Mô hình Agile là gì? Ứng dụng Agile trong quản lý dự án doanh nghiệp

Mô hình Agile đang trở thành phương pháp quản lý dự án phổ biến trong môi trường làm việc hiện đại để hoàn thành công việc trong thế giới phức tạp, luôn thay đổi. Agile phát triển mạnh trong các nền văn hóa thích ứng nơi các thành viên trong nhóm nhanh chóng thay đổi nếu kết quả là một trải nghiệm làm việc hiệu quả hơn. Trong hướng dẫn này, hãy tìm hiểu thêm về quản lý dự án Agile, các thành phần và nguyên tắc chính của nó cũng như cách triển khai phương pháp Agile nhé. 

Tại sao Agile lại phổ biến như vậy?

Theo công ty tư vấn quản lý McKinsey & Company, “ Mô hình Agile đang bùng cháy ” khi các tổ chức nhận ra giá trị của phương pháp Agile trong kỷ nguyên làm việc mới. Những tiến bộ công nghệ nhanh chóng của thế kỷ 21 đã chi phối toàn bộ cảnh quan làm việc, ảnh hưởng đến mọi ngành công nghiệp. 

Những lợi ích tiềm năng của giải pháp Agile lần đầu tiên được khám phá bởi các nhóm phát triển phần mềm, những người đã sử dụng nó để tăng tốc cho các dự án của họ và giảm thời gian giữa các lần ra mắt sản phẩm. Giờ đây, các công ty khác đang lựa chọn Agile để đẩy nhanh quy trình làm việc của họ và bắt kịp với nhịp độ công việc nhanh trong tương lai. Theo một nghiên cứu gần đây của Tổ chức Agile, khảo sát các chuyên gia tại 19 quốc gia, gần một nửa số tổ chức đã sử dụng phương pháp Agile trong ba năm hoặc lâu hơn.

Để hiểu đầy đủ về sự phổ biến ngày càng tăng của quản lý dự án Agile, chúng ta hãy đi sâu hơn vào một số lợi ích chính.

I- Tìm hiểu chung về mô hình Agile

1.1 Agile là gì?

Quản lý dự án Agile là một cách tiếp cận lặp đi lặp lại để quản lý dự án tập trung vào việc chia nhỏ các dự án lớn thành các nhiệm vụ dễ quản lý hơn, được hoàn thành trong các lần lặp ngắn trong suốt vòng đời của dự án. Với các nhóm khi áp dụng mô hình Agile sẽ giúp đẩy nhanh tiến độ công việc, thích ứng với các thay đổi của dự án và tối ưu hóa quy trình làm việc một cách dễ dàng. Mô hình Agile sẽ cho phép các nhóm được chuẩn bị tốt hơn để dễ dàng thay đổi hướng. Phương pháp Agile cho phép đánh giá công việc họ đang làm và điều chỉnh theo từng bước để nếu khi khách hàng thay đổi, mục tiêu với nhóm

1.2 Lợi ích của Agile là gì?

Các lợi ích của quản lý dự án mô hình Agile sẽ khác nhau tùy từng trường hợp, khi các nhóm khác nhau thực hiện các phương pháp hay nhất theo cách riêng của họ. Dưới đây là 6 lợi ích chung của Agile mang lại trong việc quản lý dự án

Tăng sự trải nghiệm của khách hàng

Bằng cách lôi kéo khách hàng tham gia vào quá trình phát triển, các nhóm Agile giữ họ trong vòng lặp và cho thấy rằng họ coi trọng ý kiến ​​của họ. Các bên liên quan muốn tham gia trong suốt vòng đời của dự án để họ có thể đưa ra phản hồi và đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng sẽ phù hợp với nhu cầu của họ. Những sản phẩm được thiết kế riêng này có thể sẽ cải thiện trải nghiệm người dùng tổng thể và tăng khả năng giữ chân khách hàng.

>> Xem ngay: Top 10 phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng tốt nhất 

Cải thiện chất lượng 

Các phương pháp Agile sử dụng cách tiếp cận lặp đi lặp lại để quản lý dự án, nghĩa là các quy trình được cải thiện sau mỗi lần lặp lại một khoảng thời gian. Sự tập trung nhất quán vào cải tiến và kiểm soát chất lượng này là một trong những nguyên tắc cốt lõi của Agile , và nó giúp tạo ra các sản phẩm ưu việt. Ngoài ra, nhà quản lý cần tìm hiểu về 4 chức năng quản trị để áp dụng trong quản lý, điều hành doanh nghiệp tốt hơn.

Khả năng thích ứng

Chủ đề trung tâm của Agile là tính linh hoạt. Các nhóm nhanh nhạy có thể đáp ứng với sự thay đổi, ngay cả vào phút cuối và có thể thích ứng với nó mà không bị gián đoạn nhiều. Các công việc phân phối dự án không được thiết lập sẵn, vì vậy các nhóm có thể dễ dàng đánh giá lại kế hoạch của họ và điều chỉnh các ưu tiên của họ để phù hợp với các mục tiêu đã cập nhật. Khả năng thích ứng có nghĩa là các nhóm có thể cung cấp một cách nhất quán và quản lý các yêu cầu thay đổi của khách hàng một cách hiệu quả.

Khả năng dự đoán 

Các nhóm nhanh nhẹn làm việc trong khoảng thời gian ngắn, đôi khi được gọi là chạy nước rút. Những khoảng thời gian cố định này (ví dụ: hai tuần) giúp người quản lý dự án dễ dàng hơn trong việc đo lường hiệu suất của nhóm và chỉ định nguồn lực cho phù hợp. Việc dự đoán chi phí trong khoảng thời gian ngắn hơn cũng dễ dàng hơn so với một dự án dài hạn, đơn giản hóa quá trình ước tính. 

Giao tiếp tốt hơn

Các nhóm nhanh nhạy ưu tiên giao tiếp mặt đối mặt và tương tác liên tục. Họ thường sẽ tiến hành các cuộc họp hàng ngày để đảm bảo mọi người đều ở trên cùng một trang và làm việc hướng tới các mục tiêu giống nhau. Bằng cách thường xuyên liên lạc với nhau, họ loại bỏ sự nhầm lẫn tiềm ẩn để đạt được thành công mục tiêu của mình. Rõ ràng là phương pháp theo mô hình Agile mang lại nhiều lợi ích cho các nhóm phát triển phần mềm và các lĩnh vực khác. 

Giảm thiểu rủi ro

Các nhà phát triển thường xuyên đánh giá tiến độ trong thời gian chạy nước rút, nghĩa là họ có tầm nhìn tốt hơn về dự án và có thể phát hiện ra các chướng ngại vật tiềm ẩn một cách nhanh chóng. Những vấn đề nhỏ này có thể được giải quyết trước khi chúng leo thang, tạo ra một quy trình giảm thiểu rủi ro hiệu quả và mang lại cho dự án cơ hội thành công cao hơn.

II Các giá trị cốt lõi của mô hình Agile

1. Các cá nhân và sự tương tác qua các quy trình và công cụ 

Giá trị đầu tiên nhấn mạnh đến tinh thần đồng đội và giao tiếp. Chúng ta phải hiểu rằng phát triển phần mềm là một hoạt động của con người và chất lượng của sự tương tác giữa mọi người là rất quan trọng. Công cụ là một phần quan trọng của phát triển phần mềm, nhưng việc tạo ra một phần mềm tuyệt vời phụ thuộc nhiều hơn vào tinh thần đồng đội, bất kể công cụ mà nhóm có thể sử dụng.

2. Phần mềm làm việc dựa trên tài liệu toàn diện

Tài liệu có vị trí của nó và có thể là một nguồn tài liệu hoặc tài liệu tham khảo tuyệt vời cho người dùng cũng như đồng nghiệp. Tuy nhiên, mục tiêu chính của phát triển phần mềm là phát triển phần mềm mang lại lợi ích kinh doanh hơn là tài liệu mở rộng.

Xem thêm: Top 10 Phần mềm quản lý dự án miễn phí tốt nhất 2024 cho doanh nghiệp

3. Hợp tác với khách hàng trong quá trình đàm phán hợp đồng 

Các nhóm phát triển phải làm việc chặt chẽ và liên lạc với khách hàng của họ thường xuyên. Bằng cách lắng nghe và nhận phản hồi, các nhóm sẽ hiểu tất cả các bên liên quan thực sự muốn gì. Do đó, doanh nghiệp cần gia tăng trải nghiệm khách hàng bằng việc luôn thấu hiểu và chăm sóc khách hàng một cách tốt nhất.

4. Đáp ứng sự thay đổi so với việc tuân theo một kế hoạch

Các thay đổi là một thực tế trong phát triển phần mềm, một thực tế mà quy trình Phần mềm của bạn phải phản ánh. Một kế hoạch dự án phải đủ linh hoạt để thay đổi, khi tình hình đòi hỏi.

IV. Các phương pháp quản lý dự án Agile

Cho đến nay, chúng ta chủ yếu tìm hiểu quản lý dự án Agile là gì, bao gồm các đặc điểm chính của nó. Bây giờ, chúng ta hãy xem xét chi tiết hơn về quy trình và liên quan đến một số phong cách và phương pháp quản lý theo mô hình Agile phổ biến nhất.

1. Phương pháp Scrum

Là một khuôn khổ Agile nhẹ có thể được sử dụng bởi các nhà quản lý dự án để kiểm soát tất cả các loại dự án lặp đi lặp lại và gia tăng. Trong Scrum, chủ sở hữu sản phẩm tạo ra một sản phẩm tồn đọng cho phép họ làm việc với nhóm của mình để xác định và ưu tiên chức năng hệ thống. Product backlog là danh sách mọi thứ cần phải hoàn thành để cung cấp một hệ thống phần mềm hoạt động thành công – điều này bao gồm các bản sửa lỗi , tính năng và các yêu cầu phi chức năng. Sau khi sản phẩm tồn đọng được xác định, không có chức năng bổ sung nào có thể được thêm vào ngoại trừ nhóm tương ứng.

2. Phương pháp lập trình cực đoan (XP) 

Đây là một cách tiếp cận có kỷ luật tập trung vào tốc độ và phân phối liên tục. Nó thúc đẩy sự tham gia của khách hàng tăng lên, vòng lặp phản hồi nhanh chóng, lập kế hoạch và thử nghiệm liên tục và làm việc theo nhóm chặt chẽ. Phần mềm được phân phối định kỳ – thường là từ một đến ba tuần một lần. Mục tiêu là nâng cao chất lượng phần mềm và khả năng đáp ứng khi đối mặt với các yêu cầu thay đổi của khách hàng.

3. Phương pháp Kanban

Kanba là phương pháp quản lý quy trình làm việc trực quan cho phép các nhóm chủ động quản lý việc tạo ra sản phẩm – nhấn mạnh việc phân phối liên tục – mà không tạo thêm căng thẳng trong vòng đời phát triển phần mềm (SDLC). Nó đã trở nên phổ biến giữa các nhóm cũng thực hành phát triển phần mềm Lean.

4. Phương pháp phát triển hệ thống động (DSDM) 

Là sự đáp ứng nhu cầu về một khuôn khổ chung của ngành để cung cấp phần mềm nhanh chóng. DSDM dựa trên tám nguyên tắc chính; không tuân thủ bất kỳ một trong các nguyên tắc dẫn đến rủi ro hoàn thành dự án thành công. Tám nguyên tắc là:

• Sự hợp tác
• Giao hàng đúng hẹn
• Kiểm soát được chứng minh
• Giao tiếp liên tục, rõ ràng
• Tập trung liên tục vào nhu cầu kinh doanh
• Phát triển lặp đi lặp lại
• Sáng tạo theo từng bước từ nền tảng vững chắc
• Từ chối làm giảm chất lượng

5. Phát triển theo hướng tính năng (FDD)

Kết hợp các phương pháp hay nhất về kỹ thuật phần mềm – chẳng hạn như phát triển theo tính năng, quyền sở hữu mã và mô hình hóa đối tượng miền – để tạo ra một quy trình lặp lại ngắn, theo hướng mô hình và gắn kết. FFD bắt đầu bằng cách xác định hình dạng mô hình tổng thể, từ đó tạo ra một danh sách tính năng. Sau đó, phương pháp tiến hành lặp lại kéo dài hai tuần và tập trung vào lập kế hoạch theo tính năng, thiết kế theo tính năng và xây dựng theo tính năng. Nếu một tính năng mất hơn hai tuần để xây dựng, thì nó nên được chia thành các tính năng nhỏ hơn. Ưu điểm chính của FDD là nó có thể mở rộng – ngay cả đối với các nhóm lớn – vì nó sử dụng khái niệm “thiết kế vừa đủ ban đầu,” hoặc JEDI.

V. Một số ưu, nhược điểm của mô hình Agile

Ưu điểm:

• Việc triển khai phần mềm nhanh hơn và do đó giúp tăng sự tin tưởng của khách hàng.
• Có thể thích ứng tốt hơn với các yêu cầu thay đổi nhanh chóng và đáp ứng nhanh hơn.
• Giúp nhận được phản hồi ngay lập tức có thể được sử dụng để cải thiện phần mềm trong bước tiếp theo.
• Có hướng đi trong việc hoạch định mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp
• Con người – Không phải Quy trình. Con người và các tương tác được ưu tiên cao hơn thay vì quy trình và công cụ.

Nhược điểm:

• Trong trường hợp các dự án phần mềm lớn, rất khó để đánh giá nỗ lực cần thiết ở các giai đoạn đầu của vòng đời phát triển phần mềm.
• Phát triển Agile tập trung hơn vào mã và tạo ra ít tài liệu hơn.
• Phát triển Agile phụ thuộc rất nhiều vào các yếu tố đầu vào của khách hàng. Nếu khách hàng mơ hồ trong tầm nhìn của mình về kết quả cuối cùng, thì khả năng cao là dự án sẽ đi chệch hướng.
• Giao tiếp mặt đối mặt khó hơn trong các tổ chức quy mô lớn.
• Chỉ những lập trình viên cao cấp mới có khả năng đưa ra những quyết định cần thiết trong quá trình phát triển. Do đó, đó là một tình huống khó khăn cho các lập trình viên mới để thích ứng với môi trường.

VI. Các bước trong phương pháp Agile là gì? 

Mô hình Agile là phương pháp quản lý dự án tạo ra chu kỳ phát triển ngắn hơn và phát hành sản phẩm nhiều hơn so với việc quản lý dự án kiểu truyền thống. Với mốc thời gian ngắn này sẽ cho phép các nhóm dự án có những thay đổi trong nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả nhất. Dưới đây là 6 bước trong mô hình Agile mà bạn cần biết:

1. Lập kế hoạch dự án

Giống như với bất kỳ dự án nào, trước khi bắt đầu, nhóm của bạn nên hiểu mục tiêu cuối cùng, giá trị đối với tổ chức hoặc khách hàng và cách đạt được mục tiêu đó. Do đó, doanh nghiệp có thể phát triển phạm vi của dự án dễ dàng. Tuy nhiên, mục đích khi áp dụng quản lý dự án theo mô hình Agile có thể giải quyết các thay đổi, giúp bổ sung cho dự án một cách hiệu quả nhất.

2. Tạo lộ trình sản phẩm

Lộ trình là bản phân tích các tính năng sẽ tạo nên sản phẩm cuối cùng. Đây là bước vô cùng quan trọng ở giai đoạn lập  kế hoạch của Agile vì nhóm của bạn sẽ xây dựng các tính năng riêng lẻ này trong mỗi sprint. Ở giai đoạn này, bạn nên phát triển một product backlog để tạo nên một sản phẩm hoàn thiện cuối cùng. Nếu bạn lập kế hoạch chạy sớm, nhóm của bạn sẽ lấy các nhiệm vụ từ công việc tồn động này.

3. Lập kế hoạch phát hành

Trong quản lý dự án thác nước truyền thống , có một ngày thực hiện đến sau khi toàn bộ dự án đã được phát triển. Tuy nhiên, khi áp dụng mô hình Agile, dự án của bạn nên sử dụng các chu kỳ phát triển ngắn hơn với các tính năng được phát hành vào cuối mỗi chu kỳ. Trước khi bắt đầu dự án, bạn sẽ lập kế hoạch cấp cao cho các bản phát hành tính năng và vào đầu mỗi sprint, bạn sẽ truy cập lại và đánh giá lại kế hoạch phát hành cho tính năng đó.

4. Lập kế hoạch chạy nước rút

Trước khi mỗi sprint bắt đầu, các bên liên quan cần tổ chức một cuộc họp lập kế hoạch sprint để xác định những gì sẽ hoàn thành bởi mỗi người trong sprint đó, nó sẽ đạt được như thế nào và đánh giá khối lượng nhiệm vụ. Điều quan trọng là phải chia sẻ tải đồng đều giữa các thành viên trong nhóm để họ có thể hoàn thành nhiệm vụ được giao trong thời gian chạy nước rút. Bạn cũng nên ghi nhớ lại quy trình làm việc một cách trực quan, chính xác để tạo sự minh bạch trong nhóm để xác định và loại bỏ các nút thắt cổ chai dễ dàng.

5. Đánh giá hàng hiệu quả dự án hàng ngày

Để giúp nhóm của bạn hoàn thành nhiệm vụ của họ trong mỗi sprint và đánh giá xem liệu có cần thực hiện bất kỳ thay đổi nào hay không, hãy tổ chức các cuộc họp giao lưu ngắn hàng ngày . Trong các cuộc họp này, mỗi thành viên trong nhóm sẽ nói ngắn gọn về những gì họ đã hoàn thành vào ngày hôm trước và những gì họ sẽ làm trong ngày hôm đó. Họ không có nghĩa là các phiên giải quyết vấn đề kéo dài hoặc cơ hội để nói về các mục tin tức chung. Một số nhóm thậm chí sẽ tổ chức các cuộc họp này thường trực để giữ cho nó ngắn gọn. 

6. Đánh giá sprint và hồi cứu 

Sau khi kết thúc mỗi sprint, nhóm của bạn sẽ tổ chức hai cuộc họp: đầu tiên, bạn sẽ tổ chức đánh giá sprint với các bên liên quan của dự án để cho họ xem sản phẩm đã hoàn thành. Đây là một việc quan trọng để giữ giao tiếp và mối quan hệ với các bên liên quan. Một cuộc họp trực tiếp hoặc hội nghị video cho phép cả hai nhóm xây dựng mối quan hệ và thảo luận về các vấn đề sản phẩm phát sinh. 

Trên đây là những thông tin cơ bản và quan trọng nhất của mô hình Agile trong việc quản lý dự án. Có thể thấy, nguyên tắc Agile này sẽ giúp bạn thay đổi tư duy và bắt đầu làm việc cùng nhau để linh hoạt hơn và thích ứng với những thay đổi khi chúng xảy ra. Agile không phải là phương pháp quản lý dự án duy nhất nhưng các nhóm sử dụng nó sẽ nhận được những lợi ích to lớn, bao gồm quy trình làm việc được sắp xếp hợp lý và đổi mới nhanh chóng.

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA