CÁCH XÂY DỰNG HR DEPARTMENT CHO DOANH NGHIỆP SMEs

Để có thể có một doanh nghiệp phát triển, nhà lãnh đạo phải biết sử dụng nguồn lực nhân lực một cách hiệu quả. Vì vậy, tổ chức phải có những nhà quản trị nhân lực tài giỏi để có thể trợ giúp cho mình. Trong bài viết này, ta cùng tìm hiểu về Hr department là gì và cách xây dựng HR department với mô hình doanh nghiệp SMEs.

I. HR department là gì?

HR department (Human Resources department) là bộ phận hành chính nhân sự của doanh nghiệp được thành lập với các nhiệm vụ như: đảm bảo nhân viên của tổ chức được quản lý, đưa ra các chính sách và quy định để đảm bảo quyền lợi của người lao động Bên cạnh đó, bộ phận này cũng chịu trách nhiệm tuyển dụng, sa thải và thực thi các chính sách, quy định dành cho cán bộ nhân viên. 

II. Các chức năng chính của Hr department

1. Tuyển dụng và đào tạo

Tuyển dụng và đào tạo là một trong những nhiệm vụ chính mà HR phải đảm nhiệm. Công việc này thường yêu cầu nhân sự phải đăng tin tuyển dụng trên các kênh social, các kênh tuyển dụng chuyên nghiệp,… Bên cạnh đó, đào tạo nhân viên mới cũng là nhiệm vụ chính mà một người làm HR phải đảm nhiệm. Bộ phận nhân sự thường xuất bản các tài liệu đào tạo bao gồm các cuốn sổ tay hướng dẫn chi tiết tất cả các khía cạnh của công việc.

Đọc thêm: Quy trình quản lý nhân sự tối ưu cho doanh nghiệp

2. Lưu trữ hồ sơ nhân sự

Mỗi người lao động sẽ có một bản hồ sơ nhân sự, sơ yếu lý lịch riêng,.. Vì vậy, bộ phận hành chính nhân sự chính là người đảm nhận vai trò lưu trữ và quản lý tệp dữ liệu này cả giấy tờ lẫn dữ liệu trực tuyến. 

3. Thực hiện truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ chính là phương thức giúp gắn kết mối quan hệ của nhân viên – nhân viên, nhân viên – lãnh đạo. Khi có tranh chấp hoặc hiểu lầm giữa các nhân viên hoặc giữa nhân viên và người quản lý, thì các cán bộ nhân sự là người đứng ra hòa giải. Nhân viên được khuyến khích đưa các vấn đề liên quan đến sự chú ý của nhân viên phòng nhân sự để giải quyết.

4. Kế hoạch cải thiện hiệu suất của người lao động

Để tối đa hóa năng suất của người lao động, việc đào tạo thường được thực hiện thường xuyên hoặc khi sản phẩm mà doanh nghiệp được cải tiến. Bộ phận hành chính có thể thực hiện đào tạo tại chỗ hoặc thuê các chuyên gia về đào tạo để nâng cao nhận thức của nhân viên và nhà quản trị.

5. Cập nhật, thay đổi các chính sách của doanh nghiệp

Thị trường kinh doanh sẽ thay đổi theo thời gian và các chính sách mà doanh nghiệp đề ra cho mọi nguồn lực trong quy trình vận hành của mình cũng luôn phải thay đổi, cập nhật. Làm HR department chính là đưa ra các bản cập nhật mới khi các chính sách cũ không còn tối ưu trong thời điểm hiện tại và phổ biến nó cho người lao động, tới các phòng ban cụ thể.

Đôi khi một chính sách nên được cập nhật như một phản ứng đối với một sự kiện xảy ra. Nhân sự phải luôn được tham gia và tham khảo ý kiến ​​về những quyết định này.

Xem thêm: Phần mềm HRM & vai trò, tầm quan trọng của HRM trong doanh nghiệp

III. Xây dựng HR department hiệu quả cho doanh nghiệp

Theo số liệu thống kê cho tới cuối 2021, Việt Nam có khoảng 870.000 DN đang hoạt động với hơn 97% DN SMEs ( Doanh nghiệp vừa và nhỏ). Một doanh nghiệp nhỏ sẽ có từ 20 tới dưới 100 nhân sự, còn doanh nghiệp vừa sẽ là từ 200 cho đến 300. 

Với yêu cầu của môi trường kinh doanh hiện tại. Việc quản lý hiệu quả nhân sự được xem là yếu tố quan trọng mà mọi tổ chức cần phải ưu tiên. Chính vì vậy các doanh nghiệp nói chung đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ luôn tìm kiếm giải pháp xây dựng bộ phận hành chính hiệu quả. Dưới đây là những yếu tố quan trọng trong quá trình xây dựng bộ phận quản lý nhân lực

trong doanh nghiệp:

1. Lợi ích của HR department đối với doanh nghiệp

• Giúp các doanh nghiệp SMEs hoạch định nguồn nhân lực trong dài hạn:

Các DN hiện nay xác định thừa thiếu nhân sự chỉ dựa vào khối lượng công việc do từng phòng ban xác định chứ không dựa vào sự thay đổi về khoa học, công nghệ, nhu cầu sản phẩm dịch vụ trong tương lai,…

• Xây dựng quy trình đào tạo nhân sự bài bản:

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay hay có tình trạng những người vào trước sẽ hướng dẫn, truyền những kinh nghiệm cho người vào sau. Số ít những doanh nghiệp quan tâm và xây dựng mô tả, hướng dẫn công việc một cách bài bản cho nhân viên mới. Vì vậy, việc có HR department sẽ giúp tổ chức có một quy trình đào tạo bài bản, nhân viên mới dễ hòa nhập, hiểu sản phẩm hơn. 

• Hỗ trợ đánh giá người lao động:

Hàng năm, các doanh nghiệp sẽ có những kỳ đánh giá hiệu quả hoạt động của nhân viên để có thể xem xét tăng lương, thôi việc,… Vì thế, HR sẽ đưa ra một số mô hình đánh giá năng lực chuẩn quốc tế giúp lãnh đạo có cái nhìn cụ thể, chính xác về năng lực của từng cá nhân. Một số mô hình đánh giá năng lực: ASK,…

• Tạo lợi thế so với đối thủ cạnh tranh:

HRM giúp bạn có nguồn lực nhân sự mạnh mẽ để doanh nghiệp phát triển. HR department giúp CEO  tìm kiếm được những nhân sự hợp với mô hình hoạt động của doanh nghiệp và giữ chân họ bằng các chính sách, đãi ngộ.

Đọc thêm: HRBP là gì? HRBP là gì? Mô tả công việc của HRBP chi tiết trong doanh nghiệp

2. Cần tập trung gì khi xây dựng bộ phận quản lý nhân lực

• Đặt ra mục tiêu chiến lược rõ ràng:

Phòng HCNS sẽ giúp công ty xây dựng nguồn lực nhân sự lớn mạnh để phù hợp với kế hoạch phát triển của tổ chức. Vì vậy, tổ chức cần phải có tầm nhìn, tuyên bố cụ thể như xương sống cho mục tiêu, các kế hoạch tuyển dụng, đào tạo cụ thể cho doanh nghiệp. 

• Phát triển và hỗ trợ các giá trị của công ty:

Vì là phòng ban làm việc với người lao động là chính cho nên mọi ý kiến đóng góp cho công ty sẽ được xử lý và tiếp nhận thông qua HR. Việc lấy ý kiến của nhân viên từ doanh nghiệp SME sẽ dễ dàng hơn. Điều này có thể giúp những nhân viên gắn bó với tổ chức lâu hơn. 

• Xây dựng quy trình quản lý hiệu suất làm việc:

Việc quản lý hiệu suất sẽ giúp cung cấp cho nhân viên và nhà quản trị nắm bắt được tình hình cụ thể về những gì họ đã đạt được, những gì họ cần phải tiếp tục cố gắng để đạt được. 

• Đầu tư vào Đào tạo và phát triển:

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường có ít khả năng đầu tư vào T&D vì thiếu nguồn lực, tài chính không cho phép. Tuy nhiên, trong các tổ chức nhỏ hơn và đặc biệt là các công ty khởi nghiệp, nhân viên có thể tự thực hiện các vai trò, đặc biệt là quản lý, mà không cần đào tạo trước.

Đọc ngay: Xây dựng bản đồ chiến lược nhân sự – Công cụ tối ưu quy trình quản trị nguồn nhân lực

3. Cách để doanh nghiệp quản lý nguồn nhân lực hiệu quả

Quản lý nhân sự luôn là vấn đề khó đối với mỗi HR. Một doanh nghiệp sẽ không thể phát triển nếu không có các chính sách, quy định để quản lý nguồn lực nhân sự của mình. Trong phần này, ta hãy cùng tìm hiểu các mô hình quản lý nhân sự mà HR cần biết để áp dụng hợp lý và hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn.

Xem thêm: 5 Mô hình quản lý nhân sự hiệu quả mọi HR cần biết

Xây dựng một bộ máy quản trị nhân sự là điều vô cùng quan trọng. Có bao giờ bạn đã nghĩ tới việc áp dụng công nghệ vào quản lý nhân sự chưa?

IV. Số hóa quy trình quản lý nhân sự với giải pháp 1Office

Với tính năng HRM của 1Office, nhà quản trị sẽ nhận được những lợi ích sau:

• Quy trình tuyển dụng thông minh, báo cáo tiến độ của chiến dịch tuyển dụng được tự động hóa.
• Lưu trữ hợp đồng lao động, hợp đồng nhân sự trên hệ thống mà không phải quản lý qua giấy tờ.
• Hệ thống chấm công – tính lương tự động; Công thức tính lương được xây dựng cụ thể cho từng doanh nghiệp
• Báo đánh giá hiệu suất làm việc của nhân sự.

Như vậy, nội dung bài viết trên đã giới thiệu với người dùng về HR department là gì cũng như các bước hoạch định nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp. Đồng thời đưa ra giải pháp quản trị nhân sự với phần mềm quản trị nhân sự 1Office giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian, công sức để định hướng cho một kế hoạch tuyển dụng nhân sự hiệu quả. Hy vọng nội bài viết trên sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức hữu ích để triển khai, xây dựng chiến lược nhân sự lâu dài và bền vững cho doanh nghiệp.

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ qua: 

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage 1Office: https://www.facebook.com/1officevn
• Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp