5W1H là gì? Ứng dụng kỹ thuật 5W1H trong quản trị doanh nghiệp

Trong quản trị doanh nghiệp, việc thu thập thông tin và đưa ra quyết định là một phần không thể thiếu. Tuy nhiên, để có được thông tin chính xác và hiệu quả, chúng ta cần phải có một công cụ hữu ích giúp thu thập thông tin một cách có hệ thống. Đó chính là 5W1H – mô hình được sử dụng để đặt câu hỏi và thu thập thông tin. Vậy 5W1H là gì? Hãy cùng 1Office tìm hiểu về mô hình này và tính ứng dụng của nó trong bài viết dưới đây.

1. 5W1H là gì?

Mô hình 5W1H là một phương pháp đặt câu hỏi và giải quyết vấn đề từ nhiều góc độ khác nhau, giúp xem xét ý tưởng và vấn đề một cách toàn diện. Mô hình này hỗ trợ phân tích vấn đề ở mức độ bao quát và tìm ra nguyên nhân cốt lõi. 

5W1H là viết tắt của các câu hỏi: What (Cái gì), When (Khi nào), Where (Ở đâu), Who (Ai), Why (Tại sao) và How (Như thế nào).

Mô hình 5W1H đã trở thành một công cụ quan trọng cho các nhà quản lý và giám đốc trong việc lập kế hoạch kinh doanh và tiếp thị chính xác. Ngoài ra, nó còn được sử dụng rộng rãi trong quản lý dự án để đảm bảo rằng tất cả các yếu tố cần thiết đều được xem xét trước khi thực hiện.

2. 6 Yếu tố cấu thành mô hình 5W1H là gì?

Các yếu tố có trong phương pháp 5W1H cho phép nhà quản lý phân tích toàn diện tình huống và phát hiện các vấn đề ẩn sâu, từ đó có những giải pháp giải quyết triệt để vấn đề. Vậy, những yếu tố đó gồm những gì? 

2.1 What – Cái gì?

Yếu tố “What” đề cập đến việc xác định thông tin cơ bản về sự kiện, vấn đề hoặc tình huống cụ thể mà người khác đang quan tâm. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc xác định và mô tả rõ ràng vấn đề cần được giải quyết hoặc tình huống cần được hiểu rõ hơn. 

Ý nghĩa của yếu tố “What” trong mô hình 5W1H có thể bao gồm:

• Xác định mục tiêu, nhiệm vụ cần thực hiện.
• Xác định những công việc cần ưu tiên
• Lên kế hoạch và thực hiện hiệu quả hơn.

2.2 Why – Tại sao?

Yếu tố “Why” trong mô hình 5W1H là “Tại sao”, giải thích nguyên nhân dẫn đến vấn đề hoặc động cơ đằng sau việc thực hiện một kế hoạch hay tung ra một sản phẩm. Đây là yếu tố quan trọng nhất trong mô hình 5W1H, vì nó giúp xác định mục tiêu, mục đích của kế hoạch và đánh giá liệu kế hoạch đó có nên được thực hiện hay không.

Cụ thể, yếu tố “Why” trả lời cho các câu hỏi sau:

• Tại sao cần phải thực hiện kế hoạch này?
• Vì sao cần sử dụng sản phẩm/thiết bị này? 
• Tại sao vấn đề này cần được ưu tiên giải quyết ngay tức thì?

2.3 Who – Ai?

“Who” (là ai) bao gồm tất cả các cá nhân hoặc nhóm có liên quan và bị ảnh hưởng bởi vấn đề, kế hoạch hoặc sản phẩm. Đây có thể là những người thực hiện, nhà đầu tư hoặc người sử dụng (khách hàng). Để kinh doanh thành công, điều quan trọng là phải phân biệt rõ ràng giữa khách hàng và người sử dụng, đồng thời thấu hiểu đối tượng mà mình đang bán sản phẩm hoặc dịch vụ.

Yếu tố này trong mô hình 5W1H giúp xác định số lượng và quản lý công việc của từng người tham gia. Các câu hỏi thường được sử dụng để xác định “Who” bao gồm:

• Người sẽ chịu trách nhiệm là ai?
• Ai phát hiện ra vấn đề?
• Khi có vấn đề phát sinh, cần liên hệ với ai?
• Khách hàng mục tiêu của sản phẩm/dịch vụ này là đối tượng nào?

2.4 When – Khi nào?

Yếu tố “When” (khi nào) xác định thời điểm phù hợp để thực hiện kế hoạch của nhà quản trị. Nó bao gồm thời gian phát hành sản phẩm, thời điểm khởi động chiến dịch marketing và tần suất thực hiện các hoạt động. Mốc thời gian cần được xác định chính xác, cụ thể và khả thi.

Để xác định yếu tố “When”, có thể trả lời những câu hỏi sau đây:

• Sẽ mất bao lâu để Kế hoạch/dự án/chiến dịch này hoàn thành?
• Thời gian triển khai dự án bắt đầu khi nào?
• Cần bao lâu để một giai đoạn trong dự án hoàn thành?
• Tong khoảng thời gian nào dễ phát sinh vấn đề?

2.5 Where – Ở đâu?

Yếu tố “Where” (ở đâu) xác định địa điểm diễn ra dự án hoặc chiến dịch. Địa điểm là yếu tố quyết định khả năng tiếp cận khách hàng và thành công trong việc bày bán sản phẩm. Sau khi xác định sản phẩm và đối tượng khách hàng, cần thông báo cho khách hàng biết vị trí mua sản phẩm.

Để xác định yếu tố “Where”, có thể trả lời các câu hỏi sau:

• Vấn đề xảy ra ở địa điểm nào?
• Sản phẩm có nguồn gốc từ đâu?
• Khách hàng mục tiêu sinh sống ở khu vực nào?
• Sự kiện sẽ được tổ chức ở đâu?

2.6 How – Làm thế nào?

Yếu tố “How” trong mô hình 5W1H là câu hỏi “Làm thế nào?”, nhằm trả lời cho các câu hỏi về phương pháp, cách thức, quy trình, công cụ, kỹ thuật,… để thực hiện một công việc, dự án hay giải quyết một vấn đề.

Yếu tố “How” giúp chúng ta xác định cách thức triển khai công việc một cách hiệu quả và tối ưu. Cụ thể, yếu tố “How” sẽ trả lời các câu hỏi sau:

• Làm thế nào để đạt được mục tiêu?
• Làm thế nào để thực hiện các công việc cụ thể?
• Làm thế nào để sử dụng các nguồn lực một cách hiệu quả?
• Làm thế nào để kiểm soát và đánh giá tiến độ?

3. Ưu điểm của mô hình 5W1H là gì?

3.1 Phân tích, đào sâu vấn đề

Mô hình 5W1H giúp phân tích và tách rời vấn đề một cách chi tiết từ nhiều khía cạnh. Bằng cách trả lời các câu hỏi trong mô hình, bạn có thể thu thập thông tin quan trọng và hiểu rõ hơn về các khía cạnh khác nhau của vấn đề, từ đó đưa ra quyết định và giải quyết vấn đề một cách toàn diện hơn.

3.2 Đưa ra các giải pháp hiệu quả hơn

Bằng cách trả lời các câu hỏi liên quan đến người, vấn đề, thời gian, địa điểm, lý do và cách thức, mô hình này tăng cường sự hiểu biết và khám phá chi tiết về một tình huống cụ thể. Nó giúp bạn suy nghĩ logic và hệ thống hóa thông tin, phân tích tình huống phức tạp thành các phần nhỏ hơn để tìm ra các giải pháp cụ thể và đưa ra quyết định hiệu quả.

3.3 Tối ưu hóa quá trình ra quyết định

Mô hình đặt ra 6 câu hỏi cơ bản: Who (Ai), What (Gì), When (Khi nào), Where (Ở đâu), Why (Tại sao), và How (Làm thế nào). Bằng cách trả lời các câu hỏi này, bạn có thể có cái nhìn toàn diện về vấn đề và thu thập thông tin cần thiết để đưa ra quyết định. Để tối ưu hóa quá trình ra quyết định, có thể kết hợp mô hình 5W1H với các công cụ và phương pháp khác như phân tích SWOT, thu thập dữ liệu, đánh giá rủi ro và sử dụng khả năng phán đoán logic.

3.4 Cải thiện hiệu quả công việc

Mô hình 5W1H giúp tạo ra một khung thông tin rõ ràng và nhất quán cho cả nhóm làm việc. Bằng cách đặt ra các câu hỏi cụ thể, mọi người có thể hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mình trong một dự án, loại bỏ sự mơ hồ và tập trung vào những gì quan trọng nhất.

3.5 Giao tiếp hiệu quả

Mô hình 5W1H giúp truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả. Thông qua việc xác định các yếu tố “ai”, “gì”, “khi nào”, “ở đâu”, “tại sao” và “như thế nào”, bạn có thể tổ chức thông tin có cấu trúc và truyền đạt một cách logic, giúp người nghe hoặc người đọc hiểu rõ hơn.

4. Ứng dụng mô hình 5W1H trong doanh nghiệp

4.1 Ứng dụng mô hình 5W1H trong kinh doanh

Tại sao cần áp dụng phương pháp 5W1H vào hoạt động kinh doanh? Đây là câu hỏi mà nhiều tổ chức và doanh nghiệp hiện nay quan tâm. Thực tế, phương pháp tư duy 5W1H không chỉ có ý nghĩa và vai trò quan trọng đối với những người làm Marketing mà còn áp dụng được trong nhiều lĩnh vực khác nhau như nghiên cứu, quản trị doanh nghiệp, thuyết trình,… 

Dù được áp dụng trong lĩnh vực nào, 5W1H cũng mang lại những lợi ích sau:

• Xây dựng kế hoạch chi tiết: 5W1H giúp xây dựng các kế hoạch và chiến lược một cách cụ thể, chi tiết, bao quát nhiều khía cạnh khác nhau của vấn đề.
• Cung cấp cái nhìn tổng quan: 5W1H mang đến cái nhìn khách quan và tổng quát, giúp người dùng nhận ra những điểm cần sửa đổi hoặc điều chỉnh để hoàn thiện và đạt được kết quả cao trong hoạt động kinh doanh.
• Giải quyết vấn đề hiệu quả: Phương pháp tư duy 5W1H giúp bạn nhìn nhận toàn bộ các vấn đề từ cảm tính về những hậu quả và nhanh chóng khắc phục chúng, từ đó nâng cao hiệu quả trong kinh doanh và phát triển doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: 10 kỹ năng đặt câu hỏi trong bán hàng cho nhân viên kinh doanh đỉnh cao

4.2 Ứng dụng tư duy 5W1H trong marketing 

Bạn có thể dùng mô hình này để xem xét một vấn đề một cách tổng quát bằng cách đặt và trả lời những câu hỏi. Trong trường hợp của một doanh nghiệp muốn giới thiệu một sản phẩm mới, cách áp dụng 5W1H là gì trong chiến dịch quảng bá sản phẩm của họ?

Chi tiết hơn, cần phải xác định 5W và 1H như sau:

• What: Sản phẩm mới này là gì, có nguồn gốc và chức năng như thế nào? 
• Who: Định nghĩa khách hàng tiềm năng là ai? Đây là lúc bạn cần phải tạo hình ảnh khách hàng của mình. 
• Where: Bạn có thể tìm thấy khách hàng ở đâu? Sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn phù hợp với khu vực nào? Các kênh để tiếp cận khách hàng hoặc đăng tải chiến dịch là gì? 
• When: Khi nào là thời điểm phù hợp để bắt đầu chiến dịch? Thời điểm tốt nhất để giới thiệu sản phẩm đến công chúng là khi nào? Có nên chọn bối cảnh đặc biệt như ngày lễ nào không? 
• Why: Tại sao sản phẩm này nên được giới thiệu hoặc tại sao khách hàng nên quan tâm đến sản phẩm đó? Sản phẩm của bạn có điểm nổi bật gì so với các đối thủ trên thị trường? Ý nghĩa hoặc giải pháp mà sản phẩm mang lại cho khách hàng là gì? 
• How: Thực hiện chiến dịch quảng bá sản phẩm như thế nào? Lên ý tưởng ra sao, cách thức thực hiện như thế nào? Các phương tiện cần có để triển khai chiến dịch là gì?

4.3 Ứng dụng mô hình 5W1H trong tuyển dụng nhân sự

Ứng dụng mô hình 5W1H trong quá trình tuyển dụng nhân sự giúp các tổ chức và doanh nghiệp hiểu rõ hơn về các yếu tố quan trọng để lựa chọn và đánh giá ứng viên một cách chi tiết và hiệu quả. Dưới đây là cách áp dụng mô hình này:

• Who: Xác định hồ sơ ứng viên lý tưởng thông qua trao đổi với quản lý phòng ban hoặc dựa trên am hiểu về ngành nghề.
• What: Đặc điểm cần có của ứng viên, bao gồm trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc, tính cách, kỹ năng, trách nhiệm công việc, mục tiêu nghề nghiệp, và thỏa thuận làm việc.
• When: Xác định thời điểm tuyển dụng để chuẩn bị nguồn lực cho các dự án tương lai, và tập trung vào những tháng nào phù hợp.
• Where: Lựa chọn kênh tuyển dụng phù hợp với tính chất công việc để thu hút nhân tài phù hợp.
• Why: Phân tích hiệu quả chiến dịch tuyển dụng và chi phí liên quan để tối ưu hóa quy trình.
• How: Tối ưu hóa quy trình tuyển dụng thông qua chuyên môn hóa và tinh gọn hoá để tiết kiệm nguồn lực và chi phí.

5. Kết

Trên đây là toàn bộ thông tin nhà quản trị cần biết về mô hình 5W1H là gì, những ưu điểm và tính ứng dụng của 5W1H trong quản trị doanh nghiệp. Hy vọng những nội dung trên sẽ giúp nhà quản trị có được một giải pháp thuận tiện và tối ưu, đồng thời đem lại hiệu quả cao trong quá trình vận hành doanh nghiệp