5 Bước xây dựng quy trình đào tạo nội bộ hiệu quả cho doanh nghiệp

Đào tạo nội bộ là khái niệm không còn xa lạ với các doanh nghiệp ngày nay. Việc xây dựng kế hoạch đào tạo nội bộ chuyên nghiệp là nền tảng để công ty, doanh nghiệp phát triển vững mạnh trong mọi quá trình làm việc, lên dự án. Nội bộ vững mạnh thì doanh nghiệp mới phát triển bền vững. Hiểu được điều này, trong bài viết ngày hôm nay chúng tôi sẽ chia sẻ đến bạn tầm quan trọng của việc đào tạo nhân sự nội bộ doanh nghiệp, các hình thức đào tạo hiệu quả và ví dụ cụ thể về xây dựng hệ thống đào tạo nội bộ chuyên nghiệp.

I. Đào tạo nội bộ và vai trò đối với doanh nghiệp

1. Đào tạo nội bộ là gì?

Đào tạo nội bộ là quá trình các nhân viên của công ty, doanh nghiệp học được các kỹ năng cần thiết liên quan đến công việc thông qua các khóa học, các khóa đào tạo hay những buổi đào tạo ngắn do nội bộ doanh nghiệp tổ chức. Về bản chất, quá trình đào tạo nội bộ là nền tảng cho sự thành công của bất kỳ tổ chức hay doanh nghiệp nào.

Việc lên một kế hoạch đào tạo nội bộ doanh nghiệp tốt sẽ mang lại hiệu quả làm việc cho toàn thể doanh nghiệp. Hệ thống đào tạo nội bộ là một phần quan trọng trong việc định hướng nhân viên, định hướng doanh nghiệp. Một khóa đào tạo dù là ngắn hạn hay dài hạn đều cần thực hiện một cách chỉn chu. Mỗi công ty, mỗi doanh nghiệp sẽ cần có những phương thức và mô hình đào tạo khác nhau phù hợp với quy mô, số lượng nhân viên và mục tiêu đào tạo.

2. Tầm quan trọng của đào tạo nội bộ đối với doanh nghiệp

Như đã nhắc đến ở trên, đào tạo nội bộ đóng vai trò quan trọng trong kế hoạch nhân sự và là nền tảng để định hướng phát triển doanh nghiệp lâu dài, bền vững. Trong xã hội hiện đại với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin như hiện nay, đào tạo nhân sự đã trở nên đơn giản và thuận tiện hơn với nhiều hình thức khác nhau. Tuy nhiên, vấn đề còn tồn tại lại nằm ở chính các lãnh đạo và quản lý khi họ còn mông lung trong khâu xây dựng các chiến lược đào tạo nhân sự.

Các CEO/Manager/ Trưởng phòng/ Quản lý/ Trưởng dự án quản lý cả một công ty hay một đội nhân viên, họ biết rằng cần đào tạo nhân sự để hiểu và làm việc nhưng lại chưa nắm được hay chú ý đến tầm quan trọng của việc xây dựng kế hoạch đào tạo nội bộ chuyên nghiệp. Chính vì thế mà quá trình đào tạo gặp nhiều khó khăn.

• Giúp cải thiện và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên

Việc duy trì bồi dưỡng nâng cao nhân sự chất lượng là bước đệm và tạo lợi thế cho sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp khi nâng cao năng suất lao động. Những khóa đào tạo nội bộ sẽ mang đến cho nhân viên những góc nhìn tổng quan nhất và những kiến thức chuyên ngành chuyên sâu để nâng cao năng lực, chất lượng và hiệu quả công việc.

• Tối ưu chi phí tuyển dụng

Khi tập trung đào tạo kỹ năng và phát triển nguồn nhân sự, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí tuyển dụng nhân sự mới có năng lực tương ứng. Giả sử, bạn cần bỏ thêm một khoản để trả lương cho nhân viên mới, tuy nhiên nếu đào tạo một nhân sự đã có nền tảng và gắn bó với công ty thì chắc chắn khoản phí bỏ ra sẽ ít hơn, tiết kiệm hơn.

Hơn nữa, quá trình đào tạo đội ngũ nhân sự sẽ giúp tiết kiệm thời gian tuyển dụng và đào tạo đội ngũ nguồn nhân viên mới.

• Tạo dựng sự trung thành từ nhân sự

Giá trị của doanh nghiệp và công việc thông qua các buổi đào tạo sẽ được nhân viên chú ý và cảm nhận được. Khi đã nhận ra được giá trị thì họ sẽ có sự tin tưởng và trung thành hơn. Nhân viên sẽ có cơ hội được đào tạo tối đa để phát triển, nâng cao năng lực của bản thân.

• Góp phần xây dựng văn hóa công ty

Một trong những buổi đào tạo nội bộ không thể thiếu của các doanh nghiệp là đào tạo văn hóa công ty. Các nhân viên cũng chính là nhân tố gây dựng nên văn hóa học tập, tiến bộ trong doanh nghiệp của bạn. Đây cũng là môi trường để hiệu quả công việc được nâng cao ổn định.

• Đảm bảo hệ thống quản lý và làm việc chuyên nghiệp

Khi doanh nghiệp giới thiệu một phần mềm, sản phẩm mới hay bắt đầu một dự án, sẽ thật thiếu sót nếu như không có những khóa đào tạo nội bộ để cung cấp kiến thức cơ bản hay chuyên sâu đến nhân viên. Như vậy thì quá trình làm việc sẽ được trơn tru, tránh việc gián đoạn trong khi đang triển khai.

Bí quyết xây dựng: Chính sách nhân sự: Bí quyết giữ chân nhân tài cho mọi doanh nghiệp

II. Các hình thức đào tạo nội bộ doanh nghiệp phổ biến hiện nay

Mỗi doanh nghiệp đều có những đặc điểm khác nhau về sản phẩm kinh doanh cũng như cấu trúc nhân sự. Việc chọn hình thức đào tạo nội bộ nào có vai trò quan trọng giúp định hướng và tối ưu hóa quá trình đào tạo để đảm bảo mọi thông tin muốn truyền tải đều được nhân sự nắm vững.

1. Mentoring – Đào tạo cố vấn

Mentoring là đào tạo dựa trên mối quan hệ giữa một người có nhiều kinh nghiêm trong nghề (Mentor) và một cá nhân ít kinh nghiệm hơn (Mentee). Trong đó, Mentor có trách nhiệm hướng dẫn Mentee các kiến thức liên quan đến công việc để trau dồi và phát triển bản thân.

Hình thức đào tạo nội bộ Mentoring phù hợp với những doanh nghiệp thường xuyên tuyển nhân viên mới, cần sự kèm cặp trong kiến thức chuyên ngành và văn hóa công ty.

2. On the job training – Đào tạo Thực hành trực tiếp

On the job training (OJT) là đào tạo tại chỗ, được áp dụng để nhân viên có được kiến thức thực hành tại nơi làm việc. Khi đào tạo nhân sự nội bộ bằng thực hành trực tiếp, nhân viên sẽ sử dụng các tài nguyên có sẵn cho họ tại nơi làm việc.

Đào tạo thực hành trực tiếp thích hợp ứng dụng khi doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm hoặc công nghệ mới, thay đổi kế hoạch kinh doanh, sử dụng một phần mềm mới trong quy trình làm việc.

3. Đào tạo 1-1

Đây là hình thức đào tạo khi một người có tay nghề lâu năm sẽ trực tiếp đào tạo một nhân viên mới hoặc ít kinh nghiệm hơn. Hầu hết các doanh nghiệp chỉ tận dụng hình thức này khi cần đào tạo một nhân viên thực sự cần kỹ năng chuyên ngành, cần được đào tạo kỹ lưỡng và hướng dẫn tỉ mỉ.

4. Đào tạo tổng quan

Các doanh nghiệp sẽ cần lập ra những buổi đào tạo theo định kỳ để phổ biến cho toàn bộ nhân viên về văn hóa công ty, sản phẩm mới hay bất cứ kỹ năng nào cần thiết.

Đào tạo tổng quan là hình thức cần thiết và quan trọng đối với mọi doanh nghiệp.

Tham khảo thêm: Quy trình đào tạo nhân sự và các bước xây dựng quy trình đào tạo chuẩn cho doanh nghiệp

III. 5 bước xây dựng quy trình đào tạo nội bộ chuyên nghiệp

Bước 1: Định hướng phát triển và đánh giá nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp

Doanh nghiệp trước hết cần biết mình đang xây dựng chiến lược kinh doanh gì, hoạch định nhân sự thế nào, đào tạo nội bộ doanh nghiệp để giải quyết vấn đề gì?

Mục tiêu, định hướng nhân viên trong khóa đào tạo là nhân viên phải được trau dồi, bổ sung thêm kỹ năng, kiến thức chuyên môn phục vụ cho công việc.

Bước 2: Xác định mục tiêu đào tạo cụ thể

Cần xác định được các yêu cầu, mục tiêu cụ thể khi thực hiện đào tạo. Doanh nghiệp cần đảm bảo thực hiện được các yếu tố:

– Trách nhiệm và vai trò của nhân viên trong việc đạt được mục tiêu cuối cùng của công ty.

– Các công việc nhân viên cần phải đảm bảo rằng sẽ hoàn thành và đạt được mục tiêu đã đặt ra từ ban đầu.

Sau khi xác định được mục tiêu, các công ty hay doanh nghiệp có thể đưa ra định hướng cho chương trình, nội dung đào tạo và nó có thể đóng vai trò là thước đo cho cả quá trình đào tạo có thành công hay không.

Bước 3: Xây dựng, thiết kế cụ thể chương trình đào tạo 

Các doanh nghiệp sau khi xác định được mục tiêu, hình thức sẽ xây dựng hệ thống đào tạo bằng việc chuẩn bị sẵn một kế hoạch đào tạo thật chi tiết, rõ ràng. Kế hoạch bao gồm phương pháp đào tạo, nội dung, kiến thức cần truyền đạt, tài liệu tham khảo, hướng dẫn và một số khía cạnh có liên quan khác.

Có một số lưu ý khi doanh nghiệp thiết kế chương trình đào tạo, cụ thể: 

• Tài liệu đào tạo cần sự rõ ràng, có nhiều ví dụ minh họa, tình huống thực tế 
• Luôn có sự tương tác, thảo luận, đặt câu hỏi trong buổi học.
• Nên chia nhỏ nội dung đào tạo, đừng đưa quá nhiều kiến thức vào 1 buổi.

Xây dựng, thiết kế chương trình và tài liệu đào tạo cũng rất quan trọng. Bởi nó là yếu tố tạo nên sự hấp dẫn và thu hút nhiều nhân viên tham gia khóa học. Chương trình càng hay, bổ ích càng tạo động lực cho nhân viên muốn tham gia khóa đào tạo. 

Bước 4: Tiến hành đào tạo nội bộ doanh nghiệp 

Doanh nghiệp cần: Sắp xếp lịch trình cho các hoạt động đào tạo, sau đó mới huy động nhân lực cần thiết để thực hiện. Đồng thời quyết định nhân viên được đào tạo dựa trên nhu cầu, trình độ chuyên môn, chức danh mà doanh nghiệp cần.

Mỗi doanh nghiệp có một mục tiêu đào tạo khác nhau vậy nên sẽ có các phương án giải quyết khác nhau.

Bước 5: Tiến hành đánh giá kết quả đào tạo 

Bước làm cuối cùng trong quy trình xây dựng đào tạo nội bộ chính là đánh giá cả từ phía nhân viên và vị trí tổ chức đào tạo.

Với nhân viên, doanh nghiệp cần yêu cầu những phản hồi, nhận xét của người học để đánh giá được nội dung truyền tải của bộ phận tổ chức và cải thiện trong những lần sau.

Ngoài ra, bước đánh giá kết quả để doanh nghiệp nắm bắt số lượng nhân viên tuân thủ chương trình đào tạo, bao nhiêu người có thể tiếp thu và hiểu về nội dung của chương trình. 

IV. Xây dựng đội nhóm triển khai đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp

Để khai thác rõ hơn và để có được một hệ thống đào tạo nội bộ hiệu quả, các doanh nghiệp cần xây dựng một đội nhóm với nhiệm vụ chính là triển khai các khóa học đào tạo nội bộ. Trước hết cần xây dựng một phòng đào tạo có cơ cấu tổ chức rõ ràng, sau đó lập nên KPI cho phòng đào tạo đó. 

1. Lập cơ cấu phòng đào tạo nội bộ 

Trưởng phòng đào tạo

Người có quyền quyết định cao nhất, có trách nhiệm tổ chức, quản lý các chương trình đào tạo nhân sự nội bộ doanh nghiệp với các nhiệm vụ chính: 

• Tham mưu cho Ban lãnh đạo xây dựng chiến lược đào tạo, phát triển nhân sự 
• Xây dựng và tổ chức các khóa đào tạo
• Theo dõi, giám sát và đánh giá công tác đào tạo 
• Lập ngân sách và quản lý các chi phí sử dụng cho chương trình đào tạo

Phó phòng đào tạo 

Có trách nhiệm hỗ trợ trưởng phòng đào tạo trong việc lập kế hoạch, triển khai thực hiện và quản lý công tác đào tạo nội bộ của doanh nghiệp. 

Phó phòng đào tạo cũng tổ chức các hoạt động, chương trình nhằm duy trì và thúc đẩy phát triển văn hóa doanh nghiệp cũng như sự gắn kết trong nội bộ doanh nghiệp.

Chuyên viên đào tạo 

Đảm nhận đa dạng các vai trò tùy vào đặc trưng của doanh nghiệp. Công việc chính của chuyên viên đào tạo là giảng dạy và đào tạo nhân viên, đồng thời tham gia vào việc xây dựng kế hoạch đào tạo nội bộ. 

Chuyên viên đào tạo trực tiếp theo dõi và làm việc với nhân viên, đảm bảo hoàn thành KPI theo đúng trách nhiệm được giao. 

2. Thiết lập KPI cho phòng đào tạo nội bộ

• Tổng số giờ đào tạo / nhân viên
• Giờ đào tạo trung bình / nhân viên
• Chi phí đào tạo / nhân viên
• Tỷ lệ nhân viên đào tạo
• Hiệu quả đào tạo

1Office HRM là bộ tính năng giải quyết công tác quản lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp được biết đến rộng rãi và được hàng nghìn doanh nghiệp sử dụng. Với HRM từ 1Office, doanh nghiệp có thể tự động cập nhật báo cáo để nhà quản lý đánh giá hiệu quả từng kênh tuyển dụng cũng như hiệu suất làm việc của từng chuyên viên tuyển dụng.

Ngoài ra, nắm được tình trạng làm việc của nhân sự trong doanh nghiệp, giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng thể về biến động nhân sự để đưa ra phương án ổn định. Từ đó những phương pháp và mô hình đào tạo nội bộ doanh nghiệp cũng sẽ được lên ý tưởng và triển khai dễ dàng. 

Như vậy, đối với các doanh nghiệp lớn nhỏ hiện nay, đào tạo nhân sự nội bộ đóng vai trò hết sức quan trọng. Để đào tạo hiệu quả thì các công ty cần nắm bắt được quy trình và hình thức xây dựng hệ thống đào tạo hợp lý, từ đó nâng cao nhận thức nhân viên về văn hóa, các kỹ năng chuyên môn cần ứng dụng trong quá trình làm việc. Hy vọng những thông tin trên sẽ hữu ích với các doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp quy trình đào tạo nhân sự hiệu quả. Nếu còn bất cứ thắc mắc gì hay quan tâm đến giải pháp phần mềm 1Office, hãy liên hệ với chúng tôi theo:

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA