5 bước thiết lập quy trình truyền thông doanh nghiệp – Có nên thực hiện cùng lúc truyền thông nội bộ và truyền thông bên ngoài

I. Tìm hiểu chung về truyền thông doanh nghiệp

1. Truyền thông doanh nghiệp là gì?

Truyền thông doanh nghiệp là các phương pháp được tổ chức sử dụng để thực hiện quá trình giao tiếp với các đối tượng: nhân viên, khách hàng, giới truyền thông, đối tác,…

Một doanh nghiệp bắt buộc phải xây dựng truyền thông riêng cho mình bởi nó mang tới nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:

• Điều hành một doanh nghiệp thành công thể hiện qua việc giao tiếp hiệu quả với mọi người. Nếu như truyền thông nội bộ là chìa khóa để xây dựng văn hóa công ty mạnh mẽ thì trong khi truyền thông doanh nghiệp bên ngoài định hình hình ảnh PR của công ty bạn.
• Quảng bá hình ảnh cho doanh nghiệp: Thông qua các chiến dịch truyền thông sẽ giúp doanh nghiệp quảng bá hình ảnh, thương hiệu về các sản phẩm dịch vụ của công ty tới công chúng bên ngoài nói chung hoặc tới khách hàng tiềm năng nói riêng.
• Truyền tải thông điệp của doanh nghiệp tới toàn bộ người lao động của họ để xây dựng mối quan hệ gắn kết, tạo nên cầu nối giữa các cá nhân với bức tranh chung của tập thể. 

2. Các yếu tố hình thành nên truyền thông doanh nghiệp

Truyền thông doanh nghiệp có 2 hình thức chính tạo nên: Truyền thông nội bộ và truyền thông bên ngoài.

2.1. Truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ bao gồm các hình thức giao tiếp, trao đổi thông tin giữa người lao động trong tổ chức hoặc giữa các đơn vị khác nhau trong cùng một tổ chức. Truyền thông nội bộ gồm:

• Giao tiếp chính thức: Giao tiếp dựa trên các kênh đã được xác định trước
• Giao tiếp không chính thức: Giao tiếp phát sinh từ mọi nhu cầu xã hội và của các nhân không dựa trên các kênh đã được xác định sẵn từ trước. 

Thông thường, truyền thông nội bộ được xây dựng lên để phổ biến thông tin, phát triển các kế hoạch cần hoàn thành, mục tiêu của tổ chức. Không chỉ vậy, đây còn là hình thức để kết nối người lao động với tổ chức. Tham khảo: Xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ với 6 bước đơn giản + Form mẫu chi tiết ngay

2.2. Truyền thông bên ngoài

Truyền thông bên ngoài là cách thức doanh nghiệp thể hiện hình ảnh của mình đối với công chúng. Vì vậy, công việc mà phòng marketing phải làm chính là tạo ra những chiến dịch để có thể truyền tải thông điệp doanh nghiệp muốn gửi gắm tới người tiêu dùng, đối thủ cạnh tranh,… 

 2.3 So sánh giữa 2 hình thức truyền thông

Giống nhau: 

• Cần có kế hoạch cụ thể, lâu dài: Một bản kế hoạch truyền thông cụ thể được xây dựng dựa trên việc phân tích, thống kê và thử nghiệm. Bên cạnh đó, kế hoạch này phải bao gồm dự tính cả tương lai bởi truyền thông khẳng định hình ảnh của thương hiệu cần cả một quá trình để thực hiện chứ không phải một hai ngày là hoàn thành. 
• Cần sự tương tác đa chiều từ truyền thông: Sự tương tác qua lại của các công cụ truyền thông có sức lan tỏa rất nhanh đối với công chúng lẫn đội ngũ nhân viên. Bên cạnh đó, chỉ với vài nút bấm gửi đi hoặc chia sẻ thì sự tương tác qua lại đã diễn ra theo nhiều chiều hướng khác nhau, tốt có, chê có tuy vậy nhưng lợi ích mà nó mang lại cho thương hiệu rất lớn.

Khác nhau: 

II. 5 bước thiết lập quy trình truyền thông doanh nghiệp 

1. Xác định mục tiêu của bạn 

Cũng tương tự như mọi kế hoạch kinh doanh khác, xác định mục tiêu mà doanh nghiệp cần để có thể lên được chiến dịch marketing dài hạn là vô cùng quan trọng. 

Việc xác định khách hàng mục tiêu là vô cùng quan trọng bởi yếu tố này sẽ ảnh hưởng tới doanh thu, hiệu quả của chiến dịch quảng cáo doanh nghiệp tiến hành thực hiện. 

Đối với từng tệp khách hàng khác nhau, doanh nghiệp cũng sẽ có từng loại sản phẩm/dịch vụ cũng như từng chiến dịch truyền thông quảng cáo khác nhau. Vì vậy, tổ chức cần xác định rõ tệp khách hàng tiềm năng và tệp khách hàng hiện hữu để có phương án tiếp cận hiệu quả. 

2. Quyết định người chịu trách nhiệm

Mỗi một quy trình đều phải có người chịu trách nhiệm giám sát, quản lý nhất định.  Thông thường, để có thể đảm nhận tốt vị trí quản lý của một quy trình, nhà quản trị phải nên tập trung vào việc phát triển các kỹ năng sau:

• Kỹ năng viết: Mục tiêu chính của truyền thông chính là tương tác với mọi người thông qua các kênh cụ thể. Vì vậy, đây là yếu tố bắt buộc đối với một chuyên gia truyền thông. Công nghệ càng ngày càng phát triển, hoạt động truyền thông không chỉ dừng ở các bài quảng cáo, báo chí mà còn tiến tới email, blog, bài đăng social media,… cho nên viết là một trong các yếu tố cần dùng thường xuyên dùng tới nếu bạn hoạt động ở lĩnh vực truyền thông. 
• Kỹ năng nghiên cứu: Để phục vụ cho việc tìm kiếm thông tin, phân tích số liệu thì kỹ năng nghiên cứu là một trong những yếu tố bắt buộc cần phải có của một nhà quản trị. Thông thường, để đánh giá một chiến dịch có được coi là hiệu quả hay không, bạn sẽ phải tiến hành phân tích số liệu, xác định xu hướng thị trường và đánh giá rủi ro có thể xảy ra. 

 Nếu bạn là một chuyên gia truyền thông bên ngoài thì sẽ phải làm việc với báo chí, nội dung trên mạng xã hội,…  thường xuyên. Vì vậy, kỹ năng này càng quan trọng bởi bạn sẽ phải nghiên cứu đối tác phù hợp với doanh nghiệp để có thể tiến hành triển khai chiến dịch xây dựng thương hiệu của doanh nghiệp mình.

• Tư duy phản biện: Đa phần công việc của các chuyên gia truyền thông chính là giải thích về tư duy sáng tạo, ý tưởng của đội nhóm. Bên cạnh đó, để một chiến dịch marketing được duyệt, nhà quản lý cần phải thuyết trình điểm khả thi của dự án, yếu tố nổi bật, khác biệt so với các chiến dịch của đối thủ cạnh tranh. Vì vậy, đây là một kỹ năng vô cùng quan trọng bắt buộc các nhà quản lý cần phải có. 
• Kỹ năng kỹ thuật: Để có thể đo lường hiệu quả của mỗi chiến dịch truyền thông, việc mà nhà quản trị phải làm chính là dựa vào số liệu cuối cùng thu được và từ đó phân tích nó. Nếu là một nhà quản trị, chắc chắn bạn sẽ rất quen thuộc với các công cụ phân tích dữ liệu, đo lường xu hướng thị trường. Hiểu cách sử dụng các công cụ này có thể mang lại cho các chuyên gia truyền thông lợi thế hơn những người khác, cho phép họ hướng dẫn tổ chức của mình đạt được kết quả cao.

3. Tạo lộ trình

Sau khi đã quyết định được các yếu tố chính: mục tiêu và người chịu trách nhiệm, ở bước tiếp theo nhà quản lý sẽ phải xây dựng kế hoạch chi tiết cho hoạt động truyền thông của doanh nghiệp. Cấu tạo của một kế hoạch truyền thông sẽ bao gồm các phần:

• Mục tiêu: Phải đáp ứng được 5 tiêu chí của SMART; cần phân biệt giữa mục tiêu bên nội bộ và mục tiêu bên ngoài của doanh nghiệp. 
• Đối tượng hướng tới: Thông thường, đối tượng mà doanh nghiệp hướng tới khi xây dựng một bộ kế hoạch truyền thông gồm:

Người ảnh hưởng tới cộng đồng

Chuyên gia trong lĩnh vực

Các cơ quan ban ngành

Nhóm, cộng đồng trên mạng xã hội

Cơ quan báo chí, truyền thông

• Xây dựng chiến lược: Để xây dựng chiến lược phù hợp, bạn có thể dựa vào các câu hỏi sau:

Các công cụ được sử dụng trong toàn bộ kế hoạch là gì?

Cách bạn đưa thông tin đến với công chúng?

Quá trình tiếp cận như thế nào?

Kế hoạch truyền thông trên báo chí, mạng xã hội sẽ diễn ra làm sao?

• Phân tích rủi ro: Công việc này giúp bạn dễ dàng đối phó với những khó khăn diễn ra trong quá trình thực hiện. Bên cạnh đó,, bạn cũng có thể phát hiện ra những thiếu sót trong kế hoạch và kịp thời điều chỉnh.
• Tiêu chí đánh giá: Xây dựng các tiêu chí đánh giá chuẩn xác cho một kế hoạch truyền thông sẽ giúp nhà quản lý những thành công cũng như hạn chế gặp phải khi tổ chức truyền thông sự kiện.  Một số tiêu chí đánh giá khái quát kế hoạch truyền thông của một doanh nghiệp:

Chỉ số cảm xúc = (Lượng thảo luận Tích cực – Lượng thảo luận Tiêu cực) / (Lượng thảo luận Tích cực + Lượng thảo luận Tiêu cực)

=> Chỉ số cảm xúc có giá trị từ -1 đến 1, giá trị càng cao thể hiện mức độ được yêu thích càng cao.

Mẫu kế hoạch truyền thông thương hiệu:

4. Đặt ngân sách

Dự trù kinh phí: Việc dự trù kinh phí sẽ giúp bạn cân đối các khâu trong kế hoạch truyền thông sao cho phù hợp. Vì vậy, xây dựng một bản kinh phí chi tiết, hoàn chỉnh sẽ giúp sự kiện truyền thông của doanh nghiệp đạt được tỉ lệ thành công cao hơn.

5. Đưa kế hoạch vào hành động

Đừng quên bao gồm việc đánh giá lại kế hoạch thường xuyên như một phần của chiến lược của bạn, để bạn có thể thấy những gì hiệu quả và những gì không. 

III. 5 lý do doanh nghiệp nên tiến hành truyền thông nội bộ và truyền thông bên ngoài cùng lúc

1. Liên kết chiến lược tốt hơn

Nếu các bộ phận bên ngoài và bên trong không làm việc cùng nhau như một nhóm thì khi thực hiện kế hoạch truyền thông sẽ không thể đạt được sự liên kết chiến lược giữa các bên liên quan. 

Theo như số liệu thống kê, nếu một tổ chức không thực hiện cùng lúc kế hoạch truyền thông thì chỉ có 14% số lượng nhân viên hiểu được mục tiêu và hướng phát triển của công ty.

2. Định hình thương hiệu từ trong ra ngoài

Việc chạy kế hoạch truyền thông doanh nghiệp từ trong lẫn ngoài sẽ giúp rút ngắn khoảng cách giữa sản phẩm, dịch vụ khách hàng mà doanh nghiệp cung cấp với trải nghiệm thực tế của người tiêu dùng. Mọi nhân viên phải hiểu rõ sản phẩm, dịch vụ của mình sẽ giúp họ phát triển sản phẩm một cách tốt hơn. Bên cạnh đó, việc truyền thông nội bộ cho người lao động về tính năng của sản phẩm sẽ giúp họ xây dựng kế hoạch truyền thông tốt hơn.

3. Tạo dựng niềm tin cho nhân viên và khách hàng

Ví dụ: Nếu một công ty đang phát triển thông điệp thương hiệu của mình, điều cần thiết là phải tạo ra các điểm nói chuyện cho cả mục đích sử dụng bên trong và bên ngoài. Bằng cách tiếp cận này sẽ giúp phòng marketing tạo ra các thông điệp thu hút nhân viên và thúc đẩy hoạt động của họ.

Không chỉ vậy, như Herb Kelleher – tỉ phú, luật sư người Mỹ đã bảo rằng: “Hãy đối xử với nhân viên như cách bạn đối xử với khách hàng của mình”. 

Bởi khi người lao động cảm thấy họ được trân trọng, họ sẽ dành hết công sức của mình để cống hiến cho tổ chức, từ đó sản phẩm của doanh nghiệp bạn sẽ ngày càng được nâng cấp.

Do đó, hãy thực hiện truyền thông doanh nghiệp bên trong lẫn bên ngoài cùng lúc để có thể cân bằng lợi ích của cả khách hàng và người lao động.

4. Xây dựng cộng đồng vững mạnh cho thương hiệu của bạn

Một cộng đồng vững mạnh xung quanh thương hiệu của bạn sẽ bao gồm cả nhân viên – người góp phần xây dựng thương hiệu và khách hàng – người tiêu dùng thương hiệu của tổ chức. 

Việc tạo ra trải nghiệm tích cực cho nhân viên, khách hàng sẽ là một phương thức giao tiếp hiệu quả.  Vì vậy, để có một cộng đồng vững mạnh, hãy chắc chắn rằng chiến lược truyền thông doanh nghiệp của bạn là nhất quán giữa bên ngoài và nội bộ tổ chức. 

5. Tạo nên sự nhất quán trong thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải

Nếu không thực hiện truyền thông nội bộ và truyền thông bên ngoài cùng lúc, các thông điệp sẽ dẫn tới sự rời rạc, không nhất quán từ đó gây nên cảm giác hoang mang, lo sợ cho cả nhân viên và người lao động. 

Đặc biệt trong thời điểm dịch bệnh Covid 19 đang hoành hành vừa qua, Bạn phải nói sự thật và thông báo cho cả khán giả bên trong, bên ngoài về bất kỳ quyết định chiến lược nào có thể ảnh hưởng đến họ. Nếu thương hiệu của bạn không minh bạch và rõ ràng, thì khi nhu cầu tiêu dùng bị giảm sút do thu nhập giảm, sản phẩm mà doanh nghiệp bạn cung cấp chắc chắn sẽ không bao giờ được lựa chọn. 

IV – Xây dựng truyền thông doanh nghiệp với bộ công cụ 1Office

Với hệ thống mạng truyền thông nội bộ được vận hành và thiết kế giống như một mạng xã hội thu nhỏ, Workplace là nơi các lãnh đạo có thể truyền tải thông điệp đến các thành viên trong công ty. Bên cạnh đó, nhân viên có thể theo dõi, cập nhật những thông tin, tin tức liên quan đến doanh nghiệp một cách nhanh chóng mà không cần phải mất quá nhiều thời gian như:

• Bảng tin: Hiển thị toàn bộ thông tin nội bộ, các trạng thái của nhân viên công ty và sẽ được ưu tiên hiển thị theo mức độ quan trọng, độ tương tác
• Quản lý thông báo: Gửi thông báo đến tất cả cả các thành viên trên social khi có nội dung đăng tải mới trên tường
• Chia sẻ: Trạng thái, bài viết, ảnh, video, tài liệu, công việc, dự án …lên tường của mình, của đồng nghiệp hoặc một nhóm
• Tương tác bài viết: Thích, cảm xúc, cám ơn, thảo luận trên bài viết
• Nhóm: Cho phép người dùng tạo các nhóm khác nhau trong công ty

Bên cạnh đó, Workplace còn có thể giúp người dùng theo dõi được tiến độ công việc, phần trăm hoàn thành dự án thông qua công cụ công việc, quy trình đã được thiết lập. 

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA