Quy trình quản lý hiệu quả công việc nhân viên tối ưu giúp X2 năng suất

Quản lý hiệu quả công việc nhân viên là một trong những công tác được các doanh nghiệp chú trọng đầu tư hàng đầu. Tuy nhiên trên thực tế, không phải doanh nghiệp nào cũng tìm được giải đúng và đủ cho bài toán này bởi không có một hệ thống quy trình quản lý hiệu quả công việc bài bản và khoa học, bản thân nhà quản trị cũng chưa tìm ra được các phương pháp thực sự tối ưu để nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên. Nhằm giúp các nhà quản lý tháo gỡ các vướng mắc trong công tác quản trị hiệu quả công việc, 1Office sẽ mang đến những kiến thức hữu ích trong bài viết sau.

1. Hiểu rõ về Quản lý hiệu quả công việc

Để hiểu được quản lý hiệu quả công việc là gì thì trước hết nhà quản trị cần nắm rõ về khái niệm hiệu quả công việc. Hiệu quả công việc là khả năng hoàn thành đúng công việc được giao và tạo ra nhiều giá trị nhất có thể so với mục tiêu được đề ra ban đầu. Một nhân sự đạt hiệu quả cao trong công việc là người có khả năng hoàn thành đúng và đủ những công việc được giao với kết quả tối ưu so với các tiêu chuẩn đã được xác định trước đó.

Vậy ta có thể hiểu: Quản lý hiệu quả công việc là quá trình đánh giá một cách có hệ thống về tình hình thực hiện công việc thực tế của nhân sự so với các tiêu chuẩn, mục tiêu đã được thiết lập. Sau đó người quản lý sẽ đưa ra phản hồi và giải pháp hỗ trợ nhằm nâng cao hiệu quả của quy trình làm việc và hướng nhân viên đến những kết quả then chốt.

Vai trò của quản lý hiệu quả công việc nhân viên

Quản lý hiệu quả công việc đóng vai trò nòng cốt trong công tác quản trị tổng thể doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp cải thiện kết quả kinh doanh và bứt phá tăng trưởng bằng cách:

• Cải tiến hiệu suất vận hành

Một đội ngũ nhân viên làm việc hiệu quả chính là đòn bẩy giúp bộ máy doanh nghiệp vận hành trơn tru, linh hoạt và đạt được hiệu suất tốt nhất. Bởi vậy, quản lý hiệu quả công việc bài bản và có hệ thống sẽ giúp đảm bảo được chất lượng của các kết quả đầu ra, đồng thời gắn kết chặt chẽ hoạt động của nhân viên với mục tiêu tổ chức.

• Tối ưu chi phí hoạt động

Nếu như mức độ thực hiện công việc ở mức tốt, đạt kết quả cao thì tương ứng, các nguồn lực, chi phí và nỗ lực bỏ ra cho công việc cũng sẽ được tối ưu hóa. Từ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí vận hành nhờ hiệu quả hoạt động cao.

• Nâng cao năng lực cạnh tranh

Quản lý hiệu quả công việc chính là yếu tố cốt lõi hình thành nên sức mạnh nội tại và chỗ đứng của một doanh nghiệp. Với cùng một thị trường và một tập hợp nguồn lực tương đồng nhau thì cách thức các doanh nghiệp khai thác như thế nào để đạt được hiệu quả cao nhất, đem lại nhiều giá trị nhất cho khách hàng sẽ quyết định vị thế và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp đó.

Xem thêm: Bí quyết xây dựng hệ thống quản lý công việc hiệu quả giúp tăng 200% năng suất

2. Hiệu quả công việc được đo lường như thế nào? Những nhân tố ảnh hưởng đến quản lý hiệu quả công việc

Muốn quản lý tốt hiệu quả làm việc của nhân viên thì trước hết các nhà quản trị cần phải đo lường được mức độ thực hiện công việc để đưa ra những đánh giá chuẩn xác nhất.

Chỉ số đo lường hiệu quả công việc được tính toán theo công thức sau:

Hiệu quả = Kết quả công việc đạt được / Mục tiêu đề ra

Trong công thức trên, có thể thấy hiệu quả công việc được xác định dựa trên tỷ lệ kết quả công việc đã đạt được so với mục tiêu định lượng ban đầu. Nếu như nhân viên có kết quả thực hiện công việc bằng hoặc vượt mức mục tiêu đề ra thì đồng nghĩa với việc họ đang có hiệu quả làm việc tốt.

• Năng lực của nhân viên

Năng lực làm việc của nhân viên là nhân tố cốt lõi ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc. Một nhân viên có năng lực, kỹ  chuyên môn tốt và giàu kinh nghiệm thực chiến sẽ hoàn thành công việc nhanh chóng với kết quả tối ưu nhất. Bởi vậy, quản lý hiệu quả công việc phải tập trung vào việc bồi đắp và phát triển trình độ, năng lực của nhân viên để đem lại kết quả tốt nhất.

• Môi trường làm việc

Trong quá trình thực hiện công việc nhân viên sẽ luôn bị tác động bởi nhiều nhân tố thuộc môi trường bên ngoài. Những yếu tố này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tâm lý, tinh thần làm việc của nhân viên, từ đó góp phần thúc đẩy hoặc trì hoãn tiến độ công việc. Một môi trường năng động, thân thiện, đoàn kết sẽ giúp nhân viên gia tăng hiệu quả làm việc. Ngược lại, môi trường ngột ngạt, thường xuyên xảy ra tranh chấp sẽ khiến nhân viên khó chuyên tâm làm việc, làm cho hiệu quả giảm sút.

• Động lực và mục tiêu trong công việc

Có thể nói động lực là yếu tố tác động mạnh mẽ nhất đến hiệu quả thực hiện công việc của nhân viên. Động lực và mục tiêu mà nhân viên hướng đến trong sự nghiệp chính là động cơ thôi thúc họ nỗ lực hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Sẽ rất khó để nhân viên có thể quyết tâm cao độ hay cải thiện hiệu quả công việc nếu như họ không được động viên kịp thời hay có một lộ trình phát triển rõ ràng.

• Phong cách của nhà quản lý

Phong cách quản lý của cấp trên cũng có tác động rất lớn đến hiệu quả công việc của nhân viên. Nhà quản lý cũng giống như người đội trưởng cùng chung “chiến hào” với nhân viên. Trong vai trò của người tổ chức và giám sát trực tiếp quá trình thực hiện công việc, nhà quản lý có thể tiếp sức cho nhân viên để họ thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, từ đó thúc đẩy hiệu quả công việc.

Đảm bảo tiến độ thực hiện dự án hiệu quả nhất với:
>> Quy trình quản lý tiến độ dự án hiệu quả cho các PM

3. Quy trình quản lý hiệu quả công việc nhân viên tối ưu nhất

Bước 1. Thiết lập các tiêu chí đánh giá hiệu quả trong công việc

Nhà quản trị cần thiết lập được một thang đo tiêu chuẩn về mức độ thực hiện công việc của nhân viên để lấy đó làm khung tham chiếu cho công tác đánh giá, theo dõi và quản lý hiệu quả công việc. Khung tiêu chuẩn này bao gồm 2 tiêu chí:

• Mục tiêu công việc: Là những cột mốc nhà nhân viên cần nỗ lực đạt được. Mục tiêu công việc chính là kim chỉ nam định hướng cho mọi hành động của nhân sự. Căn cứ vào mức độ hoàn thành mục tiêu, nhà quản trị sẽ đánh giá được tiến độ và hiệu quả thực hiện công việc của nhân viên.
• Kết quả cần đạt được: Là thực thế những gì nhân viên đã đạt được, thể hiện thành con số cụ thể, có thể định lượng được. Ví dụ như một nhân viên sale mang về doanh số 100 triệu đồng/năm. Tuy nhiên trong nhiều trường hợp, kết quả là những giá trị mà nhân viên đó đã đóng góp cho tổ chức.

Quản lý tiến độ và đánh giá hiệu quả công việc nhân sự chính xác với:

>> Phần mềm quản lý tiến độ công việc 1Office – Giải pháp phân công và đánh giá công việc tốt nhất

Bước 2. Lựa chọn phương pháp đánh giá hiệu quả công việc

Bước 3. Tổ chức hoạt động đánh giá hiệu quả công việc nhân viên

Tiến hành đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên theo kế hoạch cụ thể, chỉ rõ tần suất đánh giá và nhân sự chịu trách nhiệm thực hiện

• Tần suất: theo ngày/tuần/tháng/quý,…
• Người thực hiện đánh giá: người giám sát/tổ trưởng/trưởng phòng/ban giám đốc,…

Bước 4. Tổng hợp phân tích kết quả và định hướng phát triển

Khi đã thu thập được kết quả đánh giá, nhà quản lý sẽ tiến hành tổng hợp và phân tích thông tin dữ liệu để làm cơ sở cho việc ra các quyết định khen thưởng, động viên, đồng thời phát triển các phương án cải tiến hiệu quả công việc kịp thời.

Bước 5. Phản hồi kết quả với nhân viên

Khâu quan trọng nhất quyết định đến tính hiệu quả của công tác quản trị thành tích công việc đó là đưa ra góp ý, phản hồi nhằm cải tiến các kết quả và định hướng các mục tiêu phát triển trong tương lai cho nhân sự. Trong quá trình phản hồi, nhà quản trị cần chú ý:

• Cung cấp phản hồi thường xuyên cho nhân viên về mức độ thực hiện công việc của họ để có phương án cải tiến kịp thời.
• Các góp ý, phản hồi cần phải hướng đến việc tối ưu hóa hiệu quả công việc, không nên “đào bới” sâu vào những khuyết điểm, hạn chế trong quá trình thực hiện công việc của nhân viên vì dễ dẫn đến phản tác dụng.
• Nhà quản lý cần phải có trách nhiệm tạo động lực và truyền cảm hứng để khuyến khích nhân viên hoàn thiện công việc tốt hơn.

4. Ứng dụng công nghệ giúp tối ưu công tác quản lý hiệu quả công việc

Trong kỷ nguyên của công nghệ số, việc áp dụng công nghệ vào bộ máy vận hành doanh nghiệp đã trở thành điều kiện tất yếu quyết định năng lực hoạt động của một tổ chức. Mục đích của các giải pháp công nghệ là để nâng cao hiệu quả vận hành, tiết kiệm thời gian và tối ưu chi phí cho doanh nghiệp. Mặt khác, các công cụ số cũng là trợ thủ đắc lực giúp nhân viên tối ưu hiệu quả làm việc và nâng cao năng suất.

1Office là phần mềm quản lý công việc toàn diện với các tính năng đánh giá hiệu quả công việc theo tiêu chuẩn KPI, ASKH… giúp doanh nghiệp quản lý quá trình thực hiện công việc của nhân viên một cách tối ưu nhất. 1Office sẽ giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình đánh giá công việc – nhân sự một cách khoa học, bài bản với những tính năng ưu việt:

• Thiết lập chỉ tiêu đánh giá quá trình thực hiện công việc khoa học theo khung tiêu chuẩn KPI, cho phép tùy biến các công thức đánh giá phù hợp với doanh nghiệp
• Quản lý mục tiêu công việc của cả bộ phận cho đến từng cá nhân theo phương pháp KPI/OKRs
• Theo dõi và cập nhật tiến độ thực hiện công việc theo thời gian thực với hệ thống báo cáo trực quan
• Báo cáo và đánh giá hiệu quả công việc trực quan, minh bạch, liên kết chặt chẽ với chính sách lương thưởng và thăng tiến của nhân sự

Trong bài viết trên đây, 1Office đã giới thiệu tới bạn đọc những thông tin hữu ích về Quy trình quản lý hiệu quả công việc nhân viên, đồng thời giới thiệu giải pháp quản lý hiệu quả công việc giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành nhờ quản trị thành tích rõ ràng, minh bạch. 1Office là giải pháp quản trị doanh nghiệp ưu việt nhất thị trường hiện nay. Để được tư vấn và dùng thử phần mềm, vui lòng liên hệ theo thông tin bên dưới:

Nhận tư vấn miễn phí

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage 1Office: https://www.facebook.com/1officevn
• Kênh Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp