Đơn đổi ca

Đơn đổi ca là loại đơn phát sinh khi người dùng muốn đổi ca làm việc cho chính mình hoặc cho người khác, đổi trong một ngày hoặc đổi những ngày khác nhau. Sau khi đơn được duyệt, ca làm việc của các nhân sự sẽ được tính toán lại.

Để sử dụng đơn đổi ca, bạn theo dõi 3 bước sau:

Bước 1: Cài đặt đơn đổi ca.

Bước 2: Tạo mới và quản lý đơn đổi ca.

Bước 1: Cài đặt đơn đổi ca

1.1 Cài đặt quy trình duyệt đơn đổi ca.

Trước khi tạo mới đơn đổi ca, bạn cần thực hiện cài đặt quy trình duyệt đơn đổi ca. Để thực hiện cài đặt quy trình duyệt đơn đổi ca, xem hướng dẫn chi tiết tại Cài đặt đơn từ.

1.2 Cài đặt chi tiết đơn đổi ca

Để cài đặt chi tiết cho đơn đổi ca, bạn cần thực hiện thao tác sau:

• Chọn vào biểu tượng mũi tên  cạnh biểu tượng avatar > Chọn Cài đặt hệ thống > Đơn từ
• Trong màn hình Cài đặt > Chọn Đơn đổi ca
• Thực hiện cài đặt Đơn đổi ca: Tùy chỉnh bật/tắt các option cài đặt liên quan.
• Chọn để lưu lại cài đặt.

Các trường cần lưu ý:

STT	Tên trường	Mô tả
1	Cho phép nhân viên tạo đơn đổi ca	Nếu công ty bạn có sử dụng đơn đổi ca, hãy bật cài đặt này lên. Hãy tắt nó nếu công ty bạn không sử dụng loại đơn này.
2	Số ngày tối đa có thể làm đơn sau thời điểm đổi ca	Ví dụ: Nếu bạn cài đặt số ngày là 2, nhân sự muốn đổi ca từ ngày 12/10/2021 thì nhân sự đó chỉ có thể tạo đơn muộn nhất là ngày 12/10/2021.
3	Số ngày tối thiểu có thể làm đơn trước thời điểm đổi ca	Ví dụ: Nếu bạn cài đặt số ngày là 2, nhân sự muốn đổi ca từ ngày 12/10/2021 thì nhân sự đó phải tạo đơn trước 2 ngày là ngày 10/10/2021.
4	Mô tả đơn tăng ca khi tạo đơn	Khi bật cài đặt này, nhân sự tạo đơn cần phải nhập nội dung mô tả thì hệ thống mới ghi nhận tạo mới thành công.

Bước 2: Tạo mới và quản lý đơn đổi ca.

1. Tạo mới đơn đổi ca.

Để tạo mới đơn đổi ca, thực hiện các bước sau:

• Chọn biểu tượng menu    bên phải màn hình
• Chọn Đơn từ > Chọn biểu tượng   ở góc trái màn hình > Chọn Đơn đổi ca
• Nhập đầy đủ các thông tin cần thiết.
• Chọn để lưu lại.

Các trường cần lưu ý:

STT	Tên trường	Mô tả
1	Kiểu đổi ca	Chính mình: Áp dụng khi bạn muốn đổi ca đã được phân sang 1 ca khác. Người khác: Áp dụng khi có đã có sự thỏa thuận giữa 2 nhân sự, và 1 trong 2 người này sẽ thực hiện làm đơn đổi ca.
2	Ngày cần đổi	Ngày mà nhân sự muốn đổi ca.
3	Ca cần đổi	Ca đã được phân.
4	Ca muốn đổi	Ca mới muốn làm hoặc ca muốn đổi với người khác.
5	Người cần đổi	Người sẽ đổi ca với mình ( Phải đảm bảo người này cũng được phân ca)
6	Mô tả	Nhập vào mô tả thêm về đơn đổi ca

Lưu ý: Những ca đã đổi thì không được đổi và lựa chọn lại.

2. Quản lý đơn đổi ca.

2.1 Màn hình quản lý đơn đổi ca.

1Office cung cấp cho người dùng 2 cách quản lý đơn đổi ca:

Cách 1: Quản lý đơn đổi ca tại màn hình danh sách

• Từ biểu tượng menu ở góc phải màn hình> Chọn Đơn từ
• Chọn biểu tượng mũi tên  > Chọn Đơn đổi ca.
• Tại màn hình Danh sách đơn đổi ca > Click chuột phải vào chi tiết một đơn để thực hiện tác vụ quản lý đơn đổi ca

Cách 2: Quản lý đơn đổi ca tại màn hình chi tiết đơn

• Tại màn hình chi tiết đơn đổi ca, vào thực hiện các tác vụ quản lý ở góc phải màn hình.

2.2 Bảng tác vụ quản lý Đơn đổi ca

Các tác vụ quản lý đơn từ:

Các tác vụ quản lý đơn đổi ca tại màn hình Danh sách đơn đổi ca

STT	Tác vụ	Quyền thực hiện	Mô tả
1	Xem nhanh	Người tạo đơn Người quản lý Người duyệt	Xem nhanh chi tiết đơn từ.
2	Duyệt	Người duyệt Người quản lý	Có 02 lựa chọn trạng thái: Duyệt hoặc Không duyệt Những người được cấu hình làm người duyệt đơn sẽ có quyền duyệt các đơn từ này. Sau khi được duyệt đơn từ sẽ được tính toán trên bảng chấm công Người duyệt có thể chọn không duyệt đơn từ. Nếu không được duyệt, đơn từ sẽ không được tính toán trên bảng chấm công Người duyệt cũng có thể hoàn duyệt lại đơn đã được duyệt hoặc không được duyệt
3	Thêm tài liệu	Người tạo đơn Người quản lý Người duyệt	Tính năng cho phép người quản lý, người tạo đơn có thể đính kèm tài liệu lên đơn từ
4	Biểu mẫu	Người tạo đơn Người quản lý Người duyệt	Tính năng cho phép người quản lý, người tạo đơn, người duyệt xuất biểu mẫu đơn đổi ca nhằm mục đích ký giấy, lưu trữ văn bản hành chính.
5	Sửa	Người tạo đơn Người quản lý Người duyệt	Người tạo đơn, người duyệt có thể thực hiện sửa các thông tin trong đơn từ khi đơn từ chưa được duyệt
6	Xóa	Người tạo đơn Người quản lý Người duyệt	Người tạo đơn, người duyệt có thể thực hiện xóa đơn từ khi đơn đó chưa được duyệt
7	Nhân bản	Người tạo đơn Người quản lý Người duyệt	Tính năng cho phép nhân bản một đơn từ tương tự một đơn đơn từ đã có.
8	Export	Người tạo đơn Người quản lý Người duyệt	Cho phép nhân sự xuất các đơn tăng ca Xuất tất cả:  Xuất toàn bộ thông tin của đơn tăng ca. Tùy chọn cột: Xuất những trường thông tin theo yêu cầu.
9	Import	Người quản lý	Cho phép người quản lý tạo nhiều đơn tăng ca cho nhiều nhân sự.

Lưu ý:

• Các tác vụ Sửa, xóa chỉ thực hiện được với đơn từ tại trạng thái Chờ duyệt
• Sau khi người dùng tạo mới đơn đổi ca, được quản lý duyệt đơn, đơn từ sẽ link sang bảng chấm công của nhân sự.
• Đơn đổi ca không thể làm hộ được.