ học vấn, kỹ năng, hình thức CV,…)
• Tiêu chí đánh giá trọng tâm (kinh nghiệm làm việc, thời gian làm việc, thành tích đạt được,…)
• Tiêu chí đánh giá bổ sung (sở thích, nơi ở, tình trạng hôn nhân,…)

Với những tiêu chí đánh giá hồ sơ ứng viên được nêu trong phần (3), bạn tiến hành lựa chọn và sắp xếp các tiêu chí theo các mức độ đánh giá kèm theo các yêu cầu cụ thể. Điều này giúp bạn có thể xây dựng nên khung đánh giá ứng viên chuẩn cho vị trí cần tuyển dụng.

Ví dụ: Tổng Công ty Cổ phần Công trình Viettel tuyển dụng vị trí nhân viên Kinh doanh dự án B2B xây dựng các tiêu chí đánh giá hồ sơ ứng viên về nội dung CV như sau: 

– Tốt nghiệp các trường Đại học chuyên ngành Kinh tế, Luật, Tài chính và Quản trị kinh doanh, Marketing hoặc các chuyên ngành khác có liên quan.

– Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm về kinh doanh dự án, phát triển đại lý, biết tạo dựng mối quan hệ kinh doanh… Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm kinh doanh thiết bị điện tử, cơ điện lạnh và giải pháp thông minh…

– Kỹ năng lắng nghe, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng đàm phán, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng thuyết trình tốt, kỹ năng làm việc nhóm

– Có khả năng chịu áp lực công việc tốt, có thể làm ngoài giờ và mong muốn gắn bó với công ty.

– Kỹ năng văn phòng tốt đặc biệt là powerpoint – Trình độ ngoại ngữ: Tiếng Anh đạt 500 TOEIC hoặc 5.0 IELTS, nghe và nói tốt.

Bước 2: Loại bỏ những CV không đạt tiêu chuẩn

Xác định rõ các mục tiêu đánh giá, nhà tuyển dụng tiến hành loại bỏ những CV không đạt tiêu chuẩn. Dựa trên các tiêu chí đánh giá, những CV không đáp ứng được các tiêu chí đó sẽ được loại bỏ. 

Chú ý: Trong bước 2, nhà tuyển dụng chỉ cần quan tâm đến sự tương thích giữa CV của ứng viên và các tiêu chí đánh giá.

Ví dụ: Ứng viên A có học vấn loại giỏi tại trường đại học hàng đầu tại Việt Nam chuyên ngành kinh tế, đã đạt rất nhiều danh hiệu và giải lớn trong các cuộc thi. Ứng viên này còn có rất nhiều tài lẻ và kỹ năng như Photoshop, chụp ảnh, canva,… Tuy nhiên, ứng viên lại chưa có kinh nghiệm làm việc thực tế tại bất kỳ doanh nghiệp nào. 

Trong những tiêu chí tuyển dụng cho vị trí chuyên viên kinh doanh của công ty B có tiêu chí về kinh nghiệm đòi hỏi ứng viên phải có ít nhất 1 năm kinh nghiệm trong vị trí tương đương. Do đó, hồ sơ của ứng viên A sẽ bị loại bỏ vì không đạt tiêu chí về kinh nghiệm. 

Bước 3: Tổng hợp những CV ứng viên đáp ứng đủ các tiêu chí đánh giá

Khi loại bỏ được những CV không đạt tiêu chuẩn, nhà tuyển dụng tiếp tục tổng hợp và chọn lọc những CV đáp ứng đủ các tiêu chí đánh giá. 

Ví dụ: Trong 20 hồ sơ ứng viên, HR đã loại bỏ 6 hồ sơ không đạt tiêu chuẩn và 14 hồ sơ ứng viên đạt tiêu chuẩn. Với 14 hồ sơ còn lại, HR sẽ tiến hành lọc ra những hồ sơ đáp ứng đầy đủ các tiêu chí đánh giá. Kết quả thu về 10 hồ sơ. 

Bước 4: Lập danh sách ứng viên “ưu tú” nhất

Bước tiếp theo của Screen CV, nhà tuyển dụng sẽ tiến hành phân tích sâu từng CV để đánh giá ứng viên chính xác hơn. Trong từng CV đã được sàng lọc trong bước 3, doanh nghiệp tiến sàng lọc để tìm ra những CV chất lượng nhất. 

Bằng cách tìm ra những điểm chung, điểm mạnh, điểm yếu của từng hồ sơ ứng viên, nhà tuyển dụng sẽ tìm được cho mình những ứng viên “ưu tú” nhất. Đặc biệt, nhà tuyển dụng sẽ chú trọng đánh giá về kinh nghiệm làm việc của ứng viên và những kỹ năng cần thiết. 

Chú ý: Các hoạt động đánh giá và so sánh đều phải dựa trên nhu cầu và tiêu chí tuyển dụng của doanh nghiệp để đảm bảo tính khách quan và chính xác. 

Bước 5: Xác nhận thông tin từ ứng viên

Với danh sách ứng viên đã được sàng lọc kỹ lưỡng, nhà tuyển dụng cần xác thực lại thông tin trong hồ sơ của ứng viên để hoàn thành quá trình Screen CV. Điều này giúp nhà tuyển dụng kiểm tra tính chính xác về thông tin của ứng viên cũng như đánh giá thêm về sự trung thực và đạo đức của ứng viên.

Những cách xác thực thông tin từ ứng viên, doanh nghiệp có thể áp dụng như: 

• Làm bài kiểm tra nhanh
• Yêu cầu ứng viên chia sẻ một số dự án/ sản phẩm đã làm
• Hỏi đáp

Ví dụ: Nhà tuyển dụng có thể hỏi lại ứng viên về thông tin trong CV để so sánh câu trả lời của ứng viên với hồ sơ của ứng viên. Nếu câu trả lời của ứng viên đồng nhất với thông tin trong CV thì chứng tỏ thông tin đó là chính xác. Cụ thể như: Khi làm việc tại công ty cũ, em đã làm những công việc gì? Em có thể chia sẻ chi tiết về những công việc và kết quả em đạt được không? 

5. Phương pháp sàng lọc hồ sơ ứng viên nhanh chóng, hiệu quả

5.1. Phương pháp sàng lọc hồ sơ ứng viên thủ công

Phương pháp sàng lọc hồ sơ ứng viên thủ công là phương pháp Screen CV mà không cần sử dụng đến bất kỳ phần mềm hay công cụ hỗ trợ. Kết quả đánh giá và sàng lọc hồ sơ ứng viên đều do người tuyển dụng trực tiếp thực hiện.

Ưu điểm	Nhược điểm
– Phù hợp khi tuyển dụng ít nhân sự và số lượng CV nhận về ít.  – Đánh giá chi tiết và chính xác hồ sơ từng ứng viên. – Đánh giá thêm được các yếu tố về phẩm chất và tính cách.	– Tốn kém nhiều thời gian và công sức nếu phải sàng lọc số lượng lớn CV. – Khó khăn trong việc lưu trữ và so sánh hồ sơ ứng viên. – Dễ xảy ra nhầm lẫn và sai sót trong quá trình sàng lọc, bỏ lỡ những ứng viên sáng giá.

5.2. Phương pháp sàng lọc hồ sơ ứng viên bằng phần mềm 1Office

Được biết đến là phần mềm quản lý nhân sự hàng đầu hiện nay, HRM Office còn được đánh giá cao trong công tác tuyển dụng. Riêng đối với tính năng sàng lọc CV, phần mềm hỗ trợ HR tuyển chọn được những hồ sơ ứng viên xuất sắc hoàn toàn tự động và chính xác. Chỉ với một vài thao tác đơn giản, hàng trăm, hàng nghìn hồ sơ ứng viên đã được sàng lọc dễ dàng.

Ưu điểm	Nhược điểm
– Tiết kiệm thời gian và công sức. – Sàng lọc số lượng lớn hồ sơ ứng viên tự động, nhanh chóng và chính xác. – Dễ dàng quản lý và theo dõi hồ sơ ứng viên. – Đánh giá dựa trên các tiêu chí, bộ lọc tùy chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp.	– Khó khăn trong đo lường và đánh giá về những yếu tố như tính cách, tư duy, đạo đức,… – Đòi hỏi chi phí đầu tư ban đầu để kích hoạt phần mềm.

6. Một số lỗi thường gặp khi screen CV

Để đảm bảo quá trình Screen CV được diễn ra hiệu quả và chính xác nhất, nhà tuyển dụng cần tránh một số lỗi sau: 

• Sàng lọc hồ sơ ứng viên theo cảm tính mà bỏ qua các tiêu chí đánh giá dẫn tới kết quả đánh giá không được khách quan.  
• Đánh giá hời hợt và không khai thác kỹ thông tin của ứng viên khiến nhà tuyển dụng dễ mất cơ hội tuyển dụng những ứng viên xuất sắc. 
• Cứng nhắc và ràng buộc quá trình Screen CV vào các tiêu chí đánh giá.
• Chủ quan, không xác thực thông tin từ ứng viên. Điều này có thể khiến doanh nghiệp tuyển chọn nhầm ứng viên, ứng viên không phù hợp.

Như vậy, bài viết đã chia sẻ chi tiết thông tin về Screen CV cũng như cách để sàng lọc hồ sơ ứng viên hiệu quả, chính xác nhất. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với bạn. Chúc bạn thành công !