UDC x 1Office: Lời giải cho bài toán chuẩn hóa dòng chảy vận hành tại Doanh nghiệp hạ tầng đô thị 1.000+ nhân sự

Với bề dày hơn 45 năm hoạt động và quy mô nhân sự vượt mức 1.000 người, Công ty TNHH MTV Thoát nước Đô thị TP. HCM (UDC) đứng trước bài toán lớn về tối ưu luồng công việc liên phòng ban. Mới đây, UDC đã chính thức bắt tay cùng 1Office khởi động dự án Văn phòng số, hướng tới mục tiêu thiết lập một “dòng chảy vận hành” xuyên suốt, minh bạch và ứng dụng sâu công nghệ No-code, AI vào quản trị.

Bối cảnh: Khi quy mô lớn trở thành rào cản luân chuyển thông tin

Công ty TNHH MTV Thoát nước Đô thị TP. HCM (UDC) là một doanh nghiệp nhà nước đóng vai trò rường cột trong công tác quản lý, vận hành, duy tu hệ thống thoát nước và xử lý nước thải của toàn thành phố.

Sau hơn 4 thập kỷ phát triển, UDC sở hữu một bộ máy đồ sộ với hơn 1.000 cán bộ nhân viên, trải dài từ khối văn phòng đến lực lượng vận hành trực tiếp tại các hiện trường, chi nhánh. Tuy nhiên, đi cùng với sự lớn mạnh về quy mô là những “điểm nghẽn” tất yếu trong quản trị vận hành mang tính đặc thù:

• Độ trễ trong luân chuyển hồ sơ: Với quy trình nhiều cấp bậc, việc khởi tạo văn bản, trình ký và phê duyệt thủ công tiêu tốn rất nhiều thời gian chờ đợi.
• Giao tiếp và quản lý phân tán: Sự thiếu đồng bộ giữa các phòng ban, đơn vị trực thuộc khiến việc giao việc, báo cáo tiến độ gặp khó khăn. Lãnh đạo khó có cái nhìn toàn cảnh (real-time) về bức tranh hiệu suất.
• Đặc thù ngành khắt khe: Mọi quy trình từ duyệt chi, giao việc đến báo cáo hiện trường đều đòi hỏi tính minh bạch tuyệt đối nhưng vẫn phải đảm bảo sự linh hoạt để không làm gián đoạn công tác đô thị.

UDC nhận ra rằng, để bước sang giai đoạn phát triển mới, họ không thể chỉ “số hóa” rời rạc từng nghiệp vụ. Thứ doanh nghiệp cần là một nền tảng hợp nhất để chuẩn hóa lại toàn bộ cách thức vận hành.

Thiết lập “Dòng chảy vận hành” cùng Văn phòng số 1Office

Sau quá trình nghiên cứu kỹ lưỡng, UDC đã lựa chọn đồng hành cùng 1Office để giải quyết triệt để bài toán nội tại. Dự án không đơn thuần là áp dụng phần mềm, mà là một cuộc “đại phẫu” quy trình, thiết lập một dòng chảy vận hành xuyên suốt dựa trên nền tảng Văn phòng số (Digital Office).

Giải pháp từ 1Office giải quyết trực diện các bài toán của UDC thông qua 3 trụ cột công nghệ:

• Số hóa toàn diện luồng Trình ký & Giao việc: Toàn bộ vòng đời của một quy trình – từ lúc khởi tạo văn bản, phân luồng trình ký, phê duyệt điện tử đến lúc giao việc và theo dõi tiến độ – đều được thực hiện trên một hệ thống duy nhất. Hồ sơ luân chuyển không điểm nghẽn, loại bỏ hoàn toàn sự phụ thuộc vào giấy tờ thủ công.
• Kiến trúc No-code linh hoạt: 1Office thấu hiểu rằng mỗi doanh nghiệp hạ tầng có một DNA vận hành riêng. Với nền tảng No-code, UDC có thể tự do định hình, điều chỉnh và thiết kế các quy trình phức tạp sát với thực tế doanh nghiệp nhất, mà không cần phụ thuộc vào đội ngũ kỹ thuật phần mềm.
• Tích hợp năng lực AI thông minh: Hệ thống hỗ trợ phân tích luồng công việc, tự động cảnh báo độ trễ tại từng điểm nút phê duyệt, giúp ban lãnh đạo UDC ra quyết định nhanh chóng và tối ưu hóa hiệu suất làm việc của 1.000+ nhân sự.

Lễ Kick-off: Bước chạy đà cho nền tảng quản trị tương lai

Sự phối hợp nhịp nhàng giữa Ban dự án 1Office và đội ngũ lãnh đạo, cán bộ UDC trong buổi lễ Kick-off vừa qua đã đánh dấu mốc quan trọng, chính thức đưa hệ thống bước vào giai đoạn thực chiến.

Quá trình triển khai được thiết kế bám sát đặc thù quản trị của một doanh nghiệp nhà nước lĩnh vực hạ tầng, đảm bảo tiêu chí: Khảo sát sâu – Cấu hình chuẩn – Đào tạo thực tế – Vận hành liên tục.

Kỳ vọng lớn nhất của dự án UDC x 1Office là tạo ra một môi trường làm việc:

✔️ Minh bạch hóa 100%: Mọi điểm chạm hồ sơ đều được lưu vết, quản lý tập trung.

✔️ Xóa bỏ “Silo” phòng ban: Phê duyệt diễn ra liền mạch, thông tin xuyên suốt từ khối văn phòng xuống hiện trường.

✔️ Tối ưu nguồn lực: Giải phóng nhân sự khỏi các tác vụ giấy tờ lặp lại, tập trung vào chuyên môn sâu.

Lời kết

Câu chuyện của UDC là minh chứng rõ nét cho thấy: Ngay cả những doanh nghiệp nhà nước có quy mô hàng ngàn nhân sự, bộ máy phức tạp vẫn hoàn toàn có thể “lột xác” vận hành nếu chọn đúng nền tảng công nghệ linh hoạt và toàn diện.1Office tự hào là người bạn đồng hành giúp UDC và các doanh nghiệp hạ tầng bứt phá trong kỷ nguyên số.