Đơn làm theo chế độ

Đơn làm theo chế độ là loại đơn phát sinh khi người dùng được hưởng chế độ đi muộn về sớm theo luật (Ví dụ như chế độ thai sản, chế độ con nhỏ,…). Sau khi đơn chế độ được duyệt, người làm đơn sẽ được tính đầy đủ công trong khoảng thời gian của đơn làm theo chế độ.

Để sử dụng đơn làm theo chế độ, bạn theo dõi 2 bước sau:

Bước 1: Cài đặt đơn làm theo chế độ

Bước 2: Tạo mới và quản lý đơn làm theo chế độ

Bước 1. Cài đặt đơn làm theo chế độ

Trước khi tạo mới đơn làm theo chế độ, bạn cần thực hiện cài đặt lý do, thời gian của đơn theo chế độ và quy trình duyệt đơn.

Để cài đặt lý do đơn làm theo chế độ, bạn cần thực hiện các bước sau:

• Chọn biểu tượng mũi tên ở góc phải màn hình cạnh biểu tượng avatar
• Truy cập vào mục Cài đặt hệ thống
• Chọn Đơn từ > Lý do đơn theo chế độ
• Chọn biểu tượng ở góc trên bên trái màn hình
• Nhập đầy đủ các thông tin cần thiết
• Nhấn để lưu lại

Để thực hiện cài đặt quy trình duyệt đơn làm theo chế độ, xem hướng dẫn chi tiết tại Cài đặt duyệt đơn

Bước 2. Tạo mới và quản lý đơn làm theo chế độ

1. Tạo mới đơn làm theo chế độ

Để tạo mới đơn làm theo chế độ, thực hiện các bước sau:

• Chọn biểu tượng menu ở góc phải màn hình > chọn Đơn từ
• Chọn biểu tượng > Chọn Đơn từ > Chọn Đơn làm theo chế độ
• Nhập đầy đủ các thông tin cần thiết
• Chọn để lưu lại

Các trường cần lưu ý:

STT	Tên trường	Mô tả
1	Lý do	Chọn lý do chế độ trong danh sách lý do đã cài đặt trên hệ thống
2	Thời gian (từ ngày, đến ngày)	Người dùng nhập vào khoảng thời gian thực hiện chế độ
3	Thời gian đi sớm về muộn	Người dùng nhập vào thời gian đi sớm và về muộn (đơn vị tính theo giờ)
4	Mô tả	Nhập mô tả cho đơn chế độ

2. Quản lý đơn làm theo chế độ

2.1 Màn hình quản lý đơn làm theo chế độ

1Office cung cấp cho người dùng 2 cách quản lý đơn đổi ca:

Cách 1: Quản lý đơn đổi ca tại màn hình danh sách

• Từ biểu tượng menu ở góc phải màn hình> Chọn Đơn từ
• Chọn biểu tượng mũi tên  > Chọn Đơn làm theo chế độ.
• Tại màn hình Danh sách Đơn làm theo chế độ > Click chuột phải vào chi tiết một đơn để thực hiện tác vụ quản lý Đơn làm theo chế độ.

Cách 2: Quản lý đơn làm theo chế độ tại màn hình chi tiết đơn

• Tại màn hình chi tiết đơn làm theo chế độ, các tác vụ quản lý tương tự như việc quản lý ở màn hình danh sách.

2.2 Bảng tác vụ quản lý đơn làm theo chế độ:

STT	Tác vụ	Quyền thực hiện	Mô tả
1	Xem nhanh	Người tạo đơn Người quản lý Người duyệt	Tính năng cho phép người dùng xem nhanh các thông tin của đơn làm thêm từ màn hình danh sách
2	Duyệt	Người duyệt Người quản lý	Có 02 lựa chọn trạng thái: Duyệt hoặc Không duyệt Những người được cấu hình làm người duyệt đơn sẽ có quyền duyệt các đơn từ này. Sau khi được duyệt đơn từ sẽ được tính toán trên bảng chấm công Người duyệt có thể chọn không duyệt đơn từ. Nếu không được duyệt, đơn từ sẽ không được tính toán trên bảng chấm công Người duyệt cũng có thể hoàn duyệt lại đơn đã được duyệt hoặc không được duyệt
3	Thêm tài liệu	Người tạo đơn Người quản lý Người duyệt	Tính năng cho phép người quản lý, người tạo đơn có thể đính kèm tài liệu lên đơn từ
4	Biểu mẫu	Người tạo đơn Người quản lý Người duyệt	Tính năng cho phép người quản lý, người tạo đơn, người duyệt xuất biểu mẫu đơn đổi ca nhằm mục đích ký giấy, lưu trữ văn bản hành chính.
5	Sửa	Người tạo đơn Người quản lý Người duyệt	Người tạo đơn, người duyệt có thể thực hiện sửa các thông tin trong đơn từ khi đơn từ chưa được duyệt
6	Xóa	Người tạo đơn Người quản lý Người duyệt	Người tạo đơn, người duyệt có thể thực hiện xóa đơn từ khi đơn đó chưa được duyệt
7	Nhân bản	Người tạo đơn Người quản lý Người duyệt	Tính năng cho phép nhân bản một đơn từ tương tự một đơn đơn từ đã có.
8	Export	Người tạo đơn Người quản lý Người duyệt	Cho phép nhân sự xuất các đơn làm theo chế độ Xuất tất cả: Xuất toàn bộ thông tin của đơn làm theo chế độ. Tùy chọn cột: Xuất những trường thông tin theo yêu cầu.
9	Import	Người quản lý	Cho phép người quản lý tạo nhiều đơn từ cho nhiều nhân sự.
10	Lịch sử	Người tạo đơn Người quản lý Người duyệt	Người dùng có thể xem lại toàn bộ lịch sử của đơn từ

Lưu ý:

• Các tác vụ Sửa, xóa chỉ thực hiện được với đơn từ tại trạng thái Chờ duyệt
• Sau khi người dùng tạo mới đơn làm theo chế độ, được quản lý duyệt đơn, đơn từ sẽ link sang bảng chấm công của nhân sự.