7 Kỹ năng quản lý quan trọng để tối ưu vận hành doanh nghiệp

Kỹ năng quản lý là một trong những điều kiện bắt buộc để có thể trở thành một nhà quản trị tài ba. Đối với cùng một khối lượng công việc, người lãnh đạo thông minh sẽ nâng cao hiệu quả làm việc, nâng cao chất lượng kết quả thực nhận mà không phải giám sát nhân viên cấp dưới một cách khắt khe. Vì vậy, trong bài viết này hãy cùng tìm hiểu 7 kỹ năng quản lý quan trọng cần phải có của một nhà quản lý.

I. Kỹ năng quản lý là gì?

Kỹ năng quản lý là các khả năng mà một nhà quản trị cần có để có thể thực hiện công việc trong một tổ chức. Chúng bao gồm những kỹ năng để có thể quản trị các nguồn lực dưới quyền: nguồn lực về con người, nguồn lực tài sản,… Bên cạnh đó, một nhà quản trị có kỹ năng quản lý tốt sẽ phải có khả năng giải quyết vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc.

Thông thường, kỹ năng của nhà quản trị sẽ được hình thành thông qua 2 hình thức chủ yếu đó chính là việc tự học và làm việc thực tế. Để có thể trở thành quản lý của một tổ chức, chắc chắn bạn sẽ phải trả qua những cấp làm việc thấp hơn. Vì vậy, qua quá trình va vấp với công việc, người lao động sẽ đúc rút được những kinh nghiệm cần thiết để phục vụ cho quá trình làm việc của mình.

II. Sự khác biệt giữa kỹ năng quản lý và kỹ năng lãnh đạo

Nhiều người thường nhầm lẫn giữa kỹ năng quản lý (management skills) và kỹ năng lãnh đạo (leadership skills), tuy nhiên đây là hai nhóm năng lực có vai trò bổ trợ nhưng vẫn mang tính chất khác biệt:

• Kỹ năng quản lý tập trung vào việc vận hành: thiết lập quy trình, phân công công việc, giám sát tiến độ và đảm bảo kết quả được hoàn thành đúng thời hạn, đúng chất lượng. Nhà quản lý giỏi thường là người biết tổ chức nguồn lực, kiểm soát chi phí và duy trì sự ổn định.

• Kỹ năng lãnh đạo lại thiên về khả năng truyền cảm hứng, định hướng tầm nhìn và tạo động lực cho đội ngũ. Nhà lãnh đạo giỏi không chỉ quản trị công việc, mà còn khơi gợi sự chủ động, sáng tạo và tinh thần gắn kết trong tập thể.

Có thể nói, quản lý giúp “làm đúng việc”, còn lãnh đạo giúp “làm những việc đúng”. Một nhà quản trị thành công trong thời đại mới cần dung hòa cả hai: vừa có khả năng quản lý vận hành hiệu quả, vừa có khả năng lãnh đạo để dẫn dắt đội ngũ vượt qua thách thức.

III. 7 Kỹ năng quản lý quan trọng mà một nhà quản trị doanh nghiệp phải có

Trong phần này, ta cùng tìm hiểu Các kỹ năng quản lý quan trọng mà chắc chắn một nhà quản trị nào cũng cần có để có thể đạt được thành công trong sự nghiệp.

1. Kỹ năng quản lý nhân sự

Việc xây dựng mối quan hệ giữa các cá nhân trong một nhóm là điều không thể thiếu đối với nhiệm vụ cần thực hiện của một nhà quản trị. Để lãnh đạo được một nhóm, bạn cần có sự tôn trọng của các cá nhân trong đó. Vì vậy, vấn đề mà một nhà quản trị cần giải quyết chính là làm sao để giành được sự tôn trọng, lòng tin của người lao động.

Một lãnh đạo thông minh sẽ có thể tận dụng các đặc điểm và tính cách riêng của mỗi cá thể trong nhóm để tăng sự gắn kết của nhân viên, thúc đẩy môi trường làm việc và xây dựng lòng tin. Vì vậy, mọi người cần dành thời gian tìm hiểu rõ về mỗi cá nhân trong một tổ chức thông qua các hoạt động xã hội hoặc đào tạo duy trì xây dựng nhóm. 

Các tiêu chí cần đạt được:

• Kỹ năng thuyết trình trước công chúng
• Khả năng làm chủ hoàn cảnh
• Giám sát
• Đánh giá năng lực cá nhân
• Khả năng truyền

Xem thêm: 15 kỹ năng quản lý nhân sự không thể thiếu trong doanh nghiệp

2. Kỹ năng giao tiếp

Là một nhà quản trị, đại diện cho một nhóm người trong một tổ chức cho nên việc giao tiếp là yếu tố không thể thiếu. Các vấn đề thường gặp phải của quản lý về kỹ năng giao tiếp như:

• Không thể truyền đạt ý tưởng, thông tin cho nhân viên hiểu (do ý tưởng thường vĩ mô, cách tiếp cận trừu tượng, lớn) do khả năng truyền đạt thông tin kém hoặc chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc thuyết trình, bộc lộ suy nghĩ của mình.
• Không tương tác nói chuyện thường xuyên với nhân viên dẫn đến việc  giao tiếp khó khăn khi đề xuất/ trao đổi vấn đề

Để có thể cải thiện khả năng giao tiếp, nhà quản trị cần phải xây dựng lòng tin với nhân viên dưới quyền cho nên việc ngắt liên lạc là không nên xảy ra. Bạn cần luôn luôn trong trạng thái hoạt động, luôn luôn có mặc khi cấp dưới có vấn đề cần giải đáp và xin ý kiến.

Các tiêu chí cần đạt được: 

• Tư duy phản biện
• Xác định lợi ích của các bên liên quan
• Suy nghĩ kế hoạch
• Lập kế hoạch
• Khung giao tiếp hướng tới các đối tượng cụ thể

3. Kỹ năng phân chia công việc

Là một nhà quản trị, bạn sẽ cần quản lý khối lượng công việc của mình, giám sát công việc của các nhân viên khác, tham gia các cuộc họp và các buổi đào tạo,….Thông thường, các khó khăn mà một nhà quản lý gặp phải thường xung quanh vấn đề: Không biết lập kế hoạch, giao việc không đúng người đúng việc, đặt sai thời gian hoàn thành…

Để có thể giảm bớt khối lượng công việc, nhà quản lý cần tiến hành phân chia công việc cho nhân viên dưới quyền. Để công việc phân chia được tiến hành một cách hiệu quả, bạn cần phải xác định rõ điểm mạnh/ yếu của từng người và khả năng hoàn thành công việc của họ.  

Để có kỹ năng lãnh đạo quản lý tốt, nhà quản trị phải đạt được các tiêu chí sau:

• Khả năng phân tích
• Xác định các yếu tố ảnh hưởng tới hiệu suất
• Suy nghĩ logic
• Quản lý thời gian
• Khung giao tiếp hướng tới các đối tượng cụ thể
• Kỹ năng quản lý thời gian

Người đọc cũng quan tâm: THẾ NÀO LÀ “NGHỆ THUẬT”GIAO VIỆC CỦA NHÀ QUẢN LÝ?

4. Kỹ năng hoạch định chiến lược

Nhiệm vụ của nhà quản lý là nghĩ về bức tranh toàn cảnh, vì vậy, cũng như tập trung vào các nhiệm vụ và trách nhiệm của ngày hôm nay, bạn cũng cần phải lập kế hoạch cho tương lai. Trong quá trình hoạch định chiến lược, việc không biết xây dựng chiến lược như nào, xác định mục tiêu sai dẫn tới hoạch định sai nguồn lực cũng như dựng nên chiến lược không khả thi để thực hiện là các vấn đề mà nhà quản trị hay gặp phải.

 Để có một chiến lược chính xác, việc đầu tiên mà nhà quản trị cần làm chính là xác định rõ ràng những mục tiêu của mình. Hãy xây dựng mục tiêu dựa theo quy tắc SMART.  Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tìm hiểu thêm về bản đồ chiến lược giúp nhà quản trị làm việc hiệu quả hơn.

Các tiêu chí cần đạt được:

• Phân tích các vấn đề kinh doanh
• Tư duy phản biện
• Kỹ năng nghiên cứu, định tính
• Quản lý dự án
• Sử dụng phần mềm lệch kế hoạch

 5. Kỹ năng làm việc nhóm

Cách để làm tăng năng suất chính là có một đội nhóm làm việc hiệu quả, không có sự đố kỵ, ghen ghét lẫn nhau. Vì vậy, bài toán mà nhà quản trị phải giải quyết chính là làm thế nào để nhận được sự đồng tình, tin tưởng của nhân viên cấp dưới.

Để có một nhóm làm việc thành công thì nhà quản trị phải bắt đầu từ những thứ nhỏ nhất, đó chính là các cá nhân trong đó. Khi lãnh đạo tập trung vào sự gắn kết, cũng chính là họ tự cho nhân viên cơ hội để họ đạt được hiệu suất làm việc cao hơn trong vai trò của mình.

Các tiêu chí cần đạt được để có kỹ năng làm việc nhóm thành công: 

• Khả năng thích ứng tình huống
• Sự quyết đoán trong các vấn đề cần giải quyết
• Khả năng giải quyết xung đột
• Phân công công việc
• Ngoại giao
• Kỷ luật
• Kỹ năng lắng nghe, giao tiếp phi ngôn ngữ

 6. Kỹ năng phân tích thị trường

Sự hiểu biết về thị trường mà doanh nghiệp hoạt động và điều gì làm cho doanh nghiệp thành công là vô cùng cần thiết. Các vấn đề mà nhà quản trị thường gặp phải chính là: Không biết xác định quy mô thị trường, lợi thế cạnh tranh, không xác định được xu thế thị trường, 

Cách giải quyết: Để trở thành một người có kỹ năng phân tích thị trường, bạn cần phải đạt được những điều sau:

• Nhận biết về sứ mệnh và mục tiêu của tổ chức
• Hiểu biết về lĩnh vực hoạt động của công ty
• Hiểu biết về các yếu tố chính trị, xã hội ảnh hưởng tới doanh nghiệp
• Xác định được mọi ưu và khuyết điểm của đối thủ cạnh tranh

7. Kỹ năng đào tạo

Việc đào tạo cho nhân viên cấp dưới luôn gặp khá nhiều vấn đề trong các doanh nghiệp VIệt. Đa phần chương trình đào tạo của các công ty thường chưa có lộ trình, hệ thống rõ ràng. Bên cạnh đó, việc đào tạo nhân sự còn chưa được thực sự coi trọng dẫn tới kinh phí được chi không nhiều, quá trình đạo tạo không hiệu quả. 

Để có kỹ năng đào tạo hiệu quả, việc duy nhất mà bạn cần làm chính là có nhiều kinh nghiệm, kiến thức và kỹ năng. Lúc này, nhiệm vụ của bạn là truyền đạt lại và chia sẻ những kiến thức này với nhân viên cấp dưới. 

Các tiêu chí đạt được:

• Khả năng truyền đạt, thuyết trình
• Tập huấn

Sau khi đã nắm chắc 7 kỹ năng quản lý quan trọng cho nhà lãnh đạo thì chúng ta cùng đi tìm hiểu tiếp về cách cải thiện các kỹ năng của bản thân để việc quản trị ngày càng trở nên hiệu quả hơn.

Tham khảo: Phong cách lãnh đạo là gì? 8 Phong cách lãnh đạo phổ biến hiện nay

IV. Lộ trình phát triển kỹ năng quản lý cho nhà quản trị trẻ

Đối với những nhà quản trị trẻ, việc xây dựng lộ trình phát triển kỹ năng quản lý là yếu tố then chốt để tiến xa trong sự nghiệp. Một số gợi ý cụ thể có thể áp dụng:

Đối với những nhà quản trị trẻ, việc xây dựng một lộ trình phát triển kỹ năng quản lý rõ ràng không chỉ giúp nâng cao năng lực cá nhân mà còn tạo nền tảng vững chắc để tiến xa trong sự nghiệp. Lộ trình này có thể được chia thành ba giai đoạn chính:

1. Giai đoạn khởi đầu (0 – 2 năm kinh nghiệm)

Ở giai đoạn mới bước vào vai trò quản lý, điều quan trọng nhất là hình thành nền tảng:

• Quản lý thời gian và công việc: Làm quen với việc sắp xếp ưu tiên, phân bổ thời gian hợp lý và thực hiện các nhiệm vụ quản lý cơ bản.

• Giao tiếp hiệu quả: Rèn luyện kỹ năng diễn đạt rõ ràng, biết cách lắng nghe và đưa ra phản hồi mang tính xây dựng, giúp tạo dựng niềm tin với nhân sự.

• Quan sát và học hỏi: Chủ động quan sát các nhà quản lý cấp trên để học hỏi phong cách điều hành, cách xử lý tình huống và áp dụng vào công việc thực tế.

2. Giai đoạn phát triển (3 – 5 năm kinh nghiệm)

Khi đã có nền tảng, nhà quản trị trẻ bắt đầu đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn:

• Quản lý nhóm nhỏ: Tập trung rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch, đặt mục tiêu và theo dõi KPI để đảm bảo hiệu quả công việc.

• Giải quyết xung đột: Học cách xử lý mâu thuẫn trong nhóm, dung hòa lợi ích giữa các cá nhân và duy trì sự gắn kết.

• Đầu tư vào học tập: Tham gia các khóa học ngắn hạn về quản trị dự án, quản trị nhân sự hoặc kỹ năng lãnh đạo để nâng cao kiến thức chuyên môn.

3. Giai đoạn trưởng thành (trên 5 năm kinh nghiệm)

Đây là giai đoạn nhà quản trị bắt đầu khẳng định dấu ấn cá nhân và xây dựng tầm ảnh hưởng:

• Xây dựng tầm nhìn: Không chỉ quản lý vận hành, mà còn định hướng chiến lược dài hạn cho tổ chức.

• Huấn luyện và cố vấn: Biết cách phát triển đội ngũ kế cận thông qua việc đào tạo, truyền cảm hứng và hỗ trợ cấp dưới phát triển.

• Ứng dụng công nghệ và dữ liệu: Tận dụng các nền tảng số, phần mềm quản trị và phân tích dữ liệu để tối ưu hóa hiệu quả quản lý.

Lộ trình này không mang tính ràng buộc tuyệt đối, nhưng sẽ đóng vai trò như một kim chỉ nam để nhà quản trị trẻ định hình sự nghiệp. Việc kiên trì phát triển từng kỹ năng theo từng giai đoạn sẽ giúp họ vừa tích lũy kinh nghiệm thực tiễn, vừa xây dựng con đường phát triển bền vững trong vai trò quản lý.

V. 7 Cách nâng cao các kỹ năng quản lý giúp X3 hiệu suất làm việc

1. Hiểu rõ về nhóm của bạn

Một cá nhân có thể không phải là người vui vẻ nhất khi ở bên cạnh, nhưng họ là người làm việc siêng năng nhất mà bạn có. Bên cạnh đó, họ rất giỏi trong việc thu hút khách hàng. Vì vậy, có thể khẳng định rằng việc hiểu rõ về nhóm làm việc sẽ giúp nhà quản trị xác định rõ điểm mạnh và yếu để từ đó cải thiện kỹ năng quản trị, xây dựng chiến lược hơn.

Nếu bạn là một nhà quản lý mới và đang tiếp quản tổ chức từ một người khác, hãy hỏi họ những thông tin cụ thể trước khi bắt đầu. Bởi, nó sẽ cung cấp cho bạn thông tin hữu ích về cả nhóm và phong cách làm việc của phòng ban bởi nó đã bị ảnh hưởng từ người quản lý trước đó. 

2. Thiết lập lòng tin bằng cách tạo môi trường làm việc thân thiện

Một môi trường thân thiện sẽ làm tăng khả năng hợp tác, động lực và nâng cao khả năng giải quyết vấn đề hiệu quả. 

Ví dụ: Nếu hiệu trưởng duy trì chính sách cởi mở và giáo viên của ông ấy cảm thấy thoải mái khi chia sẻ những hiểu biết của họ, ông ấy sẽ có thể thực hiện những đổi mới của họ trong toàn trường và cải thiện hoạt động kinh doanh của mình. Nếu có bất kỳ vấn đề gì với học sinh hoặc mâu thuẫn với giáo viên, anh ấy cũng sẽ nhận ra chúng từ sớm. 

3. Đặt mục tiêu rõ ràng và chia sẻ bức tranh lớn của doanh nghiệp

Việc đặt ra hệ thống mục tiêu của doanh nghiệp một cách rõ ràng giúp nhà quản trị đưa ra các quyết định một cách chính xác hơn. Thông thường, việc đặt mục tiêu sẽ được xây dựng trên nguyên tắc SMART như đã nêu ở trên để thông qua đó các thành viên trong nhóm không có sự nhầm lẫn gì về việc họ đang thực hiện, cái mà nhóm phải đạt được. Bên cạnh đó, Sẽ dễ dàng hơn để phân bổ thời gian và nguồn lực cho một mục tiêu nếu nó rõ ràng và có mục tiêu, đồng thời nhóm của bạn cũng có nhiều khả năng thành công hơn.

4. Thường xuyên tạo các cuộc họp mặt giúp duy trì mối quan hệ, đánh giá hiệu quả làm việc

Thường xuyên có các cuộc họp định kỳ sẽ giúp nhà quản trị nắm rõ được tình hình công việc, duy trì mối quan hệ và nâng cao khả năng giám sát. Bên cạnh đó, việc mở ra các cuộc họp thường kỳ sẽ giúp người lao động nêu lên những suy nghĩ mang tính chất đóng góp của mình về dự án, giúp họ cảm thấy có động lực và tham gia vào công việc của mình hơn.

5. Tránh quản lý vi mô

Quản lý vi mô là việc giám sát cách làm việc của người lao động dưới kính hiển vi hay có thể gọi là “săm soi” người khác. Trong quá khứ, hành vi này có thể hữu ích nhưng ở thời kì chính sách mở cửa như hiện nay, đây là một việc làm không được đánh giá cao.

Trở thành một nhà quản lý vi mô sẽ khiến ảnh hưởng tới lòng tin giữa lãnh đạo và cấp dưới. Nhà quản trị phải bắt đầu tin tưởng rằng người khác có thể làm việc tốt như bạn sẽ làm. Nếu bạn cho phép nhân viên tự quyết định và thể hiện niềm tin của bạn vào những việc họ làm sẽ khiến người lao động cảm thấy tự tin hơn và gắn bó hơn.

6. Thừa nhận sai lầm và đưa ra giải pháp

Là một nhà quản trị, bạn sẽ mắc phải một số sai lầm khi thực hiện công việc. Vì vậy, hãy biết thừa nhận lỗi sai của mình. Học hỏi từ những gì bạn đã làm sai và rút ra kinh nghiệm để có thể chia sẻ cho người dưới quyền từ đó việc mắc phải sai lầm sẽ xảy ra ít hơn. 

Quan trọng hơn, thay vì chăm chăm vào sai lầm, hãy định hướng giải pháp. Minh bạch trong giao tiếp của bạn với nhóm của bạn giúp tạo ra một môi trường làm việc được xây dựng trên sự tin tưởng. 

7. Thể hiện sự linh hoạt trong công việc

Trong kinh doanh, không phải mọi thứ đều diễn ra theo đúng kế hoạch. Điều quan trọng là phải nhanh nhẹn trong cách tiếp cận và thay đổi hướng đi khi cần thiết. Thể hiện sự linh hoạt đối với nhân viên của bạn cũng góp phần vào một môi trường làm việc tốt hơn. 

Một nhà quản trị có tư duy phát triển, họ thường  thích thử những cách mới để làm việc với nhóm của mình và thách thức hiện trạng. Bạn xem cơ hội và thách thức là cách để học hỏi những điều mới và phát triển.

Qua bài viết trên đã giúp người đọc có cái nhìn cụ thể hơn về kỹ năng quản lý doanh nghiệp để từ đó sau khi nắm rõ được các kỹ năng quản lý quan trọng của nhà quản trị và các cách cải thiện này sẽ giúp bạn trở thành một nhà quản trị thành công. 

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

Hotline: 083 483 8888

Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA