Truyền thông nội bộ là gì? Vai trò và quy trình xây dựng

Truyền thông nội bộ không chỉ đơn thuần là kênh giao tiếp giữa các thành viên trong doanh nghiệp, mà còn là chìa khóa xây dựng một văn hóa làm việc bền vững. Khi mọi thông tin được truyền tải minh bạch, mọi người đều cảm thấy được sự kết nối và đóng góp tích cực hơn vào mục tiêu chung. Một hệ thống truyền thông nội bộ hiệu quả không chỉ gia tăng sự gắn kết, mà còn thu hút và giữ chân nhân tài, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Vậy làm sao để tối ưu hóa công cụ này? Hãy khám phá ngay!

1. Truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ (TTNB) hay còn được biết với tên gọi khác bằng tiếng anh là Internal communications là hoạt động xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong cùng công ty.

Mục tiêu của truyền thông nội bộ là thể hiện và khẳng định được tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp, nhằm gắn kết nhân viên, xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt giữa các thành viên, phát triển văn hóa doanh nghiệp.

Nếu hoạt động truyền thông không đạt hiệu quả thì nhân viên sẽ không ý thức được vai trò, tầm quan trọng của việc đóng góp sức lực cho sự phát triển của doanh nghiệp. Do đó, việc công khai và thực hiện các mục tiêu chung, tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp ở phương diện nội bộ là điều vô cùng cần thiết.

Đọc ngay: 5 bước thiết lập quy trình truyền thông doanh nghiệp

2. Tầm quan trọng của truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp

2.1 Tạo dựng và phát triển hình ảnh của doanh nghiệp

Mỗi thành viên trong doanh nghiệp chính là một hình ảnh thu nhỏ của doanh nghiệp đó. Bởi vậy, các thành viên trong doanh nghiệp phải cùng chung tay và ý thức được tầm quan trọng của mình trong việc góp phần xây dựng phát triển hình ảnh của doanh nghiệp.

Nhà lãnh đạo cần quan tâm sử dụng sức mạnh tiềm ẩn của bản tin nội bộ trong việc phát triển văn hóa và xây dựng hình ảnh của doanh nghiệp.

Những bản tin nội bộ có thể được phát hành hàng tháng để nhân viên cũng như các đối tượng khách hàng hay đối tác có thể làm được dưới mọi hình thức của bản tin điện tử. Thông qua các bản tin nội bộ, các doanh nghiệp có thể dễ dàng thiết lập những kênh thông tin tập trung và chuyên nghiệp nhất.

Khi đọc bản tin nội bộ của một doanh nghiệp, khách hàng sẽ thấy được mọi vấn đề trong văn hóa của doanh nghiệp đó như thế nào. Chính vì vậy, việc tạo dựng và duy trì hoạt động TTNB trong doanh nghiệp là điều hết sức quan trọng cần được quan tâm.

2.2 Củng cố tầm nhìn cho nhân viên và các giá trị, văn hóa doanh nghiệp

Theo nhiều cách, vai trò chính của TTNB doanh nghiệp là giúp làm cho văn hóa công ty của bạn trở nên rõ ràng. TTNB giữ vai trò củng cố tầm nhìn cùng các giá trị, văn hóa của doanh nghiệp cho nhân viên, để nhân viên hiểu được và có thể truyền tải nó ở ngay trong nội bộ cũng như bên ngoài.

Bên cạnh đó, TTNB còn tạo sự kết nối giữa cấp trên và cấp dưới và mối quan hệ nội bộ nhân viên trong công ty, doanh nghiệp.

2.3 Thông tin được minh bạch và đa chiều

Truyền thông nội bộ mang ý nghĩa là thông tin cho các thành viên trong tập thể về các hoạt động, sự kiện, các thay đổi về chính sách hay thay đổi số lượng nhân viên và cập nhật về tình hình của doanh nghiệp,…

Thông qua các hoạt động TTNB, mọi thông tin đều được trao đổi minh bạch, rõ ràng, đầy đủ, giúp các nhân viên nắm rõ mục tiêu và nhiệm vụ của mình. Từ đó, các phòng ban sẽ phối hợp nhịp nhàng hơn, giảm bớt tình trạng chồng chéo công việc và tránh những mâu thuẫn nội bộ không đáng có.

Ngoài ra, đây cũng là cơ hội để lan tỏa thông tin, gắn kết các bộ phận, thúc đẩy phát triển những giá trị tích cực, tốt đẹp.

2.4 Nâng cao tinh thần đoàn kết trong tập thể

Tinh đoàn kết luôn là yếu tố quan trọng trong một tập thể, yếu tố này góp phần tạo nên sức mạnh doanh nghiệp. Khi tất cả mọi nhân viên cùng đồng lòng hợp sức sẽ tạo ra một nguồn năng lượng làm việc lớn nhất và đạt hiệu quả cao nhất.

Xây dựng tinh thần đoàn kết nội bộ trong tập thể là một nhu cầu cấp thiết đối với mọi loại hình, mọi quy mô hay tính chất của bất cứ một tập thể nào. Hoạt động TTNB chính là cách để tạo ra sợi dây gắn kết các nhân viên, phòng ban với nhau, để mọi người cùng nhận thức được mục tiêu chung.

2.5 Thu hút nhân tài và giữ chân nhân viên

Thực hiện tốt hoạt động truyền thông nội bộ sẽ khiến các thành viên yêu thích môi trường làm việc của mình hơn. Điều đó khiến cho họ cảm thấy được tôn trọng và quan tâm đến.

Bên cạnh việc truyền thông nội bộ, những văn hóa nội bộ cũng là một trong những yếu tố giữ chân nhân viên giỏi và thu hút nhân tài. Ngoài ra, để đạt được sự đồng đều trong năng lực cũng như hiểu biết về giá trị doanh nghiệp, bạn cũng cần triển khai các hoạt động đào tạo nội bộ để tạo nên sự kết nối chặt chẽ giữa nhân viên với doanh nghiệp.

Xem thêm: Hướng dẫn Xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ với 6 bước đơn giản + Form chi tiết

3. 5 Cách xây dựng chiến dịch truyền thông nội bộ hiệu quả

3.1. Cởi mở và minh bạch

Dù cho bạn làm trong một tổ chức nhỏ hay lớn thì việc cởi mở và minh bạch với những gì diễn ra ở công ty là yếu tố cốt lõi nếu muốn cải thiện hiệu quả truyền thông nội bộ trong công ty.

Cởi mở và minh bạch sẽ tạo điều kiện cho sự tin tưởng, tránh những tin đồn thất thiệt và xóa bỏ sự nghi ngờ giữa các nhân viên với nhau.

Đặc biệt là đối với những startup, nơi đội nhóm nhỏ và phát triển nhanh, việc minh bạch thông tin là rất quan trọng giúp cho doanh nghiệp của bạn tiến lên.

3.2. Chọn đúng phương pháp truyền thông

Nếu phần lớn nhân sự là người chủ động trong công việc, doanh nghiệp bạn có thể sử dụng hình thức cổng tin tức để xây dựng truyền thông nội bộ.

Ngoài ra, nếu nhân sự của bạn phần lớn thuộc tuýp người năng động, thì các hoạt động team building, tiệc tùng… sẽ là lựa chọn lý tưởng khi xây dựng truyền thông nội bộ.

3.3. Khẳng định vai trò của nhân viên trong công ty

Truyền thông nội bộ tác động trực tiếp đến đội ngũ nhân sự trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, truyền thông nội bộ có hiệu quả khi có sự tương tác, giao tiếp hai chiều giữa đội ngũ nhân viên và lãnh đạo.

Chính vì vậy, chìa khóa giúp doanh nghiệp cải thiện sự gắn bó, hiệu quả công việc…chính là để nhân viên hiểu rõ vai trò của họ trong các hoạt động chung.

Khi nhân viên được nghe về mục tiêu, chiến lược và mục tiêu của công ty từ nhà quản lý, thì nhà quản lý cũng nên lắng nghe nhân viên để hiểu rõ hơn xem công ty hoạt động thế nào và cần cải thiện điều gì, ở tất cả các cấp.

Bằng cách này, nhân viên sẽ  tích cực đóng góp ý kiến với lãnh đạo, sẵn sàng đưa ra quan điểm cá nhân và cùng chung sức cho hoạt động chung của doanh nghiệp.

Từ đó, lãnh đạo hiểu được mong muốn, nguyện vọng của nhân viên, đồng thời nhân viên cũng hiểu được sự quan tâm của lãnh đạo để tạo nên sản phẩm chất lượng.

3.4. Xây dựng văn hóa gắn kết

Văn hóa gắn kết khiến cho nhân viên tin tưởng vào công ty, vào đội ngũ lãnh đạo và sẵn sàng cống hiến với hi vọng công ty thành công nhất có thể.

Do đó, việc doanh nghiệp gắn kết nhân viên thành công sẽ giúp doanh nghiệp tăng năng suất lao động, doanh thu cũng như ảnh hưởng tích cực đến hình ảnh thương hiệu, giúp khách hàng có thiện cảm tốt đẹp về công ty.

Để nhân viên trong công ty gắn kết với nhau thì trước hết cần phải xây dựng văn hóa doanh nghiệp luôn thân thiện, chào hỏi vui vẻ khi gặp nhau; không gian làm việc thoải mái, cho phép nhân viên dễ dàng trao đổi, bàn bạc công việc thay vì chia thành từng không gian riêng tư từng người. Tùy thuộc vào công việc của bạn và quy mô công ty sẽ có các phương pháp truyền thông khác nhau.

3.5. Xây dựng thông điệp chính và kênh truyền thông

Việc xây dựng thông điệp truyền thông nội bộ và xác định các kênh truyền thông nội giúp chiến dịch đạt hiệu quả nhanh chóng hơn.

Mỗi một kế hoạch truyền thông đều cần phải có thông điệp, dù nó có là truyền thông nội bộ đi chăng nữa. Đây chính là yếu tố quyết định khiến người tiếp nhận có nhớ đến chiến dịch của bạn hay không.

Dù cho đối tượng là tất cả nhân viên trong công ty hay chỉ cho một nhóm người, bạn hãy tối ưu hóa nó bằng cách đưa ra thông điệp truyền thông nội bộ cần ngắn gọn, rõ ràng và dễ nhớ. Bên cạnh đó, kênh truyền thông là công cụ hữu hiệu nhất giúp duy trì thông tin cũng như kết nối giữa ban lãnh đạo, quản lý với nhân viên.

Mục tiêu của các kênh truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp đó chính là nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin của nhân viên, tạo sự tương tác và gắn kết nhân sự trong công ty nhanh chóng.

Tham khảo ngay: Cách xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp chuyên nghiệp, chi tiết

4. Xây dựng truyền thông nội bộ là nhiệm vụ của ai?

Trong doanh nhiều doanh nghiệp hiện nay, hoạt động truyền thông nội bộ thường được giao cho 2 vị trí là bộ phận nhân sự hoặc PR. Đối với phòng PR thì họ đã biết các cách để xây dựng truyền thông một cách hiệu quả cũng như có những ý tưởng truyền thông nội bộ mới mẻ. Tuy nhiên xét về khía cạnh thấu hiểu nhu cầu của nhân sự thì phòng nhân sự lại có ưu điểm hơn.

Chắc hẳn nhiều doanh nghiệp vẫn đang băn khoăn không biết lựa chọn ai phù hợp để đảm nhận nhiệm vụ xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ cho tổ chức của mình. Theo khảo sát của tạp chí Karian & Box có đến 53% trong tổng số 1000 nhân viên được khảo sát cho kết quả truyền thông nội bộ là trách nhiệm của bộ phận nhân sự.

Xét cho cùng để xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ đạt hiệu quả cao. Người đảm nhận vị trí này trước tiên cần phải hiểu được nhân viên của bạn, nắm bắt được nhu cầu, mong muốn của họ. Tiếp theo đó chính là họ biết cách xây dựng tầm ảnh hưởng của mình tới các thành viên khác trong tổ chức. Điều này sẽ thu hút các nhân viên tham gia vào các kế hoạch hay hoạt động mà người giữ vị trí truyền thông nội bộ khởi xướng.

5. Kỹ năng của người làm truyền thông nội bộ

Có rất nhiều kỹ năng ảnh hưởng đến công việc truyền thông nội bộ doanh nghiệp. Tuy nhiên, có 2 kỹ năng chính mà những người đảm nhận vị trí truyền thông doanh nghiệp nhất định cần phải có chính là kỹ năng lắng nghe và kỹ năng giao tiếp.

• Kỹ năng lắng nghe: Lắng nghe những nguyện vọng của mỗi người để nắm được nhu cầu, mong muốn của họ, lắng nghe thấu hiểu sẽ giúp các nhân sự trở nên gần gũi với nhau hơn tạo nên tinh thần đoàn kết trong nội bộ công ty.
• Kỹ năng giao tiếp: Đây là kỹ năng truyền đạt bằng lời nói chân thành, trách nhiệm, hành xử chuẩn mực.

Đọc thêm: Mẫu mô tả công việc của Nhân viên truyền thông nội bộ

6. Phần mềm 1Office – Kênh truyền thông nội bộ hiệu quả

Truyền thông nội bộ đóng vai trò lớn vào quá trình xây dựng, phát triển và khẳng định giá trị thương hiệu của doanh nghiệp. Thấu hiểu khó khăn của các doanh nghiệp trong thời kỳ chuyển đổi số, 1Office mang đến giải pháp quản lý doanh nghiệp tổng thể gồm bộ công cụ số hóa cung cấp các công cụ truyền thông nội bộ chuyên nghiệp, mạng nội bộ giao tiếp để thúc đẩy, phát triển văn hóa doanh nghiệp, gắn kết và truyền cảm hứng cho nhân viên.

Phân hệ Workplace, cho phép doanh nghiệp xây dựng các kênh truyền thông nội bộ hiệu quả và chuyên nghiệp:

• Bảng tin nội bộ doanh nghiệp:

Người dùng có thể ghim thông báo quan trọng ở đầu trang. Nội dung hiển thị sẽ được ưu tiên theo mức độ quan trọng mà người dùng điều chỉnh. Bên cạnh đó, mạng nội bộ doanh nghiệp cho phép người dùng có thể dễ dàng kết nối với đồng nghiệp cũng như tương tác với nhau trong phần bình luận như thả icon, nhắc tên hay đính kèm file vào bình luận của mình.

• Quản lý thông báo:

Với 1Office, các thông báo quan trọng được truyền đạt tới nhân viên một cách nhanh nhất, giúp tiết kiệm thời gian hiệu quả. Phần mềm sẽ lưu trữ và phân loại thông báo dưới dạng: Duyệt đơn từ, Công việc, Thông báo chung để người dùng tìm kiếm dễ dàng.

Ngoài ra, ưu điểm vượt trội của phần mềm quản lý doanh nghiệp 1Office so với các phần mềm quản trị độc lập khác là chức năng đóng khóa tài khoản khi nhân sự nghỉ việc, hệ thống tự động đóng tài khoản của nhân sự đó, tránh việc nhân sự nghỉ rồi mà vẫn ở trong mạng nội bộ công ty. Bên cạnh đó, là nhân viên có thể tự xem được các thông tin cá nhân như: Hồ sơ, bảng chấm công, bảng lương, bảo hiểm…bất kể lúc nào mà không cần làm phiền HR.

• Quản lý thảo luận

Người dùng có thể tạo Nhóm làm việc theo phòng ban hoặc theo công việc ngay trên hệ thống. Những người tham gia vào Nhóm có thể trao đổi, thảo luận công việc ngay trong phần bình luận. Đặc biệt là chỉ những người trong Nhóm mới có thể xem được thông tin, bình luận và các tài liệu đi kèm của nhóm.

Trên đây chúng tôi đã cung cấp cho bạn các thông tin về truyền thông nội bộ là gì và các cách xây dựng văn hóa giao tiếp nội bộ. Ngoài ra, nếu bạn đang gặp khó khăn trong công tác quản lý doanh nghiệp, hãy đăng ký nhận tư vấn miễn phí tại 1Office, các chuyên viên tư vấn của chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn giải quyết khó khăn một cách nhanh chóng!

• Hotline: 083 483 8888
• Website: https://1office.vn/
• Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn