3 Giai đoạn chuyển đổi số giúp doanh nghiệp tăng trưởng thần tốc thời 4.0

3 giai đoạn chuyển đổi số giúp cho doanh nghiệp của bạn bứt phá thời 4.0 lần lượt là số hóa thông tin (Digitization), số hóa quy trình (Digitalization), số hóa toàn diện (Digital Transformation). Hãy cùng 1Office tìm hiểu chi tiết từng giai đoạn chuyển đối số trong bài viết dưới đây!

I. 3 Giai đoạn chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Chuyển đổi số hay Digital Transformation là quá trình chuyển đổi các hoạt động từ phương thức thủ công truyền thống sang các phương thức hiện đại bằng việc ứng dụng các công nghệ tiên tiến.​ 

Hiện nay, hoạt động chuyển đổi số trong doanh nghiệp được chia thành 3 giai đoạn chính như sau: 

Giai đoạn 1: Số Hoá Thông Tin – Digitization

Số hóa thông tin (Digitization) là giai đoạn đầu tiên trong quá trình chuyển đổi số giúp doanh nghiệp “làm quen” với các hoạt động chuyển đổi số. Các hoạt động chuyển đổi số trong giai đoạn này khá đơn giản. Nó tập trung chủ yếu vào việc chuyển đổi cách thức lưu trữ và tổng hợp dữ liệu của doanh nghiệp từ dạng vật lý (analog) qua dạng kỹ thuật số (digital).

Có nghĩa rằng: Thay vì doanh nghiệp lưu trữ và tổng hợp thông tin dưới dạng giấy tờ, thẻ nhớ, băng đĩa,… thì doanh nghiệp sẽ lưu trữ và tổng hợp thông tin bằng các dạng như excel, PDF, word,…

Để số hóa thông tin hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:

• Xác định và lựa chọn thông tin cần số hoá (Bao gồm: tài liệu, tệp tin, hồ sơ, dữ liệu khách hàng, dữ liệu sản phẩm,…)
• Sắp xếp và phân loại thông tin dựa trên các tiêu chí (Ví dụ như loại tài liệu, năm tháng, nguồn gốc,…)
• Tìm kiếm và lựa chọn giải pháp số hóa thông tin. 
• Xây dựng lớp bảo mật để bảo vệ thông tin.
• Hướng dẫn và đào tạo đồng bộ nhân sự về cách số hóa thông tin.

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường ở giai đoạn 1 của chuyển đổi số bởi khối lượng và mức độ phức tạp của dữ liệu còn thấp. Và nếu các doanh nghiệp muốn đạt hiệu quả cao tại hoạt động chuyển đổi số tiếp theo, bắt buộc doanh nghiệp đó phải làm tốt giai đoạn số hóa thông tin.

>> Xem thêm: Ví dụ về Chuyển đổi số – 5 xu hướng chuyển đổi số mới nhất hiện nay

Giai đoạn 2: Số Hoá Quy Trình – Digitalization

Số hóa quy trình (Digitalization) là việc sử dụng công nghệ để tự động hóa các quy trình. Giai đoạn 2 đi sâu vào hai yếu tố chính là quy trình và con người. Triển khai tốt các hoạt động số hóa trong giai đoạn này sẽ giúp doanh nghiệp đẩy mạnh các hoạt động kinh doanh với chi phí vận hành thấp. 

Các hoạt động chính trong giai đoạn số hóa quy trình bao gồm:

• Phân tích và đánh giá thông tin để xác định nhu cầu và mục tiêu số hóa.
• Tìm kiếm và lựa chọn các phương pháp số hóa quy trình. Bao gồm việc cải tiến, thay đổi hoặc làm mới quy trình các hoạt động. 
• Ứng dụng công nghệ – phần mềm để hỗ trợ hoạt động số hóa quy trình.
• Đào tạo và phát triển nhân sự trong cách sử dụng các quy trình kỹ thuật số. 

Về cơ bản, số hóa quy trình không làm thay đổi mô hình kinh doanh của doanh nghiệp. Nó sẽ phù hợp với những doanh nghiệp có nhiều quy trình làm việc phức tạp hoặc doanh nghiệp có mong muốn tối ưu hiệu quả và năng suất làm việc. Ví dụ như: doanh nghiệp sản xuất, thương mại,…

*Chú ý: Việc số hóa quy trình cần có kế hoạch chi tiết để đảm bảo các hoạt động diễn ra đạt được mục tiêu như mong muốn. 

Trong giai đoạn số hóa quy trình, doanh nghiệp không thể bỏ qua ứng dụng giải pháp 1Office BPA. Đây là bộ công cụ mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích ưu việt như: 

• Tối ưu hóa các quy trình trong doanh nghiệp đạt chuẩn 100%
• Triển khai và liên kết quy trình giữa các phòng ban
• Theo dõi và đánh giá hiệu quả quy trình tiện lợi
• Tích hợp ký số đa nền tảng ngay trên quy trình 
• Tự động hóa mọi thao tác trong quy trình

Giai đoạn 3: Số Hoá Toàn Diện – Digital Transformation

Số hóa toàn diện (Digital Transformation) là việc thay đổi toàn bộ mô hình kinh doanh và phương pháp hoạt động của doanh nghiệp thông qua các hoạt động chuyển đổi số. Đây chính là bước ngoặt giúp doanh nghiệp tạo ra sự đột phá trong quá trình số hóa doanh nghiệp. 

Các hoạt động số hóa tác động đến mọi mặt của doanh nghiệp một cách toàn diện và tổng thể. Cụ thể như: chiến lược kinh doanh, văn hóa doanh nghiệp, quy trình kinh doanh, nhân sự, khách hàng,… 

*Chú ý: Các giai đoạn chuyển đổi số có mối liên kết chặt chẽ với nhau. Vì vậy, doanh nghiệp muốn đạt đến giai đoạn số hóa toàn diện, trước tiên cần triển khai tốt giai đoạn 1 và giai đoạn 2.

II. Các yếu tố tác động đến hoạt động chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Chuyển đổi số không chỉ đơn thuần là ứng dụng công nghệ vào hoạt động kinh doanh và phát triển của doanh nghiệp. Nó còn có sự tham gia của nhiều yếu tố quan trọng như: 

• Cơ chế vận hành hệ thống nhân sự: Là cách thức doanh nghiệp tổ chức, quản lý và phát triển nhân sự để triển khai các hoạt động. Việc xác định kỹ năng và năng lực của nhân sự là điều cần thiết để thực hiện chuyển đổi số thành công. Quá trình này đảm bảo các phòng ban và cá nhân tham gia vào chuyển đổi số đạt hiệu quả cao nhất.
• Quy trình vận hành: Thứ tự triển khai các hoạt động trong doanh nghiệp cần được tối ưu hóa, loại bỏ những bước không cần thiết. Quy trình vận hành phải được tinh gọn để các hoạt động chuyển đổi số diễn ra nhanh chóng hơn. 
• Hệ thống quản trị doanh nghiệp: Muốn chuyển đổi số, doanh nghiệp phải cung cấp và triển khai các hệ thống quản trị doanh nghiệp. Đây là điều kiện bắt buộc khi doanh nghiệp muốn thực hiện chuyển đổi số trong doanh nghiệp. 
• Giải pháp số hóa: Lựa chọn những nền tảng công nghệ/ phần mềm phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ tối ưu được chi phí mà vẫn nâng cao được hiệu quả kinh doanh khi thực hiện chuyển đổi số. Tránh tình trạng sử dụng các giải pháp số hóa vượt quá năng lực và nhu cầu của doanh nghiệp.  
• Năng lực văn hóa tổ chức: Công tác chuyển đổi số nên có sự chấp thuận của các thành viên tham gia vào chuyển đổi số. Một môi trường tích cực, đổi mới, sáng tạo sẽ là cơ sở giúp mỗi cá nhân phát triển, thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp.

III. 5 Bước chuyển đổi số hiệu quả cho doanh nghiệp

Căn cứ vào 3 giai đoạn chuyển đổi số cùng các yếu tố tham gia vào hoạt động chuyển đổi số trong doanh nghiệp, bạn hãy tiến hành chuyển đổi số theo 5 bước sau đây: 

Bước 1: Xác định mục tiêu chuyển đổi số

Mục tiêu chuyển đổi số của doanh nghiệp là gì? Đây là vấn đề mà bất kỳ nhà quản trị nào cũng cần làm rõ khi muốn thực hiện các hoạt động chuyển đổi số. Hoạt động này giúp doanh nghiệp định rõ chiến lược và hành động chuyển đổi số của mình. Từ đó, tập trung nguồn lực thực hiện các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn đã đề ra. 

Các mục tiêu chuyển đổi số được xác định dựa trên quá trình đánh giá về nguồn lực, năng lực và nhu cầu của doanh nghiệp. Cụ thể như: năng lực nhân sự, năng lực tài chính, thực trạng chuyển đổi số, văn hóa doanh nghiệp,…

Bước 2: Đánh giá hiện trạng doanh nghiệp

Đánh giá hiện trạng doanh nghiệp là quá trình đánh giá về các hoạt động trong doanh nghiệp như tình hình hoạt động, cấu trúc, quy trình, hiệu suất làm việc,… Từ đó, giúp bạn có cái nhìn tổng quan về tình trạng và khả năng của doanh nghiệp trong việc thực hiện chuyển đổi số.

Dưới đây là một số hoạt động đánh giá hiện trạng doanh nghiệp khi thực hiện chuyển đổi số: 

• Đánh giá cơ cấu tổ chức, quy trình làm việc, cách lưu trữ thông tin hiện tại của doanh nghiệp.
• Kiểm tra và đánh giá hệ thống công nghệ và phần mềm doanh nghiệp đang sử dụng. 
• Thu thập và phân tích dữ liệu có liên quan
• Đánh giá văn hóa tổ doanh nghiệp, môi trường làm việc.
• Đánh giá về nhân sự: năng lực làm việc, thái độ làm việc, thời gian làm việc,…
• Nghiên cứu và đánh giá thị trường, xu hướng và yêu cầu của khách hàng.

*Chú ý: Phạm vi đánh giá sẽ tùy thuộc vào mục tiêu chuyển đổi số của doanh nghiệp.

Bước 3: Dự toán ngân sách đầu tư

Dự toán ngân sách đầu tư trong chuyển đổi số là việc xác định số tiền cần đầu tư để triển khai các hoạt động chuyển đổi số trong doanh nghiệp. Với những ước lượng về ngân sách rõ ràng, doanh nghiệp tiến hành theo đó và đưa ra những phương hướng triển khai phù hợp.

Để dự toán ngân sách đầu tư, doanh nghiệp cần căn cứ vào các yếu tố sau: 

• Nguồn lực tài chính và nguồn lực nhân sự của doanh nghiệp
• Nhu cầu chuyển đổi số
• Mục tiêu chuyển đổi số
• Năng lực vận hành chuyển đổi số của doanh nghiệp
• Giá cả các phần mềm, công cụ cần sử dụng để chuyển đổi số

>> Xem thêm: Phương pháp tính chi phí biến đổi, chi phí cố định

Bước 4: Xây dựng kế hoạch và lộ trình chuyển đổi số 

Dựa vào kết quả thu được từ 3 bước trên, doanh nghiệp tiến hành xây dựng kế hoạch và lộ trình chuyển đổi số chi tiết. Tại đó, các nội dung cần được trình bày rõ ràng và cụ thể để các thành viên tham gia vào quá trình chuyển đổi số có thể nắm bắt và thực hiện theo đúng kế hoạch.

Kế hoạch chuyển đổi số là bản mô tả chi tiết về mục tiêu, hoạt động, quy trình, nhiệm vụ, nguồn lực và các nội dung có liên quan khác để doanh nghiệp theo đó triển khai các hoạt động chuyển đổi số.

Lộ trình chuyển đổi số là các mốc thời gian và giai đoạn mà doanh nghiệp xác định để thực hiện các hoạt động chuyển đổi số. Các giai đoạn tương ứng với từng hoạt động và kết quả nhất định cần đạt được để góp phần vào mục tiêu tổng thể.

Bước 5: Thực hiện triển khai và đánh giá hiệu quả

Doanh nghiệp tiến hành triển khai các hoạt động theo kế hoạch. Đồng thời, liên tục theo dõi công việc để đảm bảo tiến độ và hiệu quả chuyển đổi số. 

Tùy thuộc vào mục tiêu chuyển đổi số của doanh nghiệp, hiệu quả của hoạt động chuyển đổi số được đo lường dựa trên các tiêu chí đánh giá như:

• Mức độ tăng trưởng doanh thu sau khi áp dụng chuyển đổi số.
• Chất lượng và tiến độ công việc của nhân sự sau khi áp dụng chuyển đổi số.
• Đánh giá chi phí vận hành doanh nghiệp trước và sau khi áp dụng chuyển đổi số.
• Tốc độ xử lý các thủ tục, quy trình,… trong hoạt động kinh doanh.

Bước 6: Tiếp tục tối ưu hóa và cải thiện

Không chỉ dừng lại ở quá trình đánh giá hiệu quả chuyển đổi số. Doanh nghiệp cần tiếp tục tối ưu hóa và cải thiện để đạt được kết quả tốt nhất. Những đánh giá về ưu điểm và nhược điểm của quá trình chuyển đổi số chính là căn cứ quan trọng giúp doanh nghiệp có những phương hướng hành động tiếp theo. 

Các công việc chính trong bước này gồm có: 

• Thu thập phản hồi từ cá nhân hoặc tổ chức tham gia trong quá trình chuyển đổi số. Các cách làm như: khảo sát, phỏng vấn, hội thảo,…
• Dựa trên phản hồi và đánh giá, điều chỉnh và cải tiến các giải pháp số đã triển khai. 
• Tìm kiếm những phương pháp chuyển đổi số phù hợp hơn.
• Đào tạo và phát triển toàn diện về kiến thức, năng lực và kỹ năng của nhân sự.
• Tiếp tục theo dõi và đánh giá hiệu quả chuyển đổi số theo các chỉ số đã định trước.

>> Xem thêm: Giải pháp tự động hóa – Bí kíp tăng năng suất làm việc hiệu quả

IV.  Bí quyết giúp doanh nghiệp thành công trong từng giai đoạn chuyển số

Có thể thấy, chuyển đổi số trong doanh nghiệp được chia thành 3 giai đoạn theo từng cấp độ khác nhau. Vậy làm thế nào để doanh nghiệp chuyển đổi số thành công trong từng giai đoạn? Doanh nghiệp không thể bỏ qua những cách sau: 

Xây dựng hệ thống tài liệu để hướng dẫn

Quá trình chuyển đổi số là quá trình dài hạn và bền vững trong doanh nghiệp. Để có thể áp dụng các nền tảng công nghệ sẽ mất một thời gian nhất định để các đối tượng tham gia làm quen và sử dụng hiệu quả. Cách tốt nhất giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, thời gian và công sức khi chuyển đổi số chính là xây dựng hệ thống tài liệu để hướng dẫn.

Hình thành hệ thống tổ chức điều phối mạng lưới

Hình thành hệ thống tổ chức điều phối mạng lưới hay chính là cách để doanh nghiệp xác định rõ công việc, vai trò, trách nhiệm của từng cá nhân/ tổ chức tham gia vào hoạt động chuyển đổi số. Từ đó, giúp doanh nghiệp đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng, theo dõi sát sao tiến độ công việc và nâng cao hiệu quả chuyển đổi.

Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Trong chuyển đổi số, con người là yếu tố quan trọng nhất. Dù doanh nghiệp có áp dụng những công nghệ hiện đại bậc nhất mà người dùng không biết cách ứng dụng thì hoạt động chuyển đổi số đó cũng trở nên vô nghĩa. 

Chuyển đổi số đòi hỏi cao về chất lượng nhân sự. Họ phải là những người có đủ kiến thức, kỹ năng và trình độ để có thể tiếp nhận và ứng dụng công nghệ mới. Chính vì vậy, các hoạt động chuyển đổi số cần song song với hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.

>> Xem thêm: Chiến lược phát triển nguồn nhân lực cho doanh nghiệp

Tham vấn từ chuyên gia

Tìm kiếm sự tư vấn và hỗ trợ từ các chuyên gia là cách thức được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Góc nhìn từ chuyên gia sẽ giúp doanh nghiệp hiểu toàn diện và chi tiết về những kỹ thuật, chiến lược và giải pháp chuyển đổi số. Đặc biệt, giúp bạn tránh được những sai lầm mà các doanh nghiệp khác đã từng gặp phải. 

Sử dụng công nghệ và công cụ liên quan đến chuyển đổi số

Công nghệ là phương tiện giúp doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số. Với những ưu việt vượt trội so với các phương pháp truyền thông, công nghệ giúp doanh nghiệp tạo bứt phá trong hoạt động kinh doanh của mình. 

Các phần mềm doanh nghiệp sử dụng nên có tính đồng bộ và liên kết dữ liệu với nhau để tối ưu trong hoạt động quản trị. Nếu doanh nghiệp sử dụng nhiều phần mềm khác nhau cho từng công việc khác nhau sẽ rất khó để kiểm soát và đạt được hiệu quả cao. Đương nhiên, hoạt động này sẽ kéo theo nhiều nhược điểm như tốn kém thời gian, tốn kém công sức,…

Chính vì vậy, sử dụng các phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể là lựa chọn tối ưu hàng đầu cho doanh nghiệp. Với sự tin dùng của hàng nghìn doanh nghiệp lớn nhỏ, phần mềm quản trị doanh nghiệp của 1Office đã giúp nhiều doanh nghiệp tăng trưởng hiệu quả kinh doanh vượt trội. Phần mềm sở hữu trọn bộ công cụ giúp doanh nghiệp điều hành doanh nghiệp với 3 phân hệ chính sau:

• Phân hệ WORKPLACE: Cung cấp công cụ hỗ trợ nhân sự. Bao gồm: mạng nội bộ, chữ ký số, công việc, quy trình, dự án, tài liệu và lịch biểu. 
• Phân hệ HRM: Cung cấp các công cụ hỗ trợ hoạt động quản trị nguồn nhân lực. Bao gồm: tuyển dụng, đánh giá năng lực ASK, nhân sự, chấm công, tiền lương, quản lý KPI, tài sản, đơn từ.  
• Phân hệ CRM: Cung cấp các công cụ hỗ trợ hoạt động quản lý marketing, bán hàng, chăm sóc khách hàng. 

Như vậy, bài viết trên đã tổng hợp 3 giai đoạn chuyển đổi số cũng như các thông tin liên quan về chuyển đổi số. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với bạn đọc. Chúc bạn thành công!