Cài đặt đơn từ

Trước khi sử dụng phân hệ đơn từ với tính năng tạo mới và quản lý đơn từ bạn cần hoàn thiện các phần cài đặt cho phân hệ này.

Các loại cài đặt đơn từ trên 1Office bao gồm:

1. Cài đặt chung 

Là vùng cài đặt các cấu hình cơ bản cho toàn bộ 10 loại đơn từ trên 1Office giúp các doanh nghiệp thiết lâp, tùy chỉnh và bật/ tắt các loại đơn từ nhanh chóng.

Để tiến hành cài đặt bạn thực hiện các bước sau:

  • Bước 1: Truy cập vào màn hình cài đặt chung. Có 02 cách để truy cập

Cách 1: Chọn vào biểu tượng mũi tên bên cạnh avatar > Chọn Cài đặt hệ thống > Chọn Đơn từ tại khung WORKPLACE

Cách 2: Tại màn hình Danh sách đơn từ, chọn biểu tượng tại góc phải màn hình

  • Bước 2: Trong màn hình Cài đặt đơn từ > Chọn Cài đặt chung
  • Bước 3: Thực hiện cài đặt các đơn từ: Tùy chỉnh các nút bật/ tắt các option của đơn từ
  • Bước 4: Chọn  để lưu lại cài đặt

Đơn xin nghỉ

Click vào ảnh để xem chi tiết

Đơn vắng mặt

Click vào ảnh để xem chi tiết

Đơn làm thêm

Click vào ảnh để xem chi tiết

Đơn checkin/out

Click vào ảnh để xem chi tiết

Lưu ý: Số ngày cho phép tạo đơn sau thời điểm quên checkin/out chỉ cho phép nhập số dương.

Đơn đổi ca

Click vào ảnh để xem chi tiết

Đơn tăng ca

Click vào ảnh để xem chi tiết

Đơn đăng ký ca

Click vào ảnh để xem chi tiết

Đơn công tác

Click vào ảnh để xem chi tiết

Đơn theo chế độ

Click vào ảnh để xem chi tiết

Đơn thôi việc

Click vào ảnh để xem chi tiết

Ngoài cấu hình cài đặt trên các đơn từ, 1Office còn thêm bộ cài đặt khác cho các tính năng

  • Tự động chuyển các đơn từ đang ở trạng thái chờ duyệt sang không duyệt sau khi chốt đơn từ
  • Không cho phép người dùng sửa đơn khi đã quá thời gian tạo đơn
  • Cho phép chọn những nhân sự được quyền tạo hộ đơn từ cho người khác.
Click vào ảnh để xem chi tiết

2. Cài đặt lý do đơn từ

Với từng loại đơn từ trên hệ thống, 1Office đã cung cấp tới bạn danh sách các lý do cơ bản và thường được sử dụng. Bạn có thể kế thừa hoặc cài đặt lại hệ thống lý do theo quy định của riêng doanh nghiệp bạn.

Để thực hiện cài đặt lý do bạn thực hiện các bước sau:

  • Bước 1: Truy cập vào màn hình Cài đặt. Có 02 cách để truy cập

Cách 1: Chọn vào biểu tượng mũi tên bên cạnh avatar > Chọn Cài đặt hệ thống > Chọn Đơn từ tại khung WORKPLACE

Cách 2: Tại màn hình Danh sách đơn từ, chọn biểu tượng tại góc phải màn hình

  • Bước 2: Trong màn hình Cài đặt đơn từ > Chọn lý do bạn đang muốn cài đặt lại tại Menu trái
  • Bước 3: Tại khung lý do bên phải, bạn thao tác Thêm mới, sửa hoặc xóa lý do theo mong muốn.

Click vào ảnh để xem chi tiết

  • Tạo mới: Để tạo mới 01 lý do bạn nhấn icon để Tạo mới từng lý do độc lập hoặc nhấn để nhập nhiều lý do từ file Excel có sẵn.
  • Sửa: Chuột phải tại lý do cần cập nhật > Chọn Sửa để hiển thị giao diện cập nhật chi tiết.
  • Nhân bản: Chuột phải tại lý do cần cập nhật > Chọn Nhân bản để tạo 01 bản sao từ lý do gốc.
  • Xóa: Tích chọn một hoặc nhiều lý do > Chọn icon tại đầu danh sách.

Lưu ý: Hệ thống đã có những lý do nghỉ theo luật hoặc đặc biệt (ví dụ: nghỉ bù). Đây là những lý do người dùng không thể xóa được.

Các trường cần lưu ý

STT Tên trường Mô tả
1 Lý do Nhập ngắn gọn lý do xin nghỉ, vắng mặt,….
2 Ký hiệu Chỉ hiển thị tại màn hình cài đặt Lý do xin nghỉ.

Bạn có thể đặt ký hiệu cho từng lý do để sử dụng phân biệt các lý do và ứng dụng tại Công thức chấm công tại Cài đặt Chấm công.

3 Tối đa Số đơn tối đa cho phép trên 01 nhân viên để hạn chế việc tạo đơn quá nhiều lần trong tuần, tháng hoặc năm
4 Đơn vị Tùy thuộc vào lý do đơn từ mà đơn vị sẽ là Ngày / Tuần, Lần / Tuần….
5 Yêu cầu chốt Nếu lý do vắng mặt của bạn Có yêu cầu chốt vân tay(chấm vân tay) thì bạn cần phải chốt vân tay trong khoảng thời gian bắt đầu vắng mặt và kết thúc vắng mặt
6 Tính công Nếu lý do bạn chọn Có tính công thì khoảng thời gian xin nghỉ/ vắng mặt của bạn sẽ được tính vào công làm việc.
7 Phạt tiền Nếu lý do đi muộn/về sớm bạn chọn Phạt tiền thì bạn có thể liên kết tới bảng  chấm công hiển thị số tiền phạt đã được cài.
8 Trạng thái Bạn có 02 trạng thái: Hoạt động và Không hoạt động.

3. Cài đặt duyệt đơn từ

Với mỗi đơn từ sau khi tạo thành công trên hệ thống đều cần được quản lý duyệt như 01 bước xác nhận để hệ thống tự động cập nhật tới bảng chấm công, bảng lương của nhân sự.

Bạn có thể lựa chọn duyệt theo quy trình duyệt động hoặc chọn người duyệt từ danh sách duyệt cố định.

Để cài đặt quy trình duyệt đơn, bạn thực hiện theo các bước sau:

  • Chọn vào biểu tượng mũi tên bên cạnh avatar > Chọn Cài đặt hệ thống
  • Chọn Tự động tại khung HỆ THỐNG
  • Chọn biểu tượng ở góc trái màn hình > Chọn Duyệt đối tượng
  • Nhập các thông tin ở màn hình tạo mới > Chọn đối tượng đơn từ cần tạo quy trình duyệt đơn
  • Vẽ quy trình duyệt đơn
  • Chọn  để lưu lại
Click vào ảnh để xem chi tiết

Các trường cần lưu ý:

STT Tên trường Mô tả
1 Tiêu đề Nhập tên quy trình duyệt đơn để phân biệt các cài đặt với nhau.
2 Đối tượng Chọn đối tượng áp dụng là Đơn từ.
3 Đối tượng con Chọn một hoặc nhiều trong danh sách 10 loại đơn từ hệ thống cung cấp.
4 Người theo dõi Nhân sự có thể xem và nhận thông báo.

Tại đây có thể nhập tên nhân sự hoặc nhập nhóm người theo dõi bằng cách nhập vị trí, chức vụ hoặc phòng ban.

5 Hiển thị quy trình trong đối tượng Khi Click vào tùy chọn này quy trình duyệt sẽ hiển thị trong chi tiết đơn từ.
6 Quy trình / Tùy chọn Bạn có 02 cách cấu hình đối tượng duyệt đơn:

  • Cách 1: Vẽ quy trình duyệt đơn
  • Cách 2: Cấu hình tự chọn người duyệt từ danh sách cố định khi tạo đơn

Lưu ý:

  • Cách vẽ quy trình duyệt đơn tương tự các đối tượng duyệt khác.
  • Nếu muốn sử dụng một quy trình duyệt đơn cho tất cả đơn từ bạn hãy bỏ trống trường đối tượng con.
  • Khi sử dụng điều kiện so sánh, quy trình bắt buộc phải có 2 nhánh: thỏa mãn và không thỏa mãn thì mới được phép cập nhật.

Cập nhật lần cuối vào ngày 21/12/2121