Advance
Phân hệ cung cấp bộ công cụ cho việc cấu hình quy trình tự động hóa doanh nghiệp.
18/01/2021 02:01:42

Truyền thông nội bộ là gì? Bí quyết xây dựng truyền thông nội bộ hiệu quả!

Truyền thông nội bộ là hoạt động vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp, giúp kéo gần khoảng cách giữa ban lãnh đạo và nhân viên. Vậy làm thế nào để xây dựng truyền thông nội bộ hiệu quả? Hãy cùng 1Office tham khảo qua bài viết sau!

I. Truyền thông nội bộ là gì?

1. Khái niệm truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ (TTNB) hay còn được biết với tên gọi khác bằng tiếng anh là Internal communications là hoạt động xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong cùng công ty.

Thông tin trong TTNB thể hiện tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp, nhằm gắn kết nhân viên, xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt giữa các thành viên, phát triển văn hóa doanh nghiệp.

truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ (TTNB) hay còn được biết với tên gọi khác bằng tiếng anh là Internal communications

Nếu hoạt động truyền thông không đạt hiệu quả thì nhân viên sẽ không ý thức được vai trò, tầm quan trọng của việc đóng góp sức lực cho sự phát triển của doanh nghiệp. Do đó, việc công khai và thực hiện các mục tiêu chung, tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp ở phương diện nội bộ là điều vô cùng cần thiết.

Đọc thêm: Văn hóa doanh nghiệp bị ảnh hưởng bởi các yếu tố nào?

2. Tầm quan trọng của truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp

2.1 Tạo dựng và phát triển hình ảnh của doanh nghiệp

Mỗi thành viên trong doanh nghiệp chính là một hình ảnh thu nhỏ của doanh nghiệp đó. Bởi vậy, các thành viên trong doanh nghiệp phải cùng chung tay và ý thức được tầm quan trọng của mình trong việc góp phần xây dựng phát triển hình ảnh của doanh nghiệp.

Nhà lãnh đạo cần quan tâm sử dụng sức mạnh tiềm ẩn của bản tin nội bộ trong việc phát triển văn hóa và xây dựng hình ảnh của doanh nghiệp.

Mỗi thành viên trong doanh nghiệp chính là một hình ảnh thu nhỏ của doanh nghiệp đó

Những bản tin nội bộ có thể được phát hành hàng tháng để nhân viên cũng như các đối tượng khách hàng hay đối tác có thể làm được dưới mọi hình thức của bản tin điện tử. Thông qua các bản tin nội bộ, các doanh nghiệp có thể dễ dàng thiết lập những kênh thông tin tập trung và chuyên nghiệp nhất.

Khi đọc bản tin nội bộ của một doanh nghiệp, khách hàng sẽ thấy được mọi vấn đề trong văn hóa của doanh nghiệp đó như thế nào. Chính vì vậy, việc tạo dựng và duy trì hoạt động TTNB trong doanh nghiệp là điều hết sức quan trọng cần được quan tâm.

Đọc thêm: 9 sai lầm trong văn hóa doanh nghiệp có thể “ăn mòn” công ty từ bên trong

2.2 Củng cố tầm nhìn cho nhân viên và các giá trị, văn hóa doanh nghiệp

Theo nhiều cách, vai trò chính của TTNB là giúp làm cho văn hóa công ty của bạn trở nên rõ ràng. TTNB giữ vai trò củng cố tầm nhìn cùng các giá trị, văn hóa của doanh nghiệp cho nhân viên, để nhân viên hiểu được và có thể truyền tải nó ở ngay trong nội bộ cũng như bên ngoài.

Bên cạnh đó, TTNB còn tạo sự kết nối giữa cấp trên và cấp dưới và mối quan hệ nội bộ nhân viên trong công ty, doanh nghiệp.

2.3 Thông tin được minh bạch và đa chiều

Truyền thông nội bộ mang ý nghĩa là thông tin cho các thành viên trong tập thể về các hoạt động, sự kiện, các thay đổi về chính sách hay thay đổi số lượng nhân viên và cập nhật về tình hình của doanh nghiệp,…

truyền thông nội bộ

Thông tin cần minh bạch và đa chiều khi truyền thông nội bộ

Thông qua các hoạt động TTNB, mọi thông tin đều được trao đổi minh bạch, rõ ràng, đầy đủ, giúp các nhân viên nắm rõ mục tiêu và nhiệm vụ của mình. Từ đó, các phòng ban sẽ phối hợp nhịp nhàng hơn, giảm bớt tình trạng chồng chéo công việc và tránh những mâu thuẫn nội bộ không đáng có.

Ngoài ra, đây cũng là cơ hội để lan tỏa thông tin, gắn kết các bộ phận, thúc đẩy phát triển những giá trị tích cực, tốt đẹp.

Đọc thêm: Văn hóa doanh nghiệp giúp tăng doanh thu 200% – “Mơ” hay thật?

2.4 Nâng cao tinh thần đoàn kết trong tập thể

Tinh đoàn kết luôn là yếu tố quan trọng trong một tập thể, yếu tố này góp phần tạo nên sức mạnh doanh nghiệp. Khi tất cả mọi nhân viên cùng đồng lòng hợp sức sẽ tạo ra một nguồn năng lượng làm việc lớn nhất và đạt hiệu quả cao nhất.

Xây dựng tinh thần đoàn kết nội bộ trong tập thể là một nhu cầu cấp thiết đối với mọi loại hình, mọi quy mô hay tính chất của bất cứ một tập thể nào.

Hoạt động TTNB chính là cách để tạo ra sợi dây gắn kết các nhân viên, phòng ban với nhau, để mọi người cùng nhận thức được mục tiêu chung.

2.5 Thu hút nhân tài và giữ chân nhân viên

Thực hiện tốt hoạt động truyền thông nội bộ sẽ khiến các thành viên yêu thích môi trường làm việc của mình hơn. Điều đó khiến cho họ cảm thấy được tôn trọng và quan tâm đến.

Thực hiện tốt hoạt động truyền thông nội bộ sẽ khiến các thành viên yêu thích môi trường làm việc của mình hơn

Bên cạnh việc truyền thông nội bộ, những văn hóa nội bộ cũng là một trong những yếu tố giữ chân nhân viên giỏi và thu hút nhân tài.

Đọc thêm: Yếu tố văn hóa doanh nghiệp tích cực và vững chắc: 8 điều cần biết

II. Bí quyết xây dựng truyền thông nội bộ hiệu quả

1. Cởi mở và minh bạch

Dù cho bạn làm trong một tổ chức nhỏ hay lớn thì việc cởi mở và minh bạch với những gì diễn ra ở công ty là yếu tố cốt lõi nếu muốn cải thiện hiệu quả truyền thông nội bộ trong công ty.

Cởi mở và minh bạch sẽ tạo điều kiện cho sự tin tưởng, tránh những tin đồn thất thiệt và xóa bỏ sự nghi ngờ giữa các nhân viên với nhau.

Đặc biệt là đối với những startup, nơi đội nhóm nhỏ và phát triển nhanh, việc minh bạch thông tin là rất quan trọng giúp cho doanh nghiệp của bạn tiến lên.

2. Chọn đúng phương pháp truyền thông

Nếu phần lớn nhân sự là người chủ động trong công việc, doanh nghiệp bạn có thể sử dụng hình thức cổng tin tức để xây dựng truyền thông nội bộ.

Ngoài ra, nếu nhân sự của bạn phần lớn thuộc tuýp người năng động, thì các hoạt động team building, tiệc tùng… sẽ là lựa chọn lý tưởng khi xây dựng truyền thông nội bộ.

3. Khẳng định vai trò của nhân viên trong công ty

Truyền thông nội bộ tác động trực tiếp đến đội ngũ nhân sự trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, truyền thông nội bộ có hiệu quả khi có sự tương tác, giao tiếp hai chiều giữa đội ngũ nhân viên và lãnh đạo.

Chính vì vậy, chìa khóa giúp doanh nghiệp cải thiện sự gắn bó, hiệu quả công việc…chính là để nhân viên hiểu rõ vai trò của họ trong các hoạt động chung.

truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ tác động trực tiếp đến đội ngũ nhân sự trong doanh nghiệp

Khi nhân viên được nghe về mục tiêu, chiến lược và mục tiêu của công ty từ nhà quản lý, thì nhà quản lý cũng nên lắng nghe nhân viên để hiểu rõ hơn xem công ty hoạt động thế nào và cần cải thiện điều gì, ở tất cả các cấp.

Bằng cách này, nhân viên sẽ  tích cực đóng góp ý kiến với lãnh đạo, sẵn sàng đưa ra quan điểm cá nhân và cùng chung sức cho hoạt động chung của doanh nghiệp.

Từ đó, lãnh đạo hiểu được mong muốn, nguyện vọng của nhân viên, đồng thời nhân viên cũng hiểu được sự quan tâm của lãnh đạo để tạo nên sản phẩm chất lượng.

Đọc thêm: Giữ văn hóa doanh nghiệp “sống mãi” qua 5 bước đơn giản

4. Xây dựng văn hóa gắn kết

Văn hóa gắn kết khiến cho nhân viên tin tưởng vào công ty, vào đội ngũ lãnh đạo và sẵn sàng cống hiến với hi vọng công ty thành công nhất có thể.

Do đó, việc doanh nghiệp gắn kết nhân viên thành công sẽ giúp doanh nghiệp tăng năng suất lao động, doanh thu cũng như ảnh hưởng tích cực đến hình ảnh thương hiệu, giúp khách hàng có thiện cảm tốt đẹp về công ty.

Xây dựng văn hóa gắn kết tại doanh nghiệp

Để nhân viên trong công ty gắn kết với nhau thì trước hết văn hoá nội bộ của công ty ấy sẽ luôn thân thiện, chào hỏi vui vẻ khi gặp nhau; không gian làm việc thoải mái, cho phép nhân viên dễ dàng trao đổi, bàn bạc công việc thay vì chia thành từng không gian riêng tư từng người.

Tùy thuộc vào công việc của bạn và quy mô công ty sẽ có các phương pháp truyền thông khác nhau.

5. Xây dựng thông điệp chính và kênh truyền thông

Việc xây dựng thông điệp và xác định các kênh truyền thông nội bộ sẽ giúp chiến dịch đạt hiệu quả nhanh chóng hơn.

Mỗi một kế hoạch truyền thông đều cần phải có thông điệp, dù nó có là truyền thông nội bộ đi chăng nữa. Đây chính là yếu tố quyết định khiến người tiếp nhận có nhớ đến chiến dịch của bạn hay không.

truyền thông nội bộ

Xây dựng thông điệp chính và kênh truyền thông

Dù cho đối tượng là tất cả nhân viên trong công ty hay chỉ cho một nhóm người, bạn hãy tối ưu hóa nó bằng cách đưa ra thông điệp ngắn gọn, rõ ràng và dễ nhớ.

Bên cạnh đó, kênh truyền thông là công cụ hữu hiệu nhất giúp duy trì thông tin cũng như kết nối giữa ban lãnh đạo, quản lý với nhân viên.

Mục tiêu của các kênh truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp đó chính là nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin của nhân viên, tạo sự tương tác và gắn kết nhân sự trong công ty nhanh chóng.

Đọc thêm: Văn hóa doanh nghiệp là “linh hồn” của doanh nghiệp – Đúng hay Sai?

 

III. 1Office – Kênh truyền thông nội bộ hiệu quả cho doanh nghiệp

Truyền thông nội bộ đóng vai trò lớn vào quá trình xây dựng, phát triển và khẳng định giá trị thương hiệu của doanh nghiệp.

Thấu hiểu khó khăn của các doanh nghiệp trong thời kỳ chuyển đổi số, 1Office mang đến giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp gồm bộ công cụ số hóa cung cấp kênh truyền thông, giao tiếp nội bộ để thúc đẩy, phát triển văn hóa doanh nghiệp, gắn kết và truyền cảm hứng cho nhân viên.

1Office mang đến giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp gồm bộ công cụ số hóa cung cấp kênh truyền thông, giao tiếp nội bộ

Với phân hệ Workplace, bảng tin là nơi lưu trữ tất cả thông tin nội bộ hay bài viết của thành viên trong công ty, người dùng có thể xem lại bất cứ lúc nào.

Người dùng có thể ghim thông báo quan trọng ở đầu trang. Nội dung hiển thị sẽ được ưu tiên theo mức độ quan trọng mà người dùng điều chỉnh.

Bên cạnh đó, mạng nội bộ doanh nghiệp cho phép người dùng có thể dễ dàng kết nối với đồng nghiệp cũng như tương tác với nhau trong phần bình luận như thả icon, nhắc tên hay đính kèm file vào bình luận của mình.

Mạng nội bộ doanh nghiệp cho phép người dùng có thể dễ dàng kết nối với đồng nghiệp

Với 1Office, các thông báo quan trọng được truyền đạt tới nhân viên một cách nhanh nhất, giúp tiết kiệm thời gian hiệu quả. Phần mềm sẽ lưu trữ và phân loại thông báo dưới dạng: Duyệt đơn từ, Công việc, Thông báo chung để người dùng tìm kiếm dễ dàng.

truyền thông nội bộ

Với 1Office, các thông báo quan trọng được truyền đạt tới nhân viên một cách nhanh nhất

Ngoài ra, ưu điểm vượt trội của 1Office so với các phần mềm quản trị độc lập khác là chức năng đóng khóa tài khoản khi nhân sự nghỉ việc, hệ thống tự động đóng tài khoản của nhân sự đó, tránh việc nhân sự nghỉ rồi mà vẫn ở trong mạng nội bộ công ty.

Bên cạnh đó, ưu điểm tiếp theo đó là nhân viên có thể tự xem được các thông tin cá nhân như: Hồ sơ, bảng chấm công, bảng lương, bảo hiểm…bất kể lúc nào mà không cần làm phiền HR. Hơn nữa, nhân viên kinh doanh có thể trực tiếp theo dõi được doanh số thực tế của mình mà không cần phiền đến quản lý.

Nhân viên cũng có thể xem cấu trúc phòng ban, thông tin cơ bản của đồng nghiệp để dễ dàng trao đổi phục vụ cho công việc.

Người dùng có thể tạo Nhóm làm việc theo phòng ban hoặc theo công việc ngay trên hệ thống. Những người tham gia vào Nhóm có thể trao đổi, thảo luận công việc ngay trong phần bình luận. Đặc biệt là chỉ những người trong Nhóm mới có thể xem được thông tin, bình luận và các tài liệu đi kèm của nhóm.

Người dùng có thể tạo Nhóm làm việc theo phòng ban hoặc theo công việc ngay trên hệ thống

Bất kỳ ai trong doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng sử dụng phần mềm 1Office.

Chỉ với những thao tác đơn giản và không quá khó để hiểu, cấp trên và nhân viên có thể tương tác với nhau, thoải mái thảo luận, chia sẻ mọi điều qua mạng nội bộ, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.

Đặc biệt, 1Office đã được Bộ Thông tin và Truyền thông lựa chọn là nền tảng tiên phong trong chương trình chuyển đổi số quốc gia, là giải pháp mang lại hiệu quả bền vững cho các doanh nghiệp.

1Office hy vọng bài viết này đã giúp bạn có thêm thông tin tham khảo để ứng dụng vào các công việc trong tương lai!

Ngoài ra, nếu bạn đang gặp khó khăn trong công tác quản lý doanh nghiệp, hãy đăng ký nhận tư vấn miễn phí tại 1office.vn, 1Office sẽ hỗ trợ bạn giải quyết khó khăn một cách nhanh chóng!

Đọc thêm:

Số hóa toàn bộ quy trình – Giải pháp vận hành tối ưu cho doanh nghiệp

6 bài học trong văn hóa doanh nghiệp Nhật mà người Việt nên áp dụng

14 nguyên tắc vàng trong quản trị doanh nghiệp của Henri Fayol

Các bài viết mới nhất

Tags

Bài viết liên quan

Hãy Để 1Office - Nền tảng Quản Trị Tổng Thể doanh nghiệp đồng hành cùng bạn

×

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN 1OFFICE

Trải nghiệm để khám phá những tính năng tuyệt vời 1Office mang lại

ĐĂNG KÝ TRỞ THÀNH PARTNER CỦA 1OFFICE

Tham gia cùng chúng tôi vào quá trình chuyển đổi số.


Hotline: 083 483 8888