Công thức tính lương theo thời gian cho HR doanh nghiệp

Công thức tính lương theo thời gian được sử dụng phổ biến để trả lương dựa trên số giờ, số ngày hoặc số tháng làm việc thực tế của người lao động. Nếu áp dụng sai công thức, doanh nghiệp có thể tính lệch tiền lương, phụ cấp, ngày công hoặc các khoản khấu trừ liên quan. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu cách tính lương theo thời gian, ví dụ minh họa và những lưu ý quan trọng khi áp dụng.

I. Lương theo thời gian là gì?

Lương theo thời gian là hình thức trả thu nhập dựa trên đơn giá tiền công cố định và thời lượng làm việc thực tế (giờ, ngày, tuần, tháng) của người lao động, nhằm đảm bảo tính ổn định và tuân thủ các thỏa thuận về thời gian hiện diện tại doanh nghiệp.

Để vận hành đúng quy định pháp luật và tối ưu hiệu quả nhân sự, doanh nghiệp cần lưu ý các trụ cột sau:

• Đơn vị tính linh hoạt: Tùy vào đặc thù sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp có thể áp dụng trả lương theo giờ, ngày hoặc tuần. Tuy nhiên, hình thức tính lương theo tháng vẫn là chuẩn mực phổ biến nhất trong khối văn phòng và các doanh nghiệp chính quy.

• Chu kỳ thanh toán định kỳ: Theo Bộ luật Lao động, người lao động phải được chi trả ít nhất mỗi tháng một lần hoặc 15 ngày một lần tùy theo thỏa thuận, đảm bảo tính duy trì nguồn sống cho nhân sự.

• Cơ sở pháp lý chặt chẽ: Hình thức này được điều chỉnh bởi Điều 96 Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP, yêu cầu sự minh bạch và thống nhất giữa đơn vị sử dụng lao động và người lao động ngay từ khi ký kết hợp đồng.

• Cấu trúc thu nhập đa dạng: Doanh nghiệp có thể lựa chọn trả lương theo thời gian thuần túy hoặc kết hợp thêm các khoản thưởng năng suất (lương thời gian có thưởng) để khích lệ tinh thần làm việc.

• Cam kết về tính đúng hạn: Việc chi trả phải được thực hiện trực tiếp và đầy đủ. Trong trường hợp chậm trễ bất khả kháng, doanh nghiệp có nghĩa vụ đền bù một khoản tương ứng với lãi suất ngân hàng để đảm bảo quyền lợi cho nhân viên.

Tham khảo ngay: Phần mềm tính lương nhân viên tốt nhất – Giải pháp quản lý công, lương tự động cho doanh nghiệp

II. Tổng hợp các công thức tính lương theo thời gian chuẩn xác nhất

1. Công thức tính lương theo tháng

Cách tính tiền lương tháng được trả cho nhân viên/ người lao động được căn cứ theo hợp đồng (theo Điều 3 Thông tư 23/2015/TT- BLĐTBXH).

Công thức 1:

Trong đó: Số ngày đi làm theo quy định = Số ngày trong tháng –  Số ngày nghỉ

Ví dụ:

Tháng 9/2022 có 30 ngày, trong đó có 5 ngày chủ nhật (người lao động được nghỉ vào chủ nhật)

=> Số làm đi làm theo quy định là: 30 – 5= 25 (ngày)

Lưu ý:

Khi sử dụng hình thức trả lương theo thời gian, đối với công thức này cũng như các công thức tính lương theo tháng khác, doanh nghiệp cần lưu ý đến quy định của pháp luật.

Theo khoản 2, Điều 6 Thông tư 595/QĐ-BHXH các khoản phụ cấp lương để bù đắp yếu tố về điều kiện lao động, tính chất phức tạp công việc, điều kiện sinh hoạt, mức độ thu hút lao động mà mức lương thỏa thuận trong HĐLĐ chưa được tính đến hoặc tính chưa đầy đủ như:

• Khoản phụ cấp chức vụ, chức danh.
• Khoản phụ cấp trách nhiệm.
• Khoản phụ cấp nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.
• Khoản phụ cấp thâm niên.
• Khoản phụ cấp khu vực.
• Khoản phụ cấp lưu động.
• Khoản phụ cấp thu hút và các phụ cấp có tính chất tương tự.

Công thức 2:

Công thức thứ 2 trong hình thức tính lương theo tháng này được áp dụng khi kế toán không muốn tốn thời gian tính số ngày trong tháng hay số ngày chủ nhật. Theo cách tính này, doanh nghiệp sẽ chọn một số ngày công tiêu chuẩn cố định để chia ra và tính dựa theo đó. Các doanh nghiệp ngày nay thường lấy 26 ngày.

Công thức:

Ví dụ:

Lương cứng cho Quản lý nhân sự được thỏa thuận là 15 triệu/ tháng, phụ cấp ăn uống và xe cộ 1 triệu. Trong tháng 9/2022 người này đã đi làm 20 ngày.

=> Lương tháng = (15+1)/26 * 20 và tương đương với 12tr300 nghìn đồng.

Lưu ý:

Cách tính này có vẻ dễ dàng hơn nhưng doanh nghiệp cũng cần lưu ý và cập nhật tình hình. Tùy theo điều kiện và tính đặc thù công ty mà doanh nghiệp có thể chọn một trong 2 công thức tính.

2. Công thức tính lương theo tuần

Công thức:

Ví dụ:

Lương tháng cố định là 15 triệu, khi đó lương theo tuần = (15*12)/52, tương đương với 3 triệu đồng.

3. Công thức tính lương ngày

Cách tính tiền lương ngày được sửa đổi, bổ sung tại Điều 14 Thông tư 47/2015/TT – BLĐTBXH. Cụ thể như sau:

Công thức:

Lưu ý:

Số ngày làm việc bình thường trong tháng do doanh nghiệp lựa chọn, nhưng không được quá 26 ngày

4. Công thức tính lương theo giờ

Lương giờ là tiền lương trả cho một giờ làm việc của người lao động; hoàn cảnh hợp đồng lao động deal tiền lương theo tháng hoặc theo tuần hoặc theo ngày thì tiền lương giờ được xác định bằng tiền lương ngày chia cho số giờ làm việc thông thường trong ngày theo quy định tại điều 105 Bộ luật lao động 2019.

Công thức:

Lưu ý:

Đối với công thức tính lương theo thời gian này, doanh nghiệp cần lưu ý đảm bảo thực hiện đúng quy định được đặt ra tại Điều 104 Bộ Luật lao động, cụ thể là:

• Không làm quá 8 tiếng trong 1 ngày, 48 giờ trong 1 tuần.

Tuy nhiên, các công ty, doanh nghiệp được quy định làm việc theo giờ hoặc ngày hoặc tuần. Nếu giờ làm việc quy định theo tuần thì không quá 10 giờ trong 01 ngày, nhưng không quá 48 giờ trong 01 tuần.

• Giờ làm việc không quá 06 tiếng trong 01 ngày đối với những người làm các công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.

III. So sánh lương theo thời gian và lương theo sản phẩm

1. Sự khác biệt trong cách tính

• Lương theo thời gian: được tính dựa trên số giờ, ngày hoặc tháng người lao động làm việc, không phụ thuộc trực tiếp vào số lượng sản phẩm hoàn thành. Công thức cơ bản thường là:
  Lương = Mức lương thời gian × Số thời gian làm việc thực tế.

• Lương theo sản phẩm: phụ thuộc trực tiếp vào khối lượng và chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ mà người lao động tạo ra. Công thức thường là:
  Lương = Đơn giá sản phẩm × Số sản phẩm hoàn thành.

2. Ảnh hưởng đến năng suất lao động

• Lương theo thời gian: đảm bảo thu nhập ổn định cho người lao động, nhưng có thể làm giảm động lực nâng cao năng suất nếu doanh nghiệp không kết hợp thêm cơ chế thưởng.

• Lương theo sản phẩm: khuyến khích người lao động làm việc nhanh và nhiều hơn, trực tiếp gắn thu nhập với kết quả. Tuy nhiên, nếu không kiểm soát tốt chất lượng, có thể dẫn đến tình trạng chạy theo số lượng, bỏ qua yếu tố an toàn hay chất lượng sản phẩm.

3. Khi nào nên áp dụng từng hình thức

• Lương theo thời gian phù hợp với các vị trí yêu cầu chất lượng, tính ổn định và khó đo lường bằng sản phẩm cụ thể, ví dụ: quản lý, hành chính, nhân sự, kỹ thuật viên bảo trì.

• Lương theo sản phẩm thích hợp với các công việc sản xuất trực tiếp, dễ đo lường bằng số lượng đầu ra, như may mặc, gia công, lắp ráp.

IV. Những yếu tố nào ảnh hưởng đến lương theo thời gian?

Mức lương theo thời gian là kết quả của sự giao thoa giữa ngưỡng sàn pháp lý, khả năng tài chính của tổ chức và giá trị thỏa thuận cá nhân nhằm đảm bảo sự cân bằng giữa chi phí vận hành và quyền lợi người lao động.

1. Quy định pháp luật

Theo Bộ luật Lao động Việt Nam, tiền lương là thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động, nhưng phải đảm bảo không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ ban hành. Đây là cơ sở pháp lý nhằm bảo vệ quyền lợi tối thiểu của người lao động, đặc biệt với các vị trí phổ thông hoặc công việc có tính chất lặp lại.

Ngoài ra, pháp luật cũng quy định rõ:

• Tiền lương làm thêm giờ phải cao hơn mức lương làm việc bình thường (tối thiểu bằng 150% vào ngày thường, 200% vào ngày nghỉ hàng tuần và 300% vào ngày lễ, Tết).

• Tiền lương làm việc ban đêm được cộng thêm ít nhất 30% so với mức lương của công việc ban ngày.

• Doanh nghiệp phải trả lương đúng hạn, không được chậm quá 30 ngày trong trường hợp đặc biệt.

Tuân thủ các quy định này không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng uy tín, tránh rủi ro tranh chấp lao động và xử phạt hành chính.

2. Chính sách nội bộ của doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp có quyền xây dựng hệ thống trả lương theo thời gian phù hợp với đặc thù ngành nghề và chiến lược nhân sự. Ví dụ:

• Doanh nghiệp sản xuất có thể áp dụng mức lương cơ bản cộng phụ cấp chuyên cần, phụ cấp ca kíp.

• Doanh nghiệp dịch vụ thường kết hợp lương theo thời gian với thưởng doanh số, KPI để gắn thu nhập với hiệu quả công việc.

• Doanh nghiệp quy mô lớn có xu hướng thiết kế khung bậc lương theo vị trí, cấp bậc và thâm niên, nhằm đảm bảo công bằng và minh bạch.

Ngoài lương cơ bản, nhiều đơn vị còn bổ sung phụ cấp ăn trưa, xăng xe, điện thoại, cũng như các chế độ thưởng lễ, thưởng Tết, bảo hiểm sức khỏe để tạo động lực làm việc và giữ chân nhân tài. Chính sách nội bộ càng rõ ràng, minh bạch thì càng hạn chế được mâu thuẫn và tăng sự gắn bó của nhân viên.

3. Thỏa thuận trong hợp đồng lao động

Hợp đồng lao động là văn bản ràng buộc pháp lý giữa người lao động và doanh nghiệp, trong đó tiền lương theo thời gian phải được quy định rõ ràng. Những yếu tố cần ghi cụ thể bao gồm:

• Mức lương cơ bản.

• Hình thức trả lương (theo tháng, theo ngày hoặc theo giờ).

• Kỳ hạn trả lương (tháng, nửa tháng).

• Các khoản phụ cấp, thưởng nếu có.

• Điều kiện xét tăng lương định kỳ hoặc đột xuất.

Việc quy định minh bạch trong hợp đồng giúp đảm bảo quyền lợi hai bên, tránh tình trạng tranh chấp về lương, đồng thời tạo sự an tâm cho người lao động.

Như vậy, tiền lương theo thời gian chịu ảnh hưởng đồng thời từ khung pháp luật, chính sách nội bộ của doanh nghiệp và thỏa thuận trong hợp đồng lao động. Doanh nghiệp cần kết hợp cả ba yếu tố này để vừa tuân thủ luật, vừa linh hoạt trong quản trị nhân sự, đảm bảo hài hòa lợi ích giữa tổ chức và người lao động.

V. Áp dụng công thức tính lương theo thời gian cho những doanh nghiệp nào?

Hình thức trả lương theo thời gian thường được các đơn vị ưu tiên sử dụng khi tính chất công việc đòi hỏi sự hiện diện cố định, khó định lượng kết quả đầu ra bằng con số cụ thể hoặc tập trung vào chất lượng quy trình và năng lực quản lý.

Các nhóm đối tượng và lĩnh vực ứng dụng phổ biến:

• Khối nhân sự quản lý và hành chính: Phù hợp với các vị trí điều hành, quản trị hoặc nhân viên văn phòng – nơi công việc mang tính chất duy trì vận hành hệ thống và khó áp đặt các định mức sản phẩm cứng nhắc.

• Các cơ sở sản xuất theo dây chuyền: Áp dụng cho các công đoạn sản xuất tự động hóa hoặc dây chuyền công nghiệp, nơi tốc độ làm việc phụ thuộc vào máy móc và người lao động cần đảm bảo sự có mặt liên tục để giám sát quy trình.

• Ngành dịch vụ và tư vấn chuyên môn: Sử dụng cho các công việc có khối lượng sản phẩm không ổn định hoặc khó đo lường chính xác bằng các chỉ số khoán, yêu cầu nhân sự tập trung vào kỹ năng và thái độ phục vụ trong suốt thời gian làm việc.

• Doanh nghiệp mới hoặc các dự án đặc thù: Những đơn vị đang trong giai đoạn hình thành quy trình, chưa xây dựng được hệ thống định mức khoán sản phẩm (KPI) hoàn chỉnh thường chọn lương thời gian để đảm bảo thu nhập ổn định cho đội ngũ.

VI. Ưu nhược điểm của hình thức tính lương theo thời gian

Tuy tính lương theo thời gian là hình thức phổ biến đối với các doanh nghiệp ngày nay, nhưng không thể phủ nhận việc áp dụng các công thức tính lương theo thời gian này cũng có điểm tốt và những điểm hạn chế riêng.

1. Ưu điểm khi áp dụng công thức tính lương theo thời gian

• Tính lương theo thời gian dễ hiểu, dễ tính toán và áp dụng
• Giúp  nhân viên/ người lao động không bị tạo sức ép về khối lượng công việc như cách tính lương theo KPI
• Giúp nhân viên có thời gian đầu tư công sức nhiều hơn vào cải tiến cách làm việc, sự sáng tạo không bị vùi lấp bởi sức ép KPI
• Hỗ trợ nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên
• Về phía doanh nghiệp, công thức tính lương theo thời gian giúp bộ phận kế toán tạo dựng hệ thống quản lý tiền lương đồng bộ, hạn chế tối đa các sai lệch trong lúc kiểm kê.

2. Nhược điểm khi áp dụng công thức tính lương theo thời gian

Cho dù mang lại những ưu điểm cho cả nhân viên và doanh nghiệp nhưng hình thức tính lương theo thời gian cũng tạo ra những điểm bất cập. Cụ thể là không đủ bình đẳng và chính xác trong việc nhận xét, đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên.

Rõ ràng, với một mức lương cố định như vậy, nhân viên có thể làm việc với năng suất cao hơn hoặc thấp hơn so với những gì họ được nhận. Đây là một điểm hạn chế của tính lương theo thời gian so với hình thức tính lương theo KPI.

Để khắc phục tình trạng này, nhiều doanh nghiệp ngày nay kết hợp giữa việc tính lương theo thời gian và phúc lợi. Đây chính là biện pháp tối ưu nhất để thúc đẩy hiệu quả lao động cùng trách nhiệm của nhân viên khi làm việc.

VII. Những câu hỏi thường gặp về công thức tính lương theo thời gian

Doanh nghiệp có được tự ý thay đổi số ngày công chuẩn trong tháng không?
Doanh nghiệp hoàn toàn có quyền tự quyết định số ngày công tiêu chuẩn (ví dụ 24 hoặc 26 ngày) dựa trên chế độ nghỉ ngơi hàng tuần của đơn vị. Tuy nhiên, quy định này phải được ghi rõ trong nội quy lao động, hợp đồng lao động hoặc quy chế lương thưởng để đảm bảo tính minh bạch và thống nhất khi áp dụng lương theo thời gian.
Nghỉ lễ, Tết có được tính vào lương theo thời gian không?
Có. Người lao động hưởng lương theo thời gian được nghỉ việc và hưởng nguyên lương trong các ngày lễ, Tết theo quy định của Bộ luật Lao động. Các ngày này được tính là ngày làm việc thực tế để trả lương đầy đủ.
Doanh nghiệp nên lựa chọn số ngày công chuẩn là 24 hay 26 ngày?
Việc chọn 26 ngày công chuẩn giúp doanh nghiệp giảm mức lương trả cho một ngày làm việc thực tế của nhân viên. Tuy nhiên, đơn vị cần quy định rõ ràng trong hợp đồng lao động để tránh tranh chấp khi tính lương theo thời gian.
Lương theo thời gian có được tính bao gồm cả phụ cấp không?
Có. Tổng thu nhập khi áp dụng cách tính lương theo thời gian thường bao gồm lương cơ bản và các khoản phụ cấp (ăn trưa, xăng xe, chức vụ…). Các khoản này phải được liệt kê minh bạch trên phiếu lương hàng tháng.
Lương sản phẩm và lương theo thời gian khác nhau như thế nào?
Điểm khác biệt lớn nhất nằm ở căn cứ tính lương: Lương theo thời gian dựa trên số giờ hoặc ngày làm việc thực tế, đảm bảo thu nhập ổn định cho nhân viên. Ngược lại, lương sản phẩm dựa hoàn toàn vào số lượng và chất lượng thành phẩm hoàn thành, nhằm thúc đẩy tối đa năng suất lao động.

VIII. Kết luận

Ngày nay, để đảm bảo áp dụng công thức tính lương theo thời gian được chính xác và đạt hiệu quả cao, nhiều doanh nghiệp đã tìm đến giải pháp công nghệ giúp nâng cao hiệu quả quản lý chấm công tính lương cho công ty, giúp bộ phận HR và kế toán bớt vất vả và giảm thiểu sai sót.

Phần mềm quản lý tiền lương của 1Office – Giải pháp quản trị tổng thể hàng đầu hiện nay – đã giúp hơn 5000 doanh nghiệp tháo gỡ nút thắt trong việc chấm công tính lương hàng tháng với những tính năng hiện đại. Khi sử dụng tính năng này, doanh nghiệp sẽ dễ dàng đồng bộ dữ liệu, tự động tính lương và chuyển lương tiện lợi với liên kết tài khoản ngân hàng.

 Nhận tư vấn và dùng thử miễn phí

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage 1Office: https://www.facebook.com/1officevn
• YouTube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp