Công ty quyết toán thuế TNCN cho người lao động: Điều kiện & Thủ tục

Việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) thay người lao động là trách nhiệm của doanh nghiệp trong một số trường hợp theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, không phải mọi người lao động đều đủ điều kiện để được doanh nghiệp thực hiện quyết toán thay. Bài viết dưới đây sẽ cập nhật đầy đủ các quy định mới nhất về điều kiện ủy quyền, hồ sơ, quy trình thực hiện, cách xử lý số thuế nộp thừa hoặc nộp thiếu, đồng thời tổng hợp những lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện quyết toán thuế TNCN đúng quy định và hạn chế rủi ro trong quá trình kê khai. 

Khi nào công ty được quyết toán thuế thu nhập cá nhân thay người lao động?

Trách nhiệm của doanh nghiệp

Theo quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Thông tư 80/2021/TT-BTC, doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ, kê khai, nộp và quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với khoản tiền lương, tiền công đã chi trả cho người lao động.

Trường hợp người lao động đáp ứng đủ điều kiện và có văn bản ủy quyền, doanh nghiệp sẽ thực hiện quyết toán thuế thay. Kể cả khi không phát sinh số thuế phải khấu trừ, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện kê khai và quyết toán theo quy định.

Điều kiện để công ty quyết toán thuế TNCN thay người lao động

Công ty quyết toán thay thuế thu nhập cá nhân khi người lao động có giấy ủy quyền và thuộc một trong các trường hợp sau:

• Chỉ có thu nhập tại một doanh nghiệp: Người lao động ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, chỉ phát sinh thu nhập từ tiền lương, tiền công tại một doanh nghiệp và vẫn đang làm việc tại thời điểm ủy quyền quyết toán, kể cả khi chưa làm đủ 12 tháng trong năm.
• Có thêm thu nhập vãng lai: Người lao động ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một doanh nghiệp, đang làm việc tại thời điểm ủy quyền và có thêm thu nhập vãng lai ở nơi khác với mức bình quân không quá 10 triệu đồng/tháng. Khoản thu nhập này đã được khấu trừ thuế 10% và người lao động không có yêu cầu quyết toán đối với phần thu nhập vãng lai.
• Được điều chuyển giữa các doanh nghiệp: Người lao động được điều chuyển từ doanh nghiệp cũ sang doanh nghiệp mới do chia, tách, hợp nhất, sáp nhập hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp. Khi đó, doanh nghiệp mới sẽ tổng hợp thu nhập, số thuế đã khấu trừ và thực hiện quyết toán thuế TNCN thay cho người lao động.

[Xem thêm] Cách quyết toán thuế TNCN chi tiết 2026

Trường hợp doanh nghiệp không được quyết toán thay

Doanh nghiệp không được nhận ủy quyền quyết toán thuế TNCN nếu người lao động thuộc các trường hợp sau:

• Có thu nhập từ hai doanh nghiệp trở lên trong cùng năm tính thuế. Khi đó, người lao động phải tự quyết toán với cơ quan thuế.
• Thuộc diện được xem xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn hoặc bệnh hiểm nghèo. Trường hợp này cũng phải tự thực hiện quyết toán thuế.

Thời hạn quyết toán thuế

Đối với trường hợp doanh nghiệp được người lao động ủy quyền quyết toán thuế, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ ba kể từ khi kết thúc năm dương lịch.

Đối với kỳ quyết toán thuế năm 2025, hạn cuối là ngày 31/03/2026.

Thủ tục doanh nghiệp quyết toán thuế TNCN cho người lao động gồm những bước nào?

Bước 1. Thu thập giấy ủy quyền từ người lao động

Trước khi quyết toán thuế thay, doanh nghiệp cần thu Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN của người lao động theo Mẫu 08/UQ-QTT-TNCN (ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC). Giấy ủy quyền phải được người lao động ký và lưu tại doanh nghiệp để làm căn cứ thực hiện quyết toán.

Bước 2. Chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế

Doanh nghiệp lập hồ sơ quyết toán và nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Hồ sơ gồm:

• Tờ khai quyết toán thuế TNCN Mẫu 05/QTT-TNCN.
• Phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN (cá nhân tính thuế theo biểu lũy tiến).
• Phụ lục 05-2/BK-QTT-TNCN (cá nhân tính thuế theo thuế suất toàn phần).
• Phụ lục 05-3/BK-QTT-TNCN (người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh).
• Giấy ủy quyền quyết toán thuế Mẫu 08/UQ-QTT-TNCN của từng người lao động.

Lưu ý: Từ năm 2026, các biểu mẫu được áp dụng theo quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC và các nội dung sửa đổi, bổ sung của Thông tư 40/2025/TT-BTC.

[Xem thêm] Hoàn thuế thu nhập cá nhân chi tiết 2026 hướng dẫn

Bước 3. Xác định thu nhập và số thuế phải quyết toán

Doanh nghiệp tổng hợp thông tin của từng người lao động để xác định số thuế phải nộp hoặc được hoàn, bao gồm:

• Tổng thu nhập chịu thuế trong năm.
• Các khoản giảm trừ (giảm trừ bản thân, người phụ thuộc, bảo hiểm bắt buộc, từ thiện…).
• Số thuế TNCN đã khấu trừ.
• Số thuế phải nộp theo quyết toán.
• Khoản chênh lệch nộp thừa hoặc nộp thiếu.

Mức giảm trừ gia cảnh áp dụng:

• Kỳ quyết toán năm 2025: 11 triệu đồng/tháng đối với người nộp thuế và 4,4 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc.
• Từ kỳ tính thuế năm 2026: Theo Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15, mức giảm trừ tăng lên 15,5 triệu đồng/tháng đối với người nộp thuế và 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc.

Bước 4. Nộp hồ sơ quyết toán

Sau khi hoàn thiện hồ sơ, doanh nghiệp gửi đến cơ quan thuế bằng một trong các hình thức sau:

• Nơi nộp: Chi cục Thuế quản lý trực tiếp.
• Hình thức: Nộp trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế hoặc Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
• Thời hạn: Chậm nhất 31/03/2026 đối với kỳ quyết toán thuế năm 2025.

Bước 5. Nộp số thuế còn thiếu (nếu có)

Nếu sau quyết toán phát sinh số thuế phải nộp thêm, doanh nghiệp cần nộp vào ngân sách nhà nước đúng thời hạn để tránh bị tính tiền chậm nộp theo quy định.

Mẫu giấy giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho doanh nghiệp

TẢI NGAY

Làm thế nào để xử lý số thuế TNCN nộp thừa hoặc nộp thiếu của người lao động?

Trường hợp người lao động nộp thừa thuế TNCN

Theo khoản 2 Điều 28 Thông tư 111/2013/TT-BTC, nếu người lao động đã ủy quyền quyết toán thuế cho doanh nghiệp thì việc xử lý số thuế nộp thừa sẽ do doanh nghiệp thực hiện.

Sau khi quyết toán, doanh nghiệp sẽ:

• Bù trừ số thuế nộp thừa với số thuế còn thiếu của các cá nhân trong cùng đơn vị (nếu có).
• Nếu vẫn còn số thuế nộp thừa, khoản tiền này sẽ được bù trừ vào kỳ kê khai tiếp theo hoặc đề nghị hoàn thuế theo quy định.

[Xem thêm] Thuế thu nhập doanh nghiệp là gì? Cách tính

Trường hợp người lao động nộp thiếu thuế TNCN

Nếu doanh nghiệp phát hiện số thuế TNCN đã kê khai thấp hơn thực tế, doanh nghiệp cần thực hiện khai bổ sung hồ sơ quyết toán thuế theo quy định tại Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019.

Một số điểm cần lưu ý:

• Doanh nghiệp được khai bổ sung trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ của kỳ tính thuế có sai sót.
• Việc khai bổ sung nên thực hiện trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra.
• Trường hợp đã có quyết định thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp vẫn được khai bổ sung nhưng có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định.

Nếu việc khai bổ sung làm tăng số thuế phải nộp, doanh nghiệp phải:

• Nộp đủ số thuế còn thiếu vào ngân sách nhà nước.
• Nộp tiền chậm nộp với mức 0,03%/ngày trên số tiền thuế chậm nộp, tính từ ngày phát sinh nghĩa vụ đến trước ngày hoàn thành việc nộp thuế.

Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi quyết toán thuế TNCN thay người lao động?

Thực hiện đúng thời hạn nộp hồ sơ

Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ khi kết thúc năm dương lịch. Nếu thời hạn rơi vào ngày nghỉ, thời gian nộp sẽ được chuyển sang ngày làm việc tiếp theo.

Đối với kỳ quyết toán thuế năm 2025, hạn cuối nộp hồ sơ là 31/03/2026.

Lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ

Sau khi hoàn thành quyết toán, doanh nghiệp vẫn phải lưu giữ các hồ sơ, chứng từ liên quan theo quy định của Luật Kế toán để phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra khi cần.

Thời gian lưu trữ phổ biến gồm:

• Ít nhất 10 năm đối với chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính.
• Ít nhất 5 năm đối với các tài liệu phục vụ công tác quản lý, điều hành.

Kịp thời khai bổ sung khi phát hiện sai sót

Nếu phát hiện sai sót sau khi đã nộp hồ sơ quyết toán, doanh nghiệp cần chủ động khai bổ sung và giải trình với cơ quan thuế theo quy định.

Trường hợp việc khai bổ sung làm tăng số thuế phải nộp, doanh nghiệp phải nộp đủ số thuế còn thiếu và tiền chậm nộp (nếu có).

Cập nhật số định danh cá nhân thay cho mã số thuế

Từ 01/07/2025, số định danh cá nhân được sử dụng thay cho mã số thuế cá nhân trong các thủ tục thuế.

Doanh nghiệp nên:

• Rà soát và cập nhật số định danh cá nhân của toàn bộ người lao động.
• Hướng dẫn người lao động bổ sung hoặc điều chỉnh thông tin nếu chưa chính xác.
• Đảm bảo mọi hồ sơ quyết toán thuế TNCN sử dụng đúng số định danh cá nhân theo quy định.

Việc quyết toán thuế TNCN đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn hạn chế rủi ro về thuế, bảo vệ quyền lợi của người lao động và nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự.

Giải pháp quản lý tiền lương và quyết toán thuế TNCN toàn diện với 1HRM Tính lương 

Quy trình tính lương và quyết toán thuế TNCN thường tiêu tốn nhiều thời gian do phải tổng hợp dữ liệu từ chấm công, phụ cấp, bảo hiểm, giảm trừ gia cảnh và các khoản khấu trừ khác. Chỉ cần một sai sót nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động và khiến doanh nghiệp đối mặt với rủi ro về thuế.

1HRM Tính lương giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình quản lý tiền lương và thuế TNCN trên một nền tảng duy nhất. Phần mềm đồng bộ dữ liệu từ chấm công, ca làm việc, hồ sơ nhân sự và bảo hiểm để tính lương chính xác, đồng thời tự động xác định thuế TNCN theo quy định hiện hành.

Với 1HRM Tiền lương, doanh nghiệp có thể:

• Tự động tính lương theo nhiều phương pháp: thời gian, sản phẩm, khoán, tăng ca…
• Tính và khấu trừ thuế TNCN, bảo hiểm bắt buộc theo đúng quy định.
• Quản lý giảm trừ gia cảnh, người phụ thuộc và các khoản phụ cấp trên cùng một hệ thống.
• Xuất bảng lương, phiếu lương và các báo cáo phục vụ quyết toán thuế nhanh chóng.
• Đồng bộ dữ liệu với hồ sơ nhân sự, chấm công và các phân hệ khác, hạn chế nhập liệu thủ công và giảm sai sót.

Nhờ tự động hóa quy trình tính lương và quản lý thuế TNCN, 1HRM Tiền lương không chỉ giúp bộ phận nhân sự tiết kiệm thời gian xử lý nghiệp vụ mà còn nâng cao độ chính xác, đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ các quy định về lao động và thuế.

➤ Đăng ký nhận Demo miễn phí tính năng

Kết Luận

Bài viết đã tổng hợp những quy định mới nhất về việc công ty quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho người lao động, bao gồm điều kiện được ủy quyền, quy trình thực hiện, cách xử lý trường hợp nộp thừa hoặc nộp thiếu thuế cũng như các lưu ý quan trọng doanh nghiệp cần nắm rõ. Việc thực hiện quyết toán đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn bảo đảm quyền lợi cho người lao động và hạn chế các rủi ro về thuế.

Để nâng cao hiệu quả quản lý tiền lương và thuế TNCN, doanh nghiệp nên ứng dụng các giải pháp số như 1HRM Tiền lương. Phần mềm hỗ trợ tự động hóa quy trình tính lương, khấu trừ thuế, quản lý hồ sơ nhân sự và xuất báo cáo nhanh chóng, giúp bộ phận HR tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và dễ dàng đáp ứng các quy định mới của pháp luật.