Truyền thông nội bộ là gì? Vai trò và quy trình 7 bước

Hàng loạt các thông điệp được gửi đi nhưng chắc có ai hồi đáp, thông báo quan trọng thì không đến được người cần. Trong khi đó, sếp lại bối rối vì những kế hoạch lớn lao không thể truyền đạt rõ ràng cho đội ngũ. Kết quả, mỗi người đi một hướng, tinh thần làm việc tụt dốc.

Thực tế, gốc rễ của những vấn đề này nằm ở một yếu tố vô cùng quan trọng nhưng lại thường bị xem nhẹ: Truyền thông nội bộ. Một chiến lược truyền thông nội bộ bài bản không chỉ giúp đội ngũ thấu hiểu và gắn bó hơn, mà còn tạo nên sức mạnh tập thể để vượt qua mọi thách thức. Vậy làm sao để truyền thông nội bộ trở thành chìa khóa thành công cho doanh nghiệp? Hãy cùng 1Office khám phá bí quyết trong bài viết này!

1. Truyền thông nội bộ là gì? 

Theo một nghiên cứu từ Institute of Internal Communication (IoIC), truyền thông nội bộ được định nghĩa là: “Truyền thông nội bộ là một quá trình thúc đẩy giao tiếp hai chiều hiệu quả giữa lãnh đạo và nhân viên, nhằm tạo sự rõ ràng, gắn kết và đồng thuận với mục tiêu của tổ chức.”

Như vậy, có thể hiểu đơn giản Truyền thông nội bộ (Internal Communication) chính là quá trình truyền tải thông tin, ý tưởng, chính sách, và giá trị từ ban lãnh đạo đến nhân viên, cũng như giữa các nhân viên với nhau trong một tổ chức. Mục tiêu của truyền thông nội bộ là xây dựng sự hiểu biết chung, gắn kết tập thể, và thúc đẩy hiệu suất làm việc.

Trong đó:

Quá trình truyền tải thông tin:

• Đây không chỉ là việc truyền đạt thông tin một chiều mà còn là xây dựng kênh giao tiếp hai chiều giữa các cấp trong doanh nghiệp.
• Mục tiêu của việc truyền thông là đảm bảo thông tin được truyền đạt chính xác, rõ ràng và đến đúng đối tượng.

Tạo sự gắn kết:

• Truyền thông nội bộ hiệu quả giúp xây dựng lòng tin giữa nhân viên và lãnh đạo, tạo môi trường làm việc tích cực và đoàn kết.
• Nhân viên cảm thấy được lắng nghe và tham gia vào các quyết định quan trọng của tổ chức.

Liên kết với mục tiêu doanh nghiệp:

• Truyền thông nội bộ là cầu nối giúp nhân viên hiểu rõ về tầm nhìn, sứ mệnh và chiến lược của công ty.
• Điều này đảm bảo tất cả các bộ phận và nhân viên đồng lòng hướng tới mục tiêu chung.

2. Tầm quan trọng của truyền thông nội bộ tại doanh nghiệp 

Theo một nghiên cứu của Gallup, các tổ chức có chiến lược truyền thông nội bộ mạnh mẽ có tỷ lệ nhân viên gắn kết cao hơn tới 21% và năng suất làm việc tăng lên 17%. Đây là minh chứng rõ ràng cho vai trò không thể thiếu của truyền thông nội bộ trong sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Thúc đẩy sự gắn kết trong nội bộ 

Truyền thông nội bộ là chìa khóa tạo nên sự gắn bó giữa các thành viên trong doanh nghiệp. Khi nhân viên hiểu rõ sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị của tổ chức, họ sẽ cảm thấy mình là một phần quan trọng của tập thể.

Theo báo cáo từ Gallup, các công ty có sự gắn kết nhân viên cao thường đạt hiệu suất làm việc vượt trội hơn 17%. Điều này chứng minh rằng, sự đồng thuận và tinh thần đoàn kết không chỉ thúc đẩy hiệu quả công việc mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.

Tăng cường hiệu suất làm việc 

Một hệ thống truyền thông nội bộ hiệu quả giúp loại bỏ hiểu lầm và tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận. Khi thông tin được truyền tải nhanh chóng, rõ ràng và đến đúng người, các kế hoạch và mục tiêu sẽ được thực hiện chính xác hơn.

Ví dụ: Một thông báo rõ ràng về mục tiêu chiến lược hoặc kế hoạch mới sẽ giúp nhân viên hiểu đúng hướng và phối hợp hiệu quả.

Theo đó, nghiên cứu từ McKinsey chỉ ra rằng, doanh nghiệp có chiến lược truyền thông hiệu quả có thể tăng năng suất lên tới 25%. Do đó, truyền thông không chỉ là công cụ mà còn là giải pháp chiến lược để doanh nghiệp vận hành trơn tru hơn.

Hỗ trợ xây dựng và thúc đẩy văn hoá doanh nghiệp

Truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc lan tỏa giá trị cốt lõi và văn hóa của doanh nghiệp. Một văn hóa doanh nghiệp được phát triển, thúc đẩy  mạnh mẽ không chỉ giữ chân nhân tài mà còn tạo ra sức hút đối với những ứng viên tiềm năng, giúp doanh nghiệp xây dựng lợi thế cạnh tranh lâu dài.

Những chiến dịch như vinh danh thành tựu nhân viên, chia sẻ câu chuyện “người thật việc thật” hay khuyến khích sự đa dạng sẽ tạo ra sự tự hào nội bộ và nâng cao tinh thần làm việc.

Giảm thiểu xung đột, cải thiện tinh thần làm việc

Khi thông tin được truyền tải minh bạch và kịp thời, các mâu thuẫn trong doanh nghiệp sẽ được giải quyết ngay từ đầu. Theo nghiên cứu của Workplace Trends, 80% nhân viên tin rằng xung đột nội bộ là nguyên nhân làm giảm năng suất. Vì vậy, truyền thông nội bộ chính là giải pháp để giảm thiểu vấn đề này, đồng thời cải thiện tinh thần làm việc của cả đội ngũ.

Ví dụ: Các buổi họp mở hoặc hộp thư góp ý ẩn danh là cách hiệu quả để lãnh đạo lắng nghe ý kiến nhân viên, từ đó xây dựng môi trường làm việc tích cực hơn. 

Thúc đẩy sáng tạo, đổi mới

Trong bối cảnh kinh doanh không ngừng thay đổi, truyền thông nội bộ giúp tổ chức thích nghi nhanh chóng và hiệu quả. Khi doanh nghiệp triển khai một hệ thống mới hoặc điều chỉnh chiến lược, việc truyền thông rõ ràng sẽ giảm thiểu sự lo lắng và tạo sự đồng thuận trong toàn tổ chức.

Ví dụ, trong quá trình triển khai một chính sách mới, truyền thông nội bộ có thể giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu, cách sử dụng, và lợi ích mà hệ thống mang lại. Điều này giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trước những thách thức từ thị trường.

3. Phương tiện và nội dung của truyền thông nội bộ 

3.1. Các phương tiện truyền thông nội bộ phổ biến

Email nội bộ

Email là phương tiện cơ bản và phổ biến nhất trong truyền thông nội bộ. Với khả năng cá nhân hóa và gửi thông tin đến từng cá nhân hoặc nhóm, email thường được sử dụng để thông báo các thông tin quan trọng như chính sách mới, lịch trình làm việc, hoặc báo cáo kết quả kinh doanh.

Bảng tin công ty (Intranet)

Nền tảng Intranet là kênh thông tin hiệu quả để chia sẻ tài liệu, thông báo và các chương trình nội bộ. Đây là nơi tập trung thông tin giúp nhân viên dễ dàng tra cứu và cập nhật những thay đổi trong tổ chức.

Mạng xã hội nội bộ

Nhiều doanh nghiệp hiện đại sử dụng các nền tảng mạng xã hội nội bộ. Đây không chỉ là kênh giao tiếp mà còn là nơi để nhân viên tương tác, chia sẻ ý kiến và xây dựng mối quan hệ đồng nghiệp.

Hiện nay, với nhiều tính năng ưu việt, mạng nội bộ của 1Office được đánh giá cao và là giải pháp được nhiều doanh nghiệp Việt Nam tin dùng:

• Thông báo và cập nhật: Cung cấp kênh truyền tải thông tin chính thức từ lãnh đạo đến toàn bộ nhân viên. Các thông báo như chính sách mới, lịch trình làm việc hoặc sự kiện nội bộ đều được cập nhật nhanh chóng và chính xác.
• Bảng tin nội bộ: Tạo không gian chia sẻ thông tin, tin tức, và các tài liệu cần thiết giúp nhân viên dễ dàng tra cứu mọi lúc, mọi nơi.
• Tích hợp trò chuyện nhóm (1Chat): Hỗ trợ giao tiếp tức thời giữa các cá nhân hoặc nhóm, giúp việc trao đổi công việc trở nên thuận tiện và nhanh chóng.
• Tương tác trên bảng tin (News Feed): Cho phép nhân viên bình luận, chia sẻ ý kiến hoặc bày tỏ cảm xúc trên các bài viết nội bộ, tạo nên môi trường làm việc tương tác sôi nổi.
• Khen thưởng và vinh danh nhân viên: Hệ thống hỗ trợ các chương trình tôn vinh nhân viên xuất sắc, giúp lan tỏa văn hóa ghi nhận và khuyến khích sự đóng góp.
• Kho lưu trữ tài liệu: Cung cấp không gian lưu trữ tài liệu chung, hỗ trợ tìm kiếm nhanh chóng và truy cập dễ dàng. Hệ thống phân quyền giúp bảo mật thông tin quan trọng.

Sự kiện nội bộ

Các sự kiện như hội thảo, buổi đào tạo, teambuilding hay khen thưởng là phương tiện truyền thông trực tiếp, giúp tạo kết nối giữa các thành viên và lan tỏa thông điệp quan trọng của công ty.

Bảng thông báo và tài liệu in ấn

Ở một số doanh nghiệp truyền thống, bảng thông báo hoặc các tài liệu in ấn (poster, brochure, banner,…) vẫn là phương tiện truyền thông hiệu quả để nhấn mạnh các thông điệp cần thiết.

3.2. Nội dung truyền thông nội bộ 

Thông báo và cập nhật nội bộ

Đây là nội dung quan trọng nhằm truyền đạt thông tin mới nhất về hoạt động công ty, thay đổi chính sách, hoặc các dự án đang thực hiện. Vì vậy, bộ phận phụ trách cần có phương pháp truyền tải cần rõ ràng, minh bạch và dễ hiểu để tránh gây hiểu lầm.

Đào tạo và phát triển nhân viên

Truyền thông nội bộ cũng đóng vai trò cung cấp thông tin về các chương trình đào tạo, hội thảo, hoặc lộ trình phát triển cá nhân. Đây là cơ hội để doanh nghiệp nâng cao năng lực của đội ngũ và giữ chân nhân tài.

Truyền tải giá trị và văn hóa công ty

Các nội dung liên quan đến sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi hay câu chuyện thành công của công ty sẽ giúp tạo dựng sự gắn kết và niềm tự hào cho nhân viên.

>>> Xem thêm: 5 Bước xây dựng văn hoá công ty hiệu quả

Tôn vinh thành tích và động viên nhân viên

Những chương trình khen thưởng cá nhân, đội nhóm xuất sắc hay các câu chuyện truyền cảm hứng từ nhân viên sẽ thúc đẩy động lực làm việc và xây dựng môi trường làm việc tích cực.

Hỗ trợ trong thay đổi tổ chức

Khi doanh nghiệp tiến hành thay đổi (chuyển đổi số, tái cấu trúc, mở rộng thị trường), truyền thông nội bộ cần cung cấp thông tin chi tiết, giải đáp thắc mắc và hướng dẫn để đảm bảo sự đồng thuận từ phía nhân viên.

Nội dung giải trí và gắn kết

Ngoài công việc, các nội dung mang tính giải trí như cuộc thi, câu đố, hay chia sẻ những khoảnh khắc thú vị trong công ty cũng sẽ góp phần tăng cường sự gắn bó và tạo không khí thoải mái.

4. Quy trình truyền thông nội bộ chuyên nghiệp

Truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự kết nối giữa các bộ phận, xây dựng văn hóa doanh nghiệp và thúc đẩy hiệu quả công việc. Để đạt được điều này, một quy trình truyền thông nội bộ chuyên nghiệp, hiệu quả cần phải được xây dựng và thực hiện bài bản.

Bước 1: Xác định mục tiêu truyền thông

Trước khi bắt tay vào triển khai bất kỳ hoạt động truyền thông nào, doanh nghiệp và người thực hiện cần xác định rõ ràng mục tiêu mà họ muốn đạt được từ việc truyền thông nội bộ. Các mục tiêu này có thể bao gồm:

• Cung cấp thông tin về chiến lược và kế hoạch phát triển của công ty.
• Thúc đẩy sự hợp tác và gắn kết giữa các phòng ban.
• Cập nhật các thay đổi trong quy trình công việc.
• Tăng cường sự tham gia của nhân viên vào các sáng kiến của công ty.

Bước 2: Lựa chọn phương tiện truyền thông phù hợp

Để truyền tải thông điệp một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần phải lựa chọn các phương tiện truyền thông phù hợp với nhu cầu và đặc thù của tổ chức. Một số phương tiện phổ biến bao gồm:

• Email và bản tin điện tử: Thích hợp cho việc thông báo chính thức, cập nhật các thông tin quan trọng.
• Intranet: Mạng nội bộ cho phép chia sẻ tài liệu, thông báo và thông tin cần thiết cho toàn bộ nhân viên.
• Mạng xã hội nội bộ: Slack, Microsoft Teams hay 1Office là những công cụ giúp nhân viên giao tiếp và hợp tác nhanh chóng.
• Sự kiện nội bộ: Các buổi đào tạo, họp mặt, hoặc hoạt động teambuilding giúp tạo không khí giao lưu và tăng cường mối quan hệ.

Bước 3: Xây dựng rõ ràng thông điệp muốn truyền tải

Thông điệp truyền thông cần phải rõ ràng, dễ hiểu và phù hợp với đối tượng mà người triển khai, doanh nghiệp muốn hướng tới. Cần tránh dùng các thuật ngữ chuyên ngành hoặc ngôn ngữ khó hiểu nếu không cần thiết. Các thông điệp nên đảm bảo:

• Đơn giản: Sử dụng ngôn ngữ dễ tiếp cận cho tất cả nhân viên.
• Thực tế: Đảm bảo thông tin là chính xác và có tính khả thi.
• Chân thành: Truyền tải sự quan tâm và cam kết của công ty đối với nhân viên.

Bước 4: Lập kế hoạch và lịch trình truyền thông

Để đảm bảo việc truyền thông diễn ra liên tục và có hiệu quả, bạn sẽ cần lập kế hoạch truyền thông chi tiết. Kế hoạch này sẽ bao gồm một số thông tin cơ bản như:

• Lịch trình truyền thông: Quy định thời gian gửi thông điệp, tần suất các bản tin, sự kiện nội bộ, vv.
• Nội dung cụ thể: Quyết định những chủ đề sẽ truyền tải, cách thức tổ chức và các hoạt động liên quan.
• Đảm bảo tính linh hoạt: Kế hoạch phải đủ linh hoạt để có thể điều chỉnh khi có thay đổi bất ngờ trong công ty hoặc thị trường.

>>> Tham khảo ngay: Hướng dẫn lập kế hoạch truyền thông nội bộ chi tiết

Bước 5: Thực hiện và triển khai kế hoạch

Sau khi xây dựng kế hoạch, bước tiếp theo chính là là triển khai và thực hiện các hoạt động truyền thông theo đúng tiến độ. Lúc này, các công cụ hỗ trợ email, intranet, bảng tin, mạng nội bộ hoặc cuộc họp trực tiếp sẽ được sử dụng để triển khai thông điệp tới toàn bộ nhân viên.

Bước 6: Đánh giá hiệu quả

Đánh giá hiệu quả truyền thông là một bước quan trọng để bộ phận phụ trách xác định các chiến lược, kế hoạch tiếp theo. Các cách thức để đánh giá có thể bao gồm:

• Khảo sát nhân viên: Đo lường mức độ hài lòng của nhân viên đối với thông tin truyền đạt.
• Theo dõi mức độ tham gia: Kiểm tra sự tham gia của nhân viên vào các sự kiện nội bộ hoặc phản hồi trên các nền tảng mạng xã hội nội bộ.
• Phân tích hiệu quả công việc: Xem xét liệu việc truyền thông có góp phần cải thiện hiệu suất công việc và sự gắn kết trong công ty hay không.

Bước 7: Điều chỉnh và Tối ưu

Dựa trên các kết quả đánh giá, doanh nghiệp và tổ chức sẽ cần cải tiến quy trình truyền thông. Điều này có thể bao gồm việc điều chỉnh thông điệp, thay đổi phương tiện truyền thông, hoặc cải tiến tần suất và nội dung để làm tăng hiệu quả hơn trong những lần tiếp theo.

5. Chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả

Thông điệp rõ ràng, dễ hiểu và dễ tiếp cận

Thông điệp truyền thông cần được xây dựng sao cho đơn giản, dễ hiểu, và có tính lan tỏa cao. Việc sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu, tránh các thuật ngữ chuyên ngành sẽ giúp thông điệp đến được tất cả nhân viên trong công ty.

• Thông điệp ngắn gọn: Các thông báo ngắn gọn, súc tích và đi vào trọng tâm sẽ giúp nhân viên dễ dàng tiếp nhận và ghi nhớ.
• Linh hoạt theo đối tượng: Thông điệp cần được cá nhân hóa cho từng đối tượng nhân viên. Ví dụ, các quản lý cần thông điệp khác so với nhân viên ở các bộ phận khác nhau.

Kết hợp đa dạng các kênh truyền thông

Các doanh nghiệp nên kết hợp sử dụng nhiều phương tiện truyền thông khác nhau để đảm bảo rằng thông tin được truyền tải đến mọi nhân viên một cách hiệu quả nhất. Các kênh truyền thông có thể bao gồm:

• Cuộc họp trực tiếp: Những cuộc họp hoặc sự kiện gặp gỡ mặt đối mặt có thể giúp truyền tải thông điệp một cách rõ ràng và tạo cơ hội cho nhân viên đặt câu hỏi, đưa ra ý kiến.
• Mạng xã hội nội bộ và các ứng dụng chat di động: Các công cụ như Slack, Microsoft Teams hoặc 1Office có thể tạo ra một không gian giao tiếp nhanh chóng và hiệu quả. Nhân viên có thể cập nhật thông tin và trao đổi một cách tức thời, nhất là khi làm việc từ xa.
• Video và Podcast: Sử dụng các video thông báo, podcast có thể giúp truyền tải thông điệp một cách sinh động, dễ nhớ và dễ tiếp cận.

Khuyến khích phản hồi và sự tham gia của nhân viên

Truyền thông nội bộ không chỉ là việc truyền tải thông tin từ cấp trên xuống mà còn cần sự tham gia chủ động của nhân viên. Người triển khai và ban lãnh đạo cần lắng nghe, khuyến khích nhân viên tham gia vào quá trình truyền thông sẽ giúp tạo ra một môi trường giao tiếp mở và thân thiện.

• Khảo sát và thăm dò ý kiến: Thực hiện các cuộc khảo sát định kỳ để thu thập ý kiến phản hồi của nhân viên về các chương trình truyền thông nội bộ.
• Diễn đàn và nhóm thảo luận: Các nhóm thảo luận hay diễn đàn trên các nền tảng mạng xã hội nội bộ là nơi để nhân viên chia sẻ ý tưởng và đóng góp xây dựng công ty.
• Khuyến khích sự tham gia trong các sự kiện: Các sự kiện, cuộc họp hoặc chương trình nội bộ cần phải có sự tham gia của tất cả các bộ phận trong công ty để đảm bảo tính gắn kết.

Đào tạo và phát triển kỹ năng truyền thông cho nhân viên

Để có một chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả, việc đào tạo nhân viên về kỹ năng giao tiếp và truyền thông là rất cần thiết. Việc này sẽ giúp nhân viên hiểu rõ hơn về cách thức giao tiếp trong công ty và làm sao để truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả.

• Đào tạo kỹ năng giao tiếp: Các khóa học về kỹ năng giao tiếp trong doanh nghiệp sẽ giúp nhân viên, đặc biệt là các lãnh đạo, cải thiện khả năng truyền tải thông điệp và tương tác với đồng nghiệp.
• Hướng dẫn về công cụ truyền thông: Cung cấp đào tạo về cách sử dụng các công cụ truyền thông nội bộ như phần mềm chat, video conference hoặc hệ thống quản lý công việc.

Đảm bảo sự minh bạch và kịp thời khi truyền thông

Thông tin trong truyền thông nội bộ cần được minh bạch và cập nhật kịp thời để tránh những đồn thổi không có căn cứ, hiểu lầm hay mất lòng tin từ phía nhân viên. Các thông báo cần được đưa ra ngay khi có sự thay đổi hoặc sự kiện quan trọng xảy ra.

• Thông báo kịp thời: Các quyết định quan trọng của công ty như thay đổi chiến lược, thay đổi nhân sự cần phải được thông báo ngay lập tức và rõ ràng.
• Minh bạch trong thông tin: Tránh cung cấp thông tin mơ hồ hoặc thiếu minh bạch, vì điều này có thể dẫn đến sự không hài lòng trong nhân viên.

6. Yêu cầu về kỹ năng và tố chất của một người làm truyền thông nội bộ

Người làm truyền thông nội bộ đóng vai trò rất quan trọng trong việc kết nối các bộ phận, duy trì mối quan hệ tốt giữa lãnh đạo và nhân viên, và thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Để thực hiện tốt nhiệm vụ này, người làm truyền thông nội bộ cần sở hữu một số kỹ năng và tố chất nhất định.

6.1. Kỹ năng cần có của một người làm truyền thông nội bộ

Kỹ năng giao tiếp xuất sắc

Kỹ năng giao tiếp là yếu tố quan trọng nhất đối với người làm truyền thông nội bộ. Họ phải có khả năng truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, dễ hiểu, và hấp dẫn đối với tất cả các đối tượng trong doanh nghiệp.

• Giao tiếp bằng lời: Có khả năng thuyết phục, truyền đạt thông điệp một cách mạch lạc và dễ hiểu trong các cuộc họp, sự kiện, và qua các kênh truyền thông.
• Giao tiếp bằng văn bản: Viết thông báo, email, bản tin hoặc báo cáo một cách rõ ràng, súc tích và dễ tiếp nhận.
• Lắng nghe hiệu quả: Lắng nghe ý kiến và phản hồi của nhân viên, từ đó cải thiện các chiến lược truyền thông và tạo sự gắn kết trong công ty.

Kỹ năng tổ chức và quản lý dự án

Với tính chất thường xuyên phải tổ chức các chiến dịch truyền thông, sự kiện nội bộ hoặc các buổi đào tạo, kỹ năng tổ chức và quản lý dự án đóng vai trò rất quan trọng với một người làm truyền thông nội bộ.

• Lập kế hoạch: Có khả năng lên kế hoạch chi tiết cho các chiến dịch truyền thông và các sự kiện nội bộ, đảm bảo tiến độ và mục tiêu được thực hiện đúng hạn.
• Quản lý thời gian: Cần phải sắp xếp và phân bổ thời gian hợp lý để hoàn thành công việc đúng hạn, đặc biệt khi xử lý nhiều dự án cùng lúc.
• Giải quyết vấn đề: Trong quá trình triển khai, sẽ có những vấn đề phát sinh cần phải giải quyết một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Kỹ năng sáng tạo và đổi mới

Truyền thông nội bộ không chỉ đơn thuần là công việc truyền tải thông tin mà còn cần phải sáng tạo để tạo sự thu hút, hấp dẫn nhân viên. Người làm truyền thông nội bộ cần có khả năng:

• Tạo ra thông điệp hấp dẫn: Sử dụng ngôn từ dễ hiểu, nhưng vẫn tạo sự thú vị và lôi cuốn để người nghe hoặc người đọc tiếp nhận thông điệp hiệu quả.
• Đổi mới và linh hoạt: Không ngừng tìm kiếm và áp dụng các phương thức, công cụ truyền thông mới để nâng cao hiệu quả công việc, từ việc sử dụng video, infographic đến các ứng dụng tương tác.

Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề

Để truyền thông nội bộ có hiệu quả, người làm truyền thông cần có khả năng phân tích thông tin và hiểu rõ tình hình trong tổ chức, doanh nghiệp. Họ cần:

• Phân tích thông tin: Xác định vấn đề hoặc thách thức trong công ty, từ đó tạo ra các giải pháp truyền thông phù hợp.
• Giải quyết khủng hoảng: Trong các tình huống khủng hoảng, người làm truyền thông cần có khả năng giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả để không ảnh hưởng đến tinh thần của nhân viên.

6.2. Tố chất của một nhân viên truyền thông nội bộ

Tố chất đồng cảm

Đồng cảm là một tố chất không thể thiếu để người làm truyền thông nội bộ có thể hiểu và chia sẻ được những cảm xúc, suy nghĩ của nhân viên trong công ty. Điều này giúp họ tạo ra các chiến dịch truyền thông sát thực với nhu cầu của nhân viên và thúc đẩy sự gắn kết trong tổ chức.

Tinh thần làm việc nhóm

Truyền thông nội bộ không thể thành công nếu không có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận và cá nhân trong doanh nghiệp. Người làm truyền thông cần phải có khả năng làm việc nhóm, tạo dựng mối quan hệ tốt với các phòng ban khác và lãnh đạo để đảm bảo thông điệp được truyền tải hiệu quả và thống nhất.

Tính bền bỉ và kiên nhẫn

Trong quá trình làm việc và triển khai, việc có thể gặp phải những khó khăn hoặc sự thiếu hợp tác từ một bộ phận nào đó trong công ty là điều không thể tránh khỏi. Người làm truyền thông cần phải kiên nhẫn, bền bỉ, không nản lòng trước thử thách và vẫn tiếp tục duy trì chiến lược truyền thông cho đến khi đạt được kết quả mong muốn.

Tinh thần trách nhiệm cao

Người làm truyền thông nội bộ cần phải có tinh thần trách nhiệm cao đối với công việc của mình. Họ cần đảm bảo rằng các chiến dịch truyền thông được thực hiện đầy đủ, bài bản, đúng thời gian và mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp.

7. Những nhầm tưởng phổ biến về truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ chỉ là công việc của phòng nhân sự

Nhiều người cho rằng truyền thông nội bộ chỉ là nhiệm vụ của phòng nhân sự hoặc bộ phận truyền thông. Tuy nhiên, trên thực tế, truyền thông nội bộ được coi là một phần của chiến lược doanh nghiệp, và tất cả các phòng ban, đặc biệt là lãnh đạo cấp cao, đều đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai và duy trì các thông điệp nội bộ.

Mỗi bộ phận, từ tài chính đến sản xuất hay marketing, đều cần tham gia vào việc truyền tải, tiếp nhận thông tin và đảm bảo rằng các giá trị cốt lõi của doanh nghiệp được lan tỏa rộng rãi.

Chỉ cần truyền tải thông tin 1 lần

Một sai lầm nữa mà nhiều người thực hiện truyền thông nội bộ thường xuyên gặp phải  là cho rằng chỉ cần truyền tải thông tin một lần là đủ. Trong thực tế, các thông điệp truyền thông nội bộ cần được lặp lại và củng cố nhiều lần để đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều hiểu rõ và ghi nhớ. Điều này giúp tạo dựng sự nhất quán trong thông điệp và làm cho nhân viên cảm thấy thông tin mà họ nhận được thực sự quan trọng.

Truyền thông nội bộ chỉ đơn giản là tổ chức sự kiện, văn nghệ,… cho nhân viên

Một nhầm tưởng phổ biến nữa là truyền thông nội bộ chỉ đơn giản là tổ chức các sự kiện giải trí hay văn nghệ cho nhân viên. Mặc dù việc tổ chức các sự kiện này có thể giúp tạo không khí vui vẻ và gắn kết nhân viên, nhưng đó chỉ là một phần nhỏ trong vai trò tổng thể của truyền thông nội bộ.

Truyền thông nội bộ bài bản, chuyên nghiệp bao gồm việc truyền tải các thông điệp chiến lược, giá trị cốt lõi của công ty, hướng dẫn và giải quyết các vấn đề liên quan đến công việc hàng ngày, cũng như duy trì sự giao tiếp hiệu quả giữa lãnh đạo và nhân viên. Truyền thông nội bộ không chỉ dừng lại ở các hoạt động giải trí mà còn phải đóng vai trò trong việc xây dựng văn hóa công ty và nâng cao hiệu quả làm việc của đội ngũ.

Truyền thông nội bộ là nhiệm vụ, không phải chiến lược

Cuối cùng, một số công ty coi truyền thông nội bộ là nhiệm vụ phụ, không quan trọng bằng các chiến lược khác của công ty. Tuy nhiên, truyền thông nội bộ đóng vai trò không thể thiếu trong việc xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp, tăng cường sự gắn kết, và thúc đẩy hiệu quả công việc. Nó nên được coi là một phần quan trọng trong chiến lược tổng thể của doanh nghiệp, không chỉ là một công việc hỗ trợ.

Truyền thông nội bộ chỉ quan trọng khi có khủng hoảng hoặc để thông báo chính sách mới

Nhiều người chỉ nhận thấy tầm quan trọng của truyền thông nội bộ khi xảy ra khủng hoảng hoặc sự cố lớn trong công ty. Tuy nhiên, truyền thông nội bộ không chỉ dành cho những tình huống khẩn cấp mà phải là một phần liên tục, cần duy trì  trong chiến lược của doanh nghiệp.

Việc duy trì truyền thông nội bộ đều đặn giúp tăng cường sự gắn kết của nhân viên, cải thiện sự hiểu biết về mục tiêu và giá trị của công ty, và ngăn ngừa những hiểu lầm hay mâu thuẫn có thể xảy ra trong quá trình làm việc.

Không cần phải đo lường hiệu quả của truyền thông nội bộ

Một nhầm tưởng nữa rất phổ biến đó chính là không cần phải đo lường hiệu quả của các chiến dịch truyền thông nội bộ. Tuy nhiên, việc đánh giá và đo lường hiệu quả của truyền thông nội bộ là rất quan trọng để có thể cải thiện chiến lược và điều chỉnh kịp thời.

Các chỉ số như mức độ tham gia của nhân viên, sự hiểu biết và phản hồi của họ về các chiến dịch truyền thông, hay mức độ gắn kết trong công ty có thể giúp doanh nghiệp và bộ phận triển khai nhận diện được những điểm mạnh và điểm yếu của chương trình truyền thông của mình.

8. Xu hướng truyền thông nội bộ hiện đại

Truyền thông nội bộ hiện đại không chỉ giới hạn trong việc truyền tải thông tin một chiều mà đã trở thành một công cụ chiến lược, giúp tăng cường sự kết nối và hiệu quả công việc trong doanh nghiệp.

Truyền thông số hóa (Digital Internal Communication)

Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, truyền thông nội bộ đã chuyển mình sang hình thức số hóa. Các nền tảng và công cụ số như email, ứng dụng di động, hệ thống mạng nội bộ, và các phần mềm quản lý công việc (như 1Office) đang trở thành phương tiện chính để doanh nghiệp duy trì giao tiếp nội bộ.

Truyền thông số hóa giúp doanh nghiệp dễ dàng truyền tải thông tin đến mọi nhân viên, bất kể vị trí địa lý, và giúp tiết kiệm thời gian, chi phí. Nó còn cho phép lưu trữ và quản lý các tài liệu và thông điệp quan trọng, mang lại tính minh bạch và dễ dàng truy cập cho nhân viên.

Gamification trong truyền thông nội bộ

Gamification hay trò chơi hóa là một xu hướng mới trong truyền thông nội bộ, giúp biến những thông điệp và chiến lược truyền thông trở nên thú vị và hấp dẫn hơn. Thay vì chỉ gửi thông tin một cách khô khan, doanh nghiệp có thể áp dụng các yếu tố của trò chơi, như điểm thưởng, bảng xếp hạng, hoặc thử thách, để tạo động lực cho nhân viên tham gia và tương tác.

Gamification giúp tạo ra sự gắn kết mạnh mẽ hơn giữa các nhân viên, khuyến khích họ tham gia vào các hoạt động của công ty và cải thiện hiệu quả công việc. Nó đặc biệt hiệu quả trong việc thúc đẩy sự sáng tạo và cải thiện tinh thần đội nhóm.

Truyền thông qua mạng nội bộ

Mạng xã hội nội bộ đã trở thành một công cụ mạnh mẽ để thúc đẩy giao tiếp và kết nối trong doanh nghiệp. Các nền tảng như 1Office, Slack, Microsoft Teams,… cho phép nhân viên chia sẻ thông tin, thảo luận và hợp tác trong thời gian thực.

Những mạng xã hội này tạo ra một không gian cởi mở, nơi nhân viên có thể trao đổi ý tưởng, thảo luận về các vấn đề công việc, và nhận phản hồi nhanh chóng từ đồng nghiệp và cấp trên. Truyền thông qua mạng xã hội nội bộ giúp tăng cường sự minh bạch trong công việc và cải thiện sự gắn kết giữa các bộ phận.

Video và podcast nội bộ

Video và podcast đang ngày càng trở thành công cụ quan trọng trong truyền thông nội bộ. Các video thông báo, video đào tạo, hoặc video chia sẻ từ lãnh đạo giúp truyền tải thông tin một cách sinh động, dễ nhớ và dễ hiểu hơn.

Podcast, với hình thức nghe tiện lợi, cũng đang trở nên phổ biến, đặc biệt trong việc chia sẻ các câu chuyện, chia sẻ kiến thức, hoặc phỏng vấn các chuyên gia trong doanh nghiệp. Video và podcast mang lại sự linh hoạt, cho phép nhân viên có thể tiếp nhận thông tin khi nào và ở đâu họ muốn, đồng thời tạo sự kết nối trực tiếp hơn với lãnh đạo và đồng nghiệp.

9. Tạm kết

Các xu hướng truyền thông nội bộ hiện đại đang ngày càng thay đổi và định hình cách thức giao tiếp mới trong doanh nghiệp. Việc áp dụng những công nghệ và phương tiện truyền thông mới giúp doanh nghiệp tăng cường sự kết nối, tối ưu hóa hiệu quả công việc, và xây dựng một môi trường làm việc cởi mở, sáng tạo và đầy năng động. Doanh nghiệp và người triển khai cần linh hoạt và sáng tạo trong việc triển khai các phương pháp này để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nhân viên và tạo dựng một văn hóa nội bộ mạnh mẽ.