Cách xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự chi tiết, chuẩn nhất 2023

Bạn là một nhà tuyển dụng và có đang lạc lối trong một quy trình tuyển dụng mệt mỏi, áp lực giữa việc nắm bắt thông tin tóm tắt về công việc mới, tìm kiếm tài năng, thực hiện các cuộc phỏng vấn và điều phối các đề nghị cho nhiều vị trí tuyển dụng. Bạn ước mình có nhiều quyền kiểm soát hơn trong việc tuyển dụng của mình không? Cách tốt nhất để giảm bớt căng thẳng là dành thời gian lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự rõ ràng, minh bạch. Vậy bạn đã biết cách lập kế hoạch nhân sự hiệu quả, chính xác? Nếu bạn muốn phá bỏ quy trình tuyển dụng nhân sự cũ thì không thể bỏ lỡ bài viết này.

Những sai lầm gặp phải khi xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Kế hoạch tuyển dụng là một chiến lược được xác định đúng đắn để thu hút, tuyển dụng và giới thiệu nhân tài phù hợp. Với kế hoạch nhân sự sẽ giúp chủ doanh nghiệp và nhà quản lý tập trung nỗ lực vào các nguồn lực tuyển dụng hiệu quả. Tuy nhiên, các doanh nghiệp hiện nay đều gặp nhiều khó khăn trong quá trình lập kế hoạch tuyển dụng hoặc mắc sai lầm trong quá trình triển khai. Dưới đây là một số sai lầm thường gặp trong quá trình lập kế hoạch nhân sự mà doanh nghiệp thường mắc phải.

Chưa nhận thức đúng tầm quan trọng của kế hoạch tuyển dụng

Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều chưa nhận thức được vai trò của việc lập kế hoạch tuyển dụng. Thực tế, có thể thấy các doanh nghiệp hiện nay đều đang thực hiện tuyển dụng theo phương thức truyền thống, ví dụ khi cần lấp đầy một khoảng trống nào đó thì chủ doanh nghiệp sẽ yêu cầu nhân sự tiến hành tuyển người mới.

Khi đó, bộ phận nhân sự sẽ bắt đầu quá trình tuyển dụng, phỏng vấn để tìm được người phù hợp. Chính vì thế, việc tuyển dụng nhân sự chỉ xoay quanh chu trình tuyển dụng – đào tạo – thử việc – nghỉ việc và dựa trên năng lực tuyển dụng của bộ phận nhân sự mà không có bất cứ sự chuẩn bị trước nào.

Không nắm được mục đích và nhu cầu tuyển dụng

Một trong những sai lầm phổ biến mà doanh nghiệp gặp phải là không nắm được nhu cầu, mục đích tuyển dụng. Do đó, các nhà tuyển dụng chỉ nghĩ đơn giản rằng kế hoạch tuyển dụng nhân sự là một biểu mẫu thể hiện số lượng nhân viên cần tuyển và khi nào cần hoàn thành việc tuyển người mới. Vì vậy bộ phận nhân sự thường không hiểu rõ được nhu cầu, mục đích của việc tuyển dụng là gì dẫn đến việc tuyển các ứng viên không chất lượng, hoặc không phù hợp với vị trí cần tuyển.

Không hình dung được chân dung ứng viên cần tuyển

Nắm rõ được chân dung ứng viên là một trong những yếu tố quan trọng để nhân sự biết được chính xác họ cần tuyển dụng một nhân viên như thế nào. Thực tế, bộ phận nhân sự thường không biết được họ cần tuyển một nhân viên như thế nào, có phẩm chất nào hoặc kỹ năng gì để đáp ứng vị trí công việc đó. 

Điều này sẽ gây khó khăn cho bộ phận nhân sự vì họ không xác định được tiêu chuẩn đánh giá khung năng lực ứng viên, độ phù hợp của ứng viên với công việc đang tìm kiếm. Hậu quả của việc này là tuyển dụng sau người, mất thời gian đào tạo và chi phí tuyển dụng.

Không đầu tư thời gian xây dựng kế hoạch tuyển dụng

Đây là một lỗi phổ biến mà nhiều bộ phận nhân sự gặp phải trong quá trình xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự. Để có một kế hoạch tuyển dụng hoàn chỉnh yêu cầu bộ phận nhân sự cần đầu tư thời gian, công sức cho việc lên ý tưởng, ngân sách, kế hoạch thì mới hoàn thành được. Nếu chỉ lên kế hoạch một cách chung chung, sơ sài thì kế hoạch đó sẽ không có tính khả thi trong quá trình tuyển dụng.

Không xác định được mức độ ưu tiên cho vị trí cần tuyển

Mục đích của việc tuyển dụng là đáp ứng được mục tiêu tăng trưởng doanh số, lợi nhuận và mở rộng mạng lưới khách và mở rộng mạng lưới khách hàng. Vì vậy mà các thành viên trong bộ phận nhân sự có thể không hiểu được mục tiêu tăng trưởng ngắn hạn, dài hạn của doanh nghiệp. 

Điều này đã khiến việc phân bổ thời gian, ngân sách tuyển dụng không tập trung được đúng vào vị trí nhân sự ưu tiên. Với những doanh nghiệp lớn thì điều này sẽ dẫn đến việc thiếu hụt nhân sự tại các vị trí quan trọng, gây ảnh hưởng đến hiệu quả tuyển dụng nhân sự.

Từ những khó khăn trên, có thể thấy được tầm quan trọng của việc lập kế hoạch tuyển dụng đối với mỗi doanh nghiệp. Nếu không có một kế hoạch tuyển dụng rõ ràng, chi tiết ngay từ đầu thì doanh nghiệp sẽ phải mất nhiều chi phí, thời gian cho việc tuyển dụng và không đem lại hiệu quả cao. Vì vậy, một kế hoạch nhân sự chi tiết, rõ ràng là bước quan trọng giúp doanh nghiệp tuyển dụng nhanh chóng, dễ dàng. Cùng tìm hiểu ngay về 7 bước lập kế hoạch tuyển dụng ở nội dung dưới đây.

Tham khảo ngay: Top 10 phần mềm quản lý tuyển dụng toàn diện và hiệu quả nhất

Quy trình lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự thành công cho doanh nghiệp

Bất kể quy mô công ty của bạn là bao nhiêu, bạn cần có một kế hoạch tuyển dụng nhân sự chi tiết để theo dõi các vị trí đang mở và quản lý lực lượng lao động của mình. Hãy làm theo các bước sau để viết một kế hoạch tuyển dụng phù hợp với nhu cầu của công ty bạn.

1. Xác định nhu cầu tuyển dụng

Bước đầu tiên để tạo kế hoạch tuyển dụng là xác định rõ mục tiêu tuyển dụng của bạn. Ở bước này, nhà tuyển dụng nhân sự cần nghiên cứu kỹ yêu cầu của từng vị trí và các phương pháp tiếp thị hiệu quả nhất để thu hút ứng viên.

Việc xác định mục tiêu cho kế hoạch tuyển dụng của bạn sẽ giúp tăng số lượng nhân viên, đa dạng hóa lực lượng lao động, cắt giảm chi phí và rút ngắn quy trình tuyển dụng. Bạn có thể sử dụng các mục tiêu này để đưa ra kế hoạch tuyển dụng của bạn.

Ví dụ: Doanh nghiệp bạn đang mở rộng quy mô, thị trường cần tuyển dụng  50 nhân viên kinh doanh lớn để đáp ứng công việc. Lúc này, bộ phận nhân sự cần lên phương án để tuyển dụng các ứng viên tiềm năng, chất lượng.

2. Dự báo nhu cầu tuyển dụng

Bước tiếp theo, bạn cần dự báo nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp trong các tháng tới hay năm tới. Việc xem xét nhu cầu tuyển dụng của công ty sẽ giúp bạn dự báo được cho kế hoạch tuyển dụng của mình, thu hút và tiếp cận nhiều nhân tài phù hợp để có kế hoạch tiếp cận, lập ngân sách của mình một cách tốt nhất.

3. Xác định kỹ năng cho từng vị trí tuyển dụng

Mỗi vị trí sẽ có những yêu cầu về chuyên môn, kỹ năng riêng để đáp ứng được tiêu chí công việc đó. Để nhanh chóng tuyển được nhân tài phù hợp, bộ phận nhân sự cần nắm được các kỹ năng cần thiết để lựa chọn những ứng viên tiềm năng, đạt được mục tiêu tuyển dụng đã đề ra. 

Một nhân viên được xem là phù hợp không chỉ đảm bảo đủ yêu cầu về kỹ năng mà sự phù hợp về tính cách cũng rất quan trọng. Trong quy trình tuyển dụng, việc đánh giá tính cách của nhân viên có thể được thực hiện thông qua bài test MBTI. Đây là bài trắc nghiệm đang được rất nhiều doanh nghiệp ứng dụng trong quá trình đánh giá nhân sự.

Ví dụ: Khi tuyển dụng nhân viên Marketing, ngoài kiến thức chuyên môn thì ứng viên đó cần có một số kỹ năng nhất định như: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng lập kế hoạch, kỹ năng quản lý công việc… Do đó, nhà tuyển dụng cần tìm hiểu kỹ từng đặc thù công việc để đưa ra các tiêu chí để đánh giá ứng viên đó một cách tốt nhất. Bạn có thể tham khảo về các trang web tuyển dụng hiệu quả, giúp nhà tuyển dụng tim kiếm ứng viên nhanh chóng.

Dọc ngay: MBTI là gì? Ứng dụng test trắc nhiệm tính cách để đánh giá nhân sự, ứng viên

4. Lập ngân sách cho kế hoạch tuyển dụng

Một ngân sách tuyển dụng được lập kế hoạch tốt, sẽ giúp bạn lựa chọn các nguồn cung cấp ứng viên một cách hợp lý và tiết kiệm tối đa chi phí cho các bước tuyển dụng tiếp theo. Khi việc tuyển dụng được tiết kiệm tối đa chi phí, việc đảm bảo ngân sách bổ sung cho các nguồn lực bạn cần hoàn thành công việc sẽ trở nên dễ dàng hơn.

Ngân sách tuyển dụng toàn diện sẽ bao gồm:

• Chi phí tìm nguồn cung ứng (ví dụ như bảng việc làm, quảng cáo có lập trình, đại lý tuyển dụng)
• Chi phí lựa chọn (ví dụ: các công cụ kiểm tra và đánh giá lý lịch)
• Chi phí giới thiệu nhân sự (ví dụ: phần mềm giới thiệu, kiểm tra lý lịch)
• Chi phí của hoạt động xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng chung và các chi phí liên quan đến nhóm tuyển dụng nội bộ của bạn (ví dụ: tiền lương). Ngoài ra, mộ số tổ chức sẽ bao gồm những thứ như trợ cấp thiết bị CNTT/văn phòng phẩm và các chi phí khác liên quan 

5. Xây dựng bản mô tả công việc hấp dẫn

Để thu hút ứng viên tham gia ứng tuyển vào các vị trí của doanh nghiệp, bạn cần đảm bảo mô tả công việc của vị trí đó chi tiết và chính xác. Đặc biệt chúng phải phản ánh chính xác những gì bạn mong đợi từ vị trí này. Nếu bạn đang cần một vị trí mới hoặc dự kiến các vị trí bổ sung thì hãy tạo mô tả công việc thật chi tiết cho công việc mới của họ.

6. Thiết lập quy trình tuyển dụng rõ ràng 

Khi đã xác định được mục tiêu, nhu cầu và ngân sách tuyển dụng thì bước này bạn bắt đầu tiến hành việc xây dựng quy trình tuyển dụng rõ ràng, đảm bảo sự chính xác. Việc tạo một quy trình tuyển dụng không chỉ dừng lại ở việc lựa chọn được ứng viên bạn yêu thích.

Bạn cần tạo một quy trình giới thiệu kỹ lưỡng để tăng tỉ lệ chuyển đổi từ ứng viên thành nhân viên nhanh chóng. Điều này có thể bao gồm một gói thông tin chào mừng khi tuyển dụng, lời chào ảo, một chương trình đã lên kế hoạch cho ngày đầu tiên, chỉ định một người cố vấn và có lịch đăng ký cho tuần đầu tiên. Một quy trình giới thiệu mạnh mẽ sẽ giúp nhân viên cảm thấy thoải mái và được chào đón một cách nồng nhiệt.

7. Đánh giá hiệu quả kế hoạch tuyển dụng

Kế hoạch tuyển dụng của bạn phải là một tài liệu sống phản ánh những tiến bộ và sự phát triển mà công ty bạn đạt được. Khi công ty của bạn phát triển, hãy thay đổi chiến lược tuyển dụng để đáp ứng nhu cầu tuyển dụng ngày càng tăng. Thường xuyên đánh giá hiệu quả và mức độ phù hợp của kế hoạch chiến lược tuyển dụng của công ty bạn và ghi lại bất kỳ cập nhật nào bạn thực hiện.

Xem thêm: Tổng hợp 12+ cách tuyển dụng hiệu quả dành cho mọi doanh nghiệp

HRM 1Office – Giải pháp giúp nâng cao hiệu quả tuyển dụng cho HR

Bên cạnh những bước trên, thì việc lựa chọn phần mềm quản lý tuyển dụng là một giải pháp hiệu quả giúp tối ưu hóa quy trình tuyển dụng nhân sự dễ dàng. Trong đó, giải pháp quản lý tuyển dụng của 1Office là một giải pháp hiệu quả giúp bạn tạo kế hoạch tuyển dụng, quản lý và đánh giá ứng viên nhanh chóng. Từ đó giúp bạn sàng lọc ứng viên, duy trì hồ sơ ứng viên và giao tiếp với ứng viên dễ dàng.

Các tính năng chính của phần mềm lập kế hoạch tuyển dụng

Tạo đề xuất yêu cầu tuyển dụng

• Tạo quy trình tuyển dụng giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, thời gian tuyển dụng

• Đề xuất tuyển dụng dễ dàng theo dõi các chiến dịch tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp
• Lọc và phân loại hồ sơ ứng viên theo tiêu chí đề xuất của người tuyển dụng

Quản lý CV & đánh giá ứng viên

• Công cụ giúp quản lý hồ sơ nhân sự, giúp việc lọc và tìm kiếm hồ sơ ứng viên theo từng chiến dịch dễ dàng

• Lưu lại lịch sử chăm sóc cho từng ứng viên, giúp quản lý được tình trạng ứng viên dễ dàng
• Đánh giá trực tiếp năng lực của từng ứng viên thông qua các tiêu chí và khung đánh giá tìm kiếm ứng viên dễ dàng

Quản lý chiến dịch tuyển dụng

• Kết nối hồ sơ ứng viên tự động
• Cho phép lựa chọn kênh tuyển dụng hiệu quả
• Tự động đẩy hồ sơ vào hệ thống
• Ứng dụng trí tuệ AI vào quy trình

Một số mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự đầy đủ, chi tiết nhất 2022

Mỗi doanh nghiệp sẽ có một kế hoạch tuyển dụng nhân sự riêng sao cho phù hợp với quy mô, đặc thù của doanh nghiệp. Dưới đây là một số mẫu kế hoạch tuyển dụng chi tiết, đầy đủ mà bạn nên tham khảo:

Nội dung của kế hoạch tuyển dụng nhân sự gồm những nội dung gì?

Trong quá trình lập kế hoạch, người thực hiện cần tuân thủ các yêu cầu về hình thức loại văn bản, yêu cầu về nội dung đáp ứng thông tin tuyển dụng để cấp trên nắm được tình hình nhân sự một cách rõ ràng. Vì vậy, một kế hoạch tuyển dụng cần đảm bảo các nội dung dưới đây:

• Bản kế hoạch cần ghi rõ ngày, tháng, năm cần tuyển dụng nhân sự.
• Vị trí cần tuyển dụng nhân sự.
• Số lượng nhân sự cần tuyển trong quý/năm.
• Các yêu cầu về công việc đối với nhân sự mới
• Mô tả công việc, vị trí và các nhiệm vụ mà ứng viên cần thực hiện trong ngày/tuần/tháng.
• Ngân sách mức lương, thưởng dự kiến cho nhân sự.
• Ngân sách kinh phí dự trù tuyển dụng.
• Phương án tái cơ cấu nhân sự: Phân bổ, sắp xếp nhân sự hợp lý theo từng vị trí, phòng ban phù hợp với năng lực, kinh nghiệm của nhân sự.
• Hội đồng tuyển dụng: Nêu cụ thể những đề xuất của những người có trong hội đồng tuyển dụng.
• Chữ ký: Ban giám độc công ty, Trưởng phòng hành chính – Nhân sự, trưởng bộ phận cần tuyển dụng.

Tham khảo thêm: Top 15+ phần mềm quản lý nhân sự HRM đáng dùng và phổ biến nhất

Câu hỏi thường gặp về kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Tại sao kế hoạch tuyển dụng lại quan trọng?

Kế hoạch tuyển dụng nhân sự quan trọng vì chúng cung cấp hồ sơ về các chiến lược hữu ích nhất để tuyển dụng nhân viên tại công ty của bạn. Chúng sẽ mang lại lợi ích cho cả chủ doanh nghiệp và nhân viên tiềm năng bằng cách thiết lập các kỳ vọng cho quá trình trình tuyển dụng

Ai nên sử dụng kế hoạch tuyển dụng?

Đối với bất kỳ chủ doanh nghiệp hay nhân viên công ty quản lý nhân viên đều cần xây dựng kế hoạch tuyển dụng. Tùy vào quy mô, doanh nghiệp mà sẽ có kế hoạch tuyển dụng khác nhau. Với doanh nghiệp có quy mô lớn có 1000 nhân sự thì kế hoạch tuyển dụng nhân sự sẽ khác với doanh nghiệp có 100 nhân sự. Do đó, kế hoạch tuyển dụng đóng vai trò quan trọng đối với chiến lược nhân sự dài hạn của mỗi doanh nghiệp.

Điều gì làm cho một kế hoạch tuyển dụng hiệu quả?

Hiệu quả của kế hoạch tuyển dụng phụ thuộc vào việc nó giúp bạn thuê nhân viên tốt như thế nào. Doanh nghiệp cần nghiên cứu chính xác các chiến lược chi tiết để có một kế hoạch tuyển dụng tốt nhất.

Có thể thấy để lập một bảng kế hoạch tuyển dụng nhân sự thì doanh nghiệp sẽ phải đầu tư nhiều thời gian, công sức. Nhưng bù lại, một bản kế hoạch tuyển dụng bài bản, chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp gặt hái được thành công trong quá trình tuyển dụng. Vì thế, hãy thực hiện nghiêm túc để chuẩn hóa quy trình tuyển dụng nhân sự ngay hôm nay.

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

Hotline: 083 483 8888

Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA