Điểm danh 10+ app ghi chú online tốt nhất dành cho dân văn phòng
Hiện nay các ứng dụng ghi chú online được coi như “bảo bối” của nhân viên và cả những nhà quản lý bởi những tính năng tuyệt vời hỗ trợ quản lý công việc hiệu quả và nâng cao năng suất. Vậy làm thế nào để lựa chọn được app ghi chú online phù hợp, đáp ứng đúng nhu cầu công việc? Cùng 1Office đánh giá 10+ phần mềm ghi chú phổ biến nhất hiện nay trong bài viết sau:
Mục lục
1. 5 lợi ích của app ghi chú online trong quản lý công việc
“Cứu cánh” cho hội hay quên
Đã bao giờ bạn chợt nảy ra một ý tưởng hay ho nhưng lại mau chóng quên mất chỉ sau một nốt nhạc? Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng não bộ có khả năng ghi nhớ tốt hơn đến 85% nếu như các ý tưởng được thể hiện ra thành hình ảnh và câu chữ. Với những tính năng hỗ trợ soạn thảo mạnh mẽ, app ghi chú online là công cụ tuyệt vời giúp các nhân viên phát huy khả năng sáng tạo và phát triển những ý tưởng tuyệt vời mọi lúc mọi nơi.
Lập kế hoạch công việc khoa học, hiệu quả
Một lợi ích không thể phủ nhận khác của app ghi chú đó là trợ thủ đắc lực trong lập kế hoạch và theo dõi tiến độ công việc. Hầu hết các ứng dụng ghi chú online hiện nay đều có những tính năng soạn thảo, ghi chép thông tin công việc dưới dạng to do list, lịch biểu hoặc timeline, giúp người dùng dễ dàng phân bổ thời gian cho các đầu việc một cách hợp lý, khoa học.
Ngoài ra, tính năng gắn nhãn công việc trong ghi chú giúp người dùng dễ dàng phân loại và sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên như khẩn cấp, bình thường, có thể làm sau.
Kho lưu trữ dữ liệu thông tin
Phần mềm ghi chú trực tuyến là kho thư viện số khổng lồ giúp lưu trữ và truy xuất mọi thông tin khi cần để nhân viên không phải đối mặt với tình trạng quá tải thông tin hay quên mất những dữ kiện quan trọng. Các tệp ghi chú sẽ được phân loại và sắp xếp vào các danh mục lớn nhỏ, giúp tổ chức thông tin một cách khoa học và tiết kiệm thời gian tìm kiếm tài liệu.
Cộng tác nhóm, chia sẻ ý tưởng
Các app ghi chú online cung cấp không gian làm việc chuyên nghiệp giúp các đội, nhóm cộng tác, đồng sáng tạo và cùng nhau thực hiện công việc. Những người được cấp quyền truy cập có thể chỉnh sửa ghi chú và giao tiếp, trao đổi và ghi lại những vấn đề thảo luận trực tiếp trên bản ghi chú.
X2 hiệu suất làm việc
Một khảo sát của McKinsey đã chỉ ra rằng những người sử dụng app ghi chú để tổ chức và thực hiện công việc có hiệu suất cao hơn 200% so với những người chỉ ghi chép theo phương pháp thủ công thông thường hoặc thậm chí không ghi gì cả. Việc xây dựng thói quen ghi chép công việc thông qua các app ghi chú online không chỉ giúp cải thiện trí nhớ, tăng cường khả năng sáng tạo mà còn phát triển tư duy logic cho nhân viên. Từ đó hiệu suất và chất lượng thực hiện công việc cũng được cải thiện theo cấp số nhân.
2. Những ai nên sử dụng app ghi chú online
- Nhân viên – Đây chính là nhóm người dùng phổ biến nhất của app ghi chú online bởi bản chất các phần mềm này được phát triển với mục đích giúp người dùng quản lý công việc một cách chủ động, năng suất nhất. Những công cụ này giúp các cá nhân lập kế hoạch, sắp xếp và thực hiện trực tiếp công việc trên nền tảng trực tuyến linh hoạt mọi lúc mọi nơi.
- Các đội, nhóm – Như đã đề cập ở trên, app ghi chú online chính là một văn phòng thu nhỏ giúp các bộ phận, phòng ban cộng tác và làm việc cùng nhau để brainstorm, lập kế hoạch, phân bổ nhiệm vụ đến từng thành viên và nghiệm thu kết quả công việc
- Quản lý – Ứng dụng ghi chú online giúp các nhà quản lý dễ dàng phân công, giao việc và theo dõi tình hình thực hiện công việc của các thành viên. Ngoài ra, nhiều app ghi chú trực tuyến có tích hợp tính năng cảnh báo nhắc việc tự động giúp đôn đốc nhân viên làm việc, đáp ứng deadline kịp thời và đảm bảo tiến bộ công việc.
3. 10+ ứng dụng ghi chú online phổ biến nhất hiện nay
EverNote
Evernote là một trong những phần mềm ghi chú online phổ biến nhất thế giới với hơn 200 triệu lượt người dùng. Evernote cung cấp một không gian làm việc hiệu quả, cho phép người dùng thỏa sức sáng tạo và sắp xếp ý tưởng mọi lúc mọi nơi, từ những công việc hàng ngày cho đến các kế hoạch tuần, tháng.
Tính năng nổi bật
- Sắp xếp và phân loại các bản ghi chú một cách khoa học với thẻ tên, danh mục và từ khóa
- Cung cấp các bản ghi chú mẫu theo chủ đề (nhật ký cuộc họp, lập kế hoạch, theo dõi tiến độ dự án,…) giúp tiết kiệm thời gian thao tác
- Giao việc dễ dàng bằng cách tạo nhiệm vụ ngay trong ghi chú kèm theo người thực hiện, ngày đến hạn và cảnh báo nhắc việc tự động
- Tích hợp lịch biểu trong ghi chú, giúp phân bổ thời gian và theo dõi tiến độ công việc dễ dàng
| Ưu điểm | Hạn chế |
|
|
Phù hợp: lập kế hoạch, lên ý tưởng, theo dõi tiến độ công việc
ClickUp Docs
ClickUp Docs là giải pháp ghi chép online và quản lý công việc all-in-one được phát triển bởi ClickUp – một trong những kỳ lân công nghệ của thị trường Mỹ. Với các tính năng mạnh mẽ và đa dạng, Click Up có thể hỗ trợ tổ chức và quản lý công việc hiệu quả từ những dự án phức tạp cho đến nhu cầu ghi chép hàng ngày.
Tính năng nổi bật
- Cộng tác và chỉnh sửa ghi chú cùng một lúc trong thời gian thực bằng cách gắn thẻ những người có liên quan
- Hỗ trợ ghi chú đa dạng các loại tài liệu, văn bản như biên bản họp, chương trình nghị sự, báo cáo,…
- Kiểm soát được người truy cập và các lượt chỉnh sửa ghi chú, đảm bảo dữ liệu không bị chồng chéo
- Phân loại và sắp xếp tài liệu khoa học, giúp dễ dàng truy cập và tìm kiếm.
| Ưu điểm | Hạn chế |
|
|
Phù hợp: lập kế hoạch, lên ý tưởng, soạn thảo tài liệu, theo dõi tiến độ công việc
OneNote
“Ông lớn” Microsoft cũng không nằm ngoài cuộc chơi khi phát triển ứng dụng ghi chú online OneNote, góp phần làm phong phú thêm bộ công cụ quản lý công việc của mình. Được ví như cuốn sổ tay kỹ thuật số, OneNote có thể đáp ứng mọi nhu cầu ghi chép của người dùng với bộ tính năng hỗ trợ đa dạng, tiện ích.
Tính năng nổi bật
- Hỗ trợ ghi chú với mọi hình thức: nhập văn bản, vẽ phác thảo, ghi chú bằng giọng nói giúp phát huy tối đa khả năng sáng tạo
- Tính năng chia sẻ cho phép nhiều người dùng truy cập và chỉnh sửa ghi chú, giúp các đội nhóm đồng sáng tạo ý tưởng và cộng tác hiệu quả
- Sắp xếp ý tưởng và công việc một cách khoa học bằng cách phân loại thành các danh mục nhỏ
| Ưu điểm | Hạn chế |
|
|
Phù hợp: ghi chú công việc và soạn thảo tài liệu
Google Keep
Google Keep là một cái tên không mấy xa lạ khi luôn được “hội văn phòng” ưu ái lựa chọn làm trợ thủ đắc lực để quản lý và tổ chức công việc. Là ứng dụng ghi chú online được phát triển bởi gã khổng lồ công nghệ Google, Google Keep cung cấp bộ công cụ khá đa dạng giúp người dùng ghi chú công việc một cách chuyên nghiệp và nhanh chóng.
Tính năng nổi bật
- Soạn thảo và chỉnh sửa ghi chú mọi lúc mọi nơi dưới dạng văn bản, hình ảnh, âm thanh đa dạng
- Cài đặt nhắc việc định kỳ, giúp hạn chế tối đa tình trạng quên việc
- Thêm người cộng tác vào ghi chú hoặc chia sẻ tài liệu qua Gmail, Drive
- Tính năng scan hình ảnh thành văn bản, giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu thủ công
- Tìm kiếm ghi chú nhanh chóng với bộ lọc theo nhãn
| Ưu điểm | Hạn chế |
|
|
Phù hợp: ghi chú công việc và soạn thảo tài liệu
Workflowy
Workflowy là ứng dụng ghi chú và quản lý công việc chuyên nghiệp, dễ sử dụng. Workflowy giúp người dùng tổ chức và phát triển các ý tưởng công việc một cách khoa học, hiệu quả dưới dạng sơ đồ cây.
Tính năng nổi bật
- Tổ chức công việc khoa học theo sơ đồ cây với tập hợp các thư mục cha và con, giúp người dùng theo dõi trực quan các đầu công việc cần làm
- Chia sẻ ghi chú và cấp quyền cho bất kỳ ai để họ có thể xem hoặc chỉnh sửa ghi chú
- Tính năng phóng to công việc chính giúp tăng khả năng tập trung
- Tìm kiếm ghi chú dễ dàng với từ khóa hoặc nhãn dán
| Ưu điểm | Hạn chế |
|
|
Phù hợp: ghi chú công việc và soạn thảo tài liệu
Notion
Notion là ứng dụng ghi chú online từng “gây bão” giới văn phòng một thời, đặc biệt là với thế hệ Gen Z bởi sự trẻ trung, độc đáo phù hợp với phong cách làm việc năng động, sáng tạo hiện nay. Với mục đích hướng tới cung cấp không gian làm việc all-in-one cho người dùng, Notion được thiết kế như một thư viện số giúp nhân viên tổ chức, sắp xếp và thực hiện mọi tác vụ công việc hiệu quả.
Tính năng nổi bật
- Hiển thị các ghi chú dưới chế độ phân tầng, trang mẹ lồng trang con, giúp dễ dàng tổ chức, sắp xếp các nội dung công việc một cách khoa học
- Tùy chọn hiển thị các đầu việc dưới dạng lịch biểu, dòng thời gian, to do list, giúp người dùng dễ dàng tổ chức và theo dõi tiến độ công việc hiệu quả
- Cảnh báo nhắc việc tự động theo lịch được cài sẵn
- Gắn nhãn và tạo bộ lọc tùy theo đặc điểm, trạng thái của ghi chú
- Tùy biến linh hoạt không gian làm việc mang màu sắc cá nhân, giúp thúc đẩy sự sáng tạo và khơi nguồn cảm hứng công việc
| Ưu điểm | Hạn chế |
|
|
Phù hợp: lập kế hoạch, lên ý tưởng, soạn thảo tài liệu, ghi chú công việc
Zoho
Zoho là ứng dụng ghi chú online tiện dụng giúp người dùng soạn thảo và lưu trữ tài liệu, ghi chép tự động trên mọi thiết bị với nhiều định dạng khác nhau. Được ví như cuốn sổ ghi chép online bỏ túi nhỏ gọn, Zoho cung cấp đầy đủ những tính năng cần thiết để ghi chép và xử lý công việc hiệu quả.
Tính năng nổi bật
- Hỗ trợ nhiều định dạng tài liệu như hình ảnh, video, ghi âm,…
- Đồng bộ hóa ghi chú trên mọi thiết bị, không cần sao lưu thủ công
- Kiểm soát ghi chú dễ dàng với thẻ danh mục chuyên dụng
- Bảo mật ghi chú với cài đặt mật khẩu và touch ID
| Ưu điểm | Hạn chế |
|
|
Phù hợp: ghi chú trực tuyến, soạn thảo và lưu trữ tài liệu
Padlet
Padlet là một trong những ứng dụng ghi chú online phổ biến được dùng trong các tổ chức, đội nhóm với tính năng cộng tác và đồng sáng tạo nội dung mạnh mẽ.
Tính năng nổi bật
- Công cụ lập bản đồ tư duy giúp tổ chức thông tin và ghi chép một cách hệ thống, bài bản
- Hiển thị ghi chú dưới nhiều định dạng như: Timeline, Canvas, dạng lưới,… linh hoạt theo mục đích sử dụng
- Hỗ trợ mọi loại định dạng tài liệu như video, hình ảnh, văn bản và tài liệu
- Kiểm soát quyền truy cập và chỉnh sửa của người dùng
|
Ưu điểm |
Hạn chế |
|
|
Phù hợp: ghi chép công việc, cộng tác nhóm
Squid Notes
Squid Notes là ứng dụng dành cho những người muốn có cảm giác chân thật như ghi chú viết tay. Squid Notes sử dụng chữ viết tay của người dùng để tạo ra những ghi chép mang màu sắc cá nhân.
Tính năng nổi bật
- Chia sẻ ghi chú với nhiều định dạng khác nhau
- Nhập các tệp hình ảnh và PDF vào ghi chú
- Chỉnh sửa hình ảnh và tài liệu trực tiếp trên ghi chú
| Ưu điểm | Hạn chế |
|
|
Phù hợp: ghi chép công việc, lên ý tưởng
Simple Note
Simple Note là ứng dụng ghi chú đơn giản, an toàn, dễ sử dụng giúp người dùng ghi chép và soạn thảo tài liệu nhanh chóng, hiệu quả.
Tính năng nổi bật
- Đồng bộ hóa dữ liệu ghi chú trên tất cả các thiết bị
- Lưu trữ mọi lịch sử phiên bản của ghi chú
- Thêm thẻ để tìm ghi chú nhanh chóng với tính năng tìm kiếm tức thì.
- Chia sẻ danh sách việc cần làm hoặc đăng tải ghi chú công khai
| Ưu điểm | Hạn chế |
|
|
Phù hợp: ghi chép công việc, lên ý tưởng
4. Đánh giá chất lượng 10+ app ghi chú online trong quản lý công việc
| Khả năng cộng tác | Tính năng giao và nhắc việc | Ghi chép và soạn thảo | Lập kế hoạch | |
| EverNote | x | x | x | |
| ClickUp Docs | x | x | x | |
| OneNote | x | x | x | |
| Google Keep | x | x | x | |
| Workflowy | x | x | ||
| Notion | x | x | x | |
| Padlet | x | x | ||
| Squid Notes | x | x | ||
| Simple Note | x | x | ||
| Zoho | x | x |
5. Quản lý công việc khoa học, hiệu quả với 1Office
Trên thực tế, các phần mềm ghi chú online chỉ là một trong số vô vàn các công cụ hỗ trợ nhân viên thực hiện công việc hiệu quả. Muốn giải quyết triệt để bài toán hiệu suất thì nhà quản lý cần đến những giải pháp quản trị tổng thể giúp tối ưu quy trình làm việc và nâng cao năng suất.
1Office là nền tảng quản lý công việc chuyên sâu nhất trên thị trường hiện nay cho các doanh nghiệp. 1Office đóng vai trò là chìa khóa thúc đẩy năng suất và hỗ trợ nhân viên cũng như các nhà quản lý tổ chức công việc bài bản theo quy trình, với những tính năng ưu việt như:
- Lên kế hoạch công việc chi tiết với các đầu công việc cha, con, thời gian và tiêu chi thực hiện
- Giao việc trực tiếp đến từng người, từng phòng ban. Công việc tự động cập nhật vào lịch biểu nhân sự và đi kèm tính năng cảnh báo nhắc việc tự động
- Quản lý và theo dõi sát sao tiến độ thực hiện công việc với thẻ Kanban và biểu đồ Gantt
- Đánh giá chính xác hiệu quả thực hiện công việc của nhân viên với báo cáo trực quan dạng dashboard, tự động cập nhật % thực hiện công việc theo thời gian thực
Bài viết trên đây của 1Office đã giúp độc giá có một cái nhìn toàn diện về các phần mềm ghi chú online phổ biến nhất hiện nay. Đồng thời đưa ra giải pháp công nghệ quản lý công việc toàn diện thay thế cho các app ghi chú. Để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm dùng thử phần mềm 1Office, hãy liên hệ với chúng tôi theo thông tin bên dưới.
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:
- Hotline: 083 483 8888
- Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
- Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA
