Hướng dẫn Cài đặt quản lý chấm công

Để có thể quản lý được việc chấm công của nhân viên thì việc đầu tiên bạn cần phải cài đặt 

hệ thống chấm công theo các quy định của phòng ban, công ty của mình

Phần hướng dẫn cài đặt chấm công của 1Office cho phép cài đặt các đối tượng sau:

  1. Cài đặt chấm công
  2. Cài đặt ca làm việc
  3. Cài đặt tool chấm công
  4. Cài đặt định vị chấm GPS
  5. Cài đặt công thức chấm công

1. Cài đặt chấm công

Để sử dụng được tính năng quản lý chấm công, bạn cần cài đặt cho chấm công như sau:

  • Chọn vào biểu tượng mũi tên (cạnh biểu tượng avatar) > Chọn Cài đặt hệ thống > Chọn Nhân sự
  • Trong màn hình cài đặt Nhân sự > Chọn Cài đặt chấm công
  • Thực hiện cài đặt các thông cho cho việc quản lý chấm công
  • Chọn Cập nhật    để lưu cài đặt

Click vào ảnh để xem chi tiết

Click vào ảnh để xem chi tiết

Bảng mô tả tính năng:

STT Tên trường Mô tả
1 Mã chấm công lấy theo Có 2 lựa chọn Lấy theo mã nhân sự hoặc Nhập mã chấm công

  1. Lấy theo mã nhân sự: Áp dụng cho các công ty đặt mã chấm công giống mã nhân sự.
  • Lấy theo n số cuối của mã nhân sự: Trong trường hợp cài đặt mã chấm công Lấy theo mã nhân sự thì cài đặt này cho phép người quản lý chọn đến bao nhiêu số chữ số cuối của mã nhân sự làm thông tin chấm công
  1. Nhập mã chấm công: Nhập trực tiếp mã chấm công đã cài đặt trên máy chấm công vào hệ thống.
2 Ngày bắt đầu tính công hàng tháng Là ngày bắt đầu tính công trong tháng
3 Khoảng thời gian rỗi được phép miễn chốt Là khoảng thời gian khi có nhiều ca gần nhau được phép miễn không phải chốt vân tay vào thời gian cuối ca đầu và đầu ca tiếp theo
Ví dụ: Nhân sự 1 ngày được phần 2 ca 8h-12h và 12h30-15h, nếu cài đặt miễn chốt 30’ thì nhân sự chỉ cần chấm vân tay lúc 8h và 15h
4 Hiện thị trên bảng chấm công Có 4 lựa chọn cho cách hiển thị trên bảng chấm công

  1. Tổng công làm việc (bao gồm làm thêm): hiển thị công làm việc thực tế và công làm thêm trong bảng chấm công.
  2. Tổng giờ làm việc (bao gồm làm thêm): hiển thị số giờ làm việc thực tế  và giờ làm thêm trong bảng chấm công.
  3. Giờ làm việc của ca: chỉ hiển thị số giờ làm việc thực tế trong bảng chấm công.
  4. Công làm việc của ca: chỉ hiển thị công làm việc thực tế của nhân sự trong bảng chấm công
5 Mã bảo mật của API chấm công Là mã bảo mật để phân biệt trong đường link khi đẩy công lên server của các công ty

 URL kết nối chấm công: Copy đường link này và Paste vào phần Cài đặt của Tool chấm công

6 Sử dụng định vị GPS Khi bật tính năng này, hệ thống sẽ cho phép người quản lý gán các địa điểm chấm công vào ca làm việc, để nhân sự có thể chấm công trực tiếp tại vị trí đó bằng điện thoại di động.
7 Tách dòng chấm công của nhân sự Có 6 lựa chọn cho Tách dòng chấm công

  1. Không tách dòng
  2. Theo công chuẩn: Khi công chuẩn của nhân sự thay đổi thì bảng chấm công sẽ tách dòng của nhân sự đó
  3. Theo vị trí, phòng ban: Khi vị trí hoặc phòng ban của nhân sự thay đổi trong tháng thì bảng chấm công sẽ tách dòng của nhân sự đó.
  4. Theo lương vị trí: Trong 1 tháng nhân sự được thay đổi mức lương theo vị trí thì bảng chấm công sẽ tách dòng của nhân sự đó.
  5. Lương phụ cấp: Trong 1 tháng nhân sự được thay đổi mức phụ cấp thì bảng chấm công sẽ tách dòng của nhân sự đó.
  6. Theo hợp đồng lao động: Trong 1 tháng nhân sự thay đổi loại hợp đồng thì bảng chấm công sẽ tách dòng của nhân sự đó.
8 Hệ số công Dùng để cài đặt cách tính hệ làm tròn số công làm việc trong bảng chấm công.

 Có thể chọn lựa chọn: Không làm tròn, 0.125, 0.25, 0.5 hoặc 1

9 Ứng trước ngày công Áp dụng cho một số công ty có nhu cầu làm bảng lương vào ngày giữa tháng, muốn hiển thị công lên đủ cho nhân viên đến hết tháng. 

  1. Không ứng trước​
  2. Được phép ứng trước
10 Chốt đơn từ Có 2 lựa chọn Chốt đơn từ

  1. Thủ công: Khi chọn lựa chọn này thì nhân sự có thể làm đơn bất cứ khi nào và người quản lý có thế duyệt bất cứ khi nào.
  2. Tự động: Bảng chấm công sẽ tự động bị khóa lại sau ngày mình cài đặt và nhân sự không thể làm đơn vào tháng mình đã chốt
11 Ngày chốt tự động công sau kỳ công số ngày là Ví dụ: Cài đặt 5 ngày, kỳ công kết thúc là 30 hàng tháng. Thì sẽ được hiểu là sau ngày 30 hàng tháng 5 ngày bảng chấm công sẽ được tự động chốt

2. Cài đặt ca làm việc

Để định nghĩa các ca làm việc trên hệ thống, bạn cần thực hiện như sau:

Có 2 cách tạo ca làm việc

Cách 1:

  • Đăng nhập vào hệ thống và chọn phân hệ Nhân sự
  • Tại danh mục Nhân sự > Chọn Chấm công
  • Chọn biểu tượng Cài đặt bên góc phải màn hình
  • Cài đặt các thông số liên quan đến ca làm việc

Cách 2:

  • Chọn vào biểu tượng mũi tên (cạnh biểu tượng avatar) > chọn Cài đặt hệ thống
  • Trong Cài đặt hệ thống >  Nhân sự > Cài đặt ca làm việc
  • Cài đặt các thông số ca làm việc

Sau khi Cài xong các thông tin > chọn Cập nhật   để lưu cài đặt

Click vào ảnh để xem chi tiết

Click vào ảnh để xem chi tiết

Bảng mô tả tính năng:

STT Tên trường Mô tả
1 Mã ca Hiển thị trên bảng phân công lao động của nhân sự khi nhân sự được phân ca làm việc
2 Ca qua ngày Chọn [CÓ] nếu ca là 2 ngày liên tiếp và [KHÔNG] nếu ca kết thúc trong ngày.

Ví dụ: Chọn Có nếu Ca làm việc từ 20h hôm nay đến 06:00 ngày hôm sau

3 Giờ linh hoạt Áp dụng với những ca làm việc có giờ đến và về linh hoạt.

Ví dụ: Ca làm việc bắt đầu lúc 08:00 và kết thúc lúc 17:00. Giờ linh hoạt 30 phút, Có nghĩa nhân sự được phép chốt đến trong khoảng thời gian từ 08:00 đến 08:30 và chốt về tương ứng từ 17:00 đến 17:30

4 Số công Có thể thay đổi tùy thuộc vào quy định ca.

Ví dụ: Tổng giờ làm việc trong ca 12h tương ứng với 2 công, 7.5h tương ứng với 1 công

5 Checkin trước/Checkout sau Là khoảng thời gian dùng để giới hạn thời gian checkin/ checkout của nhân sự. Ví dụ: Ca làm việc bắt đầu lúc 08:00, chọn Checkin trước 02:00 (2h) thì nhân sự có thể thực hiện chốt đến từ lúc 06:00. Nếu trước khoảng thời gian 2 tiếng trước giờ làm việc (Trước 06:00), hệ thống sẽ không ghi nhận giờ chốt đến đó
6 Vị trí áp dụng nhận biết ca Áp dụng đối với những nhân sự có ca làm việc không xác định được chính xác thời gian làm việc trong ngày.
Ví dụ: công ty có 2 ca làm việc 8h-12h và 9h-13h phân cho nhân sự A, nếu nhân là này chấm vân tay lúc 8h15 thì hệ thống sẽ nhận ca 8h-12h là ca làm việc ngày hôm đó của nhân sự
7 Chấm công tự động Áp dụng cho nhân viên không cần chấm vân tay khi đến làm việc, phần mềm tự động hiển thị đủ công làm việc cho họ
8 Checkout tự động áp dụng cho vị trí Áp dụng đối với vị trí nhân sự chỉ cần checkin không cần checkout. Tích chọn vào checkbox và chọn vị trí áp dụng
9 Bắt buộc chốt giữa ca Áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp yêu cầu nhân viên phải chấm vân tay vào giờ nghỉ giữa ca
10 Tính thời gian đi muộn, về sớm giữa ca Áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp có quy định tính đi muộn, về sớm vào giờ nghỉ giữa ca
12 Checkout/in cuối ca đầu Là khoảng thời gian dùng để giới hạn thời gian checkin/ checkout giữa ca của nhân sự
13 Vị trị định vị Chọn địa điểm chấm công đã được cài đặt trước đó áp dụng cho ca làm việc.
Nếu địa điểm chấm công chưa được cái đặt trước, bạn có thể ấn chọn dấu (+) để tạo mới địa điểm chấm côngBạn xem hướng dẫn chi tiết cài đặt địa điểm chấm công tại mục Cài đặt địa điểm chấm công

Lưu ý: Các trường có dấu (*) đỏ là trường bắt buộc điền

3. Cài đặt tool chấm công

 

Tool chấm công được xem như là phần mềm trung gian để kết nối và truyền dữ liệu từ máy chấm tại lên phần mềm 1Office. Trước tiên để cài đặt được Tool chấm công, bạn cần thiết bị đáp ứng được các yêu cầu sau của phần mềm sau đó làm theo hướng dẫn:

  • Chuẩn bị: Một máy tính có sử dụng chung mạng LAN với máy chấm công và Yêu cầu hệ điều hành: Windows 7 hoặc Windows 10
  • Chọn vào biểu tượng mũi tên  (cạnh biểu tượng avatar) > chọn Cài đặt hệ thống
  • Trong Cài đặt hệ thống >  Chọn Nhân sự > Chọn Cài đặt chấm công
  • Chọn Tải tool kết nối chấm công
  • Sau khi tải xuống chọn mở file và giải nén file
  • Kích chuột file vào file đã giải nén > Chọn Run Adminstrator
  • Kết thúc qua trình cài đặt chọn Finish

Click vào ảnh để xem chi tiết

  • Thực hiện cài đặt thông số cho tool chấm công
  • Chọn Cập nhật    để lưu cài đặt

Click vào ảnh để xem chi tiết

Click vào ảnh để xem chi tiết

Click vào ảnh để xem chi tiết

Bảng mô tả tính năng:

STT Tên trường Mô tả
1 Thêm máy Chọn Thêm máy để cài đặt thông tin cho máy chấm công

Sau khi chọn loại máy, thông số cài đặt bao gồm:

  • Loại máy: Loại máy chấm công mà doanh nghiệp đang sử dụng
  • Địa điểm: Vị trí hiện tại của máy chấm công
  • Mã máy: Doanh nghiệp tự đặt mã hoặc có thể để trống (Nếu doanh nghiệp sử dụng nhiều máy chấm công ở các địa điểm khác nhau có thể đặt tên để phân biệt các máy chấm công và mã chấm công của nhân sự)
  • IP/Domain: Nhập địa chỉ IP của máy chấm công (Vào cài đặt của máy chấm công để xem địa chỉ IP)
  • Port: Nhập cổng PORT của máy chấm công (Vào cài đặt của máy chấm công để xem địa chỉ IP)
  • Mật khẩu: Nếu máy chấm công có mật khẩu thì các bạn nhập mật khẩu ở đây
  • Tải từ ngày: Chọn thời gian bắt đầu tải log vân tay đến ngày hiện tại
2 Lịch sử Thông tin lịch sử tool kết nối tải và đẩy log
3 Cài đặt Cài đặt chung cho tool chấm công bao gồm:

  • URL 1Office: Copy link URL ở Cài đặt chấm công và gán mục này
  • Thời gian tải log: Chọn khoảng thời gian tải log giữa hai lần liên tiếp (ví dụ chọn 20 phút nghĩa là cứ 20 phút tool tải log về một lần)
  • Thời gian đẩy log: Thời gian nhận đẩy log (ví dụ: cứ 2 phút đẩy log một lần)
  • Nhập số log được đẩy lên trong một lần: Số log được tải trong 1 lần đẩy
  • Thư mục lưu backup: Chọn một thư mục để backup dữ liệu chấm công
    Lưu ý: Có thể cài nhiều máy chấm công trên 1 tool và thực hiện các bước tương tự để thêm máy

4. Cài đặt chấm công GPS

 

Đối với những doanh nghiệp không sử dụng máy chấm công hoặc những doanh nghiệp có nhân viên thường xuyên làm việc tại công trường thì chấm công bằng máy chấm công là không thể thực hiện được. Vì vậy 1Office đã phát triển tính năng Chấm công định vị GPS giúp người sử dụng có thể chấm công từ bất cứ địa điểm nào thông qua chiếc điện thoại của mình

Để chấm công bằng định vị GPS, bạn cần thực hiện cài đặt như sau:

  • Bật cài đặt chấm công định vị GPS, hướng dẫn chi tiết tại mục Cài đặt chấm công
  • Chọn vào biểu tượng mũi tên (cạnh biểu tượng avatar) > Chọn Cài đặt hệ thống
  • Trong Cài đặt hệ thống > Chọn Địa điểm chấm công
  • Chọn biểu tượng Tạo mới   (góc trái màn hình) để tạo mới địa điểm chấm công
  • Nhập thông tin địa điểm chấm công
  • Chọn Cập nhật  để lưu địa điểm

Click vào ảnh để xem chi tiết

Bảng mô tả tính năng:

 

STT Tên trường Mô tả
1 Tên địa điểm Tên địa điểm mà nhân sự làm việc, cho phép chấm công GPS
2 Vĩ độ, Kinh độ Tọa độ địa lí của địa điểm, bạn có thể lấy từ Tọa độ, hoặc chọn trực tiếp trên Bản đồ
3 Bán kính Bán kính cho phép chấm công. Khi ra khỏi bán kính này, hệ thống sẽ chặn không cho phép nhân sự chấm công bằng GPS nữa
    • Lưu ý: Chọn biểu tượng (+) nếu muốn cài nhiều địa điểm chấm công

5. Cài đặt công thức chấm công

 

1Office cho phép tùy chỉnh, cài đặt các quy định chấm công (theo quy định của công ty) như công thức bằng các hàm trên excel

Để cài đặt công thức chấm công, bạn thực hiện các bước sau:

  • Chọn vào biểu tượng mũi tên (cạnh biểu tượng avatar) > Chọn Cài đặt hệ thống
  • Trong Cài đặt hệ thống > Chọn Công thức chấm công
  • Chọn Cập nhật  để lưu cài đặt

Click vào ảnh để xem chi tiết

Bảng mô tả tính năng:

STT Tên trường Mô tả
1 Từ khóa các bảng 1Office cho cho phép sử dụng các từ khóa chứa giá trị từ các bảng để có thể tùy chỉnh công thức chấm công theo quy định:

  • Từ khóa bảng ca: Bao gồm các từ khóa chứa giá trị liên quan đến ca làm việc của nhân sự
  • Từ khóa bảng ngày: Bao gồm các từ khóa chứa giá trị liên quan đến thông tin ngày làm việc của nhân sự
  • Từ khóa bảng đơn làm thêm: Bao gồm các từ khóa chứa giá trị liên quan đến tính công làm thêm của nhân sự
  • Từ khóa bảng công tác: Bao gồm các từ khóa chứa giá trị liên quan đến tính công công tác của nhân sự
  • Từ khóa bảng đơn vắng mặt: Bao gồm các từ khóa chứa giá trị liên quan đến tính công đơn vắng mặt của nhân sự
  • Từ khóa bảng đơn tháng: Bao gồm các từ khóa chứa giá trị liên quan đến các thông tin công tổng cuối cùng của tháng, các từ khóa này có thể link sang phân hệ Bảng lương để tính lương cho nhân sự
  • Từ khóa bảng chốt vân tay: Bao gồm các từ khóa chứa giá trị liên quan đến thông tin chấm vân tay của nhân sự trong tháng
2 Công chuẩn – Là số ngày công cơ sở nhân sự phải làm tròn kỳ công

Có 10 cách tính công chuẩn:

  1. Số ngày trong bảng chấm công trừ chủ nhật: Tổng số ngày trong bảng chấm công của kỳ công đố trừ ngày chủ nhật
  2. Số ngày trong bảng chấm công trừ T7, chủ nhât: Tổng số ngày trong bảng chấm công của kỳ công đố trừ thứ 7 và chủ nhật
  3. Số ngày trong bảng chấm công trừ nửa T7, chủ nhât: Tổng số ngày trong bảng chấm công của kỳ công đố trừ nửa T7 và chủ nhật
  4. Số ngày trong bảng chấm công trừ CN và n ngày: Tùy chỉnh theo tổng số ngày trong kỳ công trừ đi và n ngày (số ngày có thể tùy chỉnh)
  5. Tổng số ca được phân trong tháng: Hệ thống sẽ dựa vào phân ca trong kỳ công đó của nhân sự để tính công chuẩn
  6. Số ngày trong tháng bắt đầu trừ chủ nhật
  7. Số ngày trong tháng bắt đầu trừ T7, chủ nhật
  8. Số ngày trong tháng kết thúc chủ nhật
  9. Số ngày trong tháng kết thúc trừ T7, chủ nhật
  10. Tùy chỉnh: Có thể tùy chỉnh số công chuẩn trong tháng

Vị trí: Cài đặt cách tính công chuẩn cho từng vị trí nếu doanh nghiệp chia từng vị trí có cách tính khác nhau

 

Dưới đây là 1 ví dụ về cài đặt chấm công để bạn có thể hiểu rõ hơn về cách thao tác ở cài đặt này:
Quy định của công ty:

  • Nếu đi muộn từ 5 phút đến 10 phút phạt 10.000đ
  • Nếu đi muộn lớn hơn 10 phút phạt 50.000đ

Giải đáp:

  • Bạn cần tìm từ khóa liên quan đến đi muộn trong các bảng từ khóa, trường hợp này sẽ lấy từ khóa “Số phút đi muộn” ở bảng từ khóa ca là LATE_MINUTE
  • Thực hiện viết công thức bằng các hàm như excel, cụ thể ở trường hợp này là hàm IF, Hàm AND
  • Ở màn hình Công thức chấm công > Chọn Loại bảng từ khóa > Chọn Thay đổi
  • Chọn Tên cột > Viết công thức theo hàm và kết cấu viết giống excel
  • Công thức đúng: =IF(AND(LATE_MINUTE>=5,LATE_MINUTE<=10),10000,IF(LATE_MINUTE>10,50000,0))
  • Chọn Cập nhật  để lưu cài đặt

Click vào ảnh để xem chi tiết

Các trường cần lưu ý:

STT Tên trường Mô tả
1 Bảng Chọn bảng cần lấy từ khóa
2 Thay đổi Chọn loại là:

  • Cột mới: Cho phép tạo giá trị từ khóa mới không thuộc những từ khóa mặc định có sẵn
  • Công thức: Là những trường thông tin hệ thống đã có sẵn
3 Tên cột/ô Nếu chọn Thay đổi là;

  • Cột mới: Cho phép tạo mới tên trường thông tin mới
  • Công thức: Cho phép chọn những trường thông tin đã có sẵn trên hệ thống
4 Từ khóa Là từ khóa chứa giá trị gắn với những trường thông tin trên hệ thống, từ khóa này được dùng để viết công thức chấm công
5 Công thức/giá trị Nhập công thức hoặc giá trị hằng số cần tính

Lưu ý: Chọn biểu tượng (+) để cài đặt thêm các công thức chấm công mới

Cập nhật lần cuối vào ngày 28/08/2020