6+ Mẹo sử dụng công cụ quản lý công việc hiệu quả giúp X3 năng suất

Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ số, các công cụ quản lý công việc đã trở thành trợ thủ đắc lực giúp nhà quản trị tối ưu quy trình vận hành và nâng cao hiệu suất trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu không có tư duy và kỹ năng ứng dụng thì các công cụ số cũng không thể phát huy hết sức mạnh và đem lại giá trị cho doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để ứng dụng công cụ quản lý công việc hiệu quả? Hãy để 1Office “bật mí” cho bạn những mẹo sử dụng các công cụ hỗ trợ công việc một cách tối ưu nhất trong bài viết sau.

1. Tầm quan trọng của công cụ quản lý công việc

Công cụ quản lý công việc là những ứng dụng có chức năng hỗ trợ số hóa toàn bộ quy trình làm việc của doanh nghiệp. Mọi hoạt động hàng ngày trong tổ chức như lập kế hoạch, giao việc hay trao đổi đều được thực hiện trên nền tảng số.

Những công cụ được ứng dụng rộng rãi hiện nay trong công tác quản trị doanh nghiệp có thể kể đến như Trello, Asana, 1Office,…

Hiện nay, các công cụ quản lý công việc nhóm là giải pháp hữu hiệu cho bài toán năng suất của doanh nghiệp, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo tiến độ và kết quả đầu ra của công việc.

Những tính năng nổi bật của phần mềm quản lý công việc giúp tổ chức vận hành một cách trơn tru, hiệu quả như:

• Lên kế hoạch công việc khoa học, bài bản
• Phân bổ nhiệm vụ rõ ràng, minh bạch đến từng cá nhân, phòng ban
• Theo dõi và bám sát tiến độ thực hiện công việc
• Nhắc nhở nhiệm vụ cho nhân viên, hạn chế tối đa tình trạng quên việc, sót việc
• Đánh giá hiệu quả công việc chính xác

TÌM HIỂU TÍNH NĂNG QUẢN LÝ CÔNG VIỆC CHUYÊN NGHIỆP CỦA 1OFFICE

2. Đối tượng nào cần sử dụng các công cụ quản lý công việc?

Nhân viên – Sử dụng công cụ quản lý công việc cá nhân

Đội ngũ nhân sự trong các doanh nghiệp hiện nay đang gặp phải tình trạng quá tải thông tin, không biết cách sắp xếp công việc sao cho phù hợp, quá nhiều đầu công việc dẫn đến quên, sót việc, khiến cho năng suất và hiệu quả công việc không được tối ưu. Bởi vậy, họ luôn ở trong trạng thái căng thẳng, áp lực vì không thể đảm bảo được deadline. Do đó, app quản lý công việc cá nhân ra đời đóng vai trò là trợ thủ đắc lực hỗ trợ nhân viên thực hiện nhiệm vụ hiệu quả. Không chỉ giúp thiết lập lịch biểu khoa học, dễ theo dõi và thực hiện, nhiều phần mềm còn có tính năng cảnh báo tự động, nhắc nhở nhân viên khi công việc sắp đến hạn.

Nhà quản lý – Lên kế hoạch và theo dõi tiến độ công việc

Bằng cách sử dụng công cụ quản lý công việc nhóm, nhà quản lý có thể tối ưu hóa quy trình làm việc và quản lý công việc nhân viên nhanh chóng, dễ dàng. Thay vì phải bỏ ra quá nhiều thời gian cho những cuộc họp lê thê để giao việc và phổ biến nhiệm vụ, nhà quản trị chỉ cần ngồi trước màn hình máy tính là đã có thể liên kết với hàng trăm nhân sự trong tổ chức. Việc giao việc và kiểm soát tiến độ cũng chỉ cần được thực hiện qua các thao tác nhanh chóng, gọn lẹ trên máy tính, giúp tiết kiệm tối đa thời gian quản lý. Ngoài ra, Phần mềm quản lý công việc còn hỗ trợ quản lý các cấp lập báo cáo tự động, trực quan để trình lên lãnh đạo.

Lãnh đạo – Vận hành tổ chức hiệu quả

Với trọng trách của người đứng đầu tổ chức, các nhà lãnh đạo cần phải là người tiên phong trong chuyển đổi số, dẫn dắt doanh nghiệp tiến tới mô hình tổ chức tinh gọn. Và việc ứng dụng công nghệ vào quy trình vận hành chính là chìa khóa để tổ chức bứt phá và tạo ra sự khác biệt. Các phần mềm quản lý công việc không chỉ giúp nhà lãnh đạo tối ưu hóa luồng công việc trong tổ chức mà còn giúp gắn kết các cá nhân, bộ phận phòng ban và các cấp quản lý để tạo nên sức mạnh tập thể, đưa năng suất lên cấp độ cao nhất.

Xem thêm: Bí quyết triển khai hệ thống quản lý công việc tăng 200% năng suất

3. 6+ phương pháp ứng dụng công cụ quản lý công việc thông minh tối ưu năng suất

Lập kế hoạch công việc

Đây là khâu đầu tiên và cũng là khâu quan trọng nhất, đóng vai trò định hướng hoạt động và thiết lập luồng quy trình công việc trong tổ chức. Để lập kế hoạch công việc trên hệ thống, trước hết, hãy xác định mục tiêu hướng đến của các nhiệm vụ. Sau đó, bạn cần xây dựng được cách thức để đạt được những mục tiêu ấy bằng cách liệt kê các đầu việc cần làm, phân loại và sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên và đặt ra KPI cho mỗi công việc.

Sau khi đã có một hệ thống công việc hoàn chỉnh, nhà quản lý sẽ tạo lập một bản kế hoạch công việc online trên phần mềm với những thông tin cụ thể như: Tên công việc, Loại công việc, Thời gian thực hiện, Người phụ trách,… Dựa vào bản kế hoạch công việc, nhân viên sẽ nắm rõ được trách nhiệm của mình, đồng thời đây sẽ là cơ sở để nhà quản lý theo dõi và đánh giá quá trình thực hiện công việc sau này.

Xem thêm: Review 8+ app quản lý lịch làm việc nhân sự giúp X2 năng suất

Phân bổ thời gian

Một trong những yếu tố lớn nhất quyết định hiệu quả công việc là tính khả thi về mặt thời gian. Bởi vậy, người quản lý khi giao việc cần phải thiết lập kế hoạch lịch biểu hợp lý, khả thi để mỗi đầu việc có đủ thời gian để hoàn thành.

Phần mềm quản lý công việc hiệu quả có thể tự động tính toán được ngày đến hạn của công việc dựa trên khoảng thời gian mà người dùng phân bổ cho mỗi đầu việc. Từ đó nhà quản lý sẽ nắm rõ khi nào nhiệm vụ sẽ được hoàn thành để căn chỉnh cho phù hợp với tiến độ chung.

Giao việc

Để các nhiệm vụ được thực hiện hiệu quả, người điều phối cần phân bổ nguồn lực hợp lý cho từng đầu việc, đảm bảo cân bằng khối lượng công việc giữa các nhân viên, tránh tình trạng người thì ôm đồm quá nhiều việc, người lại quá ít việc làm.

Một ưu điểm nổi trội của các công cụ quản lý công việc nhóm đó là tự động hóa quy trình giao việc. Thay vì hình thức giao việc thủ công bằng cách gửi mail hay nhắn tin nhắc việc từng người, quản lý chỉ cần chỉ định cá nhân, phòng ban cụ thể sẽ đảm nhiệm công việc bằng cách tag tên nhân viên, bộ phận phụ trách. Công việc sẽ tự động cập nhật vào lịch biểu cá nhân của nhân viên để họ có thể tự chủ động sắp xếp thời gian thực hiện.

Theo dõi, giám sát tiến độ

Với khâu giám sát tiến độ công việc, hầu hết các công cụ quản lý công việc sẽ cung cấp hệ thống biểu mẫu, sơ đồ thông minh giúp người dùng theo dõi công việc một cách linh hoạt theo nhiều khía cạnh khác nhau. Để có thể ứng dụng phần mềm công việc trong công tác quản lý tiến độ hiệu quả nhất, nhà quản trị cần hiểu rõ đặc điểm và mục đích của những loại biểu đồ sau:

• Biểu đồ Kanban: Kanban là biểu đồ được cấu thành từ các thẻ công việc, giúp người dùng phân loại và nắm bắt được tình hình thực hiện công việc dựa trên các trạng thái như: Chờ xét duyệt, Đang thực hiện, Đã hoàn thành,… Khi công việc tiến sang một giai đoạn mới, người dùng chỉ cần sử dụng thao tác kéo thả di chuyển luồng công việc giữa các cột để cập nhật tiến độ thực hiện.
• Biểu đồ Gantt: Gantt chart là biểu đồ được sử dụng phổ biến nhất bởi tính linh hoạt và phù hợp với mọi loại công việc, dự án lớn nhỏ. Với biểu đồ Gantt, các nhiệm vụ sẽ có một thanh ngang biểu thị phạm vi thời gian thực hiện công việc. Biểu đồ gantt còn thể hiện mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc bằng cách chỉ rõ những công việc nào có thể được tiến hành song song và công việc nào chỉ được thực hiện khi đã hoàn thành xong nhiệm vụ trước đó. Sử dụng gantt chart giúp nhà quản trị theo dõi tiến độ công việc một cách trực quan theo dòng thời gian và liên kết, xâu chuỗi các nhiệm vụ lại với nhau để tạo thành một luồng công việc hoàn chỉnh.

Trao đổi, giao tiếp với nhóm

Công cụ quản lý công việc nhóm được ví như một mạng xã hội cộng tác, nơi mà mọi thành viên trong tổ chức có thể giao tiếp với nhau ngay trên quy trình làm việc. Thay vì phải liên lạc bằng những phương tiện nhắn tin riêng lẻ, dễ dẫn đến loạn và trôi tin nhắn thì người dùng hoàn toàn có thể sử dụng tính năng comment hay tag trên phần mềm để bàn bạc, trao đổi về những vấn đề liên quan đến công việc như nhắc việc, đóng góp ý kiến, nhận xét sửa đổi,…

Đánh giá

Các phần mềm quản lý công việc cung cấp hệ thống báo cáo tự động, dashboard trực quan giúp nhà quản lý không cần phải tốn thời gian tổng hợp. Từ các báo cáo này, quản lý có thể đánh giá hiệu quả, năng suất và tiến độ làm việc của nhân viên một cách chính xác thông qua các chỉ số đánh giá hiệu quả công việc như KPI, % hoàn thành công việc, chi phí trên mỗi đầu việc,…

Xem thêm: Bảng giá phần mềm quản lý công việc mới nhất 2023

4. Những kỹ năng cần có để sử dụng công cụ quản lý công việc hiệu quả

Kỹ năng tư duy hệ thống

Để có thể sử dụng công cụ quản lý công việc hiệu quả, tối ưu nhất, các nhà quản lý cần phải có kỹ năng tư duy phân tích, nhìn nhận vấn đề 1 cách có hệ thống để từ đó phát triển những chiến lược hoạt động phù hợp cho đội nhóm của mình. Bằng khả năng tư duy có hệ thống, người dùng có thể tổ chức, sắp xếp các dữ liệu công việc trên phần mềm sao cho khoa học nhất để tạo ra một luồng quy trình công việc trơn tru, giúp mọi người dễ dàng theo dõi và thực hiện

Kỹ năng quản trị

Muốn thực hiện tốt công tác quản lý công việc đòi hỏi người điều hành phải có kiến thức chuyên môn và kỹ năng nghiệp vụ về quản trị, cụ thể như lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực, tổ chức thực hiện, giám sát,… Kỹ năng quản trị là tố chất căn bản nhất cần có của một người đứng đầu để dẫn dắt đội ngũ nhân sự thực hiện các nhiệm vụ hiệu quả và kiểm soát tốt quy trình vận hành của tổ chức.

Kỹ năng tin học văn phòng

Bản chất các công cụ quản lý công việc là phần mềm số hóa 100% được vận hành hoàn toàn trên máy tính và các thiết bị điện tử, cho nên nhà quản trị phải có đủ trình độ tin học văn phòng và có hiểu biết về công nghệ để sử dụng các công cụ hiệu quả. Những kỹ năng mà người dùng cần nắm rõ để có thể thao tác thành thạo trên phần mềm bao gồm:

• Soạn thảo và chỉnh sửa văn bản tài liệu
• Nhập/xuất dữ liệu, tệp trên hệ thống
• Tìm kiếm thông tin về tài liệu, công việc, nhân sự
• Sắp xếp tài liệu công việc vào các thư mục cha, con
• Sử dụng bảng tính Excel để lập kế hoạch

5. 1Office – Công cụ quản lý công việc 4.0 ưu việt nhất trên thị trường

Là nền tảng quản trị doanh nghiệp, 1Office đã giúp hàng nghìn doanh nghiệp số hóa quy trình làm việc hiệu quả, nâng cao năng suất và tối ưu nguồn lực. Không giống như những công cụ quản lý công việc cá nhân riêng lẻ trên thị trường, 1Office là giải pháp tổng thể giải quyết toàn diện mọi bài toán trong quản trị doanh nghiệp trên một nền tảng duy nhất. Phân hệ quản lý công việc WORKPLACE nằm trong hệ sinh thái quản trị all-in-one, được liên kết với các phân hệ nhân sự, bán hàng nhằm tạo ra trải nghiệm liền mạch cho người dùng.

Với sứ mệnh đem tới giải pháp chuyển đổi số toàn diện nhất, 1Office đã đồng hành cùng hơn 5.000 doanh nghiệp kiến tạo môi trường làm việc 4.0. Với những tính năng ưu việt, 1Office giúp các nhà quản lý giải quyết mọi bài toán hóc búa liên quan đến quản trị công việc trong thời đại 4.0 như giao việc thủ công, thiếu công cụ đánh giá, nhân viên quên việc, sót việc,… Từ đó giúp các doanh nghiệp tối ưu năng suất vận hành và đón đầu xu thế chuyển đổi số.

Qua bài viết trên 1Office mang đến cho các độc giả những phương pháp sử dụng công cụ quản lý công việc hiệu quả nhất. Đồng thời giới thiệu giải pháp công nghệ giúp doanh nghiệp giải quyết gọn gàng bài toán quản trị công việc. Để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm dùng thử phần mềm quản lý doanh nghiệp hàng đầu hiện nay, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA