Chuyển đổi số bắt đầu từ đâu? 5 Lưu ý giúp tối ưu hiệu quả

Chuyển đổi số là hoạt động thiết yếu mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần đẩy mạnh để thúc đẩy hiệu quả kinh doanh. Có không ít doanh nghiệp đã và đang mong muốn nâng cao khả năng quản trị – vận hành doanh nghiệp thông qua hoạt động chuyển đổi số. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có được lộ trình số hóa vận hành hay nói đúng hơn là không biết chuyển đổi số bắt đầu từ đâu. 1Office sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ quy trình chuyển đổi số cho mọi doanh nghiệp cũng như một số lưu ý giúp tối ưu công tác số hóa doanh nghiệp.

Phân biệt chuyển đổi số với số hóa

Dưới đây là bảng phân biệt chuyển đổi số với số hóa theo từng tiêu chí cụ thể như sau:

Từ phân tích, ta thấy rằng hoạt động chuyển đổi số mang tính mở rộng hơn so với hoạt động số hóa, bởi nó bao gồm cả việc thay đổi cách tổ chức hoạt động và tạo ra giá trị mới thông qua sự tương tác giữa công nghệ và tổ chức. Trong khi đó, số hóa tập trung chủ yếu vào việc chuyển đổi dữ liệu từ dạng vật lý sang dạng số để tối ưu hóa quản lý và truy cập.

Lợi ích của chuyển đổi số trong hoạt động kinh doanh

Chuyển đổi số đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển và thành công của các doanh nghiệp hiện đại. Đây không chỉ đơn thuần là việc áp dụng công nghệ mới, mà còn là một quá trình thay đổi toàn diện về cách tổ chức hoạt động, tương tác với khách hàng và quản lý tài nguyên. Các lợi ích của chuyển đổi số trong hoạt động kinh doanh rất rõ ràng như sau:

• Tiết kiệm chi phí hoạt động cho doanh nghiệp: Chuyển đổi số giúp giảm thiểu các chi phí liên quan đến vận hành và quản lý theo cách truyền thống. Ví dụ, việc chuyển từ in ấn giấy sang lưu trữ và chia sẻ tài liệu trực tuyến giúp giảm chi phí in ấn và mua giấy.
• Tối ưu hóa hoạt động kinh doanh: Chuyển đổi số cho phép tự động hóa các quy trình kinh doanh, cải thiện tính chính xác và tốc độ xử lý. Ví dụ, hệ thống tự động quản lý hàng tồn kho và đặt hàng khi cần giúp tránh thiếu hụt và lãng phí tồn kho.
• Quản lý thông tin và khai thác tài nguyên hiệu quả hơn: Doanh nghiệp có thể sử dụng dữ liệu để dự đoán nhu cầu và xu hướng thị trường. Ví dụ, một cửa hàng bán lẻ có thể phân tích dữ liệu bán hàng để xác định sản phẩm nào đang có nhu cầu cao và cần phải nhập hàng thêm.
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Chuyển đổi số giúp tạo ra trải nghiệm mua sắm và tương tác khách hàng tốt hơn. Ví dụ, một ứng dụng di động cho phép khách hàng dễ dàng tra cứu thông tin sản phẩm, đặt hàng và theo dõi tình trạng đơn hàng của họ.
• Tối ưu hóa hiệu suất công việc: Nhân viên có thể tập trung vào các nhiệm vụ sáng tạo thay vì công việc lặp lại. Ví dụ, một hệ thống tự động xử lý các yêu cầu xin nghỉ phép của nhân viên giúp tiết kiệm thời gian cho cả nhân viên và bộ phận nhân sự.
• Tăng cơ hội và nâng cao khả năng cạnh tranh: Chuyển đổi số mở ra cơ hội mới thông qua việc áp dụng công nghệ mới. Ví dụ, việc sử dụng trí tuệ nhân tạo để phân tích dữ liệu khách hàng có thể giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhu cầu của họ và phát triển các chiến lược kinh doanh mới.
• Tăng lợi nhuận và doanh số bán hàng: Cải thiện trải nghiệm khách hàng và quy trình kinh doanh dẫn đến tăng lợi nhuận. Ví dụ, việc phát triển một trang web thân thiện với người dùng và dễ dàng để mua sắm trực tuyến có thể thúc đẩy doanh số bán hàng.
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Chuyển đổi số có thể đóng góp vào sự thay đổi văn hóa bên trong doanh nghiệp. Ví dụ, việc sử dụng các công cụ trực tuyến để chia sẻ kiến thức và ý tưởng giữa các bộ phận trong công ty có thể thúc đẩy tinh thần hợp tác và sáng tạo.

Quy trình chuyển đổi số cơ bản cho doanh nghiệp

Bước 1: Xác định chiến lược số gắn liền với chiến lược kinh doanh

Để chuẩn bị cho quá trình thực thi, việc chuyển đổi số cần bắt đầu bằng việc rõ ràng hoá chiến lược và mục tiêu kinh doanh riêng của doanh nghiệp. Chiến lược này cần được lãnh đạo xây dựng, liên kết và phục vụ mục tiêu kinh doanh. Trong đó, ưu tiên phải đặt vào các nhiệm vụ vận hành quan trọng để xác định các ưu tiên trong quá trình chuyển đổi số và xây dựng lộ trình cho các công việc tiếp theo. Các chiến lược chuyển đổi số phổ biến bao gồm:

• Tối Ưu Hoạt Động
• Xây Dựng Trải Nghiệm Khách Hàng
• Chuyển Đổi Mô Hình Kinh Doanh

Một phương pháp giúp doanh nghiệp lập kế hoạch cho chiến lược chuyển đổi số là sử dụng Bản Đồ Chiến Lược Số. Cách tiếp cận này, thường được FPT Digital áp dụng khi hỗ trợ doanh nghiệp, bao gồm việc phân tích toàn cảnh về 6 xu hướng:

• Xu hướng Thị Trường
• Xu hướng Khách Hàng
• Xu hướng Đối Thủ Cạnh Tranh
• Xu hướng Hệ Sinh Thái
• Xu hướng Khởi Nghiệp
• Xu hướng Công Nghệ

Dựa trên cái nhìn tổng thể này, doanh nghiệp có thể phân tích và kết hợp với nhu cầu và mục tiêu của mình để xây dựng một chiến lược số phù hợp.

Bước 2: Đánh giá năng lực trưởng thành số của doanh nghiệp

Chuyển đổi số bắt đầu từ việc xác định chiến lược riêng cho mình. Công việc tiếp theo là phải đánh giá mức độ trưởng thành số để hướng dẫn quá trình. Bước này giúp doanh nghiệp phân tích và xác định mình đang ở đâu, đúng “tình hình hiện tại” – điểm xuất phát ban đầu. 

Mô hình đánh giá mức độ trưởng thành số được xây dựng dựa trên 6 khía cạnh chính trong hoạt động kinh doanh:

Bước 3: Xây dựng lộ trình chuyển đổi số DN

Sau khi đã xác định chiến lược và định vị điểm khởi đầu của hành trình chuyển đổi số, việc xây dựng lộ trình sẽ là bước tiếp theo để hoạch định một tầm nhìn tổng thể đến trạng thái mục tiêu của quá trình chuyển đổi số. Trong quá trình xây dựng lộ trình, doanh nghiệp phải phân tích và chọn lựa những phương pháp triển khai hiệu quả. Mục đích là giảm thiểu tối đa thời gian, công sức và ngân sách cho quá trình triển khai, cũng như xác định các rủi ro có thể xảy ra trước.

Nếu không tiến hành phân tích kỹ lưỡng, doanh nghiệp có thể mắc phải các sai lầm như triển khai các giải pháp công nghệ không liên kết, hạn chế tính tích hợp dẫn đến tốn nhiều thời gian, nguồn lực và tiền bạc, hoặc dẫn đến việc xa lạc khỏi mục tiêu chiến lược ban đầu.

Các tiêu chí để xây dựng chiến lược chuyển đổi số bao gồm:

• Tính Phù Hợp: Lựa chọn giải pháp phù hợp và liên kết chặt chẽ với chiến lược kinh doanh, chiến lược chuyển đổi số, và các nhiệm vụ ưu tiên được tập trung.
• Tính Kế Thừa: Các giải pháp trong lộ trình cần phải có tính kế thừa để đảm bảo khả năng ứng dụng và tích hợp trong dài hạn.
• Sự Cẩn Trọng: Lộ trình yêu cầu sự suy tính cẩn trọng để thiết lập từng công việc chuyển đổi số một cách vững chắc.
• Sự Đồng Lòng: Lộ trình cần sự đồng lòng, truyền lửa và lãnh đạo từ đội ngũ lãnh đạo trong tổ chức, cũng như yêu cầu sự chấp thuận, ủng hộ và áp dụng từ đội ngũ nhân viên trong tổ chức.

Bước 4: Xây dựng lộ trình lộ trình chuyển đổi con người

Yếu tố nhân lực đóng vai trò quan trọng trong quá trình chuyển đổi số. Để chuẩn bị cho quá trình này, doanh nghiệp cần xây dựng một lộ trình chuyển đổi nhân sự về sự gắn kết và các kỹ năng số. Lộ trình này bao gồm 3 giai đoạn: “Ươm mầm”, “Lan tỏa”, và “Duy trì”. Trong từng giai đoạn chuyển đổi số, doanh nghiệp sẽ cần hoạch định các công việc cụ thể để tạo sự gắn kết của nhân lực tham gia trong quá trình chuyển đổi số.

Các hoạt động trong kế hoạch xây dựng lộ trình chuyển đổi nhân sự bao gồm: 

• Truyền thông, 
• Đào tạo, 
• Xây dựng các mô hình quản trị chuyển đổi số, 
• Tổ chức hội thảo, 
• Các cuộc thi sáng tạo,… 

Khi mọi cá nhân trong tổ chức chia sẻ cùng một mục tiêu, hiểu về ý nghĩa của chuyển đổi số đối với không chỉ doanh nghiệp mà còn đối với bản thân từng người, sự đồng lòng và cam kết sẽ được xây dựng, hướng tới thành công chung của doanh nghiệp. Đối với các kỹ năng số trong tương lai, doanh nghiệp sẽ cần phát triển các chương trình đào tạo phù hợp cho từng nhóm đối tượng và liên kết chặt chẽ với lộ trình chuyển đổi số. 

Ngoài ra, việc huấn luyện và tư vấn sẽ là các phương tiện hỗ trợ nguồn nhân lực trong việc nâng cao năng lực và phát triển bản thân. Kết quả là công việc được thực hiện thông minh hơn, tối ưu hơn và mạch lạc hơn.

Bước 5: Triển khai, đo lường & cải tiến

Quy trình chuyển đổi số cũng yêu cầu sự giám sát kỹ lưỡng để đảm bảo việc chuyển đổi diễn ra theo đúng lộ trình đã được thiết lập. Đồng thời, doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá hiệu quả của quá trình triển khai ở từng giai đoạn. Các đánh giá này dựa trên báo cáo từ quá trình triển khai, nhằm điều chỉnh cần thiết. 

Ngoài ra, trước những biến động liên tục từ thị trường, công nghệ, đối thủ cạnh tranh, khách hàng, và các mô hình kinh doanh mới, cũng như các giá trị tiềm năng có thể tạo ra, doanh nghiệp cần xem xét và đánh giá lại về tính khả thi của các sáng kiến số. Từ đó, đưa ra các giải pháp công nghệ sẽ được áp dụng trong lộ trình của doanh nghiệp.

5. Những lưu ý giúp doanh nghiệp số hóa vững bền

Xác định mong muốn chuyển đổi số của doanh nghiệp

Trước sự biến đổi nhanh chóng của công nghệ hiện đại, trước khi xem xét việc áp dụng chuyển đổi số, các nhà lãnh đạo cần phải giữ tâm thái bình tĩnh để xác định các vấn đề chính của doanh nghiệp dựa trên sự hiểu biết về quy trình kinh doanh và tình hình thị trường hiện tại. Ngoài ra, cần đặt tâm lý của khách hàng là trọng tâm để phát triển một lộ trình chuyển đổi số phù hợp, bởi vì cuối cùng, doanh thu vẫn luôn là mục tiêu của mọi doanh nghiệp.

Đánh giá mức độ sẵn sàng của doanh nghiệp

Sau khi đã đề ra một kế hoạch rõ ràng về lộ trình chuyển đổi số cũng như xác định thứ tự ưu tiên, doanh nghiệp cần phải đánh giá lại mức độ sẵn sàng để tái cấu trúc quy trình vận hành của mình. Đây là một thách thức không hề dễ dàng vì đòi hỏi doanh nghiệp phải cân nhắc đến cả hai yếu tố: con người và dữ liệu.

Ngoài việc kiểm tra và phân tích dữ liệu hiện có trong tổ chức, các nhà lãnh đạo cũng cần chú ý đến dữ liệu từ các đối tác chiến lược của họ. Nhằm tạo ra một cái nhìn tổng quan về Chuỗi Giá Trị của doanh nghiệp trước khi bắt đầu quá trình chuyển đổi số.

Thay đổi quy trình khi cần thiết

Nhà quản trị không cần phải là những chuyên gia về công nghệ, nhưng họ cần hiểu rằng kết hợp tầm nhìn kinh doanh với sức mạnh của công nghệ có thể mang lại những thành tựu đáng kể.

Cụ thể, sau khi hiểu được ý nghĩa của dữ liệu đối với doanh nghiệp, các lãnh đạo cần nhận biết các dấu hiệu để đánh giá độ trưởng thành của quy trình kinh doanh. Từ đó, doanh nghiệp có thể xác định vị trí hiện tại và sẵn sàng cho việc chuyển đổi số hay chưa. Ban lãnh đạo cũng có thể tận dụng thời gian sản xuất và giao dịch ít đi (như trong thời kỳ đại dịch Covid-19) để điều chỉnh cấu trúc quy trình sao cho phù hợp với việc chuyển đổi số.

Đây cũng là cơ hội để doanh nghiệp xem xét lại mức độ sẵn sàng của mình đối với chuyển đổi số. Các quy trình hoặc khâu công việc nào chưa sẵn sàng và cần được cải thiện như thế nào.

Tìm ra một giải pháp phù hợp và tối ưu

Khi nghiên cứu đầu tư vào chuyển đổi số, doanh nghiệp đối diện với hai lựa chọn: tự phát triển một hệ thống ERP dựa trên quy trình nội bộ, hoặc tận dụng các nhà cung cấp giải pháp và kết nối chúng lại với nhau.

Với lựa chọn đầu tiên, doanh nghiệp cần thành lập một bộ phận trong tổ chức để tự phát triển giải pháp. Đối với lựa chọn thứ hai, các nhà lãnh đạo cần tập trung vào việc lập kế hoạch. Doanh nghiệp cần hạn chế sử dụng các giải pháp tạm thời để giải quyết các vấn đề ngắn hạn.

Cuối cùng, tính bền vững của chuyển đổi số là cơ hội để công nghệ mới tiến bộ. Bỏ qua một nền tảng đôi khi có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong tương lai.

Nuôi dưỡng tính cam kết chuyển đổi số của ban lãnh đạo và toàn thể doanh nghiệp

Khi công nghệ trở nên quá phổ biến, thường dễ bỏ qua những giá trị căn bản nhất là con người. Việc xây dựng một văn hóa tôn trọng, đánh giá cao sự sáng tạo và lòng ham học hỏi là yếu tố quan trọng trong quá trình chuyển đổi số.

Thay vì để nhân viên làm việc trong các phòng riêng biệt hay không gian hẹp, các phòng ban nên được sắp xếp trong một không gian mở và gần nhau hơn. Điều này sẽ khuyến khích sự sáng tạo và lòng ham học hỏi. Mọi người có thể làm việc và thảo luận cùng nhau, từ đó doanh nghiệp có thể phát triển một tiếng nói chung. Môi trường này không chỉ mang lại hiệu suất làm việc mà còn thúc đẩy tiến độ hấp thụ công nghệ mới.

1Office – Giải pháp chuyển đổi số, tối ưu hóa vận hành cho doanh nghiệp

Là một trong những giải pháp hàng đầu trong lĩnh vực chuyển đổi số hiện nay, phần mềm quản lý doanh nghiệp toàn diện 1Office hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động vận hành một cách TỰ ĐỘNG – NHANH CHÓNG – HIỆU QUẢ. Phần mềm này nổi bật với 3 phân hệ chính:

• 1Work – Phân hệ cung cấp các công cụ cho nhân viên để làm việc và giao tiếp nội bộ.
• 1HRM – Phân hệ cung cấp các công cụ để quản lý nguồn nhân lực của công ty.
• 1CRM – Phân hệ cung cấp các công cụ để quản lý marketing, bán hàng và chăm sóc khách hàng.

Chỉ với phần mềm 1Office, doanh nghiệp có thể điều phối, theo dõi và đánh giá từ tổng thể đến từng chi tiết của mỗi hoạt động và công việc của nhân viên và các phòng ban. Hệ thống dữ liệu được lưu trữ số hóa và đồng bộ trên toàn bộ hệ thống.

——————————–

Như vậy, bài viết trên đã giải đáp câu hỏi “Chuyển đổi số bắt đầu từ đâu?” Với quy trình 5 bước chi tiết cùng những lưu ý giúp nhà quản trị tối ưu hiệu quả của hoạt động chuyển đổi số doanh nghiệp. Việc đầu tư vào chuyển đổi số là hoạt động thiết yếu mà doanh nghiệp nên đẩy mạnh thực hiện. Trong đó, ứng dụng giải pháp quản lý doanh nghiệp tổng thể – 1Office là giải pháp hữu hiệu hàng đầu doanh nghiệp không thể bỏ qua. Hãy liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của 1Office để được tư vấn cụ thể hơn về giải pháp cũng như xây dựng lộ trình chuyển đổi số phù hợp cho doanh nghiệp!

Đăng ký tư vấn giải pháp chuyển đổi số 1Office!